Integración Cognito Forms ZapierAutomatiza Cognito Forms con Zapier.
La integración Cognito Forms Zapier ofrece 3 disparadores, 5 acciones y 3 búsquedas. Los tres disparadores son instantáneos: una respuesta enviada, editada o borrada llega a Zapier al momento, incluso en el plan gratuito. Aquí tienes qué hace cada uno y cuánto te cuesta.
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Qué hace de verdad la integración Cognito Forms Zapier
Conecta tu cuenta de Cognito Forms con Zapier para que lo que le pasa a una respuesta (alguien la envía, la corrige o la borra) ponga en marcha trabajo en tus otras herramientas, y para que esas herramientas escriban de vuelta en tus formularios. Sin código y sin programador: eliges el formulario, el evento y lo que viene después.
Tres resultados típicos. Las solicitudes en tu bandeja de equipo: New Entry salta con cada formulario completado y manda las respuestas a la herramienta que tu equipo ya mira. Una respuesta con estado propio: la acción Update Entry escribe un valor en la respuesta cuando otro paso termina, y quien gestiona el caso ve en qué punto está. Un formulario que se cierra solo: Set Form Availability corta la inscripción cuando otra herramienta avisa de que ya no quedan plazas.
Lo que Zapier no hace con Cognito Forms: ningún disparador vigila que se cree o se edite un formulario, solo sus respuestas. Ninguna búsqueda ofrece la variante «buscar o crear», así que una respuesta que falta nunca se crea sobre la marcha. Y un Zap solo ve lo que llega después de publicarlo; las respuestas anteriores se quedan en el formulario.
¿Todavía comparas herramientas? La misma app en Make está en la página Integración Cognito Forms Make, y las diferencias de fondo están en Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras que verás en el editor. Más abajo las usamos sin volver a explicarlas.
- Zap
- La automatización que construyes: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como una respuesta nueva en Cognito Forms. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o cambia algo por ti en una app.
- Tarea
- Lo que Zapier factura: una acción completada con éxito. Tu plan cuenta tareas y nada más que eso.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo avisa la propia app en cuanto ocurre. Uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que busca algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
Cuánto cuesta de verdad en tareas
Cognito Forms no es una app premium en Zapier, así que funciona desde el plan gratuito.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos en gratuitoDos: un disparador, una acción
- App premiumNo
- Disparadores de Cognito FormsTodos instantáneos, sin intervalo
El disparador nunca gasta una tarea, y esperar respuestas nuevas tampoco. Cada acción que sale bien cuenta una vez: un Zap con tres acciones gasta tres tareas por respuesta. Una acción fallida no se cobra. La trampa: el plan gratuito solo permite Zaps de dos pasos, un disparador y una acción. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción, necesitas un plan de pago.
Buena noticia para esta app: sus disparadores son instantáneos, así que la tabla de intervalos nunca los frena, ni siquiera en Free.
Conecta tu cuenta de Cognito Forms
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador. La conexión es tu cuenta enlazada una sola vez y reutilizada por cada paso que trabaja con Cognito Forms.
- 02
Elige Cognito Forms
Escribe Cognito Forms en el buscador, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Cognito Forms, donde inicias sesión con la cuenta dueña de los formularios que quieres automatizar.
- 03
Concede el acceso
Aprueba el acceso que pide Zapier. A partir de ahí, cada paso de Cognito Forms en cualquier Zap reutiliza esa conexión, sin volver a iniciar sesión. Un formulario que no es tuyo sigue necesitando acceso de lectura o escritura.
Tu primer Zap: marcar cada respuesta nueva
ObjetivoCada respuesta que cumple una condición recibe un valor escrito por el Zap.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Cognito Forms como app y New Entry como evento. Selecciona tu conexión y después el formulario que quieres vigilar.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae las tres respuestas más recientes de ese formulario; escoge una real para configurar el resto con datos auténticos.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter e indica el campo, la regla y el valor. Para una respuesta de texto usa una regla de texto, o el filtro no dejará pasar nada.
- 04
Añade Update Entry
Añade una acción de Cognito Forms, elige Update Entry y el mismo formulario, lleva el Id de la respuesta desde el disparador al campo Id y rellena el valor que se escribirá.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción y abre la respuesta en Cognito Forms para confirmar el cambio. Luego pulsa Publish. Con su filtro, este Zap tiene tres pasos y exige un plan de pago.
Disparadores de Cognito Forms
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Cognito Forms, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Entry Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an entry is deleted.”
Pone en marcha el Zap cuando se borra una respuesta del formulario elegido, para limpiar las copias que viven en otras herramientas. Sin él, una inscripción eliminada sigue en tu hoja de cálculo o en tu CRM.
New Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone fills out your form.”
Salta cada vez que alguien rellena y envía el formulario que elegiste, y pasa todas sus respuestas a los pasos siguientes. Es el punto de partida de la mayoría de Zaps con Cognito Forms.
Update Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone updates an entry.”
Reacciona cuando alguien actualiza una respuesta existente del formulario elegido, y pasa esa respuesta a los pasos siguientes.
Acciones de Cognito Forms
Cognito Forms te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new entry.”
Añade una respuesta nueva a uno de tus formularios, rellenada con datos que llegan de otra app. Sirve cuando la información no nace en el formulario.
Delete Entry
AcciónEn Zapier“Deletes a specified entry.”
Elimina una respuesta concreta. Le das el formulario y el Id de la respuesta, normalmente tomado de un paso anterior.
Update Entry
AcciónEn Zapier“Updates an entry.”
Cambia los valores de una respuesta que ya existe, localizada por su formulario y su Id.
Set Form Availability
AcciónEn Zapier“Sets the availability of a form.”
Fija la disponibilidad de un formulario completo: tu Zap decide si admite respuestas nuevas. Un interruptor para el formulario, no para sus respuestas.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado que manda una petición en bruto a Cognito Forms usando la conexión que ya configuraste. Cubre lo que las acciones listas para usar dejan fuera.
Búsquedas de Cognito Forms
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Cognito Forms, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda aparece al final de la lista de acciones, bajo el título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Get Document
BúsquedaEn Zapier“Gets an entry document.”
Genera el documento que Cognito Forms crea para una respuesta, a partir de una de las plantillas de documento del formulario. Indicas el formulario, el Id de la respuesta y el número de plantilla.
Get Entry
BúsquedaEn Zapier“Gets a specified entry.”
Trae una respuesta concreta de un formulario a partir de su Id, para que los pasos siguientes lean todos sus datos y no solo los que llevaba el disparador.
Get Form Entries
BúsquedaEn Zapier“Retrieves entries from a form using a specific entry view via OData.”
Recupera varias respuestas de golpe a través de una vista de respuestas del formulario; esa vista decide qué campos vuelven. Puedes pedir solo los Id.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en «buscar o crear». Ninguna búsqueda de Cognito Forms la ofrece, así que aquí no la verás.
- If multiple search results are found?Tres salidas si coinciden varios elementos: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos.
Cuando un Zap de Cognito Forms se rompe
El centro de ayuda de Zapier solo vincula a Cognito Forms un artículo de primeros pasos y no recoge ningún límite propio de la app. Lo que se rompe viene del funcionamiento general de los Zaps.
De ahí salen cuatro casos, cada uno ligado a una operación de esta app. Si una ejecución falla, nuestra página Depuración Zapier es el siguiente paso.
Las respuestas antiguas no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Las respuestas que ya estaban en el formulario no se envían, y pasarlas es un trabajo aparte.El bucle de Update Entry
Un Zap lanzado por Update Entry que también ejecuta la acción Update Entry en el mismo formulario edita la respuesta, se vuelve a lanzar y quema tareas.Una importación masiva queda retenida
Si se crean o editan cientos de respuestas a la vez, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar el lote en lugar de procesarlo entero.Una búsqueda no encuentra nada
Con el ajuste por defecto, un Get Entry que no encuentra la respuesta detiene el Zap ahí; los pasos siguientes se saltan y no se cobra ninguna tarea.
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