Intégration ActiveCollab ZapierAutomatiser ActiveCollab avec Zapier.
L'intégration ActiveCollab Zapier propose 7 déclencheurs, 9 actions et 0 recherche. Tous les déclencheurs sont instantanés : le plan gratuit réagit aussi vite qu'un plan payant. Voici ce que fait chaque opération, ce qu'elle coûte et où elle coince.
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Ce que fait vraiment l'intégration ActiveCollab Zapier
Elle relie ActiveCollab, l'espace de travail qui réunit projets, tâches, équipe, clients et facturation, au reste de tes outils grâce à Zapier. Un événement se produit dans ActiveCollab (une tâche déplacée, des heures saisies, une liste ajoutée) et Zapier enchaîne la suite à ta place, sans copier-coller.
Trois résultats reviennent le plus souvent. Un tableau qui se range tout seul : dans un bureau d'études, une tâche glissée dans la liste « Validé » déclenche Task Moved, et Complete Task la ferme sans que personne n'y pense. Des phases qui démarrent avec leur première tâche : un chef de projet ajoute une liste pour une nouvelle phase, New Task List réagit et Create Task y dépose la tâche d'ouverture. Des heures qui arrivent à la compta : Time Tracked envoie chaque saisie vers le tableur de facturation du cabinet dès qu'elle est enregistrée.
Ce que Zapier ne fait pas ici. Aucune recherche n'existe pour ActiveCollab : un Zap ne peut pas retrouver un projet ou une tâche à partir de son nom. Les identifiants exigés par Complete Task et Complete Project doivent donc venir d'un déclencheur ActiveCollab placé plus haut. Et rien de ce qui existait avant la mise en route du Zap n'est repris.
Pour situer l'outil face aux autres, le comparatif n8n vs Zapier pose les critères un par un, et l'avis Zapier fait le tour de la plateforme.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots reviennent sur toute la page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation construite dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement qu'il arrive.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou déplace quelque chose pour toi dans une app.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ça, et seulement ça.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va vérifier à intervalle fixe. Instantané, l'app prévient Zapier elle-même. Les 7 d'ActiveCollab sont instantanés.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit la condition posée, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app pour la suite du Zap. ActiveCollab n'en propose aucune sur Zapier.
- Connexion
- Ton compte ActiveCollab relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche ActiveCollab.
Combien coûte un Zap ActiveCollab
Le déclencheur ne coûte rien. Surveiller ActiveCollab non plus. Seules les actions réussies se paient, en tâches.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Zaps du plan gratuit2 étapes : un déclencheur, une action
- Plans payants requisNon, disponible dès le plan gratuit
- Déclencheurs ActiveCollab7 instantanés, 0 par interrogation
Chaque action qui aboutit compte pour une tâche : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une seule. Une action qui échoue n'est pas décomptée. ActiveCollab n'est pas réservée aux plans payants et tourne donc dès le plan gratuit, mais ce plan se limite aux Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre, une deuxième action ou une recherche en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. La grille d'interrogation ci-dessous pèse peu ici : les déclencheurs d'ActiveCollab sont tous instantanés.
Connecter ActiveCollab à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvrir la page des connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape ActiveCollab et sélectionne-la. Il te faut un compte ActiveCollab avant de commencer.
- 02
Te connecter à ActiveCollab
Clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur ActiveCollab : connecte-toi avec le compte au nom duquel les Zaps agiront. Il doit pouvoir lire les projets visés, et y écrire si le Zap crée ou ferme quelque chose.
- 03
Autoriser l'accès
Accorde à Zapier l'accès au compte. La connexion apparaît sur la page Apps, et toutes les étapes ActiveCollab de tous tes Zaps la réutilisent : une seule connexion suffit pour l'ensemble.
Ton premier Zap ActiveCollab : fermer les tâches validées
ObjectifQuand une tâche arrive dans la liste « Validé », la marquer comme terminée dans ActiveCollab.
- 01
Créer le Zap
Crée un nouveau Zap, choisis ActiveCollab comme app de départ et Task Moved comme événement. Sélectionne la connexion faite juste avant.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte. Déplace une tâche juste avant pour travailler sur un cas réel et non sur du vide.
- 03
Poser le filtre
Ajoute une étape Filter avec le bouton plus. Règle-la pour ne laisser passer que les déplacements vers la liste « Validé ». Avec ce filtre, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant.
- 04
Ajouter l'action
Ajoute l'action Complete Task et renseigne Task ID avec l'identifiant fourni par le déclencheur. Pas besoin de taper quoi que ce soit à la main.
- 05
Tester puis publier
Teste l'action et vérifie dans ActiveCollab que la tâche est bien fermée. Si tout est bon, clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les déclencheurs ActiveCollab sur Zapier
7 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans ActiveCollab, et 7 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Comment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a comment is added to an object in Active Collab.”
Lance le Zap dès qu'un commentaire est ajouté sur un objet d'ActiveCollab, que ce soit une tâche, une discussion ou un autre élément commentable. Le texte du commentaire devient alors utilisable dans les étapes suivantes.
New Project
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when new project is created.”
Part à la création d'un projet dans ActiveCollab. C'est la porte d'entrée de tout ce qui doit arriver une fois par mission : ouvrir un fil, inviter l'équipe, inscrire le dossier dans un tableur de suivi.
New Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new task is created.”
Repère chaque tâche créée là où ton compte a accès et la passe au reste du Zap. Chaque nouvelle tâche donne une exécution : ta consommation suit donc le rythme auquel ton équipe crée des tâches.
Task Closed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a task is closed in Active Collab.”
Réagit quand une tâche passe à l'état terminé dans ActiveCollab. Fermer une tâche est un signal net que le travail avance, souvent celui qu'attendent les personnes extérieures au projet.
New Task List
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new task list is created in a project in Active Collab.”
Se déclenche quand une nouvelle liste de tâches apparaît dans un projet. Dans ActiveCollab, une liste regroupe des tâches par phase ou par lot : en créer une, c'est en général ouvrir une nouvelle étape du travail.
Task Moved
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a task is moved to another task list.”
Capte le moment où une tâche change de liste. Quand les listes figurent des étapes (à faire, en relecture, validé), un déplacement indique proprement qu'un travail change de main.
Time Tracked
Déclencheur instantanéDans Zapier“User has tracked time on project or task.”
Démarre le Zap quand quelqu'un saisit du temps sur un projet ou sur une tâche. Chaque saisie enregistrée donne une exécution, ce qui colle à tout ce qui facture ou consolide des heures hors d'ActiveCollab.
Les actions ActiveCollab sur Zapier
ActiveCollab te donne 9 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Comment to Task
ActionDans Zapier“Creates a new comment in selected task.”
Publie un commentaire sur une tâche choisie. Il faut le Project, la Task et un Comment Body, qui peut mêler texte fixe et valeurs des étapes précédentes.
Create Company
ActionDans Zapier“Creates a new company.”
Enregistre une société dans ActiveCollab, avec le Company Name pour seul champ obligatoire : une seule valeur venue d'une autre app suffit.
Complete Project
ActionDans Zapier“Completes a project.”
Clôt un projet entier grâce au Project ID reçu d'un déclencheur ActiveCollab. C'est le dernier geste de la vie d'un dossier, fait sans ouvrir l'app.
Complete Task
ActionDans Zapier“Completes a task.”
Ferme une tâche depuis l'extérieur d'ActiveCollab. L'action demande un Task ID, celui que transmet un déclencheur ActiveCollab, pas un nom tapé à la main.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a new project.”
Ouvre un projet dans ActiveCollab à partir d'une donnée venue d'une autre app. Seul le Project Name est obligatoire, ce qui rend le passage d'un devis signé à un projet très direct.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a task.”
Dépose une tâche dans une liste précise d'un projet précis. Project, Task List et Task Name sont obligatoires : le Zap doit savoir où écrire avant d'écrire.
Create Discussion
ActionDans Zapier“Creates a new discussion in a project.”
Ouvre un fil de discussion dans un projet, avec un Project et un Discussion Title obligatoires. Le fil vit à côté des tâches, là où l'équipe travaille déjà.
Add Comment to Discussion
ActionDans Zapier“Adds a new comment to discussion.”
Répond dans une discussion existante. Project, Discussion et Comment Body sont obligatoires : le fil doit exister avant que le Zap arrive à cette étape.
Invite User to Project
ActionDans Zapier“Invites a new user to a project.”
Envoie des invitations à un ou plusieurs projets. Tu choisis les projets, saisis les User Emails et fixes un Member Type, c'est-à-dire le rôle donné dans ActiveCollab.
Quand un Zap ActiveCollab casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit connue à ActiveCollab. Ce qui casse ici, c'est ce qui casse partout, et les cas ci-dessous sont ceux à connaître en premier.
Quatre situations expliquent l'essentiel des mauvaises surprises. Chacune s'évite facilement une fois repérée, et la page Dépannage Zapier prend le relais quand un Zap se comporte encore mal.
L'historique n'est pas repris
Un Zap ne voit que ce qui arrive après sa publication. Les projets, tâches ou heures déjà présents restent où ils sont : les rapatrier est un chantier séparé.Le Zap qui se relance lui-même
New Task suivi de Create Task, ou New Comment suivi de Add Comment to Task : le Zap réagit à ce qu'il vient d'écrire et dévore ton quota de tâches.L'afflux soudain mis en attente
Un import massif ou une migration peut produire d'un coup un gros lot d'éléments. La protection anti-afflux de Zapier peut alors retenir ce lot au lieu de tout traiter.Le plan gratuit s'arrête à deux étapes
Un déclencheur, une action, pas plus. Un filtre sur Task Moved ou une deuxième action rend le Zap multi-étapes, et il lui faut alors un plan payant.
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