Copia automática de facturas Qonto en Google Drive con Make – Guía completa + Workflow para descargar
Descubre cómo automatizar fácilmente el archivo de tus facturas Qonto en Google Drive con Make. Ahorra tiempo, reduce errores y optimiza tu contabilidad en pocos clics. Sigue la guía completa paso a paso o descarga directamente el workflow listo para usar.
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Lo que permite la automatización de facturas Qonto a Google Drive con Make
¿Cansado de guardar manualmente tus facturas de Qonto en Google Drive? Esta automatización con Make está diseñada para ahorrarte el máximo tiempo posible, estructurando automáticamente todas tus facturas sin esfuerzo.
Así es como funciona: en cuanto se actualiza una transacción en tu cuenta de Qonto, la automatización verifica al instante si hay una factura disponible. Si la hay, descarga automáticamente el documento y lo guarda en tu Google Drive. Cada factura se organiza con precisión en carpetas clasificadas por fecha de transacción y tipo (gasto o ingreso).
Bonus: ya no tendrás que crear las carpetas tú mismo, la automatización lo hace en tiempo real. ¿El resultado? Un Drive siempre limpio, actualizado y perfectamente estructurado para tu contabilidad.
Olvídate de los errores, los olvidos y la pérdida de tiempo: con Make, tu gestión contable se vuelve fluida y 100 % automatizada.
Tutorial en video: Cómo guardar automáticamente tus facturas Qonto en Google Drive con Make
Detalle del workflow en Make: Explicación paso a paso con capturas de pantalla
Paso 1: Configuración del módulo Watch Updated Transaction de Qonto
La automatización comienza con el módulo Watch Updated Transaction de Qonto. Debes ingresar tu IBAN de Qonto y establecer el límite en 1 transacción por ejecución. Este módulo puede programarse para ejecutarse a intervalos regulares (cada hora, cada día…) según tus preferencias, como se muestra en la imagen al lado.
Paso 2: Verificación de la existencia de una factura con filtro
A continuación, se aplica un filtro para comprobar si la transacción de Qonto tiene un archivo adjunto, es decir, una factura. El escenario solo continúa si esta factura realmente existe, como se muestra en la captura de pantalla.
Paso 3: Recuperación de la factura con Get an Attachment de Qonto
En esta etapa, entra en acción el módulo Get an Attachment de Qonto. Debes proporcionarle el ID del archivo adjunto obtenido en la transacción anterior para recuperar exactamente la factura correspondiente.
Paso 4: Descarga de la factura mediante HTTP Get a file
Una vez recuperado el archivo adjunto, el módulo HTTP Get a file permite descargar la factura desde la URL proporcionada previamente por Qonto.
Paso 5: Creación de una variable de fecha de transacción
Luego, creas una variable llamada fecha de transacción utilizando el módulo Set Variable. Defines esta variable con la siguiente fórmula: formatDate(date; "MMM YYYY"), lo que permite formatear claramente la fecha de la transacción.
Paso 6: Búsqueda de una carpeta existente en Google Drive
Con el módulo Search for file or folder de Google Drive, buscas dentro de tu carpeta especificada (por ejemplo: ejemplo google2g drive en la carpeta de facturación) una carpeta con el nombre exacto de la fecha de transacción creada anteriormente. Marca la opción de búsqueda por término exacto («search for exact term») y limita a 1 resultado.
Paso 7: Filtro para determinar si la carpeta con la fecha existe o no
Luego viene un router que divide el escenario en dos caminos, dependiendo de si la carpeta en Google Drive ya existe o no. Actualmente, el filtro verifica que la carpeta con la fecha exacta aún no exista.
Paso 8: Creación de una nueva carpeta con la fecha en Google Drive
En este caso, utilizas el módulo Create Folder de Google Drive para crear una nueva carpeta dentro de tu carpeta base, con el nombre exacto de la fecha de transacción definida anteriormente.
Paso 9: Creación de una carpeta «Crédito» en Google Drive
A continuación, dentro de esta nueva carpeta, creas una subcarpeta llamada crédito utilizando el mismo módulo Create Folder, seleccionando como ubicación la carpeta con la fecha que acabas de crear.
Paso 10: Creación de una carpeta «Débito» en Google Drive
Con el mismo módulo Create Folder, también creas otra subcarpeta llamada débito dentro de esta misma carpeta principal.
Paso 11: Aplicación del filtro para transacciones de débito
Primer camino después de un nuevo router: aplicas un filtro para seleccionar únicamente las transacciones de tipo débito de Qonto, como se muestra en la captura de pantalla.
Paso 12: Aplicación del filtro para transacciones de crédito
Segundo camino: aplicas un filtro para seleccionar únicamente las transacciones de tipo crédito de Qonto, como se muestra en la imagen correspondiente.
Paso 13: Subir factura de débito a Google Drive
En el caso de una transacción de débito, utilizas el módulo de Google Drive Upload a File, especificando como carpeta de destino la carpeta débito que acabas de crear, e integrando el archivo previamente recuperado con el módulo HTTP.
Paso 14: Subir factura de crédito a Google Drive
De manera similar, para una transacción de crédito, también utilizas el módulo Upload a File, esta vez seleccionando la carpeta crédito y subiendo el archivo recuperado mediante HTTP.
Paso 15: Caso en que la carpeta con la fecha ya existe
Ahora volvemos al caso en que la carpeta con la fecha ya existe (filtro «total number of bundles = 1»). Este camino está claramente ilustrado en la imagen correspondiente.
Paso 16: Filtro para seleccionar transacciones de débito con carpeta existente
Aplicas un filtro de tipo débito para seleccionar únicamente las transacciones correspondientes a este tipo, en esta ruta alternativa.
Paso 17: Filtro para seleccionar transacciones de crédito con carpeta existente
A continuación, aplicas un filtro de tipo crédito, seleccionando esta vez únicamente las transacciones de este tipo en esta misma ruta alternativa.
Paso 18: Búsqueda de la carpeta «Débito» existente
Para las transacciones de tipo débito, buscas específicamente la carpeta débito dentro de la carpeta con la fecha existente, utilizando el módulo de Google Drive Search for file or folder.
Paso 19: Subir factura de débito en carpeta existente
Una vez encontrada, utilizas el módulo de Google Drive Upload a File para subir el archivo directamente en esta carpeta débito ya existente.
Paso 20: Búsqueda y subida de factura de crédito en carpeta existente
Para una transacción de tipo crédito, primero buscas la carpeta crédito existente y luego utilizas el módulo Upload a File para subir el archivo recuperado mediante HTTP.
Descubre cómo automatizar fácilmente el archivo de tus facturas Qonto en Google Drive con Make. Ahorra tiempo, reduce errores y optimiza tu contabilidad en pocos clics. Sigue la guía completa paso a paso o descarga directamente el workflow listo para usar.
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