Sauvegarde automatique des factures Qonto sur Google Drive avec Make – Guide complet + Scénario à télécharger

Découvrez comment automatiser simplement le classement de vos factures Qonto sur Google Drive grâce à Make. Gagnez du temps, réduisez les erreurs et optimisez votre comptabilité en quelques clics. Suivez le guide complet pas à pas, ou téléchargez directement le scénario prêt à l’emploi !

Hack’celeration : Ce que les experts ne te montrent jamais ? On te le donne.

Ce que permet l’Automatisation des factures Qonto vers Google Drive avec Make

Marre de classer manuellement vos factures Qonto dans Google Drive ? Cette automatisation Make est conçue spécialement pour vous faire gagner un maximum de temps en structurant automatiquement toutes vos factures sans effort.

Voici comment ça marche : dès qu’une transaction est mise à jour sur votre compte Qonto, l’automatisation vérifie instantanément si une facture est disponible. Si oui, elle télécharge directement le document et le classe automatiquement dans votre Google Drive. Chaque facture est rangée précisément dans des dossiers organisés selon la date de la transaction et son type (débit ou crédit).

Bonus : plus besoin de créer les dossiers vous-même, l’automatisation s’en charge en temps réel. Résultat ? Un Drive toujours nickel, parfaitement à jour, et idéalement structuré pour votre comptabilité.

Fini les oublis, les erreurs et la perte de temps : grâce à Make, votre gestion comptable devient ultra fluide et 100% automatisée !

Tutoriel vidéo : Comment Sauvegarder automatiquement ses Factures Qonto sur Google Drive avec Make

Détail du Workflow Make : Explication Étape par Étape avec captures d’écran

Étape 1 : Configuration du module Watch Updated Transaction Qonto

L’automatisation débute avec le module Watch Updated Transaction de Qonto. Vous devez renseigner votre IBAN Qonto et définir la limite à 1 transaction par exécution. Ce module peut être programmé à des intervalles réguliers (toutes les heures, chaque jour…) selon vos préférences, comme indiqué sur l’image à côté.

Étape 2 : Vérification de la présence d’une facture avec filtre

Ensuite, un filtre est appliqué pour vérifier si la transaction Qonto possède une pièce jointe associée, c’est-à-dire une facture. Le scénario ne continue que si cette facture existe effectivement, comme montré dans le screenshot.

Étape 3 : Récupération de la facture avec Get an Attachment Qonto

À ce stade, le module Get an Attachment de Qonto intervient. Vous lui fournissez l’Attachment ID provenant de la transaction précédente, afin de récupérer précisément la facture concernée.

Étape 4 : Téléchargement de la facture via HTTP Get a file

Une fois l’Attachment récupéré, le module HTTP Get a file permet de télécharger effectivement la facture depuis l’URL fournie précédemment par Qonto.

Étape 5 : Création d’une variable Date de transaction

Puis, vous créez une variable nommée date de transaction, en utilisant le module Set Variable. Vous définissez cette variable en utilisant la formule suivante : formatDate(date; "MMM YYYY"), permettant ainsi de formater clairement la date de la transaction.

Étape 6 : Recherche d’un dossier existant dans Google Drive

Avec le module Search for file or folder de Google Drive, vous recherchez dans votre dossier spécifié (par exemple : exemple google2g drive dans le dossier facturation), un dossier nommé précisément avec la date de transaction créée précédemment. Vous cochez la recherche par terme exact (« search for exact term ») et limitez à 1 résultat.

Étape 7 : Filtre pour déterminer si le dossier date existe ou non

Arrive ensuite un routeur qui divise le scénario en deux chemins, selon que le dossier Google Drive existe déjà ou non. Actuellement, le filtre vérifie que le dossier avec la date précise n’existe pas encore.

Étape 8 : Création d’un nouveau dossier date dans Google Drive

Dans ce cas, vous utilisez Create Folder de Google Drive pour créer un nouveau dossier dans votre dossier de base, nommé exactement avec la date de transaction précédemment définie.

Étape 9 : Création d’un dossier Crédit dans Google Drive

Ensuite, dans ce nouveau dossier, vous créez un sous-dossier nommé crédit, grâce au même module Create Folder, en sélectionnant comme emplacement le dossier date récemment créé.

Étape 10 : Création d’un dossier Débit dans Google Drive

Toujours avec le module Create Folder, vous créez également un autre sous-dossier nommé débit dans ce même dossier parent.

Étape 11 : Application du filtre transaction Débit

Premier chemin après un nouveau routeur : vous appliquez un filtre pour sélectionner uniquement les transactions Qonto de type débit, comme indiqué dans le screenshot.

Étape 12 : Application du filtre transaction Crédit

Deuxième chemin : vous appliquez un filtre pour sélectionner uniquement les transactions Qonto de type crédit, visible dans l’image associée.

Étape 13 : Upload facture Débit dans Google Drive

Dans le cas d’un débit, vous utilisez le module Google Drive Upload a File, en spécifiant comme dossier cible le dossier débit que vous venez de créer, et en intégrant le fichier précédemment récupéré par le module HTTP.

Étape 14 : Upload facture Crédit dans Google Drive

De manière similaire, pour une transaction crédit, vous utilisez aussi Upload a File, en sélectionnant cette fois-ci le dossier crédit, tout en uploadant également le fichier récupéré par HTTP.

Étape 15 : Cas dossier date déjà existant

Maintenant, revenons au cas où le dossier date existe déjà (filtre « total number of bundles = 1 »). Ce chemin est clairement illustré dans l’image correspondante.

Étape 16 : Filtre sélectionnant transaction Débit dossier existant

Vous appliquez un filtre débit pour sélectionner uniquement les transactions concernées par ce type, dans ce chemin alternatif.

Étape 17 : Filtre sélectionnant transaction Crédit dossier existant

Vous appliquez ensuite un filtre crédit, sélectionnant cette fois uniquement les transactions de ce type dans ce même chemin alternatif.

Étape 18 : Recherche dossier Débit existant

Pour les transactions débit, vous recherchez spécifiquement le dossier débit à l’intérieur du dossier date existant, grâce au module Google Drive Search for file or folder.

Étape 19 : Upload facture Débit dossier existant

Une fois trouvé, vous utilisez le module Google Drive Upload a File pour uploader précisément le fichier dans ce dossier débit existant.

Étape 20 : Recherche et upload facture Crédit dossier existant

Pour une transaction crédit, vous recherchez d’abord le dossier crédit existant, puis utilisez le module Upload a File pour y intégrer le fichier récupéré via HTTP.

-90% DE TÂCHES MANUELLES

éliminées dans la gestion et le classement des factures Qonto

+3X PLUS DE RÉACTIVITÉ

dans le traitement comptable grâce au classement automatique dans Google Drive

100% DE FACTURES CENTRALISÉES

dans des dossiers structurés et prêts pour l’export comptable