Integración OfficeTimer ZapierAutomatiza OfficeTimer con Zapier.
La integración OfficeTimer Zapier ofrece 7 disparadores y 8 acciones, y ninguna búsqueda. Todos los disparadores funcionan por consulta y todas las acciones crean algo: clientes, proyectos, empleados, ausencias, horas. Aquí tienes qué funciona, cuánto cuesta y qué falla.
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Qué hace por ti la integración OfficeTimer Zapier
La integración conecta tu cuenta de OfficeTimer con Zapier, una herramienta que hace que tus aplicaciones trabajen juntas sin programar. Cuando aparece algo nuevo en OfficeTimer, como un cliente, un empleado o una solicitud de vacaciones, Zapier puede llevarlo a otra app. También funciona al revés: crea registros en OfficeTimer a partir de lo que pasa en tus otras herramientas.
Tres resultados que se montan a menudo. Un proyecto listo en cuanto entra el cliente: New Client arranca un Zap que llama a Create Project, y el equipo ya puede imputar horas. Vacaciones a la vista de todos: New TimeOff Request lleva cada ausencia al calendario compartido, y nadie reparte trabajo a quien no está. Altas sin teclear dos veces: Create Employee da de alta en OfficeTimer a la persona que tu herramienta de selección marca como contratada.
Igual de importante es lo que no hace. Las acciones de OfficeTimer solo crean: ninguna edita ni borra, así que un cambio hecho en otra herramienta nunca llega a un registro que ya existe. Tampoco hay paso de búsqueda, de modo que un Zap no puede localizar un cliente antes de actuar. Y ningún disparador es instantáneo: en el plan gratuito, una novedad puede esperar hasta 15 minutos. Si estás comparando herramientas, la comparativa Make vs Zapier repasa los criterios uno a uno.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda esta página. Aquí van, en castellano llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, aquí algo nuevo en OfficeTimer. Con el Zap activo, Zapier espera a que suceda.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe o envía algo por ti, como un cliente nuevo en OfficeTimer.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una tarea es una acción que termina bien; tu plan te da un número fijo cada mes.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a OfficeTimer cada cierto tiempo por lo último que ha entrado y se queda solo con lo que no había visto.
- Disparador instantáneo
- Es la propia app la que avisa a Zapier cuando pasa algo. OfficeTimer no tiene ninguno, y conviene saberlo desde el principio.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta un filtro o una segunda acción, y entonces pide un plan de pago.
Lo que cuesta de verdad automatizar OfficeTimer
Zapier cobra tareas, no disparadores. Que Zapier consulte OfficeTimer en busca de novedades no cuesta nada, por muchas veces que lo haga.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos por Zap en Free2: un disparador, una acción
- App premiumNo, OfficeTimer funciona en Free
- Coste de una consulta0 tareas
Cada acción de OfficeTimer que sale bien cuenta como una tarea; la que falla no cuenta. Un Zap con tres acciones gasta tres tareas por ejecución. OfficeTimer no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero solo dos pasos por Zap. Con un filtro o una segunda acción ya necesitas un plan de pago, porque el gratuito solo monta Zaps de dos pasos. El Curso de Zapier lo explica paso a paso.
Conectar OfficeTimer con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador. Antes necesitas una cuenta de OfficeTimer: Zapier no la crea por ti.
- 02
Busca OfficeTimer y añádelo
Escribe OfficeTimer en la ventana, elígelo en los resultados y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de OfficeTimer, y es ahí donde inicias sesión de verdad.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en OfficeTimer desde esa pestaña y autoriza a Zapier. Esa conexión (tu cuenta enlazada una sola vez) la reutilizan después todos los pasos que hablen con OfficeTimer.
Tu primer Zap: una tarea de acogida por cada empleado nuevo
ObjetivoCada empleado nuevo en OfficeTimer recibe su tarea de acogida, salvo los que tu filtro deje fuera.
- 01
Crea: elige el disparador
Crea un Zap nuevo, elige OfficeTimer como app de inicio y New Employee como evento. Selecciona la conexión de OfficeTimer que acabas de añadir.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres empleados más recientes de tu cuenta, así que relacionas los campos con una persona real y no con una ficha vacía.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono más, añade un paso Filter: el campo que miras, la regla y el valor. Usa una regla de texto para un nombre. Con este filtro el Zap pasa a ser de varios pasos y pide plan de pago.
- 04
Añade Create Task
Elige otra vez OfficeTimer y la acción Create Task. Indica el Project Name del proyecto donde agrupas las acogidas y usa el nombre del empleado como Task Name.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta la acción una vez y revisa la tarea en OfficeTimer. Si está bien, pulsa Publish para activar el Zap. Solo reaccionará a las altas posteriores.
Disparadores de OfficeTimer
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OfficeTimer. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a New Client is created.”
Cada cliente que das de alta en OfficeTimer pone en marcha el Zap y pasa sus datos al siguiente paso. Útil si abres la ficha en OfficeTimer y luego la vuelves a teclear en facturación o en tu CRM.
New Department
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when New Department is created.”
Salta cuando alguien crea un departamento en OfficeTimer. Pasa pocas veces, y por eso encaja con los cambios de estructura que deben reflejarse en otras herramientas: un canal, una carpeta, una partida de costes.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there's a New Project is Created.”
¿Proyecto nuevo en OfficeTimer? Arranca el Zap. Sus datos viajan al siguiente paso para que otra app abra su propia versión: un tablero, una carpeta, un canal con su nombre.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when New Task is Created.”
Toda tarea que se crea en OfficeTimer puede arrancar un Zap. Va bien a los equipos que imputan horas a tareas de OfficeTimer pero organizan el trabajo en otra herramienta y quieren las dos listas iguales.
New TimeOff Request
Disparador por sondeoEn Zapier“New TimeOff Request is Added to the system”
Cada solicitud de ausencia registrada en OfficeTimer puede pasar a otra app en la siguiente consulta de Zapier, con el User Name de la persona y las fechas Start Date y End Date.
New Timesheet Entry
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new TimeEntry is added.”
Las horas registradas en OfficeTimer lanzan este Zap, una entrada cada vez. Lo que se apunta una sola vez puede alimentar un informe, un borrador de factura o un resumen para el cliente sin teclearlo de nuevo.
New Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new User/ Employee is created.”
Dar de alta a una persona en OfficeTimer lo activa. Es el punto de partida típico de una incorporación: los datos del recién llegado pasan a las herramientas que usará desde el primer día.
Acciones de OfficeTimer
OfficeTimer te da 8 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Attendance
AcciónEn Zapier“Create a new Attendance Entry”
Registra un fichaje en OfficeTimer para un empleado concreto, en la fecha y la hora que le pases. El campo InOut también hay que rellenarlo.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a New Client”
Da de alta un cliente en OfficeTimer con datos que nacen en otro sitio, como un presupuesto aceptado.
Create Department
AcciónEn Zapier“Create a Department”
Abre un departamento en OfficeTimer con un nombre y un código, los dos obligatorios.
Create Employee
AcciónEn Zapier“Create a New Employee”
Crea una persona en OfficeTimer a partir de un nombre, un apellido y un email.
Create Project
AcciónEn Zapier“Create a Project”
Monta un proyecto en OfficeTimer, ligado a un cliente por su Client Name, con su propio código y nombre.
Create Task
AcciónEn Zapier“Create a new Task”
Añade una tarea a un proyecto a partir de un Project Name y un Task Name. Unas casillas opcionales la marcan como tarea madre, la abren a todos los empleados, la aplican a todos los proyectos o la dan por terminada.
Create TimeOff
AcciónEn Zapier“Creates the TimeOff Request in OfficeTimer.”
Registra una solicitud de ausencia en OfficeTimer para un empleado, con el tipo, las fechas y las horas libres.
Create Timesheet Entry
AcciónEn Zapier“Create a new Timesheet Entry”
Apunta tiempo a un empleado en una fecha dada, con el total trabajado. La casilla opcional IsBillable señala las horas que piensas facturar.
Cuando un Zap de OfficeTimer falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a OfficeTimer ni indica límites propios de la app. Lo que falla es lo que falla en cualquier Zap, con un matiz de OfficeTimer.
Hay cuatro casos que aparecen más. Si tu Zap se para por otro motivo, la guía de Depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden, y la Reseña de Zapier detalla los planes.
Nada de antes del Zap
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los clientes, empleados u horas que ya están en OfficeTimer no entran: moverlos es otro trabajo.El Zap que se alimenta solo
New Client con Create Client, o New Task con Create Task, en la misma cuenta: cada acción vuelve a lanzar el Zap y agota tus tareas.Una importación masiva retenida
Si importas de golpe un lote grande de empleados o de horas, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar el disparador en vez de lanzarlo por cada registro.Sin duplicados, a propósito
Zapier recuerda lo que ya ha visto en un disparador por consulta, así que un mismo registro de OfficeTimer nunca arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar OfficeTimer con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
