Integración Freshdesk ZapierAutomatiza Freshdesk con Zapier.
La integración Freshdesk Zapier ofrece 5 disparadores, 9 acciones y 2 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: un ticket, una nota o un contacto llega a Zapier al momento, también en el plan gratuito. Aquí ves qué hace cada paso y cuánto cuesta.
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¿Qué aporta la integración Freshdesk Zapier a tu soporte?
Freshdesk es un software de atención al cliente: las consultas llegan por varios canales, se ordenan en un mismo sitio como tickets y tus agentes las resuelven allí. Conectarlo a Zapier hace que esos tickets, notas y contactos pongan en marcha automatizaciones, y que Zapier cree o actualice registros por ti. Configuras cada flujo una vez y funciona solo.
Tres resultados con los que casi todos los equipos empiezan. Empresas ordenadas desde el primer contacto: New Contact salta cuando entra una persona nueva y Create Company da de alta su empresa, para que los tickets tengan a quién pertenecer. Tickets que reflejan lo que pasa fuera: Find Ticket by Id localiza un ticket por su número y Update Ticket lo pone al día. Peticiones que no se escapan: Create Ticket abre un ticket con lo que llega por otros canales, y Add Notes to a Ticket deja el contexto para el agente.
Lo que Zapier no hace aquí: no borra tickets ni contactos, y ninguna acción modifica un contacto o una empresa ya creados. Las dos búsquedas localizan un contacto por email y un ticket por su número, nada más amplio. Y ningún Zap vuelve sobre tickets abiertos antes de activarlo.
Si comparas herramientas, Freshdesk tiene también su Integración Freshdesk n8n y su Integración Freshdesk Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras salen en cualquier página de Zapier. Una línea cada una y las notas de abajo se leen de corrido.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, por ejemplo un ticket nuevo. Con el Zap activado, Zapier espera a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o crea algo por ti, como una empresa en el soporte.
- Tarea
- La unidad que Zapier factura: una acción que tu Zap completa con éxito. El contador de tu plan solo cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto ocurre.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene en silencio si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un ticket, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Freshdesk enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que use Freshdesk.
Lo que te cuesta de verdad
Freshdesk no es una app premium: funciona desde el plan gratuito de Zapier. Todo se mide en tareas, y el disparador no cuenta.
- Tareas del plan gratuito100 al mes
- Pasos del plan gratuito2: un disparador y una acción
- App premiumNo, sirve en el plan gratuito
- Disparadores instantáneos5 de 5
El disparador no consume nada, ni tampoco la espera de tickets nuevos. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea; la que falla no se descuenta. Dar de alta una empresa por cada contacto nuevo cuesta, por tanto, una tarea por contacto. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos. Un filtro o un paso de búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, que exige plan de pago. Los cinco disparadores son instantáneos y la tabla no les afecta.
Conecta tu cuenta de Freshdesk en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador: escribe Freshdesk y selecciónala. Necesitas tener ya una cuenta en Freshdesk.
- 02
Inicia sesión en Freshdesk
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Freshdesk: entra con una cuenta que vea los tickets, contactos y foros que quieres automatizar. Si tu acceso es limitado, el Zap también lo será.
- 03
Da acceso y reutilízalo
Autoriza a Zapier a usar tu cuenta de Freshdesk. A partir de ahí la conexión queda guardada y cada Zap que montes con Freshdesk la reutiliza, sin volver a iniciar sesión.
Tu primer Zap: cada contacto de empresa con su ficha de empresa
ObjetivoCuando entra en Freshdesk un contacto de un cliente empresa, Zapier crea la empresa para que sus tickets queden agrupados desde el primer día.
- 01
Crea el Zap
Empieza a montar un Zap nuevo en Zapier. Elige Freshdesk como app de inicio,
New Contactcomo evento y, por último, tu conexión guardada. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres contactos más recientes de tu soporte. Así preparas los pasos siguientes con una persona real y no con una muestra vacía.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más y elige Filter. Indica el campo de la prueba que te permite reconocer a un cliente empresa, una regla de texto y el valor. Con este paso el Zap es de varios pasos: hace falta plan de pago.
- 04
Añade Create Company
Vuelve a elegir Freshdesk con
Create Companyy mapea en Name el dato que identifica a la empresa en la prueba. Es el único campo obligatorio de esta acción. - 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez y busca la empresa en Freshdesk. Después pulsa Publish: cada contacto de empresa que entre tendrá su ficha.
Disparadores de Freshdesk
5 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Freshdesk, y 5 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Ticket
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when there is a new ticket is created in Freshdesk.”
Arranca el Zap con cada ticket que se crea en tu soporte, llegue por el canal que llegue. Es el punto de partida habitual de avisos, repartos y primeras notas.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new customer is created.”
Salta en cuanto se crea la ficha de un cliente nuevo en Freshdesk. Tus otras herramientas se enteran de esa persona justo cuando el soporte la conoce.
New Ticket Note
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Note is added to a Ticket.”
Reacciona a cada nota que se añade a un ticket, la escriba un agente u otro Zap. En las notas está la historia real de un ticket, así que este disparador sigue el trabajo y no la consulta.
Update Ticket
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Ticket is updated.”
Cualquier cambio en un ticket existente pone en marcha el Zap. Abarca mucho, así que casi siempre va con un filtro que se quede solo con el cambio que importa.
Update Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a user is updated.”
Se activa cuando se edita la ficha de un cliente que ya estaba en Freshdesk. Sirve para mantener al día tus otras herramientas cuando el soporte corrige un dato.
Acciones de Freshdesk
Freshdesk te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Notes to a Ticket
AcciónEn Zapier“Add Private or Public notes to a Freshdesk Support Ticket.”
Escribe una nota en un ticket, privada para el equipo o pública para todo el portal. Una nota privada deja el contexto dentro del equipo.
Create Company
AcciónEn Zapier“Allows you to create a Company entry in Freshdesk.”
Da de alta una empresa en Freshdesk solo con su nombre. Contactos y tickets tienen así una organización a la que pertenecer.
Create Forum
AcciónEn Zapier“Creates a Forum under a Category.”
Abre un foro dentro de una categoría existente, con su tipo y su visibilidad elegidos en el paso. Es el nivel intermedio entre categoría y temas.
Create Forum Category
AcciónEn Zapier“Creates a Forum Category.”
Crea una categoría de primer nivel en los foros de Freshdesk con un simple nombre. Foros y temas se ordenan después debajo.
Create Forum Topic
AcciónEn Zapier“Create a new Forum Topic on Freshdesk Forums.”
Publica un tema dentro de un foro, con título y descripción. Así las respuestas del soporte se convierten en algo que los clientes encuentran por su cuenta.
Create Ticket
AcciónEn Zapier“Create a ticket in Freshdesk for your domain.”
Abre un ticket en tu soporte desde cualquier origen que Zapier escuche. Una consulta llegada fuera de Freshdesk entra igualmente en la cola.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Allows you to create a User/Customer in Freshdesk for your support domain.”
Crea la ficha de una persona en Freshdesk con nombre y email, para que los agentes sepan con quién hablan antes del primer ticket.
Update Ticket
AcciónEn Zapier“Updates a ticket in FreshDesk.”
Modifica un ticket existente por ti, de modo que lo decidido en otra herramienta aparece en Freshdesk sin que un agente intervenga.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado que envía una petición en bruto a Freshdesk con tu conexión actual, para lo que ninguna acción preparada cubre.
Búsquedas de Freshdesk
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Freshdesk, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Freshdesk y lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas aparecen al final de la lista de acciones, bajo su propio encabezado. Tres ajustes deciden qué pasa cuando la búsqueda no sale como esperabas.
Find Contact
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing customer or a potential customer that has raised a ticket.”
Localiza a una persona en Freshdesk por su email, sea cliente o alguien que solo ha abierto un ticket. Los pasos siguientes trabajan sobre esa ficha concreta.
Find Ticket by Id
BúsquedaEn Zapier“Find a ticket by ID.”
Recupera un ticket a partir de su número, para que un Zap iniciado en otra herramienta actúe sobre el ticket correcto en Freshdesk.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarlo convierte la búsqueda en «buscar o crear». Freshdesk no ofrece esa variante en Zapier, así que la casilla no aparece en estas dos búsquedas.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios registros: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasarlos todos.
Cuando algo falla
Zapier vincula a Freshdesk un único artículo de primeros pasos, sin lista de problemas conocidos. Los casos de abajo salen de cómo se comportan los Zaps alrededor de un soporte.
Un soporte no para en todo el día, y justo eso es lo que hace tropezar a un Zap: los tickets cambian sin parar, las notas se acumulan y las importaciones llegan por lotes. La mayoría de fallos vienen de ese ritmo, no de Freshdesk. Para leer el historial de una ejecución fallida, consulta la página Depuración Zapier.
Los tickets antiguos no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los tickets y contactos previos se quedan fuera, y traspasarlos es un trabajo aparte.La nota que se escribe sin fin
Un Zap sobre New Ticket Note que añade una nota al mismo ticket se vuelve a lanzar una y otra vez, y el contador de tareas se vacía enseguida.Una importación masiva retenida
Importar un gran lote de contactos o tickets dispara todo de golpe, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retener esas ejecuciones.Una búsqueda que detiene el Zap
Si Find Contact o Find Ticket by Id vuelve vacía con el ajuste por defecto, el Zap se para ahí y los pasos siguientes no se ejecutan.Campos obligatorios en blanco
Muchas acciones exigen varios campos, de Ticket No a Topic Description. Una ejecución con el valor mapeado vacío falla en ese paso, y no se cobra.Un filtro que no deja pasar nada
Las reglas de un filtro tienen tipo: una de texto solo funciona con texto y una numérica solo con números. Con el tipo equivocado, todo se para en el filtro.
¿Necesitas ayuda para automatizar Freshdesk con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
