Integración Cognito Forms MakeAutomatiza Cognito Forms con Make.
¿Qué pasa con una respuesta después de que alguien pulsa Enviar? La integración Cognito Forms Make trae 15 módulos: 3 disparadores instantáneos, 7 acciones y 5 búsquedas. Esta guía te enseña a conectar tu cuenta, montar un primer escenario y elegir cada módulo.
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¿Para qué sirve la integración Cognito Forms Make?
La integración Cognito Forms Make hace que Make reaccione a tus formularios y trabaje con ellos sin código. Cuando llega, cambia o se borra una respuesta, Cognito Forms avisa a Make, y un escenario (la automatización que construyes en Make, una cadena de módulos) lleva los datos adonde tu equipo los necesita.
Un formulario que se cierra solo. Para un taller con plazas contadas o una convocatoria con fecha de cierre, Set Form Availability cambia la disponibilidad del formulario según lo que ocurra en el resto del escenario.
Solicitudes que nadie vuelve a teclear. Un formulario público de soporte activa Watch new entries y Create entry copia las respuestas en un formulario interno que usa el equipo de atención al cliente.
Una carga masiva sin sustos. ¿Tienes un Excel o un CSV con socios o alumnos antiguos? Import Entries lo convierte en respuestas, creando, actualizando o sincronizando. Después, Get Import Status te dice cuántas filas entraron y cuántas fallaron.
Hay un límite que conviene saber antes de empezar: Cognito Forms solo abre su API a las cuentas de pago. Con un plan gratuito de Cognito no hay conexión posible, aunque Make admite esta app desde su plan Free. Si todavía estás valorando la plataforma, lee la Reseña de Make; la página n8n vs Make explica la otra herramienta, que a menudo tiene un nodo para la misma app. Y para aprender con acompañamiento, está el Curso de Make.
¿Cómo se conecta Cognito Forms con Make?
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Añade un módulo de Cognito Forms
En tu escenario, pulsa el +, busca Cognito Forms, elige cualquier módulo y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Cognito Forms vinculada una sola vez a Make; todos los módulos de la app la reutilizan.
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Ponle un nombre
Es opcional, pero ayuda. Si en tu empresa hay varias cuentas de Cognito Forms, un nombre claro te deja ver enseguida qué cuenta usa cada módulo.
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Autoriza a Make y guarda
Make te lleva a Cognito Forms para dar acceso, o te pide la clave que te entrega Cognito Forms. Acepta, vuelve a Make y pulsa Save. A partir de ahí, el módulo ya muestra tus formularios.
Tu primer escenario con Cognito Forms
ObjetivoCuando alguien envía tu formulario público de solicitudes en Cognito Forms, Make crea la misma respuesta en tu formulario interno de seguimiento.
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Crea el escenario
Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande. Ese primer módulo es el disparador: el evento que pone todo en marcha.
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Coloca Watch new entries
Busca Cognito Forms, elige Watch new entries y vincula tu cuenta con Create a connection. No hace falta saber el identificador: Make te muestra la lista y eliges el formulario público.
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Añade Create entry
Pulsa el + a la derecha del disparador y añade Create entry. Elige el formulario interno y asigna a cada uno de sus campos la respuesta equivalente del módulo anterior.
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Prueba con Run once
Pulsa Run once y envía una respuesta de prueba en el formulario público. Cada módulo enseña los bundles que recibió (un bundle es un elemento que pasa de un módulo a otro, aquí una respuesta).
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Actívalo
Enciende el escenario. Como el disparador es instantáneo, Cognito Forms llama a Make en cuanto entra una respuesta; cada ejecución de un módulo cuenta como una operación en tu plan.
¿Qué disparadores de Cognito Forms pueden iniciar un escenario?
3 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Cognito Forms. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Cognito Forms en cuanto ocurre.
Watch entry deleted
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when an entry is deleted”
Con este disparador, ningún borrado pasa desapercibido: el escenario arranca en cuanto alguien elimina una respuesta de un formulario, y tus otras herramientas se enteran.
Watch new entries
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when a new entry is submitted to your form”
Casi todos los escenarios empiezan aquí: cada respuesta nueva que recibe un formulario llega a Make como un bundle, con todas sus respuestas listas para usar.
Watch updates
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when an entry is updated.”
Cada cambio en una respuesta existente se convierte en una señal. Si un solicitante corrige sus datos o un compañero cambia un estado, la versión nueva viaja al escenario.
¿Qué puede hacer Make en Cognito Forms?
Cognito Forms te da 12 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create entry
AcciónEn Make“Creates a new entry.”
Los datos que ya tienes en otra herramienta se convierten en una respuesta real de tu formulario, igual que si alguien la hubiera rellenado, sin teclear nada.
Delete entry
AcciónEn Make“Deletes an entry.”
Esta acción borra una respuesta de un formulario y así mantiene las pruebas, los duplicados o el spam fuera de las listas que revisa tu equipo.
Get Import Status
AcciónEn Make“Gets the current status of an import and returns the number of successful and unsuccessful entries.”
Tras una carga masiva, este módulo te dice en qué punto está la importación y devuelve cuántas respuestas entraron y cuántas fallaron, así sabes si hay que revisar el archivo.
Import Entries
AcciónEn Make“Import form entries from CSV or Excel files. Supports creating new entries, updating existing entries, or syncing entries.”
Un archivo CSV o Excel completo se convierte en respuestas de una vez, en lugar de una ejecución del módulo por fila. La importación puede crear, actualizar o sincronizar respuestas.
Set Form Availability
AcciónEn Make“Set a form's availability.”
Abrir o cerrar un formulario ya no exige entrar en Cognito Forms: este módulo cambia su disponibilidad desde el propio escenario.
Update entry
AcciónEn Make“Updates an entry.”
Una respuesta existente recibe valores nuevos sin volver a crearse, de modo que conserva su sitio en tus listas mientras sus datos se ponen al día.
Upload a file
AcciónEn Make“Upload a file to be used with an entry.”
Un archivo que viene de otra app queda disponible para tus respuestas gracias a esta acción, y el adjunto viaja con los datos en vez de mandarse aparte.
Get document
BúsquedaEn Make“Gets an entry document.”
Esta búsqueda obtiene el documento que Cognito Forms genera para una respuesta, para que el escenario lo pase a otra app, a un correo o a una carpeta.
Get entry
BúsquedaEn Make“Gets an entry.”
Recuperas una respuesta concreta con todos sus valores actuales, algo útil cuando el escenario solo tiene una referencia y le falta el detalle completo.
Get file
BúsquedaEn Make“Gets a file by id.”
Con el identificador de un archivo, esta búsqueda trae el archivo en sí, listo para enviarlo a una app de almacenamiento, a un correo o a otro formulario.
Get Form Entries
BúsquedaEn Make“Retrieve entries from a form entry view using OData.”
Para sacar muchas respuestas de golpe, esta búsqueda lee una vista de respuestas de Cognito Forms mediante OData, un estándar para consultar datos.
Get forms
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of available forms.”
Aquí obtienes la lista de formularios de tu cuenta, lo que permite que un mismo escenario trabaje con varios formularios en lugar de con uno solo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Cognito Forms con Make?
Una persona lee cada mensaje.
