Integración novaTime ZapierAutomatiza novaTime con Zapier.
La integración novaTime Zapier ofrece 3 disparadores, 10 acciones y 2 búsquedas para mover trabajos, clientes y estados entre novaTime y el resto de tus herramientas. Los tres disparadores son instantáneos y novaTime funciona con el plan gratuito.
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Qué hace por ti la integración novaTime Zapier
novaTime organiza la actividad de una empresa en trabajos («works») dentro de proyectos. Zapier conecta aplicaciones entre sí sin programar. Juntos, lo que le pasa a un trabajo en novaTime puede poner en marcha algo en otra herramienta, y tus otras apps pueden crear o actualizar trabajos y clientes en novaTime sin que nadie copie datos a mano.
Trabajos que nacen con su lista de pasos. Combina New Work con Add Task y cada trabajo nuevo llega con su primera comprobación ya escrita. El equipo de campo no depende de la memoria.
Clientes sincronizados con tu CRM. Create Customer y Edit Customer llevan las fichas de otra herramienta a novaTime, y Find Customer comprueba antes, por el identificador externo, si ese cliente ya existe.
Un cambio de estado que avisa a quien toca. Edit Work Status arranca un Zap cuando un trabajo llega al estado elegido: administración se entera de que puede facturar, sin correos de por medio.
Lo que Zapier no hace aquí: no borra trabajos ni clientes, no tiene disparador para clientes nuevos. Para eso, el Zap tiene que arrancar desde otra app, o el trabajo va por otro camino.
¿Comparando herramientas? La comparativa n8n vs Zapier recoge los criterios, y si quieres aprender a fondo, tienes el curso de Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras se repiten en toda la página. Aquí van, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que montas: un evento de inicio y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento en novaTime (u otra app) que pone en marcha el Zap. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, actualiza o envía algo en tu nombre, sin que intervengas.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier revisa la app cada cierto tiempo. Instantáneo, la app avisa a Zapier en cuanto ocurre el evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición; si no, lo detiene.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
Cuánto cuesta de verdad un Zap con novaTime
Zapier cobra tareas, no disparadores. Esperar un trabajo nuevo es gratis; cada acción que sale bien cuenta una vez.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos en el plan gratuito1 disparador + 1 acción
- App premiumNo
- Disparadores instantáneos3 de 3
Un Zap con tres acciones gasta tres tareas por ejecución, y una acción fallida no se cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de solo dos pasos: un disparador y una acción. Si sumas otra acción, un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. novaTime no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito. Sus tres disparadores son instantáneos: la tabla de consulta de abajo no los frena.
Conecta tu cuenta de novaTime en 3 pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de novaTime enlazada una sola vez y reutilizada por todos los Zaps que la usen.
- 02
Elige novaTime
Escribe novaTime en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de novaTime ya creada y acceso a los proyectos ajenos que el Zap vaya a tocar.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Se abre una pestaña de novaTime. Entra con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps y autoriza el acceso de Zapier. Desde ahí, cada paso de novaTime de cada Zap reutiliza esa misma conexión.
Tu primer Zap con novaTime
ObjetivoCada trabajo nuevo recibe una tarea inicial y un comentario sin que nadie lo abra.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Crea un Zap nuevo en el editor, elige novaTime como app y New Work como evento, y selecciona la conexión que acabas de añadir.
- 02
Ajusta Organism y Project
Indica el Organism y el Project que quieres vigilar. El Zap solo reacciona a trabajos creados en ese proyecto: otro proyecto necesita su propio Zap.
- 03
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres trabajos más recientes del proyecto, así preparas los pasos siguientes con un caso real y no a ciegas.
- 04
Añade las dos acciones
Añade Add Task, enlaza el Work que llega del disparador y escribe el Label de la tarea. Después añade Add Comment. Con dos acciones el Zap es de varios pasos: requiere plan de pago.
- 05
Prueba cada paso y publica
Prueba cada acción y revisa el resultado en novaTime antes de seguir. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activar el Zap.
Disparadores de novaTime: qué puede arrancar un Zap
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en novaTime, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Edit Work
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a work is edited.”
Salta cuando alguien modifica un trabajo y te deja quedarte solo con el campo que te importa. Tú decides qué cambio cuenta; el resto no molesta.
Edit Work Status
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a work status is edited.”
Solo reacciona cuando un trabajo llega a un estado que fijaste de antemano. Las demás ediciones pasan de largo, así el Zap no hace ruido ni gasta de más.
New Work
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new work is created.”
Pone en marcha el Zap cada vez que se crea un trabajo en el proyecto elegido. Es la entrada lógica para cualquier rutina que deba correr con cada encargo nuevo.
Acciones de novaTime: lo que puede hacer el Zap
novaTime te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Address
AcciónEn Zapier“Add address to a work”
Escribe una dirección en un trabajo existente para que el técnico sepa adónde ir sin volver a teclearla.
Add Comment
AcciónEn Zapier“Add a comment to a work”
Deja un comentario en un trabajo, con una marca que indica a novaTime si es importante.
Assign Customer
AcciónEn Zapier“Assign a customer to a work”
Vincula una ficha de cliente a un trabajo que ya existe.
Add Tags
AcciónEn Zapier“Add tags to a work”
Pone una o varias etiquetas a un trabajo, y así ordenar y sacar informes en novaTime resulta mucho más fácil.
Add Task
AcciónEn Zapier“Add a Task to a work”
Añade una tarea pendiente dentro de un trabajo, con su nombre y, si quieres, marcada como obligatoria.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Create a Customer”
Abre una ficha de cliente nueva en novaTime con datos que vienen de otra app.
Create Work
AcciónEn Zapier“Create a Work”
Crea un trabajo nuevo dentro de un proyecto, con tipo y nombre, listo para planificar.
Edit Assignments
AcciónEn Zapier“Edit assignments of a work”
Cambia qué usuarios o grupos están asignados a un trabajo, desde otra herramienta.
Edit Customer
AcciónEn Zapier“Edit a Customer”
Actualiza una ficha de cliente existente para que un cambio hecho en tu CRM llegue también a novaTime.
Edit Status
AcciónEn Zapier“Edit Status of a work”
Pasa un trabajo a un estado nuevo sin abrir novaTime.
Búsquedas de novaTime: encuentra antes de escribir
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en novaTime, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un registro existente y se lo pasa a los pasos siguientes. En la lista de acciones, las búsquedas de novaTime están al final, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Customer
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find Customer by external identifier”
Localiza un cliente por el identificador externo que usa tu otra herramienta, dentro de un Organism.
Find Work
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find Work by external identifier”
Recupera un trabajo a partir de su identificador externo, en un Organism y un Project concretos.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí. Actívalo y el Zap sigue adelante con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: pide entonces los campos necesarios para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap con novaTime falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a novaTime ni publica límites de uso propios. Lo que falla es lo que falla en cualquier Zap.
Estos cuatro casos cubren casi todas las sorpresas de las primeras semanas. Si una ejecución falla sin motivo claro, la página de depuración Zapier profundiza.
Los trabajos antiguos no se recogen
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los trabajos ya creados se quedan fuera, y migrar el histórico es otro proyecto.El Zap se alimenta a sí mismo
Edit Status sobre un proyecto que vigila Edit Work Status puede relanzar el Zap una y otra vez y quemar tareas. Separa proyectos o añade un filtro.Una importación masiva queda retenida
Cuando una migración crea muchos trabajos de golpe, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener el lote en vez de ejecutarlo todo.Un campo obligatorio llega vacío
Casi todos los pasos de novaTime piden Organism, Project y Work. Si el paso anterior no envía uno de ellos, la acción se detiene.
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