Intégration OctoTable ZapierAutomatiser OctoTable avec Zapier.
L'intégration OctoTable Zapier propose 3 déclencheurs et 2 actions, sans recherche. Elle surveille les réservations créées, modifiées et annulées de ton restaurant ou de ton bar, et sait créer ou annuler une réservation. Voici ce qu'elle fait, ce qu'elle coûte et où elle coince.
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Ce que fait vraiment l'intégration OctoTable Zapier
Brancher OctoTable sur Zapier, c'est sortir ton cahier de réservations de son coin. Quand un client réserve, déplace ou annule sa table, Zapier transmet l'info à un autre outil à son prochain passage. Et dans l'autre sens, une demande arrivée ailleurs (formulaire, billetterie) peut devenir une vraie réservation OctoTable, sans ressaisie.
Trois usages reviennent sans cesse. D'abord, prévenir l'équipe : New Reservation en déclencheur, un e-mail ou un message en action, et le chef de salle connaît les couverts du soir sans ouvrir OctoTable. Ensuite, suivre les désistements : Reservation Cancelled alimente une liste, et les tables libérées s'y affichent au passage suivant de Zapier. Enfin, faire entrer dans OctoTable les demandes de privatisation reçues par formulaire, grâce à l'action New Reservation (nom, e-mail, nombre de couverts, jour et heure).
Maintenant, les limites. Les trois déclencheurs fonctionnent par interrogation : rien n'est instantané, Zapier passe vérifier selon le rythme de ton plan. Pas d'étape de recherche non plus, donc impossible de retrouver une réservation existante avant d'agir dessus. Et aucune action ne modifie une réservation : on crée ou on annule, rien entre les deux. Pour une modification, il faut annuler puis recréer, soit deux actions et un plan payant.
Tu hésites entre plusieurs outils pour ton établissement ? Les comparatifs n8n vs Zapier et Make vs Zapier posent les critères (facturation, hébergement, nombre d'étapes) sans trancher à ta place.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots suffisent pour lire la suite. Chacun est expliqué une fois ici, puis employé tel quel.
- Zap
- L'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple une nouvelle réservation OctoTable. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app au moment même.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues respectent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui va chercher un élément déjà présent dans une app pour les étapes suivantes. OctoTable n'en a aucune.
Ce que ça coûte vraiment en tâches
OctoTable n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit de Zapier. La facture se compte en tâches, et seules les actions réussies comptent.
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Étapes par Zap en gratuit2 : un déclencheur, une action
- Réservée aux plans payantsNon
- Coût du déclencheur0 tâche
Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les passages de Zapier pour repérer les nouvelles réservations, quelle que soit leur fréquence. Chaque action qui aboutit compte pour une tâche, une action en échec ne compte pas. Un Zap à trois actions consomme donc trois fois plus qu'un Zap à une action. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais deux étapes par Zap seulement. Ajoute un filtre (les tablées de six et plus, par exemple) ou une seconde action, et le Zap devient multi-étapes : plan payant obligatoire.
Connecter ton compte OctoTable
- 01
Ouvrir tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte OctoTable relié une fois, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent à OctoTable.
- 02
Choisir OctoTable
Tape OctoTable dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté OctoTable. Il te faut un compte OctoTable avec accès à l'établissement dont tu veux automatiser les réservations.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi sur OctoTable dans cet onglet et autorise Zapier à accéder au compte. L'onglet se ferme, la connexion apparaît dans ta liste, et chaque étape OctoTable de chaque Zap peut s'en servir.
Ton premier Zap : prévenir l'équipe à chaque grosse réservation
ObjectifChaque nouvelle réservation OctoTable d'une grande tablée envoie un e-mail au chef de salle.
- 01
Créer le Zap
Dans l'éditeur de Zapier, démarre un nouveau Zap. Choisis OctoTable comme app et New Reservation comme événement de départ.
- 02
Brancher et tester le déclencheur
Sélectionne ta connexion OctoTable et lance le test. Zapier remonte les trois réservations les plus récentes du compte : tu fais le mappage sur une vraie.
- 03
Poser le filtre
Ajoute un filtre sur le nombre de couverts, avec une règle de type nombre (une règle texte ne passerait jamais). Ce filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.
- 04
Ajouter l'action
Choisis l'app de messagerie et son action d'envoi, puis glisse dans le message le nom du client, le jour, l'heure et le nombre de couverts venus d'OctoTable.
- 05
Tester puis publier
Lance chaque étape une fois et lis ce qui revient. Quand l'e-mail te convient, clique sur Publish pour allumer le Zap. Seules les réservations créées ensuite passeront.
Les 3 déclencheurs OctoTable
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OctoTable. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Reservation Cancelled
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a reservation is canceled.”
Lance ton Zap chaque fois qu'une réservation est annulée dans OctoTable, et transmet le détail de cette réservation à l'étape suivante. Un désistement discret devient une info que toute l'équipe voit passer.
New Reservation
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when there's a new reservation.”
Part à chaque nouvelle réservation enregistrée dans OctoTable, quelle que soit son origine. C'est le point de départ de la plupart des Zaps d'un restaurant, parce que tout le reste découle d'une réservation.
Reservation Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a reservation is modified.”
Réagit quand une réservation existante change dans OctoTable : nouvel horaire, nombre de couverts revu. Le Zap reçoit la réservation telle qu'elle est après la modification.
Les 2 actions OctoTable
OctoTable te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Cancel Reservation
ActionDans Zapier“Triggers when a reservation is canceled.”
Annule une réservation OctoTable existante depuis un autre outil, en la retrouvant par l'e-mail du client et le jour prévu.
New Reservation
ActionDans Zapier“Creates a new reservation in the system”
Inscrit une réservation dans OctoTable à partir de ce qui a lancé le Zap : formulaire du site, billet d'événement, demande de privatisation.
Quand le Zap OctoTable casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à OctoTable et aucune limite de débit n'est documentée. Ce qui casse, ce sont les comportements généraux de Zapier, appliqués à un cahier de réservations.
Quatre comportements généraux de Zapier s'appliquent à ce montage. Lis-les avant de publier, et passe par la page Dépannage Zapier si quelque chose résiste encore.
Les anciennes réservations ne remontent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son activation. Les réservations déjà dans OctoTable restent où elles sont, les reprendre est un autre chantier.Le Zap se relance tout seul
Si une étape crée ou annule une réservation OctoTable pendant qu'un déclencheur surveille ces mêmes événements, le Zap se relance en boucle et brûle des tâches.Un import massif est freiné
Après un gros import ou une bascule depuis un autre outil de réservation, un afflux soudain d'éléments peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier.Une réservation ne passe pas deux fois
Zapier garde la trace de ce qu'un déclencheur par interrogation a déjà vu. Une réservation traitée une fois ne relance pas le Zap à la vérification suivante.
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