Integración Invoice Ninja ZapierAutomatiza Invoice Ninja con Zapier.
La integración Invoice Ninja Zapier reúne 29 operaciones: 12 disparadores, 11 acciones y 6 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos, así que un presupuesto, una factura o un cobro llega a tus otras herramientas al momento, incluso en el plan gratuito.
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Qué te resuelve la integración Invoice Ninja Zapier
Conecta tu facturación con el resto del negocio. Un Zap (una automatización en Zapier: un evento que la lanza y unos pasos que se repiten cada vez) puede reaccionar a lo que pasa en Invoice Ninja, crear registros allí desde otras herramientas y localizar un cliente o una factura por el camino.
Lo que más se monta: proyectos que se abren solos. Sent Quote detecta cada presupuesto enviado y Create Project prepara el proyecto para ese cliente. Después, cobros que avisan al equipo: New Payment arranca un Zap en cuanto se registra un pago. Y para administración, facturas periódicas sin trabajo manual: Create Recurring Invoice deja programada la facturación de una cuota.
Buena noticia para el plan gratuito: los 12 disparadores son instantáneos. Invoice Ninja avisa a Zapier por sí misma, nada espera una revisión programada.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay acción para editar ni borrar registros, ni para enviar un abono o un recibo de pago. Se crea, se envían facturas y presupuestos, se busca y se reacciona. Además, casi todas las creaciones ligadas a un cliente piden su ID, no su nombre ni su correo; por eso Find Client aparece tanto. Si dudas entre plataformas, nuestra comparativa n8n vs Zapier repasa los criterios.
El vocabulario de Zapier en un minuto
En esta página salen ocho términos. Aquí van, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización en sí: un evento que la pone en marcha y uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que se repite.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap. Invoice Ninja tiene 12, desde un cliente nuevo hasta un pago modificado.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez lanzado: el paso que crea o envía algo. Invoice Ninja ofrece 11 acciones.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Instantáneo o por consulta
- Uno instantáneo lo avisa la app al momento; uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Aquí todos son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un registro que ya existe, como un cliente, para pasar lo encontrado a los pasos siguientes.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Basta otra acción, un filtro o una búsqueda, y exige plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap con Invoice Ninja
Zapier cobra tareas, y solo tareas. Así sale la cuenta con Invoice Ninja.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Tamaño de un Zap gratis2 pasos: un disparador y una acción
- App premiumNo
- Disparadores instantáneos12 de 12
Los disparadores nunca cuestan tareas. Cada acción que sale bien cuenta como una; la que falla no se cobra. Invoice Ninja no es una app premium (de las reservadas a planes de pago), así que funciona en el plan gratuito: 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos. La trampa es el ID del cliente: la mayoría de las creaciones lo piden, y conseguirlo con Find Client añade un paso de búsqueda. El Zap pasa a ser de varios pasos y eso ya exige plan de pago.
Conecta tu cuenta de Invoice Ninja con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, abre la página Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana donde escribes el nombre de la app que quieres enlazar con tu cuenta.
- 02
Elige Invoice Ninja
Busca Invoice Ninja, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de Invoice Ninja y acceso a los clientes, facturas o proyectos que no sean tuyos pero quieras que el Zap toque.
- 03
Inicia sesión y da permiso
Se abre una pestaña en Invoice Ninja. Entra con tu cuenta y autoriza a Zapier. La conexión aparece en tu lista, lista para cualquier paso de Invoice Ninja en tus Zaps.
Tu primer Zap con Invoice Ninja: presupuesto enviado, proyecto abierto
ObjetivoCada presupuesto que envías abre un proyecto para ese cliente, listo para cuando acepte.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Invoice Ninja y Sent Quote, y luego tu conexión. Es instantáneo: el Zap arrancará con cada presupuesto que salga.
- 02
Prueba con un presupuesto real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres presupuestos más recientes de tu cuenta. Elige uno real para configurar lo siguiente con datos de verdad.
- 03
Localiza al cliente
Añade Find Client, elige el Search Field y pon en Search Value el dato del cliente que trae el presupuesto. Prueba el paso y revisa lo que devuelve.
- 04
Crea el proyecto y publica
Añade Create Project, usa en Client el ID que encontró la búsqueda y escribe un Name. Prueba y pulsa Publish. Con una búsqueda, este Zap pide plan de pago.
Los 12 disparadores de Invoice Ninja
12 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Invoice Ninja, y 12 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is added.”
Se añade un cliente en Invoice Ninja y este disparador pone en marcha el Zap con su ficha. Es la puerta de entrada de todo lo que debe pasar una vez por cliente, desde un correo de bienvenida hasta una carpeta compartida o un proyecto.
New Credit
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new credit is added.”
Este se activa cuando se añade un abono en tu cuenta. Un abono es dinero devuelto o reservado para un cliente: un dato útil fuera de contabilidad, para soporte o para quien lleva la cuenta.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new invoice is added.”
En cuanto se añade una factura en Invoice Ninja, el Zap arranca con ella. Reacciona a la creación, no al envío: ideal para una copia contable o un seguimiento interno que deba empezar cuanto antes.
New Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new payment is added.”
Cada pago registrado en Invoice Ninja lanza el Zap. El dinero que entra es el evento que todo equipo quiere conocer, y aquí es donde aparece en Zapier.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is added.”
Abrir un proyecto en Invoice Ninja dispara el Zap. Un proyecto agrupa las tareas y el tiempo que facturarás, así que su creación suele ser la señal para que el equipo de entrega se ponga en marcha.
New Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new quote is added.”
Cada presupuesto añadido a tu cuenta arranca el Zap. Como New Invoice, reacciona a la creación y no al envío. Sirve para llevar al día el embudo comercial sin teclear dos veces.
Sent Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is sent.”
Este disparador espera al momento en que se envía una factura. Ahí deja de ser algo interno y pasa a ser una petición de cobro: el momento de poner en marcha los recordatorios.
Sent Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a quote is sent.”
Cuando un presupuesto sale hacia el cliente, el Zap arranca. Un presupuesto enviado es una oferta viva, así que es el punto de partida natural de un seguimiento comercial o de la preparación del trabajo.
Update Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a client is updated.”
Cualquier cambio en la ficha de un cliente existente arranca el Zap, sea cual sea el dato tocado. Así tus otras herramientas siguen alineadas con lo que la facturación sabe del cliente.
Update Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Este arranca el Zap cada vez que se modifica una factura. Cualquier retoque llega aquí, así que es amplio a propósito y conviene combinarlo con un filtro.
Update Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a payment is updated.”
Los cambios en un pago ya registrado activan este disparador. Recoge lo que New Payment nunca ve: todo lo que le pasa a un pago después de su primer registro.
Update Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a quote is updated.”
Editar un presupuesto dispara el Zap. Cuando un cliente negocia y se revisa la oferta, el cambio llega a Zapier sin esperar.
Las 11 acciones de Invoice Ninja
Invoice Ninja te da 11 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client”
Da de alta un cliente en Invoice Ninja desde la herramienta donde aparece primero. Suele ser el primer eslabón de una cadena de facturación.
Create Credit
AcciónEn Zapier“Creates a new credit.”
Añade un abono para un cliente, con opciones para enviarlo, cobrarlo automáticamente, marcarlo enviado o pagado y descargar su PDF.
Email Invoice
AcciónEn Zapier“Emails an invoice.”
Con la factura ya creada, este paso se la manda al cliente. La señalas con su Invoice ID.
Email Quote
AcciónEn Zapier“Emails a quote.”
Envía por correo un presupuesto que ya existe. Necesita el ID del presupuesto.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a new invoice.”
Crea una factura para un cliente. Las opciones permiten enviarla al momento, marcarla enviada o pagada, cobrarla automáticamente o aplicar el descuento como importe fijo en vez de porcentaje.
Create Payment
AcciónEn Zapier“Creates a new payment.”
Registra un pago en Invoice Ninja. El cliente es el único campo obligatorio indicado.
Create Product
AcciónEn Zapier“Creates a new product.”
Añade un artículo a tu lista de productos para elegirlo después en facturas y presupuestos sin tener que escribirlo cada vez.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto para un cliente y agrupa en él tareas y horas. Necesita el cliente, como ID, y un nombre de proyecto.
Create Quote
AcciónEn Zapier“Creates a new qoute.”
Prepara un presupuesto para un cliente, con opción de descargar el PDF o enviarlo al crearlo. Con Mark Sent desactivado queda como borrador.
Create Recurring Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a new recurring invoice.”
Programa una factura que se repite con la frecuencia que elijas. Client ID y Frequency son obligatorios, y Mark Ready la crea como pendiente.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Registra una tarea en Invoice Ninja, la unidad que luego podrás facturar. Útil cuando el trabajo se sigue en otra herramienta pero se cobra aquí.
Las 6 búsquedas de Invoice Ninja
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Invoice Ninja, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un registro que ya existe y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Cada una pide un Search Field y un Search Value, y tres ajustes deciden qué pasa cuando la respuesta no es limpia.
Find Client
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a client by their email or id number”
Localiza un cliente por su correo o su número y lo devuelve al Zap. Es el paso que aporta el ID que piden casi todas las creaciones. Include Deleted amplía la búsqueda a clientes borrados.
Find Credit
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an credit by it's credit number.”
Encuentra un abono, normalmente por su número, y puede incluir su PDF en el resultado.
Find Invoice
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an invoice by it's invoice number.”
Recupera una factura, casi siempre por su número, con el PDF como opción.
Find Product
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a product by its ...”
Busca un artículo de tu lista de productos con el campo y el valor que elijas.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a project by searching.”
Localiza un proyecto con el campo y el valor elegidos, incluidos los borrados si lo pides.
Find Quote
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an quote by it's quote number.”
Trae un presupuesto, normalmente por su número, con su PDF si lo incluyes.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como viene, una búsqueda sin resultado para el Zap y se salta lo que dependía de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y el paso pide lo necesario para crear el registro que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarte con el primero, que es lo predeterminado, parar el Zap o pasar todos a la vez.
Cuando falla un Zap con Invoice Ninja
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Invoice Ninja, así que los fallos conocidos son los generales, más la trampa del ID de cliente.
Tarde o temprano todos aparecen en un Zap de facturación. Si alguno se resiste, nuestra agencia Zapier lo revisa contigo.
Las facturas antiguas no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Facturas, presupuestos o pagos del mes pasado no se recogerán; mover ese histórico es otro trabajo.Un Zap que se dispara a sí mismo
Si un Zap escribe donde mira su propio disparador, como New Invoice seguido de Create Invoice, vuelve a arrancar sin parar y agota tus tareas muy rápido.Una importación masiva se retiene
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras importar clientes o migrar desde otro programa de facturación, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo.Un nombre donde va un ID
Create Invoice, Create Quote, Create Credit y Create Project fallan si reciben el nombre o el correo del cliente. Usa el ID que encuentra Find Client.
¿Necesitas ayuda para automatizar Invoice Ninja con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
