Integración OctoTable ZapierAutomatiza OctoTable con Zapier.
La integración OctoTable Zapier trae 3 disparadores y 2 acciones, sin búsquedas. Vigila las reservas nuevas, cambiadas y anuladas de tu restaurante o tu bar, y puede crear o anular una reserva. Aquí ves qué hace, cuánto cuesta y dónde se rompe.
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Qué hace de verdad la integración OctoTable Zapier
Conectar OctoTable con Zapier saca tu libro de reservas de su rincón. Cuando un cliente reserva, cambia o anula su mesa, Zapier lleva ese dato a otra herramienta. Y al revés: una petición que llega por otro canal (un formulario, una web de eventos) puede entrar en OctoTable como reserva real, sin que nadie la vuelva a teclear.
Hay tres usos que se repiten. El primero, avisar al equipo: New Reservation como disparador, un mensaje en el canal del local como acción, y el encargado de sala sabe cuántos cubiertos tiene esta noche sin abrir OctoTable. El segundo, controlar las bajas: Reservation Cancelled alimenta una lista y las mesas libres aparecen en la siguiente revisión de Zapier. El tercero, meter en OctoTable las peticiones de grupos que llegan por formulario con la acción New Reservation (apellido, email, comensales, día y hora).
Ahora, lo que no hace. Los tres disparadores funcionan por consulta, así que nada es instantáneo: Zapier pasa a mirar al ritmo de tu plan. Tampoco hay paso de búsqueda, de modo que el Zap no puede localizar una reserva existente antes de actuar. Y ninguna acción edita una reserva: se crea o se anula, sin término medio. Si necesitas un cambio, toca anular y volver a crear, con dos acciones y un plan de pago.
¿Dudas entre varias plataformas para tu negocio? Las comparativas n8n vs Zapier y Make vs Zapier ordenan los criterios (modelo de precio, alojamiento, número de pasos) sin decidir por ti.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con siete palabras lees el resto de la página. Cada una se explica aquí una sola vez y luego se usa tal cual.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como una reserva nueva en OctoTable. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo en tu lugar.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que lo usen los pasos siguientes. OctoTable no tiene ninguno.
Cuánto cuesta de verdad en tareas
OctoTable no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito de Zapier. La cuenta se hace en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Pasos por Zap en gratuito2: un disparador, una acción
- App premiumNo
- Coste del disparador0 tareas
El disparador no cuesta nada, igual que las consultas de Zapier para detectar reservas nuevas, las haga con la frecuencia que sea. Cada acción completada suma una tarea y una acción fallida no suma. Un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero solo dos pasos por Zap. Si añades un filtro (por ejemplo, solo grupos de seis o más) o una segunda acción, el Zap pasa a tener varios pasos y necesita un plan de pago.
Conecta tu cuenta de OctoTable
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de OctoTable vinculada una vez y reutilizada por todos los pasos que tocan OctoTable.
- 02
Elige OctoTable
Escribe OctoTable en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña de OctoTable. Necesitas una cuenta de OctoTable con acceso al local cuyas reservas quieres automatizar.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en OctoTable desde esa pestaña y permite que Zapier acceda a la cuenta. Cuando la pestaña se cierra, la conexión aparece en tu lista y cualquier paso de OctoTable en cualquier Zap puede usarla.
Tu primer Zap: avisar al equipo de cada reserva grande
ObjetivoCada reserva nueva de un grupo grande en OctoTable publica un mensaje en el canal del equipo de sala.
- 01
Crea el Zap
En el editor de Zapier, empieza un Zap nuevo desde cero. Elige OctoTable como app y New Reservation como el evento que lo arranca todo.
- 02
Conecta y prueba el disparador
Selecciona tu conexión de OctoTable y lanza la prueba. Zapier trae las tres reservas más recientes de la cuenta para que mapees los campos sobre una real.
- 03
Añade el filtro
Pon un filtro sobre el número de comensales con una regla de tipo número (una de texto nunca pasaría). El filtro convierte el Zap en uno de varios pasos, o sea, de pago.
- 04
Añade la acción
Elige la app de mensajería y su acción de envío al canal, y mete en el texto el apellido, el día, la hora y los comensales que vienen de OctoTable.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta cada paso una vez y revisa lo que devuelve. Cuando el mensaje esté bien, pulsa Publish para encender el Zap. Solo pasarán las reservas creadas a partir de ahí.
Los 3 disparadores de OctoTable
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OctoTable. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Reservation Cancelled
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a reservation is canceled.”
Arranca tu Zap cada vez que se anula una reserva en OctoTable y pasa los datos de esa reserva al paso siguiente. Una baja silenciosa se convierte en algo que todo el equipo ve.
New Reservation
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there's a new reservation.”
Salta con cada reserva nueva que entra en OctoTable, venga de donde venga. Es el punto de partida de casi todos los Zaps de un restaurante, porque todo lo demás depende de que alguien reserve.
Reservation Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a reservation is modified.”
Responde cuando cambia una reserva que ya existe en OctoTable: otra hora, otro número de comensales. El Zap recibe la reserva tal como queda después del cambio.
Las 2 acciones de OctoTable
OctoTable te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Cancel Reservation
AcciónEn Zapier“Triggers when a reservation is canceled.”
Anula una reserva de OctoTable desde otra herramienta, localizándola por el email del cliente y el día reservado.
New Reservation
AcciónEn Zapier“Creates a new reservation in the system”
Apunta una reserva en OctoTable a partir de lo que arrancó el Zap: el formulario de la web, una entrada a un evento, una petición de comida de empresa.
Cuando el Zap de OctoTable se rompe
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a OctoTable y no hay límite de uso documentado. Lo que falla es el comportamiento general de Zapier aplicado a un libro de reservas.
Cuatro comportamientos generales de Zapier se aplican a este montaje. Léelos antes de publicar y, si algo se resiste, pasa por la guía de Depuración Zapier.
Las reservas antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Las reservas que ya estaban en OctoTable se quedan ahí; traspasarlas es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Si un paso crea o anula una reserva en OctoTable mientras un disparador vigila esos mismos eventos, el Zap se reactiva en bucle y quema tareas muy rápido.Una importación masiva se frena
Tras una importación grande o un cambio desde otro sistema de reservas, una avalancha repentina de elementos puede quedar retenida por la protección de Zapier.Una reserva no pasa dos veces
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya ha visto. Una reserva procesada una vez no vuelve a arrancar el Zap en la siguiente revisión.
¿Necesitas ayuda para automatizar OctoTable con Zapier?
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