Integración Hellobooks.ai MakeAutomatiza Hellobooks.ai con Make.
¿Cuántas veces copias a mano los datos de un cliente en tu contabilidad? La integración Hellobooks.ai Make trae 12 módulos: 1 disparador, 8 acciones y 3 búsquedas. Esta guía es para gerentes y responsables de administración que llevan sus cuentas, desde la conexión hasta un primer escenario en marcha.
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¿Qué te aporta la integración Hellobooks.ai Make?
La integración Hellobooks.ai Make une tu cuenta de Hellobooks.ai con Make, una herramienta visual que encadena aplicaciones sin programar. Allí montas un escenario (tu automatización), formado por módulos: piezas que vigilan, crean o buscan algo dentro de tu contabilidad.
Cobros conciliados sin perseguir a nadie. Cuando tu pasarela de pago confirma un ingreso, Find an invoice localiza la factura y Record a payment registra el cobro. Tus saldos cuadran sin revisar extractos a mano.
Gastos del equipo que llegan solos. Si tus empleados envían sus gastos por un formulario, Create an expense claim los registra en Hellobooks.ai en cuanto entran.
Ninguna factura nueva pasa desapercibida. Watch invoices detecta las facturas nuevas según la programación del escenario y las reenvía, por ejemplo a un canal del equipo comercial.
Antes de empezar, dos avisos. Hellobooks.ai pide por su parte un plan Pro o superior. Además, la página de ayuda de Make para esta app está marcada como contenido generado por IA, así que contrasta con Hellobooks.ai cualquier dato delicado. Lo que no cubren los módulos de la lista se resuelve con Make an API call. Si empiezas desde cero, la Reseña de Make te da el contexto y el Curso de Make te enseña el editor; si dudas con n8n, mira n8n vs Make.
¿Cómo conectas Hellobooks.ai con Make?
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Añade un módulo de Hellobooks.ai
Dentro del escenario, pulsa el + y busca Hellobooks.ai. Elige cualquier módulo y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Hellobooks.ai enlazada con Make una sola vez; todos los módulos de la app la reutilizan.
- 02
Ponle un nombre
El campo Connection name es opcional. Aun así, escribe el nombre de la empresa cuyas cuentas abre: si llevas varias cuentas de Hellobooks.ai, sabrás al instante cuál estás usando.
- 03
Introduce tus credenciales
Hellobooks.ai usa autenticación Basic: el correo y la contraseña de tu cuenta, que ves en tu perfil o en la página de acceso. También puedes seguir las instrucciones que aparecen en pantalla. Guarda y listo.
Tu primer escenario: facturar una venta que llega de otra app
ObjetivoCuando se confirma una venta en otra app, Make busca al cliente en Hellobooks.ai y le crea la factura.
- 01
Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + para colocar el primer módulo. Elige la app donde se confirman tus ventas, porque ese evento es el que lo arranca todo.
- 02
Busca al cliente
Pulsa el + a la derecha de ese módulo y añade Hellobooks.ai Find a customer. Crea la conexión si Make te la pide y lleva a la búsqueda los datos del comprador que trae el primer módulo.
- 03
Genera la factura
Añade después Create an invoice y rellena sus campos con el cliente que devolvió la búsqueda. Así la factura cae en la ficha correcta, sin copiar ni pegar.
- 04
Prueba con Run once
Pulsa Run once, lanza una venta de prueba y abre cada módulo para ver los bundles recibidos. Un bundle es cada elemento que pasa de un módulo a otro: aquí un cliente y luego una factura.
- 05
Programa y activa
En el primer módulo, abre Scheduling: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto, que es también el mínimo del plan Free. Actívalo y trabajará por ti.
¿Qué pone en marcha un escenario de Hellobooks.ai?
1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en Hellobooks.ai. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Hellobooks.ai en cuanto ocurre.
Watch invoices
programadoSolo en la docWatch invoices entrega a tu escenario cada factura nueva que encuentra en Hellobooks.ai, para que lo que venga después (un aviso, una fila en un informe, una tarea de seguimiento) ocurra sin que nadie revise la contabilidad.
¿Qué más puede hacer Make en Hellobooks.ai?
Hellobooks.ai te da 11 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create a bill
AcciónSolo en la docCreate a bill anota en Hellobooks.ai lo que debes a un proveedor, a partir del evento que lo originó, por ejemplo una compra aprobada en otra herramienta.
Create a customer
AcciónSolo en la docCon Create a customer, un cliente nuevo obtiene su ficha en Hellobooks.ai usando los datos que ya tienes en tu CRM, tu formulario o tu tienda.
Create a vendor
AcciónSolo en la docCreate a vendor da de alta a un proveedor nuevo en Hellobooks.ai. Sobre esa ficha se apoyarán todas las facturas de compra que registres después.
Create an expense claim
AcciónSolo en la docGracias a Create an expense claim, una solicitud de reembolso se convierte en una nota de gastos dentro de Hellobooks.ai, sin tiques perdidos en el correo.
Create an invoice
AcciónSolo en la docCreate an invoice emite la factura en Hellobooks.ai a partir de una venta cerrada en otro sistema. Suele ser lo primero que la gente automatiza con esta app.
Create an item
AcciónSolo en la docCreate an item suma un producto o servicio a tu catálogo de Hellobooks.ai, de modo que las próximas facturas lo usen en lugar de texto libre.
Find a customer
BúsquedaSolo en la docFind a customer busca un cliente existente en Hellobooks.ai y devuelve cero, uno o varios resultados. Con eso, el resto del escenario decide si reutiliza una ficha o crea otra.
Find a vendor
BúsquedaSolo en la docFind a vendor comprueba si un proveedor ya figura en Hellobooks.ai y te devuelve lo que encuentra. Así facturas de compra y altas nuevas quedan ligadas a una única ficha limpia.
Find an invoice
BúsquedaSolo en la docFind an invoice recupera una factura que ya existe en Hellobooks.ai. Es lo que permite a un escenario reaccionar a un cobro o a una consulta sobre una factura enviada.
Make an API call
AcciónSolo en la docMake an API call te da acceso a cualquier endpoint de la API de Hellobooks.ai desde tu escenario, con la misma conexión que el resto de módulos.
Record a payment
AcciónSolo en la docRecord a payment registra en Hellobooks.ai un cobro o un pago, para que tus saldos reflejen lo que de verdad pasó por el banco sin conciliar a mano.
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