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Intégration Access FastTrack360 ZapierAutomatiser Access FastTrack360 avec Zapier.

L'intégration Access FastTrack360 Zapier compte 2 déclencheurs, 16 actions et 8 recherches. De quoi faire circuler candidats, clients, ordres de mission et relevés d'heures entre ta plateforme de recrutement et de paie et le reste de tes outils, sans code.

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Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth

Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Access FastTrack360 Zapier

Elle relie ton compte Access FastTrack360, la plateforme qui gère à la fois le recrutement et la paie de ton agence, à Zapier. Un candidat ou un client qui apparaît ou change peut alors lancer une automatisation, qui crée ou met à jour à ta place fiches, contacts, débiteurs, ordres de mission et relevés d'heures.

Trois résultats reviennent souvent dans une agence d'intérim. Un ordre de mission prêt à pourvoir : un client signe, Create Job Order ouvre la commande avec son poste, son groupe de compétences et son type de service, et les recruteurs la voient sans ressaisie. Un dossier candidat complet : le contrat signé arrive par mail, Add Attachment to a Candidate le range dans la bonne fiche, verrouillé si besoin. Un contact client à jour de ses consentements : Updates Client Contact reporte les choix d'abonnement par e-mail, SMS et courrier.

Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Les deux déclencheurs fonctionnent par interrogation : rien ne réagit à la seconde. Seuls les candidats et les clients lancent un Zap, pas un ordre de mission, ni un bulletin de paie, ni un relevé d'heures. Aucune action ne supprime quoi que ce soit, et les recherches trouvent sans jamais créer. Si ton process repose sur l'un de ces points, jette un œil au comparatif Make vs Zapier avant de te lancer, puis à l'avis Zapier pour les plans et les tarifs.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots suffisent pour lire toute la page. Chacun est expliqué une fois ici, puis repris tel quel.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement qui démarre le Zap, par exemple un client créé. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il se produise.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée une fiche, joint un fichier ou corrige un relevé d'heures pour toi.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches réussies.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app dès l'événement.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans l'app, un contact par exemple, pour que la suite du Zap s'en serve.
Connexion
Ton compte Access FastTrack360 relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche l'app.
Coût

Combien ça coûte vraiment

Access FastTrack360 n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan Free. La facture dépend des actions, pas de la fréquence des vérifications.

  • Plan Free100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Réservée au payantNon, disponible en Free
  • Limite du FreeUn déclencheur et une action par Zap
  • Type de déclencheurInterrogation, pour les deux

Le déclencheur ne consomme jamais de tâche, pas plus que les vérifications qui le font tourner. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le piège : le plan Free ne construit que des Zaps à deux étapes. Un filtre ou une recherche en plus, et le Zap devient un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.

Connexion

Connecter Access FastTrack360 à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes apps Zapier

    Va sur la page Apps de ton compte Zapier et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Access FastTrack360, et un droit de lecture ou d'écriture sur les fiches qui ne sont pas à toi.

  2. 02

    Choisis Access FastTrack360

    Tape le nom de l'app dans la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Access FastTrack360, c'est là que tu t'identifies.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à Access FastTrack360 dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. La connexion est enregistrée, et chaque Zap suivant la retrouvera dans une liste déroulante.

Premier Zap

Ton premier Zap : un ordre de mission pour chaque nouveau client

ObjectifQuand un client est créé ou modifié dans Access FastTrack360, retrouver un modèle de poste enregistré, puis ouvrir l'ordre de mission que les recruteurs vont pourvoir.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Access FastTrack360 comme app et New/Updated Client comme événement, puis sélectionne ta connexion.

  2. 02

    Teste avec un vrai client

    Lance le test : Zapier remonte les trois clients les plus récents de ton compte. Tu choisis l'un d'eux, et tout le paramétrage se fait sur une vraie fiche.

  3. 03

    Ajoute la recherche

    Clique sur le plus, ouvre Action event et prends Find Job Templates sous SEARCH. Cette étape rend le Zap multi-étapes : plan payant obligatoire.

  4. 04

    Ajoute Create Job Order

    Choisis Create Job Order et remplis le responsable, le groupe de compétences, le type de poste, le poste et le type de service, en reprenant le poste, le type de poste et le groupe de compétences du modèle trouvé plus haut.

  5. 05

    Teste, puis publie

    Lance l'action une fois et ouvre l'ordre créé dans Access FastTrack360 pour vérifier. Si tout est juste, clique sur Publish pour allumer le Zap.

Déclencheurs

Les déclencheurs Access FastTrack360

2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Access FastTrack360. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New/Updated Candidate

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a Candidate is created or updated recently.”

Lance ton Zap dès qu'un candidat entre dans Access FastTrack360 ou que sa fiche bouge : une nouvelle inscription et une adresse corrigée passent toutes les deux par là.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
pour alimenter un tableau de suivi des intérimaires ou prévenir le chargé de recrutement qu'un dossier a changé.
Attention
les modifications le déclenchent aussi. Si ton Zap réécrit la même fiche avec Update Candidate, il se relance tout seul. Un filtre sur un champ que le Zap ne touche pas coupe la boucle.
2

New/Updated Client

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a Client is created/updated recently.”

Démarre l'automatisation quand une fiche client est créée ou retouchée dans Access FastTrack360. Pour le Zap, un nouveau client et un client renommé se ressemblent.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
pour ouvrir un ordre de mission, un modèle de poste ou un débiteur au moment où le commercial signe.
Attention
seul un filtre permet de distinguer une création d'une simple retouche, et un filtre exige un plan payant.
Actions

Les actions Access FastTrack360

Access FastTrack360 te donne 16 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Candidate

Action

Dans Zapier“Creates a new candidate.”

Inscrit une personne dans ton vivier avec nom, e-mail et pays, rattachée à une agence, un statut, un groupe de compétences et un niveau.

Quand l'utiliser
une candidature spontanée arrive par ton formulaire de site et doit atterrir dans Access FastTrack360 sans ressaisie.
Attention
ne touche pas au champ Custom Fields Type, l'app prévient qu'un changement peut provoquer des erreurs.
2

Add Attachment to a Candidate

Action

Dans Zapier“Adds an attachment to a Candidate.”

Range un fichier dans la fiche d'un candidat désigné par son Candidate ID, verrouillé ou non, visible ou non sur le portail.

Quand l'utiliser
une pièce d'identité ou une attestation arrive par mail et doit rejoindre le dossier de l'intérimaire.
3

Create Client

Action

Dans Zapier“Creates a new client.”

Crée un client dans Access FastTrack360 avec son agence de rattachement, son statut, son niveau et son pays.

Quand l'utiliser
une entreprise remplit ta demande de devis et l'équipe commerciale veut sa fiche prête sans attendre.
Attention
l'agence, le statut et le niveau choisis doivent déjà exister dans ton compte.
4

Create Client Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new Client Contact.”

Ajoute un interlocuteur sous un client, avec un utilisateur responsable chez toi et ses consentements e-mail, SMS et courrier. Le contact rejoint directement la bonne entreprise.

Quand l'utiliser
un responsable d'atelier s'inscrit à un webinaire et doit rejoindre la bonne entreprise avec ses préférences.
5

Create Debtor

Action

Dans Zapier“Creates a new debtor.”

Monte la fiche de facturation d'un client : format de facture, messages, conditions, mode d'envoi, libellé de taxe, contact facturé et adresse complète.

Quand l'utiliser
la comptabilité veut pouvoir facturer chaque nouveau client dès sa création.
Attention
c'est l'action qui réclame le plus de champs obligatoires, prévois-les tous avant le test.
6

Create Job Order

Action

Dans Zapier“Creates a new Job Order.”

Ouvre un ordre de mission avec son responsable, son groupe de compétences, son type de poste, son poste et son type de service, plus des options de paie et de relevé d'heures.

Quand l'utiliser
un client t'envoie un besoin de renfort par formulaire et les recruteurs doivent le voir tout de suite.
7

Upload Attachment to a Job Order

Action

Dans Zapier“Job Orders can have files attached to them.”

Joint un fichier à un ordre de mission retrouvé par son ID, avec les mêmes choix de verrouillage et d'affichage portail. Le document suit ensuite la mission.

Quand l'utiliser
la fiche de poste ou le plan de prévention du site client doit suivre la mission.
8

Create Job Template

Action

Dans Zapier“Creates a new Job Template.”

Enregistre un modèle de poste réutilisable, lié à une entité modèle, avec groupe de compétences, type de poste, poste et type de modèle.

Quand l'utiliser
un client commande toujours le même profil de cariste, autant préparer le modèle avant la première commande.
Attention
le champ Active est obligatoire, tranche d'avance si le modèle démarre actif.
9

Add Attachment to a Client

Action

Dans Zapier“Adds an attachment to a Client.”

Dépose un fichier sur une fiche client trouvée par son Client ID, en interne ou visible sur le portail.

Quand l'utiliser
le contrat cadre signé arrive en PDF et doit vivre à côté du client, pas dans une boîte mail.
10

Update Candidate

Action

Dans Zapier“Updates a candidate.”

Modifie un candidat existant, retrouvé par son Candidate ID, et réécrit agence, statut, groupe de compétences, niveau et pays.

Quand l'utiliser
un test de sécurité est validé dans un autre outil et le statut du candidat doit suivre.
Attention
agence, statut, groupe de compétences, niveau et pays sont tous obligatoires ici : garde les valeurs actuelles sous la main, via Find Candidate(s) par exemple.
11

Update Client

Action

Dans Zapier“Updates a client.”

Retouche un client via son Location ID, avec l'agence, le statut, le niveau et le pays parmi les valeurs exigées. Find Clients te donne ces valeurs si tu ne les as pas.

Quand l'utiliser
ton CRM transfère un compte vers une autre agence et Access FastTrack360 doit refléter le changement.
12

Updates Client Contact

Action

Dans Zapier“Updates a new Client Contact.”

Réécrit un contact déjà rattaché à un client, son responsable compris, et met à jour ses consentements e-mail, SMS et courrier. Le client de rattachement reste obligatoire.

Quand l'utiliser
un contact se désabonne dans ton outil d'e-mailing et son opt-in doit changer aussi dans Access FastTrack360.
13

Update Job Order

Action

Dans Zapier“Updates a Job Order.”

Ajuste un ordre de mission ouvert : responsable, groupe de compétences, poste, type de poste, type de service et options de paie. Le responsable, le poste et le type de service restent exigés à chaque passage.

Quand l'utiliser
un chargé de clientèle reprend la mission d'un collègue absent et doit en devenir le responsable.
14

Update Job Template

Action

Dans Zapier“Updates a Job Template.”

Change un modèle de poste enregistré, par exemple pour le désactiver via Active ou le rattacher à un autre poste. L'entité modèle, le groupe de compétences et le type de modèle restent exigés.

Quand l'utiliser
un client arrête de commander un profil et le modèle ne doit plus apparaître aux recruteurs.
15

Update Timesheet

Action

Dans Zapier“Updates a Timesheet.”

Corrige un relevé d'heures choisi dans le champ Timesheet, seul champ exigé avec le type de champs personnalisés.

Quand l'utiliser
un chef d'équipe valide les heures dans un formulaire à part et le relevé doit être mis à jour.
Attention
aucun déclencheur ne porte sur les relevés, et aucune recherche ne les retrouve : la valeur Timesheet doit venir d'une autre app ou d'une étape précédente.
16

Verify a Custom Action

Action

Dans Zapier“Authenticate and apply verification to your Custom Action Webhooks, using your current Fasttrack Zap Connection.”

Vérifie un appel d'action personnalisée envoyé par Access FastTrack360, grâce au jeton transmis avec cet appel et à ta connexion actuelle.

Quand l'utiliser
l'administrateur de ton compte a configuré des actions personnalisées qui appellent Zapier, et chaque appel doit être authentifié avant la suite.
Attention
étape avancée, utile seulement si ces actions existent déjà chez toi.
Recherches

Les recherches Access FastTrack360

8 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Access FastTrack360, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche juste avant et branche le résultat. Toute recherche rend le Zap multi-étapes.

1

Find Debtors

Recherche

Dans Zapier“Finds a Debtor or Debtors via their ID.”

Retrouve un ou plusieurs débiteurs à partir de leur ID, pour que l'étape suivante reprenne la fiche de facturation. Elle cherche par ID uniquement, jamais par nom.

Quand l'utiliser
ton export comptable donne un ID de débiteur et tu veux ses informations avant d'agir.
2

Find Candidate(s)

Recherche

Dans Zapier“Finds a candidate or candidates, with support for advanced filters.”

Cherche des candidats avec des filtres avancés, un seul ou plusieurs à la fois, avec en option leurs coordonnées de paiement.

Quand l'utiliser
un formulaire te donne un e-mail et il te faut le Candidate ID avant Update Candidate.
Attention
l'app prévient que ces coordonnées peuvent ralentir la recherche.
3

Find Clients

Recherche

Dans Zapier“Finds a Client or Clients, with support for advanced filters.”

Remonte un client, ou une série quand tu coches l'option multiple, grâce aux filtres avancés. Le résultat alimente directement l’étape suivante.

Quand l'utiliser
une demande cite un nom d'entreprise et ton Zap doit trouver son ID pour joindre un fichier.
4

Find Client Contacts

Recherche

Dans Zapier“Finds a Client Contact or Client Contacts, with support for advanced filters.”

Localise les interlocuteurs de tes clients avec des filtres avancés et passe le résultat à l'étape d'après. La correspondance trouvée sert ensuite à la création ou à la mise à jour.

Quand l'utiliser
avant d'ajouter un contact, vérifier qu'il n'est pas déjà enregistré évite les doublons.
5

Find Job Orders

Recherche

Dans Zapier“Finds a Job Order or Job Orders, with support for advanced filters.”

Fouille tes ordres de mission avec des filtres avancés et, case cochée, rassemble toutes les correspondances. L'ordre trouvé sert ensuite à un ajout de pièce jointe.

Quand l'utiliser
mettre à jour la bonne mission quand tu ne connais que le client et le poste.
6

Find Job Templates

Recherche

Dans Zapier“Finds a Job Template or Job Templates, with support for advanced filters.”

Ramène des modèles de poste enregistrés, prêts pour Update Job Template ou pour un nouvel ordre de mission. Coche l’option multiple pour tout récupérer d’un coup.

Quand l'utiliser
désactiver un modèle sans ouvrir Access FastTrack360 pour chercher son ID à la main.
7

Find Payslip(s)

Recherche

Dans Zapier“Finds a payslip. Supports many advanced filters, including searching via Candidate.”

Récupère des bulletins de paie avec de nombreux filtres, dont la recherche par candidat, un par un ou en lot. Elle ne modifie jamais le bulletin.

Quand l'utiliser
un intérimaire réclame son bulletin via ton formulaire d'aide et le Zap le remonte au service paie.
8

Get Candidate's Skills

Recherche

Dans Zapier“Finds a candidate's skills by their Candidate ID.”

Lit les compétences d'un candidat à partir de son Candidate ID, pour qu'un filtre ou une autre étape s'en serve. Elle lit les compétences sans jamais les modifier.

Quand l'utiliser
ne proposer un intérimaire que si la compétence exigée figure bien dans sa fiche.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Access FastTrack360 n'en propose aucune, tu ne la verras donc pas ici.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties : garder le premier résultat, le choix par défaut, arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand le Zap casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app : les pannes ci-dessous sont celles de tout Zap.

Avec cette intégration, la plupart des pannes viennent du calendrier et des boucles, pas de l'app elle-même. Pour un message d'erreur que tu n'arrives pas à situer, la page Dépannage Zapier passe en revue les causes habituelles.

  • L'historique reste de côté

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les clients et candidats déjà en base ne sont jamais repris : migrer l'existant est un chantier à part.

  • Le Zap se relance lui-même

    Un Zap lancé par New/Updated Client qui finit par Update Client modifie la fiche que surveille son déclencheur. Il repart en boucle et vide le quota de tâches.

  • Un import massif est retenu

    Après une migration ou un import en masse, les déclencheurs peuvent remonter un énorme lot d'un coup. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le bloquer.

  • Zapier ignore ce qu'il a déjà vu

    Zapier garde en mémoire ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà vu : un même élément ne lance pas le Zap deux fois. Seule une nouvelle modification de la fiche la refait passer.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Access FastTrack360 avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Access FastTrack360 Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Access FastTrack360 Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne sur le plan Free, car Access FastTrack360 n'est pas réservée aux plans payants. Le Free donne 100 tâches par mois, des Zaps illimités et une vérification toutes les 15 minutes. La vraie limite tient à la forme du Zap : un déclencheur, une action, rien de plus. Dès que tu ajoutes une recherche pour retrouver un contact client, ou un filtre pour ne garder que les créations, le Zap passe en multi-étapes et demande un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Access FastTrack360 ?
Une tâche par action réussie, zéro pour le déclencheur. Vérifier s'il y a de nouveaux candidats ou clients ne coûte rien, quelle que soit la fréquence. Un Zap qui ouvre un ordre de mission puis y joint la fiche de poste consomme deux tâches à chaque passage. Une action en échec n'est pas comptée. Sur le Free, ton quota de 100 tâches mensuelles part donc uniquement dans des Zaps à une action.
03Access FastTrack360 déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Non. Les deux déclencheurs, New/Updated Candidate et New/Updated Client, fonctionnent par interrogation. Zapier vérifie ton compte à intervalle fixe selon ton plan : 15 minutes en Free, 2 minutes en Professional, 1 minute en Team et en Enterprise. Sur un plan payant, tu peux aussi lancer une vérification à la main depuis l'éditeur. Ce mode est imposé par l'app et ne se change pas depuis Zapier, quel que soit ton plan.
04Que faut-il pour connecter Access FastTrack360 à Zapier ?
Un compte Access FastTrack360 sur lequel tu peux te connecter, et des droits sur les fiches que le Zap doit lire ou écrire. Depuis la page Apps de Zapier, tu ajoutes une connexion, tu choisis l'app, tu t'identifies dans l'onglet qui s'ouvre et tu donnes l'accès. Avant de construire, vérifie que ton compte contient déjà des agences, des statuts, des groupes de compétences et des postes : plusieurs actions de création les exigent.
05Pourquoi Update Client demande-t-il autant de champs ?
Parce que l'action exige le Location ID, mais aussi l'agence, le statut, le niveau et le pays du client, même si tu ne veux changer qu'un détail. Sans ces valeurs, l'étape ne se teste pas. La parade : faire précéder l'action d'une recherche Find Clients, puis reprendre ses valeurs dans les champs que tu ne veux pas changer. Comme toute recherche, elle rend le Zap multi-étapes et demande donc un plan payant.
06Et si l'opération dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors elle n'est pas disponible dans cette intégration aujourd'hui. Les 26 opérations visibles couvrent candidats, clients, contacts, débiteurs, ordres de mission, modèles de poste, relevés d'heures et bulletins de paie en recherche. Il n'y a aucune action de suppression, ni de déclencheur sur les missions ou les relevés. Parfois, une étape de recherche comble le manque en retrouvant la fiche utile. Sinon, il faut passer par Access FastTrack360 directement ou par un autre outil.
07Zapier, Make ou n8n pour Access FastTrack360 ?
Tout dépend de trois critères, pas d'un vainqueur. Zapier convient si tu veux les 26 opérations prêtes à l'emploi et un éditeur guidé, sans rien coder. Le volume compte ensuite : chaque action réussie est une tâche, et une synchro fréquente de candidats grimpe vite. Reste le délai, puisque les deux déclencheurs fonctionnent par interrogation. Pour un besoin hors de ces opérations, compare la façon dont chaque outil gère les appels personnalisés.
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