Integración Actionstep ZapierAutomatiza Actionstep con Zapier.
La integración Actionstep Zapier ofrece 7 disparadores, 15 acciones y 7 búsquedas. Los siete disparadores son instantáneos: un expediente que cambia de fase, una tarea nueva o una nota de expediente ponen en marcha la automatización al momento, incluso en el plan gratuito.
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Qué resuelve la integración Actionstep Zapier en un despacho
Zapier conecta Actionstep, el programa de gestión donde un despacho lleva sus expedientes, contactos, tareas y notas, con el resto de sus herramientas. Lo hace con un Zap: una automatización que arranca con un disparador (el evento que la pone en marcha) y sigue con una o varias acciones (lo que escribe o envía por ti).
Un aviso para cada tarea nueva. New Task arranca el Zap en cuanto alguien crea una tarea, y el responsable recibe el aviso en la herramienta de chat del equipo. En un despacho laboralista con muchos plazos, nadie descubre una tarea tarde.
Cada contacto nuevo, vinculado a su expediente. New Contact detecta la ficha recién creada, Find Matter localiza el expediente y Add Participant to Matter los une. El gestor administrativo deja de hacerlo a mano.
Expedientes al día desde contabilidad. Tu programa contable solo conoce la referencia: Search for Matter encuentra el expediente por esa referencia y Update Matter actualiza sus datos.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna operación visible borra un expediente, un contacto o una tarea, y ningún disparador vigila las entradas de tiempo ni los gastos suplidos. Para casos fuera de la lista queda API Request (Beta), limitada a los dominios de Actionstep. Si dudas entre plataformas, mira Make vs Zapier, y si prefieres delegar el montaje, Agencia Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras se repiten en toda la página. Aquí van una sola vez, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de Actionstep que pone en marcha el Zap, como una tarea nueva. Con el Zap activado, Zapier queda a la espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, aquí dentro de Actionstep.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción completada con éxito. La cifra de tu plan cuenta esas acciones y nada más.
- Instantáneo o por consulta
- Instantáneo: la app avisa a Zapier en cuanto ocurre algo. Por consulta: Zapier pregunta cada cierto tiempo. Los 7 aquí son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en Actionstep, un expediente o un código de impuesto, para que los pasos siguientes lo usen.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que vaya más allá de un disparador y una acción. Basta una segunda acción, un filtro o una búsqueda, y exige un plan de pago.
Lo que cuesta de verdad
Solo cobra la acción que sale bien, una tarea cada vez. El disparador no cuesta nada, y tampoco que Zapier esté atento a lo nuevo.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Tamaño de un Zap gratuitoUn disparador, una acción
- App premiumNo, funciona en el plan gratuito
- Coste del disparadorNinguno
Una acción fallida no se descuenta. Un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. El plan gratuito da 100 tareas al mes y solo Zaps de dos pasos, así que un filtro o una búsqueda obligan a pasar a un plan de pago. Actionstep no es una app premium. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a los disparadores por consulta, y Actionstep no tiene ninguno. Unas pocas apps y acciones gastan más de una tarea al completarse, así que revisa el contador tras las primeras ejecuciones.
Conectar Actionstep con Zapier en tres pasos
- 01
Abrir Apps y añadir una conexión
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador: ahí eliges la app que quieres conectar.
- 02
Elegir Actionstep e iniciar sesión
Escribe Actionstep, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva: inicia sesión con la cuenta de Actionstep en cuyo nombre actuarán tus Zaps.
- 03
Dar acceso a Zapier
Concede a Zapier acceso a esa cuenta. La conexión se guarda una vez y cada paso de Actionstep la reutiliza. Si el Zap toca expedientes o contactos que no son tuyos, esa cuenta necesita permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap: la tarea siguiente al cambiar de fase
ObjetivoCrear la tarea que toca cuando un expediente llega a la fase que te interesa, sin que nadie la apunte a mano.
- 01
Montar: elegir el disparador
Crea un Zap, elige Actionstep como app de inicio y Matter Step Changed como evento, y selecciona la conexión de Actionstep que añadiste antes.
- 02
Probar el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres cambios de fase más recientes de la cuenta conectada, así que montas el resto sobre un expediente real y no sobre huecos vacíos.
- 03
Añadir el filtro
Pulsa el icono más y elige Filter. Indica el campo, la regla y el valor. Una regla de texto solo funciona con texto: elegir mal el tipo explica que un filtro nunca deje pasar nada.
- 04
Añadir Create Task
Añade la acción Create Task y rellena sus ocho campos obligatorios. Para una tarea aún no empezada, pon 0 en Actual Hours y en Billable Hours.
- 05
Probar y publicar
Prueba la acción una vez y revisa la tarea en Actionstep. Después pulsa Publish. Con el filtro es un Zap de varios pasos, así que necesita un plan de pago.
Los 7 disparadores de Actionstep
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Actionstep, y 7 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Matter
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an action/matter is created.”
Arranca cada vez que alguien abre un expediente en Actionstep. Es la puerta de entrada de todo lo que pasa al dar de alta un asunto: la primera nota, la carpeta compartida, el aviso al socio.
New Matter Participant
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a participant/contact is added to an action/matter.”
Salta cuando un contacto se suma a un expediente como participante. Cuenta el propio cliente y cualquier otra parte que se añada más adelante.
New File Note
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new file note is created.”
Responde a cada nota nueva escrita en un expediente, la haya tecleado una persona o la haya creado otro Zap. Las notas guardan el día a día del asunto, por eso este disparador se mueve mucho.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a participant/contact is created.”
Se pone en marcha cuando aparece una ficha de contacto nueva en Actionstep, aunque todavía no esté ligada a ningún expediente. Es el disparador de la agenda, no el de los asuntos.
Matter Step Changed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a step change occurs on an action/matter.”
Se activa cuando un expediente pasa de una fase de su flujo a otra. El expediente ya existe: este disparador sigue el avance, no la creación.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Se dispara al crearse una tarea en Actionstep, a mano o desde otra automatización. Cada tarea va ligada a un expediente y a la persona que debe atenderla.
Updated Matter
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing Matter is updated.”
Lanza el Zap cada vez que se edita un expediente existente. New Matter capta el nacimiento del expediente, este capta todo lo que cambia después.
Las 15 acciones de Actionstep
Actionstep te da 15 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Participant to Matter
AcciónEn Zapier“Adds a participant to an action/matter.”
Vincula un contacto existente a un expediente con un tipo de participante. Participant Type, Participant y Matter son obligatorios.
Create Matter
AcciónEn Zapier“Creates a new action/matter.”
Abre un expediente nuevo con datos que llegan de otro sitio. Pide tres campos obligatorios: Action Type, Action Name y Action Status.
Create Company Contact
AcciónEn Zapier“Creates a company contact.”
Para una empresa en lugar de una persona: la razón social es obligatoria, junto con los códigos de país de dos letras de ambas direcciones.
Create File Note
AcciónEn Zapier“Creates a new file note for an action/matter.”
Escribe una nota en un expediente. Bastan dos campos: Matter y Note Text.
Create Individual Contact
AcciónEn Zapier“Creates an individual contact.”
Da de alta a una persona. El apellido es obligatorio, igual que el código de país de dos letras de la dirección física y la postal.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a task for an action/matter.”
La acción más exigente de la app: ocho campos obligatorios, entre ellos Assigned To, Action ID, Priority, Due Date y las horas reales y facturables.
Create Disbursement
AcciónEn Zapier“Create a disbursement.”
Carga un gasto suplido a un expediente. Son obligatorios el identificador del expediente, fecha, descripción, precio unitario, si incluye impuestos (T o F) y el identificador del código de impuesto.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Creates a time entry.”
Registra tiempo sin abrir ninguna hoja de horas. Pide una descripción y las horas reales en decimal: 1.50 equivale a hora y media.
Update Company Contact
AcciónEn Zapier“Update company contact”
Modifica la ficha de una empresa. Solo su Id es obligatorio, el resto es lo que decidas sobrescribir.
Update File Note
AcciónEn Zapier“Updates an existing file note.”
Sustituye el contenido de una nota que ya existe. File Note Id y Note Content son obligatorios.
Update Individual Contact
AcciónEn Zapier“Update an individual contact”
Corrige la ficha de una persona ya registrada, tras una mudanza o un cambio de teléfono.
Update Matter
AcciónEn Zapier“Updates a matter.”
Cambia un expediente existente, localizado por su Matter Id, el único campo obligatorio de esta acción.
Update Matter Custom Field Value
AcciónEn Zapier“Updates a matter custom field value.”
Escribe en uno de los campos personalizados que tu despacho añadió a los expedientes. Necesita el Custom Field Value Id y el valor nuevo.
Update Task
AcciónEn Zapier“Updates a task.”
Edita una tarea existente a partir de su Task Id, el único campo obligatorio.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La salida avanzada: una petición directa a Actionstep usando la conexión ya configurada. HTTP Method, URL y Stop on error son obligatorios.
Las 7 búsquedas de Actionstep
7 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Actionstep, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe para que los pasos siguientes lo usen. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es limpio.
Find Matter Custom Field
BúsquedaEn Zapier“Find a matter custom field based on the supplied custom field name.”
Localiza un campo personalizado de expediente por su nombre, el único dato que pide. Es la primera pregunta de cualquier Zap con estos campos.
Find Tax Code
BúsquedaEn Zapier“Finds a tax code record based on the supplied code.”
Convierte un código de impuesto corto, como Z o N-T, en el registro completo que guarda Actionstep.
Retrieve Matter Custom Field Value
BúsquedaEn Zapier“Retrieve a matter custom field value based on the supplied custom field id and matter id.”
Lee el valor que tiene un campo personalizado en un expediente concreto. Pide el Custom Field Id y el Matter Id.
Find Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a contact/participant by name or ID.”
Busca un contacto por nombre o por identificador: lo eliges en Search By y das la Search Value.
Find Matter
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a matter/action by name or ID.”
Encuentra un expediente por nombre o por identificador, con el mismo par Search By y Search Value.
Search for a Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a contact based on different search criteria.”
Una búsqueda de contacto más amplia: eliges la propiedad, firstName o lastName por ejemplo, y el valor.
Search for Matter
BúsquedaEn Zapier“Find a matter based on different search criteria.”
Busca expedientes por la propiedad que elijas, nombre, estado o referencia, y un valor.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear: desaparece el ajuste anterior y el paso pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primer resultado (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a los pasos siguientes.
Cuando la integración Actionstep Zapier falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Actionstep. Los fallos de abajo son los límites generales que más afectan a esta app.
Casi ningún fallo nace en Actionstep: vienen de cómo un Zap trata el pasado, los bucles y el volumen. Para un caso que te bloquea, la página de Depuración Zapier explica el método.
Nada del pasado se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los expedientes, contactos y tareas que ya existían no entran nunca: mover ese histórico es otro trabajo.El Zap que se dispara solo
New File Note con Create File Note, o Updated Matter con Update Matter, sobre lo mismo: cada vuelta lanza la siguiente y el contador de tareas se vacía.Importaciones masivas retenidas
Migrar contactos o expedientes en bloque manda un lote enorme de golpe. La protección de Zapier frente a avalanchas puede retenerlo en lugar de ejecutar el Zap sobre cada elemento.Búsqueda vacía, Zap detenido
Por defecto, un Search for Matter sin resultados detiene el Zap en ese paso. Activa el ajuste de búsqueda vacía o la variante de buscar o crear si el Zap debe seguir.
¿Necesitas ayuda para automatizar Actionstep con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
