Integración Microsoft Exchange ZapierAutomatiza Microsoft Exchange con Zapier.
Integración Microsoft Exchange Zapier: 9 disparadores, 23 acciones y 6 búsquedas. Correo, calendario y contactos: avisar antes de cada reunión, dar prioridad a ciertos mensajes, sumar invitados a un evento desde otra app. Aquí tienes qué hace cada paso y cuánto cuesta.
Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth
Para qué sirve la integración Microsoft Exchange Zapier
Esta integración une tu correo de Microsoft Exchange, tu calendario y tus contactos con el resto de tus herramientas a través de Zapier. Exchange puede arrancar una automatización cuando cambia un mensaje, un evento o un contacto, y también actuar al final: enviar, responder, archivar, marcar o agendar. Todos sus disparadores funcionan por consulta.
Un aviso antes de cada reunión. Calendar Event Start arranca el Zap un rato antes de que empiece un evento, y Send Email manda el recordatorio a quien haga falta. Tú decides la antelación, dentro del mínimo que fija tu plan.
Invitados que se suman solos. Alguien se inscribe en otra herramienta; Find Calendar Event localiza la sesión y Add Attendees to Calendar Event lo añade a la lista sin borrar a los que ya estaban, si dejas activada la fusión.
Una bandeja que se ordena sola. Set Email Importance, Set Categories on an Email y Mark Email as Read/Unread colocan cada mensaje donde toca, según lo que otra app ya sabe de su remitente.
Y lo que Zapier no hace con Exchange. Ninguno de los nueve disparadores es instantáneo: todos esperan a la siguiente revisión de tu plan, cada 15 minutos en el gratuito. Add User to Distribution List solo funciona en cuentas Microsoft 365 Business con directorio de organización. Y un Zap no mira hacia atrás: el correo recibido antes de activarlo se queda fuera. Si quieres ver alternativas a la herramienta, consulta nuestra comparativa n8n vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor. Se explican una vez aquí y luego se usan tal cual.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap, como un correo nuevo en Exchange. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como Send Email.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta exactamente eso.
- Por consulta o instantáneo
- Uno por consulta se revisa a intervalos fijos; uno instantáneo lo avisa la propia app. Los nueve de Exchange son por consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo para en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un correo, un contacto o un evento que ya existe, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Exchange vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada por cada paso que trabaja con Exchange.
Lo que cuesta de verdad
Zapier cobra por tareas, no por Zaps. El disparador no gasta nada, y las revisiones de Zapier en tu buzón tampoco, por muchas que sean. Solo cuenta la acción que termina bien; la que falla no se descuenta.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados de dos pasos
- Disparador y revisionesNo gastan tareas
- Acción fallidaNo se descuenta
- Búsqueda, filtro o segunda acciónZap de varios pasos, plan de pago
Exchange no está reservada a los planes de pago, así que funciona desde el plan gratuito: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, cada uno con dos pasos. Una segunda acción, un filtro o cualquiera de las seis búsquedas convierte el Zap en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. Como los nueve disparadores son por consulta, la tabla de abajo marca cuánto puede tardar tu Zap en ver un correo nuevo.
Conecta tu cuenta de Exchange
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta en Exchange, más acceso de lectura o escritura a todo lo que no sea tuyo y quieras que el Zap toque.
- 02
Elige Microsoft Exchange
Escribe Microsoft Exchange en la ventana, selecciona la app entre los resultados y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el inicio de sesión de Microsoft.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra con el buzón en el que debe trabajar el Zap y concede el acceso a Zapier. Desde ahí, cada paso de Exchange en tus Zaps reutiliza esta conexión: solo lo haces una vez.
Tu primer Zap: un recordatorio antes de cada reunión
ObjetivoUn rato antes de que empiece un evento de tu calendario, el Zap comprueba una condición y envía un correo de recordatorio desde tu cuenta de Exchange.
- 01
Monta el disparador
Crea un Zap, elige Microsoft Exchange y Calendar Event Start. Rellena Time Before y su unidad: en el plan gratuito, la antelación tiene que ser de 16 minutos o más.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres eventos más recientes de la cuenta conectada. Elige uno real para ajustar los pasos siguientes con datos de verdad.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso con el botón más, elige Filter y rellena sus tres casillas: el campo que miras, la regla y el valor. Una regla de texto solo funciona con texto. Un filtro convierte el Zap en uno de varios pasos: necesita un plan de pago.
- 04
Añade Send Email
Añade la acción Send Email y rellena destinatarios, asunto, formato y cuerpo, los cuatro obligatorios, con datos del evento. Prueba el paso y lee lo que devuelve.
- 05
Publica
Pulsa Publish. Con un filtro es un Zap de varios pasos y necesita plan de pago; los eventos se revisan al intervalo de ese plan.
Los 9 disparadores de Exchange
9 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Microsoft Exchange. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Calendar Event Start
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers at a specified time before an event in your calendar starts.”
Pone en marcha el Zap con cierta antelación respecto al inicio de un evento de tu calendario.
New Attachment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new email with attachments arrives.”
Solo reacciona a los correos nuevos que traen adjuntos; los demás no arrancan el Zap.
New Calendar Event
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new event is created in your calendar.”
Detecta cada evento que se crea en tu calendario de Exchange y lo pasa al resto del Zap.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new contact is added to your account”
Recoge cada contacto nuevo de tu cuenta de Exchange para copiarlo en otra herramienta sin teclear.
New Email
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox.”
El más amplio de todos: cualquier mensaje nuevo en tu bandeja de entrada arranca el Zap, sin condición propia.
New Email Matching Search
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox that matches a search.”
Deja pasar únicamente los correos nuevos de la bandeja de entrada que encajan con los términos que escribes.
New Flagged Email
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an email is flagged.”
Convierte la marca de seguimiento de Exchange en una señal: marcar un correo equivale a pedirle a Zapier que actúe.
New Message in Folder
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new message in folder is created.”
Vigila una sola carpeta en lugar de todo el buzón y reacciona a cada mensaje nuevo que aparece en ella.
Updated Calendar Event
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event is updated.”
Sigue las modificaciones de los eventos que ya están en tu calendario y entrega la versión actualizada al Zap.
Las 23 acciones de Exchange
Microsoft Exchange te da 23 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Attendees to Calendar Event
AcciónEn Zapier“Adds attendees to a calendar event.”
Suma personas a un evento existente. El campo Event es obligatorio.
Set Categories on an Email
AcciónEn Zapier“Sets the categories applied to an email.”
Aplica una lista de categorías a un correo. Email ID y Categories son obligatorios, y de paso puedes marcarlo como leído o no leído.
Add User to Distribution List
AcciónEn Zapier“Adds a user to a distribution list or group. Only available in Microsoft 365 Business accounts that have organizational directories.”
Añade a una persona a una lista de distribución o a un grupo por su dirección. Distribution List y User Email son obligatorios.
Copy Email
AcciónEn Zapier“Create a copy of an email in another folder.”
Deja el original en su sitio y pone un duplicado en otra carpeta, la Destination Folder obligatoria.
Create Event
AcciónEn Zapier“Create an event in the calendar of your choice.”
Crea un evento en el calendario que elijas. Asunto, fecha y hora de inicio y de fin son obligatorios.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Guarda a una persona nueva en tus contactos de Exchange. Solo First Name es obligatorio.
Create Draft Email
AcciónEn Zapier“Creates a draft of an email that can then be reviewed and sent out.”
Deja un correo completo en borradores sin enviarlo: destinatarios, asunto, formato y cuerpo son obligatorios.
Create Draft Reply
AcciónEn Zapier“Creates a draft reply for an email.”
Prepara una respuesta a un correo concreto y la guarda en borradores. El Email ID del original es obligatorio.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Create a new mail folder.”
Abre una carpeta de correo nueva con el nombre de Folder Name, el único campo obligatorio.
Delete Contact
AcciónEn Zapier“Deletes an existing contact.”
Elimina un contacto de Exchange, indicado en el campo obligatorio Contact to Delete.
Delete Email
AcciónEn Zapier“Delete an email from a shared or own mailbox.”
Borra un correo de tu buzón o de uno compartido, a partir de su Email ID obligatorio.
Delete Event
AcciónEn Zapier“Deletes an existing event.”
Cancela un evento existente, elegido en el campo obligatorio Event.
Flag / Unflag Email
AcciónEn Zapier“Update the follow-up flag on an email.”
Cambia la marca de seguimiento de un correo. Email ID y Flag Action son obligatorios.
Forward Email
AcciónEn Zapier“Forwards an existing email to new recipients.”
Reenvía un correo existente a destinatarios nuevos. Email ID y To Email(s) son obligatorios.
Mark Email as Read/Unread
AcciónEn Zapier“Update the read status of an email.”
Cambia el estado de lectura de un correo, fijado en el campo obligatorio Mark as.
Move Email to Folder
AcciónEn Zapier“Move an email to a specific folder.”
Saca un correo de donde está y lo deja en la carpeta de destino (Destination Folder). Esa carpeta y el Email ID son obligatorios.
Remove Categories From Email
AcciónEn Zapier“Remove one or more categories from an email.”
Quita una o varias categorías de un correo, elegidas en el campo obligatorio Categories to Remove, junto al Email ID.
Reply to Email
AcciónEn Zapier“Creates a new reply to a specified email message.”
Contesta al momento a un correo concreto. Solo el Email ID del mensaje es obligatorio.
Send Draft Email
AcciónEn Zapier“Send a draft email that was previously created.”
Envía un borrador que ya existe, identificado por su Draft Email ID obligatorio.
Send Email
AcciónEn Zapier“Send an email from your Exchange account.”
Envía en el acto un correo nuevo desde tu cuenta de Exchange. Destinatarios, asunto, formato y cuerpo son obligatorios.
Set Email Importance
AcciónEn Zapier“Update an email's importance level.”
Cambia el nivel de importancia de un correo, elegido en el campo obligatorio Importance, junto al Email ID.
Update Calendar Event
AcciónEn Zapier“Updates a calendar event information.”
Modifica un evento existente (campo Event obligatorio) y también puede convertirlo en reunión en línea u ocultar la lista de asistentes.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates a contact.”
Reescribe los datos de un contacto que ya está en Exchange. El campo Contact es obligatorio.
Las 6 búsquedas de Exchange
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Microsoft Exchange, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda lee, no escribe. En el editor, las búsquedas de Exchange aparecen al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH, y algunos campos de acción ofrecen + Add search step para insertar una justo antes. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Calendar Event
BúsquedaEn Zapier“Finds a Calendar Event in your calendar.”
Busca un evento de tu calendario con un Search Term obligatorio, que se compara con el asunto y los identificadores del evento.
Find a Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Search for a contact.”
Rastrea tus contactos de Exchange y entrega el que encuentra. El editor muestra además Find or Create Contact: es la misma búsqueda con la casilla de creación marcada, no una operación aparte.
Find Emails
BúsquedaEn Zapier“Finds emails based on search criteria.”
Encuentra correos en tu buzón a partir de un Search Value obligatorio y los pasa a los pasos siguientes.
Find Emails in Specific Folder
BúsquedaEn Zapier“Searches for emails within a specific folder rather than across all mailboxes.”
Limita la búsqueda de correos a una sola carpeta, el campo Folder obligatorio, en vez de a todos los buzones.
Get Attachment by ID
BúsquedaEn Zapier“Retrieves a specific email attachment using its ID.”
Recupera un adjunto concreto a partir del Email ID y del Attachment ID, ambos obligatorios.
Get Calendar Events in Date Range
BúsquedaEn Zapier“Retrieves calendar events within a specific date range.”
Devuelve los eventos situados entre una fecha y hora de inicio y otra de fin, obligatorias las dos.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcada, la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos para crear lo que falta. En Exchange solo la ofrece Find a Contact.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasar todos a la vez.
Cuando algo falla
Zapier asocia a esta app un artículo de ayuda titulado Common Problems with Microsoft Exchange. Además, seis tropiezos salen directamente de los campos y de las reglas generales de Zapier.
Repásalos antes de publicar. Para un método general cuando un Zap se tuerce, consulta nuestra guía Depuración Zapier.
Lista de distribución no disponible
Add User to Distribution List solo funciona en cuentas Microsoft 365 Business con directorio de organización. En otras cuentas no se puede usar.Antelación Time Before demasiado corta
Calendar Event Start exige al menos 16 minutos de Time Before en el plan gratuito, y al menos 6 en los planes superiores.Asistentes sustituidos
Con Merge with existing attendees? desactivado, Add Attendees to Calendar Event y Update Calendar Event reemplazan a los asistentes en lugar de sumarlos.Categorías borradas
Set Categories on an Email sustituye las categorías que ya tenía el correo. Para quitar solo algunas, usa Remove Categories From Email.Un Zap que se relanza solo
Un Zap que escribe justo donde mira su propio disparador puede ponerse en marcha una y otra vez y gastar tus tareas. Separa la carpeta vigilada del destino.El mismo correo no entra dos veces
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que un mismo elemento no lanza el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Microsoft Exchange con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
