Intégration Microsoft Exchange ZapierAutomatiser Microsoft Exchange avec Zapier.
Intégration Microsoft Exchange Zapier : 9 déclencheurs, 23 actions et 6 recherches. Courrier, agenda et contacts : transférer un message classé dans un dossier, transformer un drapeau en tâche, inviter quelqu'un à une réunion. Voici ce que fait chaque étape, et ce qu'elle coûte.
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À quoi sert l'intégration Microsoft Exchange Zapier
Cette intégration branche ta messagerie Microsoft Exchange, ton agenda et tes contacts sur tes autres outils, via Zapier. Exchange peut lancer une automatisation quand un message, un événement ou un contact bouge, et il peut agir en bout de chaîne : envoyer, répondre, classer, signaler, planifier. Tous ses déclencheurs fonctionnent par interrogation.
Un drapeau qui devient une tâche. Tu signales un message dans Exchange, New Flagged Email le repère au passage suivant, et ton outil de tâches reçoit le suivi. Plus besoin de recopier quoi que ce soit.
Un dossier qui alimente quelqu'un d'autre. Tu ranges déjà certains messages dans un dossier ? New Message in Folder les capte, et Forward Email les fait suivre à l'adresse de ton choix, ou Copy Email les duplique dans un dossier d'archive.
Un carnet d'adresses tenu à jour. Quand une fiche change dans ton CRM, Find a Contact retrouve la personne dans Exchange et Update Contact corrige ses coordonnées. Si elle n'existe pas encore, la case de création de la recherche s'en charge.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun des neuf déclencheurs n'est instantané : chacun attend le passage suivant de ton plan, toutes les 15 minutes sur le gratuit. Add User to Distribution List ne marche que sur les comptes Microsoft 365 Business dotés d'un annuaire d'organisation. Et un Zap ne remonte jamais le temps : le courrier reçu avant sa mise en marche reste de côté. Pour savoir comment l'outil se situe face aux autres, ouvre notre comparatif Make vs Zapier.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots que tu croiseras dans l'éditeur. Expliqués une fois ici, réutilisés tels quels ensuite.
- Zap
- L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement d'une app qui lance le Zap, comme un nouveau message dans Exchange. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, comme Forward Email.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est consulté à intervalle fixe ; un instantané est signalé par l'app. Les neuf d'Exchange interrogent.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un message, un contact ou un événement déjà présent, pour que la suite du Zap s'en serve.
- Connexion
- Ton compte Exchange relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui travaille avec Exchange.
Ce que ça coûte vraiment
Zapier facture des tâches, pas des Zaps. Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les passages de Zapier dans ta boîte, aussi nombreux soient-ils. Une tâche compte quand une action aboutit ; une action qui échoue n'est pas décomptée.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités à deux étapes
- Déclencheur et passagesAucune tâche
- Action échouéeNon décomptée
- Recherche, filtre ou deuxième actionZap multi-étapes, plan payant
Exchange n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, chacun limité à deux étapes. Une deuxième action, un filtre ou l'une des six recherches rend le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Les neuf déclencheurs interrogent : la grille ci-dessous fixe donc le délai maximal avant que ton Zap voie un nouveau message.
Connecter ton compte Exchange
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte sur Exchange, plus un accès en lecture ou en écriture sur tout ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis Microsoft Exchange
Tape Microsoft Exchange dans la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur la page de connexion Microsoft.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi avec la boîte dans laquelle le Zap doit travailler, puis accorde l'accès à Zapier. Chaque étape Exchange de tes Zaps reprendra ensuite cette connexion.
Ton premier Zap : du drapeau Exchange à ta liste de tâches
ObjectifChaque message que tu signales dans Exchange devient une tâche dans ton outil de suivi, à condition de passer le filtre que tu fixes.
- 01
Construis à partir du drapeau
Crée un Zap, choisis Microsoft Exchange puis New Flagged Email comme déclencheur. Aucun champ obligatoire ici : le drapeau suffit.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois messages signalés les plus récents. Choisis-en un pour régler la suite sur un cas réel.
- 03
Pose le filtre
Ajoute une étape avec le bouton plus, choisis Filter, puis remplis ses trois cases : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte ne marche que sur du texte. Un filtre rend le Zap multi-étapes : il demande un plan payant.
- 04
Ajoute la tâche
Ajoute l'étape de ton outil de tâches et places-y les valeurs du message que le test a ramenées. Teste l'étape et vérifie la tâche créée avant d'aller plus loin.
- 05
Publie
Clique sur Publish. Avec un filtre, ce Zap est multi-étapes et demande un plan payant ; les nouveaux drapeaux sont repérés à l'intervalle de ce plan.
Les 9 déclencheurs Exchange
9 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Microsoft Exchange. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Calendar Event Start
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers at a specified time before an event in your calendar starts.”
Lance le Zap un certain temps avant le début d'un de tes événements d'agenda, pour préparer la réunion en amont.
New Attachment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new email with attachments arrives.”
Ne retient que les nouveaux messages qui contiennent une pièce jointe ; les autres passent sans lancer le Zap.
New Calendar Event
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new event is created in your calendar.”
Repère chaque événement créé dans ton agenda Exchange et le transmet au reste du Zap.
New Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new contact is added to your account”
Capte chaque contact ajouté à ton compte Exchange, pour le recopier ailleurs sans ressaisie.
New Email
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox.”
Le plus large de la liste : n'importe quel nouveau message reçu dans ta boîte de réception lance le Zap, sans condition.
New Email Matching Search
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new e-mail is received in your inbox that matches a search.”
Ne laisse passer que les nouveaux messages de la boîte de réception qui répondent à tes termes de recherche.
New Flagged Email
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an email is flagged.”
Fait du drapeau Exchange un signal : signaler un message revient à dire à Zapier de s'en occuper.
New Message in Folder
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new message in folder is created.”
Surveille un seul dossier au lieu de toute la boîte, et réagit à chaque nouveau message qui y apparaît.
Updated Calendar Event
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an event is updated.”
Suit les modifications apportées aux événements déjà dans ton agenda et transmet la version à jour au reste du Zap.
Les 23 actions Exchange
Microsoft Exchange te donne 23 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Attendees to Calendar Event
ActionDans Zapier“Adds attendees to a calendar event.”
Ajoute des participants à un événement existant. Le champ Event est obligatoire.
Set Categories on an Email
ActionDans Zapier“Sets the categories applied to an email.”
Applique une liste de catégories à un message. Email ID et Categories sont obligatoires, et tu peux le marquer lu ou non lu au passage.
Add User to Distribution List
ActionDans Zapier“Adds a user to a distribution list or group. Only available in Microsoft 365 Business accounts that have organizational directories.”
Inscrit une personne sur une liste de distribution ou un groupe, par son adresse. Distribution List et User Email sont obligatoires.
Copy Email
ActionDans Zapier“Create a copy of an email in another folder.”
Laisse l'original en place et en dépose un double dans un autre dossier, le Destination Folder obligatoire.
Create Event
ActionDans Zapier“Create an event in the calendar of your choice.”
Pose un événement dans l'agenda choisi. Objet, date et heure de début, date et heure de fin sont obligatoires.
Create Contact
ActionDans Zapier“Creates a new contact.”
Ajoute une personne à tes contacts Exchange. Seul le prénom (First Name) est obligatoire.
Create Draft Email
ActionDans Zapier“Creates a draft of an email that can then be reviewed and sent out.”
Rédige un message complet dans tes brouillons sans l'envoyer : destinataires, objet, format et corps sont obligatoires.
Create Draft Reply
ActionDans Zapier“Creates a draft reply for an email.”
Prépare une réponse à un message donné et la laisse dans les brouillons. L'Email ID du message d'origine est obligatoire.
Create Folder
ActionDans Zapier“Create a new mail folder.”
Crée un dossier de messagerie au nom saisi dans Folder Name, le seul champ obligatoire.
Delete Contact
ActionDans Zapier“Deletes an existing contact.”
Retire un contact d'Exchange, désigné dans le champ obligatoire Contact to Delete.
Delete Email
ActionDans Zapier“Delete an email from a shared or own mailbox.”
Supprime un message de ta propre boîte ou d'une boîte partagée, à partir de son Email ID obligatoire.
Delete Event
ActionDans Zapier“Deletes an existing event.”
Annule un événement existant, choisi dans le champ obligatoire Event.
Flag / Unflag Email
ActionDans Zapier“Update the follow-up flag on an email.”
Change le drapeau de suivi d'un message. L'Email ID et l'action de drapeau (Flag Action) sont obligatoires.
Forward Email
ActionDans Zapier“Forwards an existing email to new recipients.”
Fait suivre un message existant à de nouveaux destinataires. L'Email ID et les adresses To Email(s) sont obligatoires.
Mark Email as Read/Unread
ActionDans Zapier“Update the read status of an email.”
Bascule l'état lu ou non lu d'un message, fixé dans le champ obligatoire Mark as.
Move Email to Folder
ActionDans Zapier“Move an email to a specific folder.”
Sort un message de son emplacement et le dépose dans le dossier choisi (Destination Folder). Ce dossier et l'Email ID sont obligatoires.
Remove Categories From Email
ActionDans Zapier“Remove one or more categories from an email.”
Retire une ou plusieurs catégories d'un message, choisies dans le champ obligatoire Categories to Remove, avec l'Email ID.
Reply to Email
ActionDans Zapier“Creates a new reply to a specified email message.”
Répond immédiatement à un message précis. Seul l'Email ID du message est obligatoire.
Send Draft Email
ActionDans Zapier“Send a draft email that was previously created.”
Expédie un brouillon déjà existant, désigné par son Draft Email ID obligatoire.
Send Email
ActionDans Zapier“Send an email from your Exchange account.”
Envoie tout de suite un nouveau message depuis ton compte Exchange. Destinataires, objet, format et corps sont obligatoires.
Set Email Importance
ActionDans Zapier“Update an email's importance level.”
Modifie le niveau d'importance d'un message, choisi dans le champ obligatoire Importance, avec l'Email ID.
Update Calendar Event
ActionDans Zapier“Updates a calendar event information.”
Modifie un événement existant (champ Event obligatoire), et peut aussi en faire une réunion en ligne ou masquer la liste des participants.
Update Contact
ActionDans Zapier“Updates a contact.”
Réécrit les coordonnées d'un contact déjà présent dans Exchange. Le champ Contact est obligatoire.
Les 6 recherches Exchange
6 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Microsoft Exchange, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche lit, elle n'écrit rien. Dans l'éditeur, les recherches d'Exchange se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH, et certains champs d'action proposent + Add search step pour en insérer une juste avant. Trois réglages décident de la suite quand le résultat surprend.
Find Calendar Event
RechercheDans Zapier“Finds a Calendar Event in your calendar.”
Cherche un événement de ton agenda à partir d'un Search Term obligatoire, comparé à l'objet et aux identifiants de l'événement.
Find a Contact
RechercheFind or createDans Zapier“Search for a contact.”
Fouille tes contacts Exchange et transmet celui qu'elle trouve. L'éditeur affiche aussi Find or Create Contact : c'est la même recherche avec la case de création cochée, pas une opération de plus.
Find Emails
RechercheDans Zapier“Finds emails based on search criteria.”
Retrouve des messages dans ta boîte à partir d'une Search Value obligatoire et les passe aux étapes suivantes.
Find Emails in Specific Folder
RechercheDans Zapier“Searches for emails within a specific folder rather than across all mailboxes.”
Restreint la recherche de messages à un seul dossier, le champ Folder obligatoire, au lieu de toutes les boîtes.
Get Attachment by ID
RechercheDans Zapier“Retrieves a specific email attachment using its ID.”
Récupère une pièce jointe précise, à partir de l'Email ID et de l'Attachment ID, tous deux obligatoires.
Get Calendar Events in Date Range
RechercheDans Zapier“Retrieves calendar events within a specific date range.”
Ramène les événements compris entre une date et heure de début et une date et heure de fin, obligatoires toutes les deux.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap à cet endroit, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cochée, la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et Zapier demande les champs de création. Sur Exchange, seule Find a Contact le propose.
- If multiple search results are found?Trois issues quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, le choix par défaut, arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse
Zapier rattache à cette app un article d'aide intitulé Common Problems with Microsoft Exchange. En plus, six pièges viennent directement des champs et des règles générales de Zapier.
Lis-les avant de publier. Pour une méthode générale quand un Zap se comporte mal, ouvre notre page Dépannage Zapier.
Catégories effacées
Set Categories on an Email remplace les catégories déjà posées sur le message. Pour n'en retirer que certaines, passe plutôt par Remove Categories From Email.Liste d'invités écrasée
Avec Merge with existing attendees? désactivé, Add Attendees to Calendar Event et Update Calendar Event remplacent les participants au lieu de les compléter.Délai Time Before trop court
Calendar Event Start exige au moins 16 minutes de Time Before sur le plan gratuit, et au moins 6 sur les plans supérieurs.Liste de distribution indisponible
Add User to Distribution List ne marche que sur les comptes Microsoft 365 Business dotés d'un annuaire d'organisation. Les autres comptes n'y ont pas accès.L'historique reste de côté
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en marche. Les messages déjà présents ne sont pas repris : les traiter est un chantier à part.Un afflux soudain retenu
Après un import massif ou une migration de boîte, un déclencheur qui renvoie un très gros lot peut être retenu par la protection de Zapier contre les afflux.
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