Integración ActiveCollab ZapierAutomatiza ActiveCollab con Zapier.
La integración ActiveCollab Zapier ofrece 7 disparadores, 9 acciones y 0 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos, así que el plan gratuito responde tan rápido como uno de pago. Aquí tienes qué hace cada operación, cuánto gasta y dónde falla.
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Qué hace de verdad la integración ActiveCollab Zapier
Conecta ActiveCollab, el espacio de trabajo que junta proyectos, tareas, equipo, clientes y facturación, con el resto de tus herramientas mediante Zapier. Ocurre algo en ActiveCollab (un comentario, una tarea cerrada, horas registradas) y Zapier ejecuta los pasos siguientes por ti, sin copiar datos a mano.
Hay tres resultados que casi todo el mundo monta primero. Comentarios que se convierten en trabajo: en una agencia de marketing, un cliente escribe una petición en un comentario, New Comment lo detecta y Create Task la deja en la lista correcta. Clientes dados de alta en un solo paso: un acuerdo cerrado en el CRM llega a ActiveCollab con Create Company, y otro Zap abre su espacio con Create Project. Proyectos que se cierran cuando se cobran: en una consultora, la factura final pagada en la herramienta contable termina el proyecto con Complete Project, siempre que el Zap reciba su identificador de ActiveCollab.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay ninguna búsqueda para ActiveCollab, de modo que un Zap no puede localizar un proyecto o una tarea por su nombre. Los identificadores que piden Complete Task y Complete Project deben llegar de un disparador de ActiveCollab anterior. Tampoco recupera nada de lo ocurrido antes de activar el Zap.
Si todavía estás comparando plataformas, la reseña de Zapier repasa la herramienta entera y alternativas a Zapier enumera otras opciones con sus criterios.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda la página. Aquí van, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Con consulta, Zapier revisa la app cada cierto intervalo. Instantáneo, la app avisa ella misma. Los 7 de ActiveCollab son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para usarlo después. ActiveCollab no ofrece ninguno en Zapier.
- Conexión
- Tu cuenta de ActiveCollab enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que toca ActiveCollab.
Cuánto cuesta un Zap de ActiveCollab
El disparador es gratis. Vigilar ActiveCollab también. Solo pagas, en tareas, por las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Zaps del plan gratuito2 pasos: un disparador, una acción
- App premiumNo, funciona en el plan gratuito
- Disparadores de ActiveCollab7 instantáneos, 0 por consulta
Cada acción completada cuenta como una tarea, así que un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. Una acción que falla no se descuenta. ActiveCollab no es una app premium y funciona desde el plan gratuito, pero ese plan solo admite Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro, una segunda acción o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y exige un plan de pago. La tabla de consulta de abajo importa poco aquí, porque todos los disparadores de ActiveCollab son instantáneos.
Conecta ActiveCollab con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador: escribe ActiveCollab y selecciónala. Necesitas una cuenta de ActiveCollab antes de empezar.
- 02
Inicia sesión en ActiveCollab
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de ActiveCollab: entra con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps. Tiene que poder leer los proyectos implicados, y escribir en ellos si el Zap crea o cierra algo.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión aparece en la página Apps y todos los pasos de ActiveCollab de todos tus Zaps la reutilizan, así que inicias sesión una sola vez.
Tu primer Zap de ActiveCollab: de comentario a tarea
ObjetivoCuando un comentario de ActiveCollab contiene la palabra «urgente», crear una tarea en la lista de incidencias del proyecto.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige ActiveCollab como app de inicio y New Comment como evento. Selecciona la conexión que acabas de crear.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta. Deja antes un comentario de prueba para trabajar sobre un caso real.
- 03
Añade el filtro
Inserta un paso Filter con el botón más y deja pasar solo los comentarios que contienen «urgente». Con el filtro, el Zap es de varios pasos y necesita un plan de pago.
- 04
Crea la tarea
Añade la acción Create Task. Indica Project y Task List, y usa el texto del comentario para el Task Name. Los tres campos son obligatorios.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción y comprueba en ActiveCollab que la tarea aparece donde debe. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap.
Disparadores de ActiveCollab en Zapier
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en ActiveCollab, y 7 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Comment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a comment is added to an object in Active Collab.”
Arranca tu Zap cada vez que alguien deja un comentario en un elemento de ActiveCollab, ya sea una tarea, una discusión u otro objeto que admita comentarios. El texto queda disponible para los pasos siguientes.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when new project is created.”
Se activa en cuanto se crea un proyecto en ActiveCollab. Es la puerta de entrada para todo lo que debe ocurrir una vez por encargo: abrir un hilo, invitar al cliente o anotar el trabajo en otra herramienta.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Detecta cada tarea creada donde tu cuenta tiene acceso y la pasa al resto del Zap. Cada tarea nueva es una ejecución, así que tu consumo sigue el ritmo al que tu equipo crea tareas.
Task Closed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is closed in Active Collab.”
Responde cuando alguien marca una tarea como terminada en ActiveCollab. Cerrar una tarea es una señal clara de avance, justo la que suelen esperar quienes están fuera del proyecto.
New Task List
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task list is created in a project in Active Collab.”
Se dispara cuando aparece una lista de tareas nueva dentro de un proyecto. En ActiveCollab una lista agrupa tareas por fase o por bloque, así que crear una suele significar que empieza otra etapa del trabajo.
Task Moved
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is moved to another task list.”
Capta el momento en que una tarea pasa de una lista a otra. Cuando las listas representan etapas (pendiente, revisión, aprobado), mover una tarea indica con claridad que el trabajo cambia de manos.
Time Tracked
Disparador instantáneoEn Zapier“User has tracked time on project or task.”
Pone en marcha el Zap cuando alguien registra tiempo en un proyecto o en una tarea. Cada registro guardado es una ejecución, algo que encaja con todo lo que factura o suma horas fuera de ActiveCollab.
Acciones de ActiveCollab en Zapier
ActiveCollab te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Comment to Task
AcciónEn Zapier“Creates a new comment in selected task.”
Publica un comentario en la tarea que elijas. Pide Project, Task y Comment Body, que puede mezclar texto fijo con valores de pasos anteriores.
Create Company
AcciónEn Zapier“Creates a new company.”
Da de alta una empresa en ActiveCollab con el Company Name como único campo obligatorio, así que basta un solo dato llegado de otra app.
Complete Project
AcciónEn Zapier“Completes a project.”
Da por terminado un proyecto entero con el Project ID recibido de un disparador de ActiveCollab. Es el último gesto de un encargo, hecho sin abrir la app.
Complete Task
AcciónEn Zapier“Completes a task.”
Cierra una tarea desde fuera de ActiveCollab. Pide un Task ID, el que entrega un disparador de ActiveCollab, no un nombre escrito a mano.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto en ActiveCollab con datos que vienen de otra app. Solo exige el Project Name, por lo que pasar de un acuerdo firmado a un proyecto es casi inmediato.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a task.”
Coloca una tarea en una lista concreta de un proyecto concreto. Project, Task List y Task Name son obligatorios. Sin ellos, el Zap no sabe dónde escribir.
Create Discussion
AcciónEn Zapier“Creates a new discussion in a project.”
Inicia un hilo de discusión dentro de un proyecto, con Project y Discussion Title obligatorios. El hilo queda junto a las tareas, donde el equipo ya trabaja.
Add Comment to Discussion
AcciónEn Zapier“Adds a new comment to discussion.”
Responde dentro de una discusión existente. Project, Discussion y Comment Body son obligatorios, así que el hilo debe existir antes de que el Zap llegue a este paso.
Invite User to Project
AcciónEn Zapier“Invites a new user to a project.”
Envía invitaciones a uno o varios proyectos. Eliges los proyectos, escribes los User Emails y fijas un Member Type, que es el rol que recibe la persona en ActiveCollab.
Cuándo falla un Zap de ActiveCollab
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni ningún límite de ritmo conocido a ActiveCollab. Lo que falla aquí es lo que falla en cualquier app, y estos son los casos que conviene conocer primero.
Cuatro situaciones explican casi todas las sorpresas. Todas se evitan con facilidad una vez localizadas, y la guía de depuración Zapier sigue el hilo cuando un Zap se porta mal de todos modos.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Proyectos, tareas u horas ya existentes se quedan donde están: moverlos es otro trabajo.Un Zap que se alimenta solo
New Comment seguido de Add Comment to Task, o New Task seguido de Create Task: el Zap reacciona a lo que acaba de escribir y agota tu cupo de tareas.Una avalancha queda retenida
Una importación masiva o una migración pueden generar de golpe un lote enorme de elementos. La protección contra avalanchas de Zapier puede retener ese lote.El plan gratuito se queda en dos pasos
Un disparador y una acción, nada más. Un filtro sobre New Comment o una segunda acción hacen el Zap de varios pasos, y entonces necesita un plan de pago.
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Una persona lee cada mensaje.
