Recursos · Integración Make

Integración Freshdesk MakeAutomatiza Freshdesk con Make.

¿Cuánto trabajo manual se lleva tu equipo de soporte pasando datos de una herramienta a otra? La integración Freshdesk Make trae 31 módulos: 3 disparadores, 20 acciones y 8 búsquedas. Aquí verás cómo conectar la cuenta, montar tu primer escenario y elegir cada módulo.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué resuelve la integración Freshdesk Make en tu soporte?

La integración Freshdesk Make conecta tu helpdesk con Make, una herramienta visual donde construyes escenarios. Un escenario es la automatización que montas, una cadena de módulos; cada módulo es una pieza que vigila, busca o actúa en una app. Así tus tickets, contactos y empresas viajan entre Freshdesk y el resto de tus herramientas sin copiar a mano.

El contexto del cliente, dentro del ticket. En un servicio técnico, cuando Watch Events detecta un cambio en un ticket, Search Companies localiza la cuenta y Create a Note deja al técnico los datos del contrato antes de responder. Solo el equipo ve esa nota.

Solicitudes de cualquier canal, en una sola cola. Una avería registrada en un formulario o un aviso de tu sistema de monitorización se convierte en ticket con Create a Ticket.

Empresas y contactos iguales en todas partes. Cuando cierras un cliente en tu CRM, Create a Company y Create a Contact lo preparan en Freshdesk; en sentido contrario, Watch Contacts avisa a tu herramienta de email de cada cambio.

Los módulos de la lista no cubren todo Freshdesk y la doc no da límites numéricos. Para lo que falte, Make an API Call reutiliza la misma conexión. Freshdesk también tiene nodo en n8n, descrito en la página Integración Freshdesk n8n, y la n8n vs Make te ayuda a situar ambas herramientas. Si el editor te resulta nuevo, el Curso de Make empieza desde lo básico.

Conexión

¿Cómo conectas tu cuenta de Freshdesk con Make?

  1. 01

    Copia tu clave API en Freshdesk

    En Freshdesk, pulsa tu foto de perfil arriba a la derecha, entra en Profile Settings y usa el botón View API key de la barra lateral. Copia el valor y guárdalo bien: funciona como una contraseña.

  2. 02

    Abre la ventana de conexión en Make

    Añade cualquier módulo de Freshdesk a tu escenario y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Freshdesk enlazada con Make una sola vez, que luego usan todos los módulos de Freshdesk.

  3. 03

    Pega la clave e indica tu dominio

    Pega la clave en API key. En Company name escribe solo la primera parte de la dirección de tu helpdesk: con https://abc.freshdesk.com, sería abc. Pulsa Save y confirma el acceso si Freshdesk lo pide.

Primer escenario

Tu primer escenario: una nota en cada ticket que cambia

ObjetivoCuando se crea o se actualiza un ticket en Freshdesk, Make le añade una nota interna para el agente.

  1. 01

    Crea el escenario

    Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo. El editor se abre con un lienzo vacío y un + grande en el centro: púlsalo para colocar el primer módulo.

  2. 02

    Coloca Watch Tickets

    Busca Freshdesk, elige Watch Tickets y pulsa Create a connection con tu clave y tu dominio. Es un disparador programado: Make consulta Freshdesk según la programación del escenario.

  3. 03

    Añade Create a Note

    Pulsa el + a la derecha del disparador y elige Create a Note. Enlaza el ticket que sale del primer módulo para acertar con el ticket correcto y escribe el texto que leerá el agente.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Modifica un ticket de prueba en Freshdesk y pulsa Run once. Cada módulo muestra los bundles recibidos (un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí un ticket). Comprueba la nota en Freshdesk.

  5. 05

    Programa y activa

    El reloj del primer módulo fija la programación: cada 15 minutos por defecto, nunca menos de 15 minutos en el plan Free. Activa el escenario. Cada ejecución de un módulo cuenta desde ahora como una operación de tu plan.

Disparadores

¿Qué disparadores de Freshdesk arrancan un escenario?

3 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Freshdesk. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Freshdesk en cuanto ocurre.

Freshdesk1Watch Events

Watch Events

Disparador instantáneo

En MakeTriggers when an event occurs to a ticket.

Watch Events arranca tu escenario en cuanto algo le ocurre a un ticket, así puedes reaccionar mientras el cliente sigue esperando. Es el único módulo instantáneo de la app Freshdesk, por eso es el indicado cuando el tiempo de respuesta importa.

Cómo se dispara
instantáneo, Freshdesk avisa a Make por webhook en cuanto ocurre.
Cuándo usarlo
avisar al técnico de guardia en el chat del equipo cuando una avería pasa a urgente.
Ojo
no llega nada hasta que pegas la dirección del webhook de Make en una regla de automatización de Freshdesk.
Freshdesk2Watch Tickets

Watch Tickets

Disparador programado

En MakeTriggers when a ticket is created or updated.

Watch Tickets recoge los tickets creados o actualizados desde la última consulta y manda cada uno por el escenario como un bundle independiente. No pide ningún ajuste en Freshdesk aparte de la conexión, así que es el más cómodo para empezar.

Cómo se dispara
programado, Make consulta Freshdesk según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto.
Cuándo usarlo
volcar los tickets en una hoja de seguimiento donde un pequeño retraso no molesta.
Ojo
una edición también cuenta, de modo que un ticket puede volver varias veces; filtra si solo quieres los nuevos.
Freshdesk3Watch Contacts

Watch Contacts

Disparador programado

En MakeTriggers when a contact is created or updated.

Watch Contacts detecta los clientes añadidos o modificados en Freshdesk y los pasa al resto del escenario, un bundle por persona. Tu CRM o tu herramienta de email siguen al día con la gente que atiende tu equipo.

Cómo se dispara
programado, Make consulta Freshdesk según la programación del escenario; Freshdesk no le avisa.
Cuándo usarlo
un agente corrige el teléfono de un cliente y tu CRM debe recibir el dato bueno.
Ojo
los cambios también lo disparan, así que busca a la persona en la herramienta de destino antes de crear nada.
Módulos

¿Qué hace cada módulo de Freshdesk?

Freshdesk te da 28 módulos en 6 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Ticket

10 módulos
Freshdesk1

Search Tickets by Query

Búsqueda

En MakeSearches for tickets by using filter or query.

Search Tickets by Query localiza los tickets que cumplen un filtro o una consulta que tú escribes, y devuelve cada coincidencia como un bundle aparte para los módulos siguientes.

Cuándo usarlo
necesitas un trozo concreto de la cola, como los tickets abiertos de un mismo cliente, antes de actuar sobre ellos.
Ojo
una búsqueda puede devolver cero, uno o muchos tickets; decide qué hace el siguiente módulo si no llega nada.
Freshdesk2

Search/List Tickets

Búsqueda

En MakeSearches for tickets.

Con Search/List Tickets sacas una lista de tickets de tu helpdesk sin escribir ninguna consulta. Encaja en extracciones simples donde el listado por defecto basta.

Cuándo usarlo
una hoja de cálculo debe mostrar tus tickets y montar una consulta sería excesivo para lo que buscas.
Ojo
cada ticket viaja como bundle propio y cada módulo posterior se ejecuta una vez por ticket, lo que suma operaciones.
Freshdesk3

List Ticket Conversations

Búsqueda

En MakeRetrieve a list of all conversation in a specified ticket.

List Ticket Conversations trae todos los mensajes intercambiados en un ticket, para que el hilo completo se lea en otra herramienta o quede archivado fuera.

Cuándo usarlo
una incidencia cerrada debe pasar a la ficha del cliente en tu CRM con toda la conversación.
Ojo
trabaja sobre un solo ticket, así que un módulo anterior tiene que indicarle cuál.
Freshdesk4

List Time Entries

Búsqueda

En MakeRetrieves a list of all time entries of a ticket.

Este módulo, List Time Entries, devuelve el tiempo que tus agentes registraron en un ticket concreto. El esfuerzo pasa a ser un dato que puedes sumar o facturar fuera de Freshdesk.

Cuándo usarlo
un cliente con contrato de soporte paga por horas y administración quiere cada registro en su herramienta.
Ojo
sale un bundle por registro; coloca un agregador después si necesitas un total único.
Freshdesk5

List Satisfaction Ratings

Búsqueda

En MakeRetrieves a list of all satisfaction ratings of a ticket.

List Satisfaction Ratings recupera las valoraciones que dejó el cliente en un ticket. La opinión deja de quedarse en Freshdesk y llega a quien puede actuar.

Cuándo usarlo
una mala valoración debe llegar al responsable del equipo en el chat interno, con el enlace del ticket.
Ojo
un ticket sin valoración no devuelve nada, es normal; un filtro evita que el resto del escenario falle con datos vacíos.
Freshdesk6

Get a Ticket

Acción

En MakeGets a specified ticket.

Get a Ticket lee un ticket concreto y deja todo su contenido listo para los módulos siguientes. Ya sabes qué ticket quieres; el módulo solo lo carga.

Cuándo usarlo
otra app guardó el identificador de un ticket, por ejemplo una orden de reparación, y quieres su estado actual.
Ojo
necesita el identificador exacto; revisa el valor enlazado desde el módulo anterior durante la prueba con Run once.
Freshdesk7

Create a Ticket

Acción

En MakeCreates a new ticket. Note that ticket creation is done only from the perspective of the agent (custom fields that are required for agents should be filled in, etc.).

Create a Ticket abre un ticket nuevo en Freshdesk con datos que llegan de otra app. Las peticiones que nacen fuera del helpdesk acaban en la misma cola.

Cuándo usarlo
un formulario de averías o una alerta de monitorización debe convertirse en trabajo para tus técnicos.
Ojo
Freshdesk lo crea como si lo hiciera un agente, así que los campos personalizados obligatorios para agentes también lo son aquí.
Freshdesk8

Create an Outbound Email

Acción

En MakeCreates a new outbound email.

Create an Outbound Email crea un nuevo email saliente en Freshdesk, directamente desde tu escenario. La doc de Make no dice nada más: sus campos los descubres en el propio módulo.

Cuándo usarlo
el dato viene de otra app y quieres que el email nazca en Freshdesk, no en tu buzón personal.
Ojo
abre el módulo con la conexión ya creada y lee sus campos antes de enlazar nada; prueba con Run once sobre tu propia dirección.
Freshdesk9

Update a Ticket

Acción

En MakeUpdates an existing ticket.

Update a Ticket modifica un ticket existente según lo que pasó en otra herramienta. Tus agentes dejan de retocar tickets a mano tras cada evento externo.

Cuándo usarlo
la pieza de recambio llega al almacén y el ticket de la reparación debe avanzar solo.
Ojo
actualizar un ticket puede activar Watch Tickets en otro escenario; cuidado con los bucles entre ambos.
Freshdesk10

Delete a Ticket

Acción

En MakeDeletes a ticket.

Delete a Ticket borra un ticket de tu helpdesk. Sirve para limpiar spam o tickets de prueba que otro módulo ya identificó.

Cuándo usarlo
una búsqueda encontró los tickets creados por un formulario de pruebas y quieres eliminarlos.
Ojo
tómalo como definitivo y pon un filtro justo antes, un enlace equivocado borraría tickets reales de clientes.

Conversation

2 módulos
Freshdesk11

Create a Reply

Acción

En MakeCreates a new reply to a specified ticket.

Create a Reply publica en un ticket una respuesta que verá el cliente. Va bien para respuestas estándar que se construyen con datos fiables, como una confirmación de cita.

Cuándo usarlo
tu agenda confirma la fecha de la visita técnica y el cliente debe recibirla sin que nadie la teclee.
Ojo
el cliente lee exactamente lo que enlazaste; comprueba que un campo vacío no deje una frase rota.
Freshdesk12

Create a Note

Acción

En MakeCreate a new note to a specified ticket.

Create a Note añade a un ticket un mensaje para tu equipo, no para el cliente. Es la forma más segura de meter en Freshdesk el contexto de otras herramientas.

Cuándo usarlo
las condiciones del contrato de mantenimiento deben estar a la vista del técnico antes de contestar.
Ojo
la nota va a un solo ticket; enlaza el del disparador o de una búsqueda, nunca un número fijo.

Contact

6 módulos
Freshdesk13

Search Contacts

Búsqueda

En MakeSearches for contacts by their name or filter parameter.

Search Contacts busca personas en Freshdesk por su nombre o por un filtro. Responde a la pregunta con la que empieza toda sincronización: ¿este cliente ya existe?

Cuándo usarlo
entra un cliente nuevo desde tu CRM y tienes que elegir entre Update a Contact y Create a Contact.
Ojo
dos clientes pueden llamarse igual, usa un filtro sobre un valor único cuando tus datos lo tengan.
Freshdesk14

Search/List Contacts

Búsqueda

En MakeSearches for contacts.

Search/List Contacts devuelve tus contactos de Freshdesk en forma de lista, sin nombre ni filtro que preparar. Es la extracción amplia, mientras que Search Contacts apunta a una persona.

Cuándo usarlo
exportas tus clientes de Freshdesk a una hoja de cálculo para una limpieza puntual.
Ojo
cada contacto se convierte en bundle y cada módulo siguiente corre una vez por contacto, lo que pesa en operaciones.
Freshdesk15

Get a Contact

Acción

En MakeGets a specified contact.

Get a Contact carga la ficha completa de una persona cuyo identificador ya conoces. Los módulos siguientes pueden reutilizar sus datos.

Cuándo usarlo
Watch Events avisa de un ticket modificado y quieres saber quién lo abrió antes de avisar al comercial.
Ojo
si el identificador viene de otra app, confirma en Run once que de verdad es un identificador de contacto de Freshdesk.
Freshdesk16

Create a Contact

Acción

En MakeCreates a new contact.

Create a Contact da de alta a un cliente nuevo en Freshdesk desde cualquier origen, para que tus agentes lo reconozcan desde su primer mensaje.

Cuándo usarlo
firmas un contrato de mantenimiento y el cliente debe existir en el helpdesk antes de reportar su primera avería.
Ojo
pasa antes por Search Contacts, o un cliente que se registra dos veces aparecerá duplicado.
Freshdesk17

Update a Contact

Acción

En MakeUpdates an existing contact.

Update a Contact edita a una persona que ya está en Freshdesk, para que su ficha coincida con la herramienta de referencia, a menudo tu CRM.

Cuándo usarlo
un cliente cambia de dirección en tu CRM y los técnicos deben ver la nueva.
Ojo
si Watch Contacts funciona en otro escenario, esta actualización lo vuelve a disparar; evita que ambos se alimenten en bucle.
Freshdesk18

Delete a Contact

Acción

En MakeDeletes a contact.

Delete a Contact elimina a una persona de tu helpdesk. Sirve para limpiezas y para solicitudes de borrado de datos gestionadas desde un punto central.

Cuándo usarlo
un cliente pide que borres sus datos y la solicitud, recibida por formulario, también debe limpiar Freshdesk.
Ojo
no hay vuelta atrás; añade un filtro para que solo llegue aquí el identificador correcto.

Company

5 módulos
Freshdesk19

Search Companies

Búsqueda

En MakeSearches for companies by their name or filter parameter.

Search Companies encuentra fichas de empresa por nombre o por filtro. Te permite asociar tickets y contactos a la cuenta correcta antes de crear nada.

Cuándo usarlo
ganas un cliente corporativo en tu CRM y necesitas saber si ya tiene ficha en Freshdesk.
Ojo
un nombre rara vez se escribe igual en dos herramientas, así que un resultado vacío no prueba que la empresa falte.
Freshdesk20

Get a Company

Acción

En MakeGets a specified company.

Get a Company lee entera una ficha de empresa y pasa sus datos a los módulos siguientes, sin hacer una búsqueda.

Cuándo usarlo
un contacto pertenece a una empresa y tu aviso debe nombrar la cuenta, no solo a la persona, cuando entra un ticket delicado.
Ojo
espera el identificador de la empresa; si solo tienes el nombre, usa Search Companies.
Freshdesk21

Create a Company

Acción

En MakeCreates a new company.

Create a Company añade una organización a Freshdesk, para agrupar bajo una misma cuenta los contactos y tickets de esa empresa.

Cuándo usarlo
una cadena de tiendas contrata tu servicio técnico y el helpdesk debe estar listo antes de que escriban sus encargados.
Ojo
lanza Search Companies antes; dos fichas del mismo cliente parten su historial en dos.
Freshdesk22

Update a Company

Acción

En MakeUpdates an existing company.

Update a Company edita una empresa existente en Freshdesk cuando sus datos cambian en la herramienta de tus comerciales.

Cuándo usarlo
un cliente amplía su contrato de mantenimiento y tus técnicos deben verlo en su ficha.
Ojo
enlaza solo lo que quieres cambiar, un valor vacío enviado por error puede borrar lo que el equipo había escrito.
Freshdesk23

Delete a Company

Acción

En MakeDeletes a company.

Delete a Company borra una ficha de empresa del helpdesk. Cierra el círculo cuando termina una relación comercial y tus datos deben reflejarlo.

Cuándo usarlo
una búsqueda detectó una empresa duplicada y solo debe quedar una ficha.
Ojo
no se puede deshacer desde el escenario; prueba con una empresa ficticia antes de tocar fichas reales.

Forum

3 módulos
Freshdesk24

Create a Forum

Acción

En MakeCreates a new forum.

Create a Forum añade un foro nuevo al espacio de comunidad de Freshdesk, un sitio donde tus clientes comentan un mismo tema entre ellos.

Cuándo usarlo
empiezas a dar soporte a una nueva marca de equipos y sus usuarios merecen un espacio propio para dudas.
Ojo
el espacio lo ven tus clientes, revisa su nombre en una prueba antes de poner el escenario en marcha.
Freshdesk25

Create a Forum Category

Acción

En MakeCreates a new forum category.

Create a Forum Category crea una categoría nueva en tu comunidad, el nivel que usas para ordenar los foros por tema.

Cuándo usarlo
abres servicio en una nueva ciudad y quieres agrupar sus foros desde el primer día.
Ojo
una categoría cambia poco, así que este módulo va en un escenario lanzado por un evento claro, no en un flujo que se repite sin parar.
Freshdesk26

Create a Forum Topic

Acción

En MakeCreates a new forum topic.

Create a Forum Topic abre una conversación nueva dentro de un foro y convierte un aviso o una pregunta frecuente en una publicación visible.

Cuándo usarlo
publicas una guía de mantenimiento y quieres que los clientes comenten en el mismo hilo.
Ojo
la comunidad ve el tema, así que revisa con Run once el título y el texto enlazados antes de activar.

Other

2 módulos
Freshdesk27

Get an Agent

Acción

En MakeGets a specified agent.

Get an Agent lee el perfil de uno de tus agentes, para que un mensaje enviado a otra herramienta nombre a la persona correcta.

Cuándo usarlo
se asigna un ticket y el aviso en el chat del equipo debe decir quién lo lleva, no mostrar un simple identificador.
Ojo
espera el identificador del agente, que normalmente enlazas desde un ticket cargado antes en el escenario.
Freshdesk28

Make an API Call

Acción

En MakePerforms an arbitrary authorized API call.

Make an API Call llega a cualquier parte de la API de Freshdesk que los módulos de la lista no cubren, con la conexión que ya tienes.

Cuándo usarlo
necesitas una función de Freshdesk que no tiene módulo preparado en Make.
Ojo
tú describes la petición, así que ten abierta la documentación de la API de Freshdesk y prueba la llamada con Run once.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Freshdesk con Make?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Freshdesk y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Freshdesk Make es gratis?
Sí, Freshdesk es una app estándar de Make y funciona desde el plan Free. Ese plan tiene límites claros: 2 escenarios activos, 15 minutos como mínimo entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto y quitan el tope de escenarios activos. Make cuenta el uso en operaciones, una por módulo ejecutado sobre un bundle. Tu suscripción a Freshdesk va aparte.
02¿Qué necesito para conectar Freshdesk con Make?
Una cuenta de Freshdesk, su clave API y el dominio de tu helpdesk. La clave está bajo tu foto de perfil, en Profile Settings, botón View API key. En Make, pulsa Create a connection en cualquier módulo de Freshdesk, pega la clave y escribe solo el subdominio en Company name: abc para abc.freshdesk.com. Guarda y confirma el acceso si te lo pide. Para el disparador instantáneo Watch Events, además creas un webhook y pegas su dirección en una regla de automatización de Freshdesk.
03¿Los disparadores de Freshdesk en Make funcionan en tiempo real?
Solo uno. Watch Events es instantáneo: Freshdesk avisa a Make por webhook en cuanto algo le ocurre a un ticket, siempre que hayas puesto la dirección del webhook en una regla de automatización. Watch Tickets y Watch Contacts son programados: Make consulta Freshdesk según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto. En el plan Free no baja de 15 minutos; en un plan de pago puede llegar a 1 minuto. Elige Watch Events cuando la espera perjudique al cliente.
04¿Qué hago si falta el módulo de Freshdesk que necesito?
Usa Make an API Call. Este módulo manda cualquier petición a la API de Freshdesk con la conexión que ya tienes, así que no dependes solo de los 31 módulos de la lista. A cambio, escribes tú la petición, con la documentación de la API de Freshdesk delante, y la pruebas con Run once. La doc de Make para Freshdesk no indica límites numéricos, por lo que no hay un techo documentado que prever. Si una llamada falla, revisa primero la clave API y el dominio de Company name.
05¿Make o n8n para automatizar Freshdesk?
Depende de dónde tengas ya el resto de tus automatizaciones, porque ambas herramientas se conectan con Freshdesk. En Make cuentas con 31 módulos listos (tickets, conversaciones, contactos, empresas y foros) más Make an API Call para lo demás, todo con una sola conexión por clave API. En n8n existe un nodo de Freshdesk, que tiene su propia página en este sitio. Aquí no hay ranking: anota los módulos que necesita tu soporte, compruébalos en cada lado y concentra tus flujos en una sola herramienta.