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Intégration Hellobooks.ai MakeAutomatiser Hellobooks.ai avec Make.

Et si ta compta se remplissait toute seule à chaque vente ? L'intégration Hellobooks.ai Make compte 12 modules : 1 déclencheur, 8 actions et 3 recherches. Ce guide s'adresse aux dirigeants et responsables admin qui tiennent leurs livres eux-mêmes, de la connexion jusqu'au premier scénario actif.

Essayer l'intégration Hellobooks.ai sur MakeVoir les 12 modules

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Hellobooks.ai Make ?

L'intégration Hellobooks.ai Make relie ton compte Hellobooks.ai à Make, un outil visuel qui enchaîne des applications sans une ligne de code. Tu y montes un scénario (ton automatisation), fait de modules : chaque module est une brique qui surveille, crée ou recherche quelque chose dans ta compta.

Les fournisseurs rangés dès le premier achat. Pour une PME qui achète beaucoup, Find a vendor vérifie si le fournisseur existe déjà, Create a vendor l'ajoute sinon, puis Create a bill enregistre la facture d'achat. Plus de saisie en double côté achats.

Un œil sur chaque facture émise. Watch invoices repère les nouvelles factures au rythme du scénario et les transmet ailleurs : un message à l'équipe, une ligne dans un tableau de suivi.

Des encaissements pointés sans y penser. Quand ton outil de paiement confirme un règlement, Find an invoice retrouve la facture concernée et Record a payment y enregistre le règlement.

Deux réserves avant de te lancer. Hellobooks.ai exige de son côté un abonnement Pro ou supérieur. Et la page d'aide de Make pour cette app est signalée comme générée par IA : vérifie auprès de Hellobooks.ai tout point sensible. Ce que les modules listés ne couvrent pas passe par Make an API call. Pour prendre l'outil en main, la Formation Make t'accompagne ; pour situer Make face à n8n, lis n8n vs Make, et pour les plans, Combien coûte Make.

Connexion

Comment connecter Hellobooks.ai à Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Hellobooks.ai

    Dans ton scénario, clique sur le + et cherche Hellobooks.ai. Choisis un module, puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Hellobooks.ai relié une fois pour toutes à Make : tous les modules de l'app la réutilisent.

  2. 02

    Donne-lui un nom

    Le champ Connection name est facultatif. Mets quand même le nom de la société concernée : si tu gères plusieurs dossiers Hellobooks.ai, tu sauras tout de suite lequel tu utilises.

  3. 03

    Saisis tes identifiants

    Hellobooks.ai passe par une authentification Basic : l'e-mail et le mot de passe de ton compte, visibles sur ton profil ou ta page de connexion. Tu peux aussi suivre les instructions affichées à l'écran. Enregistre, c'est branché.

Premier scénario

Ton premier scénario : facturer une vente venue d'une autre app

ObjectifQuand une vente est confirmée dans une autre app, Make retrouve le client dans Hellobooks.ai et crée sa facture.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le + pour poser le premier module. Prends l'app où tes ventes sont validées : c'est elle qui lance tout.

  2. 02

    Retrouve le client

    Clique sur le + à droite de ce module et ajoute Hellobooks.ai Find a customer. Crée la connexion si Make la demande, puis glisse les infos de l'acheteur venues du premier module dans la recherche.

  3. 03

    Crée la facture

    Ajoute ensuite Create an invoice. Remplis ses champs avec le client renvoyé par la recherche : la facture part sur la bonne fiche, sans copier-coller.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once, déclenche une vente de test et ouvre chaque module pour lire les bundles reçus. Un bundle, c'est un élément qui circule : ici un client, puis une facture.

  5. 05

    Planifie et active

    Sur le premier module, ouvre Scheduling : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, c'est aussi le minimum du plan Free. Active le scénario, il tourne sans toi.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui lance un scénario Hellobooks.ai ?

1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans Hellobooks.ai. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Hellobooks.ai dès que ça se passe.

Hellobooks.ai1Watch invoices

Watch invoices

planifiéDans la doc seulement

Watch invoices transmet à ton scénario chaque nouvelle facture trouvée dans Hellobooks.ai. La suite (une alerte, une ligne de reporting, une relance à préparer) se fait sans que personne n'ouvre la compta pour vérifier.

Comment il se déclenche
planifié, Make interroge l'app au rythme du scénario, toutes les 15 minutes par défaut. C'est l'unique déclencheur de l'app, et la doc de Make ne le marque pas comme instantané.
Quand l'utiliser
quand ton équipe veut être prévenue de chaque facture émise, ou la retrouver dans un autre outil.
Attention
chaque passage consomme au moins une opération, l'unité que Make décompte sur ton plan, même sans nouvelle facture.
Modules

Que peut faire Make d'autre dans Hellobooks.ai ?

Hellobooks.ai te donne 11 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Hellobooks.ai1

Create a bill

ActionDans la doc seulement

Create a bill enregistre dans Hellobooks.ai ce que tu dois à un fournisseur, directement depuis l'événement qui l'a produit, par exemple un achat validé dans un autre outil.

Quand l'utiliser
quand tes frais fournisseurs arrivent d'abord ailleurs et que tu veux les voir en compta sans ressaisie.
Attention
une facture d'achat se rattache logiquement à un fournisseur, donc place Find a vendor ou Create a vendor juste avant.
Hellobooks.ai2

Create a customer

ActionDans la doc seulement

Avec Create a customer, un nouveau client prend sa fiche dans Hellobooks.ai à partir des données déjà présentes dans ton CRM, ton formulaire ou ta boutique.

Quand l'utiliser
dès la signature d'un nouveau client, pour que sa fiche existe avant la première facture.
Attention
lancé sans contrôle, il crée des doublons. Fais passer Find a customer avant.
Hellobooks.ai3

Create a vendor

ActionDans la doc seulement

Create a vendor ouvre la fiche d'un nouveau fournisseur dans Hellobooks.ai. C'est la base de toutes les factures d'achat que tu rattacheras ensuite à lui.

Quand l'utiliser
quand une demande d'achat fait apparaître un fournisseur inconnu de ta compta.
Attention
sans Find a vendor et un filtre en amont, chaque exécution rajoute le même fournisseur.
Hellobooks.ai4

Create an expense claim

ActionDans la doc seulement

Grâce à Create an expense claim, une demande de remboursement devient une note de frais dans Hellobooks.ai. Fini les justificatifs transférés par e-mail qui se perdent.

Quand l'utiliser
quand tes salariés déclarent leurs frais via un formulaire ou une messagerie et que la compta veut les voir arriver aussitôt.
Attention
teste avec Run once sur une seule demande avant de laisser passer tout l'historique.
Hellobooks.ai5

Create an invoice

ActionDans la doc seulement

Create an invoice produit la facture dans Hellobooks.ai à partir d'une vente conclue ailleurs. C'est souvent la première automatisation qu'on monte avec cette app.

Quand l'utiliser
quand une affaire passe en gagnée ou qu'une commande est payée dans un autre outil.
Attention
utilise le client renvoyé par Find a customer plutôt qu'une saisie à la main, sinon la facture atterrit sur la mauvaise fiche.
Hellobooks.ai6

Create an item

ActionDans la doc seulement

Create an item ajoute un produit ou un service à ton catalogue Hellobooks.ai, pour que tes prochaines factures s'appuient dessus plutôt que sur du texte libre.

Quand l'utiliser
quand une nouvelle offre apparaît dans ta boutique ou ta grille tarifaire et doit aussi exister en compta.
Attention
aucun module de recherche d'articles n'est listé, protège-toi des doublons par un filtre sur la source.
Hellobooks.ai7

Find a customer

RechercheDans la doc seulement

Find a customer cherche un client existant dans Hellobooks.ai et renvoie zéro, un ou plusieurs résultats. Pratique : la suite du scénario sait alors quoi faire, réutiliser la fiche ou en créer une nouvelle.

Quand l'utiliser
avant Create an invoice ou Create a customer, pour tout rattacher au bon client.
Attention
prévois le cas sans résultat avec un filtre, sinon les modules suivants s'arrêtent.
Hellobooks.ai8

Find a vendor

RechercheDans la doc seulement

Find a vendor vérifie si un fournisseur figure déjà dans Hellobooks.ai et te rapporte ce qu'il trouve. Factures d'achat et nouveaux fournisseurs restent ainsi rattachés à une seule fiche propre.

Quand l'utiliser
avant Create a bill, dès que le nom du fournisseur vient d'un outil extérieur.
Attention
plusieurs résultats donnent plusieurs bundles, et chacun relance le module suivant.
Hellobooks.ai9

Find an invoice

RechercheDans la doc seulement

Find an invoice récupère une facture déjà présente dans Hellobooks.ai. C'est ce qui permet à un scénario de réagir à un paiement ou à une question sur une facture envoyée.

Quand l'utiliser
quand un règlement arrive dans un autre outil et qu'il te faut la bonne facture avant Record a payment.
Attention
il peut ne rien trouver ou trouver plusieurs factures, filtre avant d'enregistrer quoi que ce soit.
Hellobooks.ai10

Make an API call

ActionDans la doc seulement

Make an API call t'ouvre n'importe quel point d'accès de l'API Hellobooks.ai depuis ton scénario, avec la même connexion que les autres modules.

Quand l'utiliser
quand ton besoin sort des 11 autres modules, par exemple une mise à jour qu'aucun ne propose.
Attention
c'est toi qui écris la requête. Garde la référence de l'API Hellobooks.ai sous la main et teste avec Run once.
Hellobooks.ai11

Record a payment

ActionDans la doc seulement

Record a payment inscrit un encaissement ou un décaissement dans Hellobooks.ai. Tes soldes collent à ce qui est vraiment passé en banque, sans pointage manuel.

Quand l'utiliser
quand ton outil de paiement confirme une transaction et que Find an invoice a déjà retrouvé la facture correspondante.
Attention
un paiement enregistré deux fois fausse ta compta, fais un essai sur un vrai cas avant d'activer.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Hellobooks.ai avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Hellobooks.ai et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Hellobooks.ai Make est-elle gratuite ?
Oui côté Make : Hellobooks.ai est une app standard, disponible dès le plan Free. Ce plan autorise 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus et des fichiers jusqu'à 5 Mo. Les plans payants descendent à 1 minute d'intervalle et 40 minutes d'exécution. Côté Hellobooks.ai en revanche, la doc exige un abonnement Pro ou supérieur : vérifie ton propre plan. Make, lui, ne facture rien de plus pour cette app.
02Que faut-il pour connecter Hellobooks.ai à Make ?
Il te faut un compte Hellobooks.ai actif avec un abonnement Pro ou supérieur, et un compte Make. Dans n'importe quel module Hellobooks.ai, clique sur Create a connection, nomme-la si tu veux, puis saisis l'e-mail et le mot de passe de ton compte Hellobooks.ai : la doc parle d'authentification Basic. Une fois enregistrée, cette connexion sert à tous les modules Hellobooks.ai de tous tes scénarios. Si la connexion échoue, commence par regarder ton abonnement Hellobooks.ai.
03Le déclencheur Hellobooks.ai de Make réagit-il en temps réel ?
Non. Watch invoices fonctionne comme un déclencheur planifié : Make interroge Hellobooks.ai au rythme du scénario, au lieu d'être prévenu à l'instant où une facture apparaît. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, c'est aussi le minimum du plan Free, et les plans payants descendent à 1 minute. La doc de Make ne le signale pas comme instantané, compte donc sur ce petit délai. Pour des alertes ou du reporting, ce rythme suffit largement.
04Que faire s'il manque un module Hellobooks.ai dans Make ?
Passe par Make an API call. Ce module atteint n'importe quel point d'accès de l'API Hellobooks.ai avec la connexion déjà créée, et couvre ce que les 12 modules listés ne font pas. Attention quand même : la page d'aide de Make pour cette app est signalée comme générée par IA et peut contenir des erreurs. Valide les points d'accès et leur comportement auprès de Hellobooks.ai avant de t'en servir en production.
05Faut-il choisir Make ou n8n pour Hellobooks.ai ?
Ça dépend surtout de l'outil que ton équipe connaît déjà. La même app peut aussi exister sous forme de nœud n8n. Côté Make, Hellobooks.ai arrive avec 12 modules prêts, dont un déclencheur planifié sur les factures et un module d'appel API, le tout utilisable dès le plan Free. Le plus sûr reste de monter ton vrai scénario dans chacun des deux éditeurs avant de trancher, aucun ne gagne dans tous les cas.
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