Integración Microsoft Entra ID ZapierAutomatiza Microsoft Entra ID con Zapier.
La integración Microsoft Entra ID Zapier ofrece 2 disparadores, 10 acciones y 1 búsqueda. Aquí tienes qué hace cada uno con tus usuarios y grupos, por qué exige un plan de pago, cómo conectar tu directorio y qué puede salir mal.
App premium Zapier reserva esta app a sus planes de pago.
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¿Qué resuelve la integración Microsoft Entra ID Zapier?
Microsoft Entra ID es el directorio que decide quién entra en Microsoft 365, en Azure y en el resto de aplicaciones conectadas a él. Unirlo a Zapier sirve para que las altas y bajas de personal se gestionen solas: aparece o cambia un usuario, y Zapier crea, actualiza, agrupa, desactiva o borra cuentas por ti.
Tres resultados que liberan al equipo de sistemas. Altas que llegan con todo: New User detecta la cuenta en la siguiente revisión y Add User to Group la mete en el grupo general y en el de acogida. Grupos que siguen a la organización: cuando abre una nueva sede o un nuevo departamento, Create Group le prepara su grupo de accesos. Bajas sin olvidos: Disable User corta el acceso el último día y Remove User from Group limpia las pertenencias.
Los límites, antes de empezar. Microsoft Entra ID es una app premium: solo funciona con planes de pago y durante la prueba gratuita. Sus dos disparadores son por consulta, así que nada reacciona al instante. Y los dos tratan de usuarios: ninguno vigila grupos ni miembros. Para lo que no cubren las diez acciones, API Request (Beta) habla directamente con el directorio, pero es trabajo avanzado.
El mismo directorio tiene sus páginas en otras plataformas: la Integración Microsoft Entra ID n8n y la Integración Microsoft Entra ID Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier espera a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cambia o quita algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: cada acción que tu Zap completa con éxito. Tu plan se mide en tareas.
- Disparador por consulta
- Un disparador que Zapier revisa cada cierto tiempo, quedándose solo con lo nuevo. Los dos de Entra ID funcionan así.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, aquí un usuario, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta de verdad Microsoft Entra ID en Zapier
El primer coste es el plan: Microsoft Entra ID es una app premium, reservada a los planes de pago y a la prueba gratuita.
- App premiumsí, planes de pago y prueba gratuita
- Disparadornunca se cobra
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Plan gratuitono disponible para esta app
Después, Zapier solo cobra las acciones que salen bien. El disparador nunca consume una tarea, y revisar el directorio no cuesta nada, lo haga Zapier cuando lo haga. Cada acción completada cuenta una; la que falla no cuenta. Un Zap que mete al usuario en dos grupos gasta dos tareas por ejecución. Un filtro, una búsqueda como Find User o varias acciones convierten el Zap en uno de varios pasos, algo que el plan de pago que necesitas ya permite. Los dos disparadores van por consulta: el intervalo de abajo marca tu rapidez.
Conecta Microsoft Entra ID con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. En el cuadro que aparece, busca Microsoft Entra ID y selecciónala entre los resultados.
- 02
Entra con la cuenta adecuada
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Microsoft: entra con una cuenta que tenga permisos sobre los usuarios y grupos que tocarán tus Zaps, no solo con tu cuenta personal.
- 03
Concede el acceso
Acepta el acceso que Zapier pide sobre el directorio. La conexión queda guardada y todos los pasos de Microsoft Entra ID de todos tus Zaps la reutilizan.
Tu primer Zap: cada alta entra en sus dos grupos de acogida
ObjetivoCuando se crea un usuario en el directorio, entra en el grupo de toda la plantilla y en el grupo de formación de acogida.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Microsoft Entra ID y el evento New User. Funciona por consulta: Zapier revisa el directorio con el intervalo de tu plan.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres usuarios más recientes del directorio. Elige uno real, sobre él harás la correspondencia de los pasos siguientes.
- 03
Añade el primer grupo
Añade Microsoft Entra ID con Add User to Group. Elige el grupo de toda la plantilla y lleva al campo del usuario el que trajo el disparador: ambos campos son obligatorios.
- 04
Añade el segundo grupo
Repite Add User to Group con el grupo de formación de acogida. Esta segunda acción hace el Zap de varios pasos, algo que tu plan de pago ya permite.
- 05
Prueba y publica
Prueba las acciones una vez y comprueba las pertenencias en el directorio. Después pulsa Publish para activar el Zap. Las altas ya entran solas en sus grupos.
Disparadores de Microsoft Entra ID en Zapier
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Microsoft Entra ID. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is created.”
Arranca tu Zap cuando se crea una cuenta en el directorio. Es la puerta de entrada de cualquier proceso de alta automatizado.
Updated User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an existing user's details are updated.”
Reacciona cuando cambian los datos de un usuario existente. Es el punto de partida de todo lo que debe seguir a un traslado, un cambio de puesto o una corrección en el directorio.
Acciones de Microsoft Entra ID en Zapier
Microsoft Entra ID te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add User to Group
AcciónEn Zapier“Adds the selected user to a group you choose.”
Mete a un usuario en el grupo que elijas, sin que nadie de sistemas tenga que acordarse.
Create Group
AcciónEn Zapier“Creates a new group.”
Crea un grupo en el directorio, listo para recibir miembros y permisos.
Create User
AcciónEn Zapier“Creates a new user.”
Abre una cuenta en el directorio con datos que llegan de otra herramienta, normalmente la de recursos humanos.
Delete Group
AcciónEn Zapier“Deletes a group.”
Elimina un grupo del directorio, la limpieza que toca cuando termina un equipo o un proyecto.
Delete User
AcciónEn Zapier“Deletes an existing user.”
Borra una cuenta del directorio, un paso más allá de desactivarla.
Disable User
AcciónEn Zapier“Disables an existing user.”
Desactiva una cuenta sin borrarla: la persona ya no puede iniciar sesión.
Remove User from Group
AcciónEn Zapier“Removes user from a group.”
Saca a un usuario de un grupo: el gesto inverso de Add User to Group.
Update Group
AcciónEn Zapier“Updates a group in Azure Active Directory.”
Retoca un grupo que ya existe, por ejemplo su nombre visible.
Update User
AcciónEn Zapier“Updates an existing user.”
Cambia los datos de una cuenta existente en lugar de crear otra.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Una acción avanzada que envía tu propia petición a Microsoft Entra ID usando la conexión que ya tienes, para lo que no cubren las otras nueve.
Búsqueda de Microsoft Entra ID en Zapier
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en Microsoft Entra ID, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un usuario que ya existe y pasa sus datos a los pasos siguientes. En el editor está al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Esta app no ofrece versión «buscar o crear».
Find User
BúsquedaEn Zapier“Finds a user by id or user principal name.”
Localiza un usuario por su identificador o su User Principal Name y lo trae para que los pasos siguientes actúen sobre él.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra a nadie detiene el Zap y se salta lo que dependía de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?En las apps que lo ofrecen, esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». Microsoft Entra ID no lo ofrece: Find User nunca crea a nadie.
- If multiple search results are found?Tres salidas si coinciden varios usuarios: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos.
Cuando falla un Zap de Microsoft Entra ID
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Microsoft Entra ID, así que los fallos a conocer son los de cualquier Zap, que en un directorio duelen más.
En cuentas de usuario, un error significa alguien bloqueado fuera o con acceso de más. Repásalos antes de publicar; la página Depuración Zapier cubre el resto.
Los usuarios existentes se quedan fuera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Quien ya estaba en el directorio no entra; pasarlo a un grupo nuevo es otro trabajo.Update User que alimenta a Updated User
Un Zap sobre Updated User que lanza Update User en la misma cuenta escribe donde mira su propio disparador. Se vuelve a lanzar sin fin y agota tus tareas.Importaciones masivas retenidas
Tras una importación o una migración, New User puede devolver un lote enorme de golpe. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en vez de procesarlo todo.Ninguna cuenta se procesa dos veces
En los dos disparadores por consulta, Zapier recuerda los usuarios que ya ha visto, así que una misma cuenta no arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Microsoft Entra ID con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
