Extraire Automatiquement les Infos Clés d’une Facture avec un Agent IA (Workflow n8n Gratuit + Vidéo + Tutoriel + Téléchargement)

Ce guide te montre comment automatiser l’extraction des informations clés d’une facture PDF grâce à un agent IA intégré dans n8n. En quelques secondes, transforme une facture en fiche structurée prête à être exploitée, sans saisie manuelle ni traitement fastidieux.

Tu pourras copier-coller le workflow prêt à l’emploi, le tester gratuitement, et l’adapter à ton propre process de comptabilité ou d’analyse, sans coder.

Ce workflow n8n gratuit montre comment un agent IA extrait automatiquement les données clés d’une facture PDF (numéro, date, montant, client, IBAN…) et les envoie dans une base Google Sheets.

Hack’celeration : Ce que les experts ne te montrent jamais ? On te le donne.

Ce que permet l’Automatisation n8n pour extraire automatiquement les infos clés d’une facture PDF avec un Agent IA

Tu reçois des factures PDF tous les jours et tu perds un temps fou à extraire les infos à la main ? Avec cette automatisation n8n, c’est terminé.

Ce workflow te permet d’utiliser un Agent IA pour analyser automatiquement chaque facture et récupérer les données clés : numéro, date, montant, client, fournisseur, IBAN, lignes de facturation…

Tu télécharges le scénario prêt à l’emploi, tu le connectes à ta boîte mail, ton drive ou ton ERP, et en quelques secondes, les infos sont extraites et envoyées là où tu en as besoin : Google Sheets, Airtable, Notion, CRM ou logiciel comptable.

Résultat : zéro saisie manuelle, zéro erreur de copie, une base de données propre et structurée… et plusieurs heures gagnées chaque semaine.

Pour te faciliter la vie, le workflow que tu télécharges est entièrement prêt à l’emploi : chaque étape est documentée, avec des notes explicatives directement intégrées dans n8n. Tu comprends instantanément comment l’agent IA extrait les données de la facture.

En plus du scénario, tu bénéficies d’un tutoriel complet en vidéo et d’un guide étape par étape pour t’accompagner de l’installation à l’automatisation. Tu peux l’utiliser tel quel ou l’adapter à ton stack en quelques clics.

L’objectif : t’aider à automatiser la saisie des factures sans coder, tout en t’offrant la flexibilité nécessaire pour connecter l’agent IA à Gmail, Google Drive, ton ERP ou ton outil comptable.

Tutoriel Vidéo – Extraire les Données d’une Facture avec un Agent IA n8n

Détail du Workflow n8n : Guide Étape par Étape avec Captures d’Écran (Extraction Facture par Agent IA)

Cette vidéo montre un terminal Linux configuré pour préparer un environnement n8n self-hosted. Elle illustre le prérequis nécessaire pour extraire automatiquement les informations de factures PDF via un agent IA (installation de pdftotext incluse).

Pré-requis : Avoir une Instance n8n Self-Hosted avec Accès au Terminal

Avant de pouvoir utiliser ce workflow, il te faut une instance n8n auto-hébergée (self-hosted) avec accès au terminal. C’est ce qui permet d’exécuter localement la commande d’extraction du texte depuis tes fichiers PDF de factures.

L’automatisation repose sur l’outil en ligne de commande pdftotext, essentiel pour transformer chaque facture PDF en texte brut que l’agent IA pourra ensuite analyser et structurer (numéro, date, montant, IBAN, client, etc.).

Si tu maîtrises un peu le terminal, tu peux installer pdftotext manuellement via la librairie Poppler.
Sinon, le plus simple est de demander à ChatGPT de t’expliquer comment installer pdftotext selon ton système (Ubuntu, Mac, Docker…).
Tu peux aussi nous contacter via le formulaire de contact si tu veux un coup de main pour mettre ça en place.

Important : cette étape est indispensable pour que ton agent IA puisse lire les factures et en extraire automatiquement les données clés.

Cette vidéo montre le déclenchement manuel du workflow n8n via le node Manual Trigger. C’est la première étape pour tester le traitement automatique des factures PDF avec un agent IA.

Étape 1 : Schedule Trigger

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Cette étape initialise le workflow selon la fréquence que vous définissez. Elle permet d’automatiser le processus de vérification et de dédoublonnage des entreprises dans HubSpot.

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➡️ Paramètres :

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Intervalle : Personnalisez l’intervalle de déclenchement selon vos besoins (par exemple, journalièrement, hebdomadairement).

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Vous pouvez aj…

Dans cette étape, le workflow identifie automatiquement les factures PDF stockées dans un dossier Google Drive. La vidéo montre la configuration du node Google Drive pour filtrer les fichiers à analyser.

Étape 2 : Récupérer les Factures PDF depuis Google Drive

Cette étape permet de scanner automatiquement un dossier spécifique de ton Google Drive pour récupérer toutes les factures PDF à traiter. Chaque fichier sera ensuite analysé individuellement par l’agent IA.

💡 Astuce : pour obtenir l’ID de ton dossier Drive, ouvre le dossier dans ton navigateur : l’ID se trouve dans l’URL après /folders/.

➡️ Paramètres :

Module : Google Drive
Opération : Lister tous les fichiers dans un dossier
Dossier : ID du dossier contenant tes factures PDF
Authentification : Ton compte Google Drive connecté à n8n

Ce loop dans n8n permet de traiter chaque facture PDF individuellement. La vidéo montre la configuration du node pour s’assurer que chaque fichier est analysé dans un flux séparé, sans collision.

Étape 3 : Traiter les Factures une par une (Loop)

Grâce au module Split In Batches, cette étape permet de boucler sur chaque facture PDF individuellement. Cela garantit que chaque document est analysé séparément et dans le bon ordre.

Ce fonctionnement évite les collisions entre fichiers et te permet de suivre précisément le traitement de chaque facture.

➡️ Paramètres :

Batch Size : 1 (pour traiter une facture à la fois)
Sortie utilisée : Sortie 1 (vers l’étape de téléchargement)

Cette étape montre comment télécharger automatiquement une facture PDF depuis Google Drive. Le node Google Drive est ouvert dans n8n avec les paramètres définis pour récupérer le fichier cible.

Étape 4 : Télécharger la Facture depuis Google Drive

Cette étape télécharge le fichier PDF de la facture depuis ton dossier Google Drive, en s’appuyant sur l’ID du fichier détecté dans la boucle précédente.

➡️ Paramètres :

Module : Google Drive
Opération : Télécharger un fichier
Fichier : ID dynamique du fichier (issu du loop)
Authentification : Ton compte Google connecté à n8n

💡 Tu peux aussi remplacer Google Drive par un module Gmail, un webhook, ou une API de ton ERP si les factures arrivent d’une autre source.

Cette vidéo montre comment lire et enregistrer une facture PDF sur le disque local grâce au node ReadWriteFileFromDisk. C’est une étape clé avant d’analyser automatiquement son contenu avec une commande terminal.

Étape 5 : Enregistrer la Facture PDF localement

On enregistre la facture au format PDF dans un dossier temporaire sur le serveur (/tmp/doc.pdf). Cette étape est essentielle pour pouvoir ensuite en extraire le texte via une commande en ligne de commande.

➡️ Paramètres :

Fichier : /tmp/doc.pdf
Contenu : Données binaires de la facture PDF téléchargée

Cette méthode fonctionne avec n’importe quel PDF : facture client, fournisseur, avoir, bon de commande…

Cette étape utilise un node terminal dans n8n pour lancer la commande pdftotext et extraire le contenu brut du fichier PDF du CV. Prérequis : instance n8n en self-hosted.

Étape 6 : Extraire le Texte de la Facture (PDFtoText)

À cette étape, on utilise la commande pdftotext (incluse dans la librairie Poppler) pour convertir la facture PDF en un fichier texte brut. Ce format est nécessaire pour que l’agent IA puisse ensuite analyser et structurer les informations contenues dans la facture.

➡️ Commande exécutée : pdftotext /tmp/doc.pdf /tmp/doc.txt

Cette méthode permet d’extraire tous les champs visibles d’une facture : numéro, date, lignes de facturation, TVA, total, IBAN, etc.

pdftotext ? Demande à ChatGPT selon ton système (Ubuntu, Docker, Mac…) ou contacte-nous.

Le node Read File from Disk est ici utilisé pour charger le contenu texte extrait automatiquement d’une facture PDF. Cette étape permet de préparer les données pour l’analyse par l’agent IA.

Étape 7 : Lire le Contenu du Fichier Texte

Le fichier /tmp/doc.txt généré précédemment contient l’intégralité du texte brut extrait de la facture. Cette étape permet de charger ce contenu dans n8n afin de l’envoyer ensuite à l’agent IA pour l’analyse.

Ce fichier regroupe toutes les données lisibles issues de la facture : intitulés des colonnes, montants, coordonnées du client ou fournisseur, détails bancaires, etc.

Ce node Information Extractor utilise un agent IA basé sur OpenAI pour analyser une facture PDF convertie en texte et en extraire automatiquement les informations clés : numéro de facture, date, montant, client, etc.

Étape 8 : Préparer le Texte pour l’Analyse

Le texte brut extrait de la facture peut contenir des sauts de ligne inutiles, des espaces en trop ou des entêtes répétées. Cette étape sert à nettoyer et uniformiser le contenu afin qu’il soit correctement interprété par l’agent IA.

Le résultat final est stocké dans $json.data, prêt à être envoyé à l’étape d’analyse. Cela garantit que le modèle d’IA reçoive un contenu clair et exploitable : dates, numéros de factures, lignes produits, montants HT/TTC, etc.

Cette vidéo montre l’exécution de l’agent IA dans n8n : le prompt est généré dynamiquement et la réponse prend la forme d’un JSON propre et structuré, prêt à être utilisé.

Étape 9 : Analyser la Facture avec un Agent IA (GPT-4o)

Le texte nettoyé est transmis à un agent IA construit avec GPT-4o, via LangChain. Cet agent est entraîné pour extraire automatiquement toutes les données clés d’une facture : numéro, date, client, fournisseur, montant HT/TTC, IBAN, lignes produits, etc.

➡️ Prompt : extraction au format JSON avec colonnes standardisées, et formatage compatible avec Google Sheets (ex : apostrophes pour éviter la conversion automatique des numéros).

Le module Set sert ici à organiser proprement les champs clés extraits d’une facture : numéro, date, total, client… Chaque variable est formatée pour une intégration parfaite dans Google Sheets, Notion ou ton outil préféré.

Étape 10 : Structurer les Données à Plat

Le JSON généré par l’agent IA est transformé en un format à plat, avec des champs standards (ex : invoice_number, invoice_date, total_amount, client_name, etc.), pour une intégration directe dans Google Sheets.

💡 Tu peux facilement adapter cette structure pour d’autres outils comme Notion, Airtable ou une base de données comptable selon ton stack.

Cette dernière étape du workflow montre l’envoi automatique des données extraites d’une facture PDF vers Google Sheets. Chaque colonne (montant, client, date…) est mappée manuellement pour un enregistrement clair et structuré.

Étape 11 : Ajouter les Données Structurées dans un Google Sheets

Les informations extraites de chaque facture (montant, date, client, fournisseur, IBAN, etc.) sont automatiquement ajoutées dans une nouvelle ligne d’un Google Sheet. Chaque colonne correspond à un champ bien défini.

➡️ Connexion : Google Sheets connecté à ton compte

Tu peux remplacer cette sortie par Notion, Airtable, un ERP, un outil de facturation ou une base SQL selon tes besoins.

Étape finale : le serveur supprime automatiquement les fichiers temporaires liés à la facture PDF après extraction et stockage. Objectif : garder un environnement propre et stable à chaque itération.

Étape 12 : Nettoyer le Serveur

Pour éviter l’encombrement du serveur, cette étape supprime les fichiers temporaires créés lors du traitement de la facture (/tmp/doc.pdf et /tmp/doc.txt).

➡️ Commande : rm -rf /tmp/doc.pdf /tmp/doc.txt

Tu peux adapter ce chemin si tu utilises un système de stockage différent ou si tu veux archiver les fichiers ailleurs.

Pourquoi Extraire Automatiquement les Infos d’une Facture est Essentiel pour Ton Process Administratif

Gérer efficacement tes Factures Entrantes dans ton CRM, ERP ou Google Sheets est crucial pour automatiser ton process administratif et éviter les erreurs de saisie. Analyser manuellement des factures en PDF est chronophage, source d’erreurs et ralentit les relances ou la comptabilité. Problèmes liés à l’extraction manuelle :

Données oubliées ou mal saisies (numéro de facture, date, montant, client…).
Temps perdu à ouvrir chaque facture et à recopier les infos.
Risque de doublons ou d’erreurs dans les montants enregistrés.
Difficulté à centraliser et exploiter les données pour le suivi ou les relances.

Les avantages d’extraire automatiquement les données des factures :

Structuration immédiate et normalisée des infos de facturation.
Gain de temps considérable sur le traitement administratif.
Connexion fluide avec Google Sheets, Notion, Airtable, ou logiciel comptable.
Déclenchement automatisé d’actions (notification, archivage, relance, intégration comptable…).

En automatisant l’extraction des données depuis des factures PDF avec un agent IA, tu élimines les tâches fastidieuses, fiabilises ta gestion et gagnes en productivité. Ce scénario n8n devient un levier puissant pour scaler ta gestion administrative sans effort.