Integración Access FastTrack360 ZapierAutomatiza Access FastTrack360 con Zapier.
La integración Access FastTrack360 Zapier ofrece 2 disparadores, 16 acciones y 8 búsquedas. Sirven para mover candidatos, clientes, pedidos de trabajo y hojas de horas entre tu plataforma de selección y nóminas y el resto de herramientas, sin programar.
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Qué hace de verdad la integración Access FastTrack360 Zapier
Conecta tu cuenta de Access FastTrack360, la plataforma donde tu consultora gestiona selección y nóminas de principio a fin, con Zapier. Así, un candidato o un cliente que aparece o cambia puede arrancar una automatización que crea o actualiza por ti fichas, contactos, deudores, pedidos de trabajo y hojas de horas.
Tres resultados explican casi todo su uso. Una plantilla de puesto lista: un cliente nuevo entra y Create Job Template deja preparado el puesto que suele pedir, para que el primer pedido salga rápido. Un expediente de nómina localizado: un trabajador pide su recibo y Find Payslip(s) lo busca filtrando por candidato. Una ficha de candidato al día: una prueba superada en otra herramienta cambia el estado con Update Candidate.
Ahora, lo que Zapier no hace con esta app. Los dos disparadores funcionan por consulta, así que nada reacciona al instante. Solo candidatos y clientes arrancan un Zap: ni un pedido de trabajo, ni una nómina, ni una hoja de horas. No hay ninguna acción para borrar, y las búsquedas encuentran registros pero nunca los crean. Si tu proceso depende de algo de esto, revisa la comparativa n8n vs Zapier antes de decidir, y la reseña de Zapier para planes y precios en detalle.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras se entiende toda la página. Cada una se explica aquí una vez y luego se usa tal cual.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo un candidato actualizado. Con el Zap encendido, Zapier queda a la espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea una ficha, adjunta un archivo o corrige una hoja de horas por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas así.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en silencio si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en la app, como un pedido, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Access FastTrack360 vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap con esta app.
Lo que cuesta de verdad
Access FastTrack360 no es una app premium: funciona desde el plan Free. Lo que pagas depende de las acciones, no de cuántas veces mira Zapier.
- Plan Free100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- App premiumNo, disponible en Free
- Límite del FreeUn disparador y una acción por Zap
- Tipo de disparadorPor consulta, los dos
El disparador nunca gasta una tarea, y las consultas que lo mueven tampoco. Cada acción que sale bien cuenta una vez: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. Una acción fallida no se cobra. La trampa: el plan Free solo construye Zaps de dos pasos, un disparador y una acción. Con un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser un Zap de varios pasos y necesita un plan de pago. Tenlo en cuenta antes de diseñar algo más largo.
Conecta Access FastTrack360 a Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus apps en Zapier
Entra en la página Apps de tu cuenta de Zapier y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Access FastTrack360 y permiso de lectura o escritura sobre los registros que no son tuyos.
- 02
Elige Access FastTrack360
Escribe el nombre de la app en el cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva en el lado de Access FastTrack360, donde inicias sesión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Access FastTrack360 desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión queda guardada y cualquier Zap posterior la mostrará en un desplegable.
Tu primer Zap: una plantilla de puesto para cada cliente activo
ObjetivoCuando se crea o modifica un cliente en Access FastTrack360, comprobar que está activo y dejarle preparada una plantilla de puesto reutilizable.
- 01
Configura el disparador
Crea un Zap, elige Access FastTrack360 como app y New/Updated Client como evento, y selecciona la conexión que guardaste antes.
- 02
Prueba con un cliente real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres clientes más recientes de tu cuenta. Eliges uno y todo el mapeo se hace sobre una ficha real, no sobre datos de ejemplo.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el signo más, elige Filter e indica el campo, la regla y el valor. Con este paso el Zap es de varios pasos, así que requiere un plan de pago.
- 04
Añade Create Job Template
Elige Create Job Template y rellena entidad de plantilla, Active, grupo de habilidades, tipo de puesto, puesto y tipo de plantilla, tomando el cliente del disparador.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta la acción una vez y abre la plantilla en Access FastTrack360 para comprobarla. Si está bien, pulsa Publish para encender el Zap.
Disparadores de Access FastTrack360
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Access FastTrack360. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New/Updated Candidate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Candidate is created or updated recently.”
Arranca tu Zap cuando entra un candidato en Access FastTrack360 o cuando cambia su ficha, de modo que un alta nueva y un teléfono corregido llegan igual a los pasos siguientes.
New/Updated Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Client is created/updated recently.”
Pone en marcha la automatización cuando se crea o se edita una ficha de cliente en Access FastTrack360. Para el Zap, un cliente nuevo y uno con la razón social corregida son lo mismo.
Acciones de Access FastTrack360
Access FastTrack360 te da 16 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Candidate
AcciónEn Zapier“Creates a new candidate.”
Da de alta a una persona con nombre, email y país, asignada a una oficina, un estado, un grupo de habilidades y un nivel.
Add Attachment to a Candidate
AcciónEn Zapier“Adds an attachment to a Candidate.”
Guarda un archivo en la ficha de un candidato indicado por su Candidate ID, bloqueado o no, visible o no en el portal.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Crea un cliente en Access FastTrack360 con su oficina, estado, nivel y país.
Create Client Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new Client Contact.”
Añade una persona de contacto bajo un cliente, con un usuario responsable de tu equipo y sus consentimientos de email, SMS y correo postal.
Create Debtor
AcciónEn Zapier“Creates a new debtor.”
Monta la ficha de facturación de un cliente: formato y condiciones de factura, mensajes, método de envío, etiqueta fiscal, contacto facturado y dirección.
Create Job Order
AcciónEn Zapier“Creates a new Job Order.”
Abre un pedido de trabajo con usuario responsable, grupo de habilidades, tipo de puesto, puesto y tipo de servicio, más opciones de nómina y de hoja de horas.
Upload Attachment to a Job Order
AcciónEn Zapier“Job Orders can have files attached to them.”
Sube un archivo a un pedido de trabajo localizado por su ID, con las mismas opciones de bloqueo y visibilidad en el portal.
Create Job Template
AcciónEn Zapier“Creates a new Job Template.”
Guarda una plantilla de puesto reutilizable ligada a una entidad, con grupo de habilidades, tipo de puesto, puesto y tipo de plantilla.
Add Attachment to a Client
AcciónEn Zapier“Adds an attachment to a Client.”
Deja un archivo en la ficha de un cliente identificado por su Client ID, interno o visible en el portal.
Update Candidate
AcciónEn Zapier“Updates a candidate.”
Modifica un candidato existente, encontrado por su Candidate ID, y reescribe oficina, estado, grupo de habilidades, nivel y país.
Update Client
AcciónEn Zapier“Updates a client.”
Edita un cliente mediante su Location ID, con oficina, estado, nivel y país entre los valores exigidos. Si no los tienes, Find Clients te los da antes de este paso.
Updates Client Contact
AcciónEn Zapier“Updates a new Client Contact.”
Reescribe un contacto ya vinculado a un cliente, incluido su responsable y sus permisos de email, SMS y correo postal.
Update Job Order
AcciónEn Zapier“Updates a Job Order.”
Ajusta un pedido abierto: responsable, grupo de habilidades, puesto, tipo de puesto, tipo de servicio y opciones de nómina. Responsable, puesto y tipo de servicio siguen siendo obligatorios en cada ejecución.
Update Job Template
AcciónEn Zapier“Updates a Job Template.”
Cambia una plantilla guardada, por ejemplo para desactivarla con Active o moverla a otro puesto. La entidad de plantilla, el grupo de habilidades, el tipo de puesto y el tipo de plantilla siguen siendo obligatorios.
Update Timesheet
AcciónEn Zapier“Updates a Timesheet.”
Corrige una hoja de horas elegida en el campo Timesheet, el único obligatorio junto al tipo de campos personalizados.
Verify a Custom Action
AcciónEn Zapier“Authenticate and apply verification to your Custom Action Webhooks, using your current Fasttrack Zap Connection.”
Verifica una llamada de acción personalizada enviada por Access FastTrack360, con el token que trae esa llamada y tu conexión actual.
Búsquedas de Access FastTrack360
8 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Access FastTrack360, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Algunos campos de acción muestran además + Add search step, que mete la búsqueda justo antes y conecta el resultado. Toda búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos.
Find Debtors
BúsquedaEn Zapier“Finds a Debtor or Debtors via their ID.”
Localiza uno o varios deudores a partir de su ID para que el paso siguiente reutilice la ficha de facturación. Busca solo por ID, nunca por nombre.
Find Candidate(s)
BúsquedaEn Zapier“Finds a candidate or candidates, with support for advanced filters.”
Busca candidatos con filtros avanzados, uno o varios a la vez, y opcionalmente con sus datos de pago.
Find Clients
BúsquedaEn Zapier“Finds a Client or Clients, with support for advanced filters.”
Recupera un cliente, o un lote si marcas la opción múltiple, mediante filtros avanzados. El resultado alimenta directamente el paso siguiente. Sirve también para comprobar si ya existe.
Find Client Contacts
BúsquedaEn Zapier“Finds a Client Contact or Client Contacts, with support for advanced filters.”
Encuentra personas de contacto de tus clientes con filtros avanzados y entrega el resultado al paso siguiente. La coincidencia sirve después para crear o actualizar.
Find Job Orders
BúsquedaEn Zapier“Finds a Job Order or Job Orders, with support for advanced filters.”
Rastrea tus pedidos de trabajo con filtros avanzados y, con la casilla marcada, junta todas las coincidencias. El pedido encontrado sirve luego para subir un adjunto o editarlo.
Find Job Templates
BúsquedaEn Zapier“Finds a Job Template or Job Templates, with support for advanced filters.”
Devuelve plantillas de puesto guardadas, listas para Update Job Template o para un pedido nuevo. Marca la opción múltiple para traerlas todas de una vez.
Find Payslip(s)
BúsquedaEn Zapier“Finds a payslip. Supports many advanced filters, including searching via Candidate.”
Obtiene nóminas con muchos filtros, incluida la búsqueda por candidato, una a una o en bloque. Nunca modifica la nómina encontrada.
Get Candidate's Skills
BúsquedaEn Zapier“Finds a candidate's skills by their Candidate ID.”
Lee las habilidades de un candidato a partir de su Candidate ID para que un filtro u otro paso las use. Lee las habilidades sin tocarlas nunca.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue sin resultado.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». Access FastTrack360 no ofrece ninguna variante así, de modo que aquí no aparece.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, parar el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando el Zap falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a esta app, así que los fallos de abajo son los generales de cualquier Zap.
Con esta integración, casi todos los fallos vienen de los tiempos y de los bucles, no de la app. Para un mensaje de error que no sabes ubicar, la guía de depuración Zapier repasa las causas habituales.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Los candidatos y clientes que ya existían no se procesan: trasladar el histórico es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Un Zap que arranca con New/Updated Candidate y termina con Update Candidate cambia el registro que vigila. Se relanza sin parar y se come las tareas.Una importación masiva se frena
Tras una migración o una carga masiva, los disparadores pueden devolver un lote enorme de golpe. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Zapier no repite lo que ya vio
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya ha visto, así que un mismo elemento no lanza el Zap dos veces. Solo una nueva edición de la ficha lo vuelve a traer.
¿Necesitas ayuda para automatizar Access FastTrack360 con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
