Integración Kanban Tool ZapierAutomatiza Kanban Tool con Zapier.
La integración Kanban Tool Zapier ofrece 12 disparadores, 10 acciones y 2 búsquedas. Ningún disparador es instantáneo, así que cuenta con cierto retraso. Aquí tienes qué hace cada operación, cuántas tareas te cuesta y qué suele fallar primero.
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Qué hace de verdad la integración Kanban Tool Zapier
Conecta tus tableros de Kanban Tool con el resto de tus herramientas, sin programar. Zapier vigila un tablero (una tarjeta nueva, un comentario, un cambio de columna) y después actúa por ti: crea una tarjeta, marca un punto de checklist, archiva lo terminado. En Kanban Tool nada llega al instante, y eso condiciona todo lo demás.
Tres montajes que funcionan bien:
Cada cliente nuevo arranca con su tarjeta. Tu equipo abre un carril por cliente; New Swimlane lo detecta y Create Task crea la tarjeta de arranque en ese tablero.
Un tablero que se limpia solo. Task Moved ve que una tarjeta llega a la columna final, un filtro confirma la columna y Archive Task la saca del tablero.
Información completa antes de actuar. Una tarjeta te llega desde otro paso, Get Task Details recupera sus campos personalizados y el resto del Zap trabaja con ellos.
Lo que Zapier no hace aquí: ningún disparador es instantáneo, así que un cambio puede esperar hasta 15 minutos en el plan gratuito antes de que tu Zap lo vea. Ninguna acción crea tableros, carriles, columnas ni tipos de tarjeta: puedes vigilarlos, no fabricarlos. Y Find Task no mira las tarjetas archivadas.
Si aún estás eligiendo herramienta de automatización, las comparativas Make vs Zapier y n8n vs Zapier ponen los criterios uno al lado del otro.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda esta página. Aquí van, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier espera ese evento concreto y nada más.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en cualquier app conectada.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier. Una tarea es una acción que tu Zap completa con éxito; el cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo qué hay de nuevo. Instantáneo: la app avisa a Zapier en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijas, y lo detiene sin ruido en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que busca algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes puedan usar lo que ha encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Kanban Tool vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada después por cada paso que toque Kanban Tool.
Lo que cuesta de verdad
Zapier no reserva Kanban Tool a los planes de pago: la app funciona desde el plan gratuito. Lo que pesa en la factura son las tareas, no la app.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño del Zap en gratuitoDos pasos: un disparador, una acción
- Revisiones del disparadorGratis, con cualquier frecuencia
- Acceso a la appDisponible desde el plan gratuito
El disparador no cuesta nada, por mucho que Zapier revise el tablero. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea, así que un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no se descuenta. La trampa del plan gratuito: solo permite Zaps de dos pasos, un disparador y una acción. Si añades un filtro, una búsqueda como Get Task Details o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago.
Conecta Kanban Tool con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta, donde están todas las herramientas ya vinculadas. Pulsa + Add connection: se abre una ventana con un buscador.
- 02
Elige Kanban Tool
Escribe Kanban Tool en el buscador y selecciónala en los resultados. Después pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva, esta vez en el lado de Kanban Tool.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Inicia sesión en Kanban Tool en esa pestaña y da a Zapier acceso a la cuenta. Lo haces una sola vez: cada paso de Kanban Tool en cada Zap que montes reutilizará esta conexión.
Tu primer Zap: archivar sola cada tarjeta terminada
ObjetivoCuando una tarjeta llega a la columna Hecho, el Zap la archiva y el tablero queda limpio sin que nadie lo haga a mano.
- 01
Coloca el disparador
Crea un Zap nuevo. Para el paso que lo pone en marcha, elige Kanban Tool y el evento
Task Moved, y selecciona la conexión que acabas de añadir. - 02
Apúntalo al tablero
Elige el tablero del equipo. Prueba el disparador: Zapier trae los tres movimientos más recientes, así que escoge uno que haya ido a Hecho para trabajar con datos reales.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter y ajusta el campo de la columna, una regla de texto y el valor Hecho. Con este filtro el Zap pasa a ser de varios pasos: plan de pago.
- 04
Añade la acción
Añade Kanban Tool con
Archive Task. Elige el mismo tablero y asigna la tarjeta que llega del disparador. Cada tarjeta archivada gasta una tarea. - 05
Prueba y publica
Ejecuta la prueba de la acción y comprueba en el tablero que la tarjeta ha desaparecido de verdad. Después pulsa Publish para encender el Zap.
Los disparadores de Kanban Tool en Zapier
12 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Kanban Tool. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Activity on a Board
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new activity on a board is made.”
La red más amplia de la app: cualquier actividad nueva registrada en el tablero que elijas pone en marcha el Zap. Obtienes un registro continuo de lo que pasa sin tener que adivinar qué evento importa.
New Board
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new board is created.”
Salta cuando aparece un tablero en tu cuenta de Kanban Tool. Es el único disparador de la lista que no te pide elegir tablero primero, porque la noticia es precisamente el tablero.
New Board Collaborator
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new collaborator is added to a board.”
Alguien entra en un tablero que vigilas y tu Zap se entera. Útil el día que se incorpora un colaborador externo o una persona nueva y tiene que pasar por los mismos pasos de bienvenida.
Create Task una tarjeta de bienvenida para quien acaba de llegar.New Card Type
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new card type is defined for a board.”
Los tipos de tarjeta sirven para clasificar las tareas por categoría. Este disparador te avisa cuando alguien define uno nuevo en un tablero concreto, señal de que el equipo acaba de cambiar su forma de ordenar el trabajo.
New Checklist Item
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new checklist item is added to a task.”
Cada línea nueva que se añade a la checklist de una tarjeta pone en marcha el Zap. Es el disparador más fino de la app: sigues los subpasos de una sola tarjeta, no el tablero entero.
New Comment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new comment is added to a task.”
Cada comentario nuevo en una tarjeta del tablero elegido llega a tu Zap con el texto tal como se escribió. Es el mejor punto de partida para reaccionar a lo que dice el equipo, no solo a dónde están las tarjetas.
Create Comment en el mismo tablero se dispara a sí mismo sin parar.New Swimlane
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new swimlane is created for a board.”
Los carriles (swimlanes) son las filas horizontales que dividen un tablero por cliente, equipo o prioridad. Cuando aparece uno en el tablero vigilado, el Zap arranca.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is added.”
El disparador con el que casi todo el mundo empieza: entra una tarjeta en el tablero seleccionado y el Zap la recibe con sus datos. Da igual si la creó una persona o otro Zap, cuenta igual.
New Workflow Stage
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new workflow stage is created for a board.”
Las etapas del flujo son las columnas del tablero. Añade una, por ejemplo Revisión legal entre En curso y Hecho, y este disparador se lo cuenta a tu Zap.
Task Moved dependen de los nombres de columna y quieres saber cuándo cambia la estructura.Task Archived
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task is archived.”
Cuando una tarjeta sale del tablero al archivarse, tu Zap la recoge. Para muchos equipos ese es el final real de un trabajo, más fiable que una columna Hecho que algunos se saltan.
Find Task; recoge en este paso todo lo que vayas a necesitar.Task Moved
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task is moved to another workflow stage or swimlane.”
Una tarjeta cambia de columna o de carril y el Zap se pone en marcha. Así conviertes la forma de tu tablero en reglas: entrar en revisión, quedar bloqueada, llegar a Hecho, cada movimiento puede tener su consecuencia.
Task Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task is updated.”
Cualquier cambio en una tarjeta existente del tablero elegido aparece aquí: un nombre nuevo, una descripción reescrita, otra fecha límite. Piensa en él como un detector de retoques más que de movimientos.
Update Task en el mismo tablero también modifica tarjetas y vuelve a activar este disparador.Las acciones de Kanban Tool en Zapier
Kanban Tool te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Archive Task
AcciónEn Zapier“Archives a specific task.”
Saca una tarjeta del tablero activo sin borrarla. Sigue en Kanban Tool.
Find Task.Complete Checklist Item
AcciónEn Zapier“Completes an existing checklist item on a task.”
Marca una línea de checklist como hecha, sin tocar nada más. Una acción estrecha, y por eso segura.
Create Checklist Item
AcciónEn Zapier“Creates a new checklist item on a task.”
Añade una línea a la checklist de una tarjeta que ya existe. El Zap necesita saber el tablero y la tarjeta, y darle un nombre a la línea.
Create Comment
AcciónEn Zapier“Writes a new comment on a specific task.”
Escribe un comentario en una tarjeta concreta, para que lo que pasa en otra herramienta llegue donde trabaja el equipo.
New Comment en el mismo tablero.Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task on a specific board.”
Pone una tarjeta nueva en el tablero que elijas, con el nombre que le pasa el Zap. La entrada habitual para el trabajo que nace fuera de Kanban Tool.
Delete Checklist Item
AcciónEn Zapier“Deletes a checklist item from a task.”
Quita una línea de la checklist de una tarjeta. Tablero, tarjeta y línea son obligatorios.
Complete Checklist Item.Delete Task
AcciónEn Zapier“Deletes a specific task.”
Borra una tarjeta para siempre. A diferencia del archivo, no se guarda nada para después.
Move Task
AcciónEn Zapier“Moves a specific task between workflow stages and swimlanes.”
Lleva una tarjeta a otra columna, a otro carril o a ambos. Es la forma de que algo externo al tablero haga avanzar el trabajo.
Task Moved en el mismo tablero, puede perseguirse la cola.Update Checklist Item
AcciónEn Zapier“Updates a checklist item's name or assigned user.”
Retoca una línea de checklist ya creada: su nombre, la persona asignada o su estado de completada.
Update Task
AcciónEn Zapier“Updates a task's name, description, due date or other details.”
Cambia datos de una tarjeta existente: nombre, descripción, fecha límite y otros detalles. Solo tablero y tarjeta son obligatorios.
Find Task justo antes.Las búsquedas de Kanban Tool en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Kanban Tool, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Recuperan una tarjeta que ya existe para que el paso siguiente trabaje con ella. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Task
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a task on a selected board given task's name, location, or with advanced search query. Does not search for archived tasks. Optionally, creates a new task if none are not found.”
Busca una tarjeta en el tablero que elijas, por su nombre, su ubicación o con una consulta avanzada. Así consigue un Zap el identificador de una tarjeta que ningún paso anterior traía.
Move Task, cuando el aviso llega de tu tienda o de tu CRM.Get Task Details
BúsquedaEn Zapier“Gets task details (ex. description, custom fields)”
Trae el detalle completo de una tarjeta que ya conoces, descripción y campos personalizados incluidos, para que el resto del Zap lo aproveche.
Find Task.Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y Zapier pide los campos para crear la tarjeta que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varias tarjetas: quedarse con la primera (lo predeterminado), detener el Zap o pasarlas todas.
Cuándo falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Kanban Tool, así que los fallos que hay que prever son los generales. Afectan mucho a esta app, porque todos sus disparadores funcionan por consulta y casi todas las acciones escriben de vuelta en los tableros.
Casi todos los Zaps de Kanban Tool que fallan caen en uno de estos cuatro casos. Si aun así un Zap se porta mal, la página Depuración Zapier es el siguiente paso.
Lo anterior se queda donde está
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Las tarjetas que ya estaban en el tablero nunca se recogen; moverlas es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Escribe en el tablero que vigila tu disparador (un movimiento que responde a un movimiento) y el Zap vuelve a arrancar sin fin, gastando tareas a toda velocidad.Las importaciones masivas se frenan
Importa de golpe un lote grande de tarjetas y la revisión siguiente trae una avalancha. La protección contra avalanchas de Zapier puede retener ese lote.Sin doble pasada por tarjeta
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya ha visto, así que la misma tarjeta no lanza el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Kanban Tool con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
