INTEGRACIÓN GOOGLE CALENDAR N8N: AUTOMATIZAR GOOGLE CALENDAR CON N8N
¿Buscas automatizar Google Calendar con n8n? Esta integración te permite conectar tu calendario de Google a cientos de aplicaciones y crear workflows potentes sin escribir una sola línea de código. La integración Google Calendar n8n pone a tu disposición 4 triggers y 6 acciones para automatizar completamente la gestión de tus eventos.
Con estos nodos nativos, puedes detectar automáticamente cuando se crea, modifica, inicia o finaliza un evento, y desencadenar acciones en consecuencia. También puedes crear eventos desde cualquier fuente de datos, consultar disponibilidades, actualizar citas existentes o eliminar eventos obsoletos. Imagina sincronizar automáticamente tus reuniones con tu CRM, enviar recordatorios personalizados por Slack, o bloquear franjas horarias en tu calendario cuando recibes una reserva externa.
En esta guía, descubre cómo conectar Google Calendar a n8n, explora cada trigger y acción disponible, y aprende a construir automatizaciones que te ahorrarán horas cada semana.
¿POR QUÉ AUTOMATIZAR GOOGLE CALENDAR CON N8N?
La integración Google Calendar n8n pone a tu disposición 4 triggers distintos y 6 acciones completas para cubrir prácticamente cualquier escenario de automatización relacionado con tu calendario. Esto significa que puedes tanto reaccionar a eventos del calendario (triggers) como ejecutar operaciones sobre él (acciones), creando flujos bidireccionales extremadamente potentes.
El ahorro de tiempo es considerable. Ya no necesitas alternar entre pestañas para crear manualmente eventos después de una reserva, ni revisar tu calendario cada mañana para saber qué reuniones tienes. Configura reglas inteligentes que crean, actualizan o eliminan eventos automáticamente según lo que ocurra en tus otras aplicaciones.
Ejemplos concretos de workflows que puedes crear:
- Enviar un mensaje de Slack automático 15 minutos antes de cada reunión con el enlace de videoconferencia
- Crear un registro en tu CRM cada vez que un prospecto agenda una llamada contigo
- Bloquear automáticamente franjas horarias en Google Calendar cuando se crea una tarea urgente en Notion
- Generar un resumen diario de tus eventos y enviarlo por email cada mañana
- Actualizar el estado de un deal en HubSpot cuando la reunión de cierre finaliza
¿CÓMO CONECTAR GOOGLE CALENDAR A N8N?
La conexión entre Google Calendar y n8n se realiza mediante OAuth2, el método de autenticación estándar de Google que garantiza una conexión segura sin exponer tus credenciales.
Configuración básica:
- Abre n8n y añade un nodo Google Calendar: Arrastra un nodo Google Calendar (trigger o acción) a tu canvas de trabajo.
- Crea una nueva credencial: En el parámetro «Credential to connect with», haz clic en «Create New» para iniciar el proceso de autenticación.
- Autoriza el acceso: Se abrirá una ventana de Google donde deberás seleccionar tu cuenta y autorizar a n8n para acceder a tu calendario. Acepta los permisos solicitados.
- Selecciona el calendario: Una vez conectado, podrás elegir el calendario específico que quieres utilizar mediante su ID o seleccionándolo desde el menú desplegable.
- Guarda la credencial: Asigna un nombre descriptivo a tu credencial (ej: «Google Calendar – Trabajo») para identificarla fácilmente en futuros workflows.
💡 CONSEJO: Si trabajas con múltiples calendarios de Google (personal, trabajo, proyectos), crea una credencial separada para cada uno y nómbralas de forma clara. Esto te permitirá seleccionar rápidamente el calendario correcto en cada workflow y evitar enviar eventos al calendario equivocado.
TRIGGERS GOOGLE CALENDAR DISPONIBLES EN N8N
Trigger: Evento cancelado (Event Cancelled)
Este trigger monitoriza tu Google Calendar y activa automáticamente tu workflow en cuanto se cancela un evento. Es especialmente útil para mantener sincronizados otros sistemas cuando una reunión se anula, evitando que queden tareas huérfanas o recordatorios de citas que ya no existen.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Selecciona tu cuenta de Google Calendar desde el menú desplegable. Este parámetro es requerido para establecer la conexión.
- Poll Times (Mode): Define la frecuencia con la que n8n comprueba si hay eventos cancelados. Puedes elegir «Every Minute» u otras opciones. Requerido.
- Calendar: Especifica el calendario a monitorizar seleccionando «By ID» e introduciendo el identificador del calendario. Requerido.
- Trigger On: Configurado como «Event Cancelled» para detectar cancelaciones. Requerido.
- Options: Sección para configuraciones adicionales, actualmente sin propiedades específicas.
Casos de uso típicos:
- Notificar automáticamente por email o Slack cuando un cliente cancela una reunión
- Actualizar el estado de un lead en tu CRM cuando se cancela una llamada de ventas
- Liberar recursos reservados (salas, equipos) cuando se cancela un evento
Trigger: Evento creado (Event Created)
Este trigger se activa instantáneamente cuando se crea un nuevo evento en tu Google Calendar. Ideal para automatizar la preparación de reuniones, sincronizar agendas entre sistemas o notificar a las partes interesadas sobre nuevas citas programadas.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Menú desplegable para seleccionar la cuenta de Google Calendar conectada. Requerido.
- Poll Times (Mode): Configura la frecuencia de verificación, con «Every Minute» como opción por defecto. Requerido.
- Calendar: Define qué calendario supervisar mediante su ID. Acepta entrada de texto para especificar el calendario exacto. Requerido.
- Trigger On: Establecido como «Event Created» para detectar nuevos eventos. Requerido.
- Options: Permite añadir opciones adicionales si es necesario haciendo clic en «Add option».
Casos de uso típicos:
- Crear automáticamente una tarea de preparación en Clickup cuando se agenda una reunión
- Enviar un mensaje de bienvenida al invitado con información relevante
- Añadir el evento a un calendario secundario o a otra herramienta de gestión
Trigger: Evento iniciado (Event Started)
Este trigger detecta el momento exacto en que un evento comienza según la hora programada en Google Calendar. Perfecto para activar recordatorios de último momento, iniciar grabaciones, o ejecutar cualquier acción que deba ocurrir justo cuando arranca una reunión.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Selección de credenciales de Google Calendar desde el menú desplegable. Requerido.
- Poll Times (Mode): Define el intervalo de verificación, normalmente «Every Minute» para detectar inicios con precisión. Requerido.
- Calendar: Especifica el calendario a monitorizar por ID. Acepta selección desde las opciones disponibles. Requerido.
- Trigger On: Configurado como «Event Started» para activarse cuando comienza un evento. Requerido.
- Options: Sin propiedades adicionales configuradas por defecto.
Casos de uso típicos:
- Enviar el enlace de videoconferencia a todos los participantes justo cuando empieza la reunión
- Activar el modo «No molestar» en Slack durante la duración del evento
- Iniciar un temporizador de tracking de tiempo en herramientas de automatización
Trigger: Evento finalizado (Event Ended)
Este trigger se activa cuando un evento de Google Calendar llega a su hora de finalización programada. Útil para automatizar tareas de seguimiento post-reunión, liberar estados de ocupado, o desencadenar procesos que deben ocurrir inmediatamente después de una cita.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Menú desplegable para seleccionar la cuenta de Google Calendar. Requerido.
- Poll Times (Mode): Configura cada cuánto tiempo se verifica si hay eventos finalizados. El modo por defecto es «Every Minute». Opcional pero recomendado configurarlo.
- Calendar: Permite especificar el calendario mediante «By ID». Requerido.
- Trigger On: Establecido como «Event Ended» para detectar el fin de eventos. Acepta valores fijos o expresiones dinámicas. Requerido.
- Options: Sección para configuraciones adicionales sin propiedades definidas por defecto.
Casos de uso típicos:
- Enviar automáticamente un email de seguimiento después de cada reunión de ventas
- Crear una tarea de «Enviar resumen» en tu gestor de proyectos
- Actualizar el estado del deal en el CRM tras una reunión de cierre
Trigger: Evento actualizado (Event Updated)
Este trigger monitoriza cambios en eventos existentes de Google Calendar y se activa cuando se modifica cualquier detalle: hora, título, descripción, participantes, etc. Esencial para mantener la coherencia entre sistemas cuando los planes cambian.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Selección de credenciales desde el menú desplegable de cuentas conectadas. Requerido.
- Poll Times (Mode): Define la frecuencia de verificación de cambios, con «Every Minute» como opción estándar. Requerido.
- Calendar: Filtra por calendario específico usando su ID. Opcional pero recomendado para limitar el alcance.
- Trigger On: Configurado como «Event Updated» para detectar modificaciones. Requerido.
- Options: Permite añadir configuraciones adicionales. Sin propiedades por defecto.
Casos de uso típicos:
- Notificar a los participantes cuando cambia la hora o ubicación de una reunión
- Actualizar registros relacionados en tu CRM cuando se reprograma una llamada
- Sincronizar cambios con calendarios secundarios o herramientas externas
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ACCIONES GOOGLE CALENDAR DISPONIBLES EN N8N
Obtener disponibilidad en un calendario (Get availability in a calendar)
Esta acción te permite consultar la disponibilidad de un calendario en un rango de tiempo específico. Perfecta para crear sistemas de reserva automatizados o verificar huecos libres antes de proponer horarios de reunión.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Selecciona tu cuenta de Google Calendar. Requerido.
- Resource: Establecido como «Calendar» para operar sobre el calendario.
- Operation: Configurado como «Availability» para consultar disponibilidad.
- Calendar: Especifica el calendario mediante su ID. Requerido.
- Start Time: Fecha/hora de inicio de la consulta. Acepta expresiones dinámicas como
{{ $now }}. Requerido. - End Time: Fecha/hora de fin. Acepta expresiones como
{{ $now.plus(1, 'hour') }}. Requerido.
Casos de uso:
- Verificar automáticamente huecos libres antes de enviar propuestas de reunión
- Crear un bot que sugiera horarios disponibles a clientes
- Validar disponibilidad antes de confirmar una reserva en tu sistema
Crear un evento (Create an event)
Esta acción crea un nuevo evento en Google Calendar con todos los detalles que especifiques. Ideal para automatizar la creación de citas desde formularios, CRMs, o cualquier otra fuente de datos externa.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Cuenta de Google Calendar a utilizar. Requerido.
- Resource: Establecido como «Event» para crear eventos.
- Operation: Configurado como «Create» para la creación.
- Calendar: Selecciona el calendario destino por ID. Requerido.
- Start: Fecha/hora de inicio del evento. Acepta valores dinámicos. Requerido.
- End: Fecha/hora de finalización. Acepta expresiones. Requerido.
- Use Default Reminders: Interruptor on/off para usar los recordatorios por defecto del calendario.
- Additional Fields: Permite añadir título, descripción, ubicación, invitados y más propiedades.
Casos de uso:
- Crear automáticamente una reunión cuando alguien completa un formulario de contacto
- Bloquear tiempo en el calendario cuando se asigna una tarea urgente
- Programar llamadas de seguimiento automáticamente desde tu CRM
Eliminar un evento (Delete an event)
Esta acción elimina un evento específico de Google Calendar usando su identificador único. Útil para limpiar eventos obsoletos, cancelar citas desde sistemas externos, o mantener el calendario ordenado automáticamente.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Selección de cuenta desde el menú desplegable. Requerido.
- Resource: Establecido como «Event».
- Operation: Configurado como «Delete» para la eliminación.
- Calendar: Especifica el calendario mediante ID o selección. Requerido.
- Event ID: Identificador único del evento a eliminar. Acepta entrada de texto. Requerido.
- Options: Configuraciones adicionales disponibles. La zona horaria se hereda de n8n.
Casos de uso:
- Eliminar automáticamente eventos de prueba o duplicados
- Cancelar citas cuando un cliente solicita anulación desde tu portal
- Limpiar eventos pasados de más de X días automáticamente
Obtener un evento (Get an event)
Esta acción recupera toda la información de un evento específico de Google Calendar usando su ID. Perfecta para obtener detalles antes de procesarlos en otras partes del workflow.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Cuenta de Google Calendar conectada. Requerido.
- Resource: Establecido como «Event».
- Operation: Configurado como «Get» para obtener datos.
- Calendar: Especifica el calendario por ID. Requerido.
- Event ID: Identificador único del evento a consultar. Campo de texto. Requerido.
- Options: La zona horaria se configura desde n8n, con posibilidad de override.
Casos de uso:
- Obtener detalles de una reunión para incluirlos en un email de confirmación
- Verificar información de un evento antes de actualizarlo
- Extraer datos de eventos para reportes o análisis
Obtener varios eventos (Get many events)
Esta acción recupera múltiples eventos de Google Calendar dentro de un rango de fechas especificado. Ideal para generar reportes, sincronizar lotes de eventos, o analizar la agenda de un período concreto.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Cuenta de Google Calendar. Requerido.
- Resource: Establecido como «Event».
- Operation: Configurado como «Get Many» para obtener múltiples registros.
- Calendar: Selecciona el calendario por ID. Requerido.
- Return All: Interruptor para devolver todos los eventos elegibles. Opcional.
- Limit: Número máximo de eventos a obtener (por defecto 50). Opcional.
- After: Fecha/hora de inicio del rango. Acepta expresiones dinámicas. Requerido.
- Before: Fecha/hora de fin del rango. Acepta expresiones. Requerido.
Casos de uso:
- Generar un resumen semanal de todas las reuniones celebradas
- Exportar eventos a una hoja de cálculo para análisis de tiempo
- Sincronizar en lote eventos con otro sistema de gestión
Actualizar un evento (Update an event)
Esta acción modifica un evento existente en Google Calendar. Permite cambiar cualquier propiedad: título, hora, descripción, participantes, etc. Esencial para mantener eventos sincronizados con fuentes de datos externas.
Parámetros clave:
- Credential to connect with: Cuenta de Google Calendar. Requerido.
- Resource: Establecido como «Event».
- Operation: Configurado como «Update» para modificar.
- Calendar: Selecciona el calendario por ID. Requerido.
- Event ID: Identificador del evento a actualizar. Campo de texto. Requerido.
- Use Default Reminders: Interruptor on/off para usar recordatorios por defecto. Opcional.
- Update Fields: Sección expandible para especificar qué campos modificar. Haz clic en «Add Field» para añadir propiedades a actualizar.
Casos de uso:
- Actualizar el título de un evento con información del CRM
- Cambiar la hora de una reunión cuando se reprograma desde otra aplicación
- Añadir notas o enlaces a eventos existentes automáticamente
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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA INTEGRACIÓN GOOGLE CALENDAR N8N
¿La integración Google Calendar n8n es gratuita?
Sí, la integración de Google Calendar con n8n es completamente gratuita si utilizas n8n en su versión self-hosted (auto-alojada). Puedes conectar tu cuenta de Google Calendar sin coste adicional y utilizar todos los triggers y acciones disponibles. Si optas por n8n Cloud, el coste dependerá de tu plan de suscripción, pero el nodo de Google Calendar está incluido en todos los planes. Google Calendar en sí no cobra por el acceso API para uso personal o empresarial dentro de las cuotas estándar, que son más que suficientes para la mayoría de automatizaciones.
¿Cada cuánto tiempo detecta n8n los cambios en Google Calendar?
La frecuencia de detección depende de la configuración del parámetro "Poll Times" en cada trigger. Por defecto, puedes configurarlo para verificar "Every Minute", lo que significa que n8n consultará tu calendario cada 60 segundos buscando eventos creados, modificados, cancelados o que hayan comenzado/terminado. Si necesitas una frecuencia diferente, n8n permite personalizar los intervalos de polling. Ten en cuenta que una frecuencia muy alta puede consumir más ejecuciones de tu plan, así que ajústala según tus necesidades reales.
¿Puedo conectar varios calendarios de Google a un mismo workflow en n8n?
Absolutamente. n8n te permite crear múltiples credenciales de Google Calendar, cada una asociada a una cuenta o calendario diferente. Dentro de un mismo workflow, puedes usar varios nodos de Google Calendar, cada uno conectado a un calendario distinto. Esto es especialmente útil para sincronizar calendarios personales y de trabajo, gestionar múltiples agendas de equipo, o copiar eventos entre diferentes cuentas. Simplemente asegúrate de nombrar tus credenciales de forma descriptiva para identificarlas fácilmente al configurar cada nodo.