Recursos · Integración Zapier

Integración Oneflow ZapierAutomatiza Oneflow con Zapier.

La integración Oneflow Zapier ofrece 1 disparador, 9 acciones y 0 búsquedas. El disparador salta cuando un contrato cambia de estado, también en el plan gratuito, y las acciones cubren el contrato entero: crearlo, completarlo, enviarlo, descargarlo y borrarlo.

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Resumen

Qué hace de verdad la integración Oneflow Zapier

Une tu cuenta de Oneflow con Zapier para que un contrato pueda arrancar una automatización o salir de ella. En la práctica, Oneflow avisa a Zapier de cada cambio de estado, y Zapier puede crear, completar, enviar, leer, descargar o borrar contratos de tu cuenta sin que nadie abra Oneflow.

Hay tres resultados que se repiten. Un contrato que nace de una venta: Create Contract lo abre, Add Participant suma al firmante y Add Product rellena la tabla de productos. Un contrato que se envía solo: Send Contract lo manda a sus participantes con tu asunto y tu mensaje. Una copia firmada guardada donde trabaja tu equipo: Contract Status Changed arranca el Zap y Download Contract recupera el PDF para el paso siguiente.

Ahora, los límites. Solo hay un disparador y solo vigila estados. Tampoco hay paso de búsqueda: un Zap no puede localizar un contrato por su nombre. Toda acción sobre un contrato existente pide su Contract ID, que tiene que venir de un paso anterior. La buena noticia está en el propio disparador: es instantáneo, así que el plan gratuito va igual de rápido que el más caro.

¿Todavía eliges herramienta? Revisa Make vs Zapier y n8n vs Zapier antes de montar algo serio de verdad.

Vocabulario

El vocabulario de Zapier, en palabras claras

Ocho palabras aparecen en cada línea de esta página. Aquí van de una vez.

Zap
La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
Disparador
El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier espera ese evento y ningún otro.
Acción
Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
Tarea
La unidad que cobra Zapier. Cada acción que tu Zap completa con éxito cuenta como una tarea en tu plan.
Disparador por consulta
Zapier pregunta a la app cada cierto intervalo fijo si hay novedades y se queda solo con lo que aún no había visto.
Disparador instantáneo
Es la app la que avisa a Zapier en el momento del evento, sin esperar ninguna consulta. El de Oneflow funciona así.
Filtro
Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en silencio si no.
Zap de varios pasos
Cualquier Zap que pase de un disparador y una acción. Basta una segunda acción, un filtro o una búsqueda, y entonces requiere un plan de pago.
Coste

Lo que cuesta de verdad un Zap de Oneflow

Oneflow no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito. El disparador no cuesta nada: Zapier solo cobra las acciones que salen bien.

  • Contract Status Changed0 tareas, instantáneo en todos los planes
  • Cada acción con éxito1 tarea (algunas acciones gastan más)
  • Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
  • Oneflow en ZapierNo premium, disponible en Free

Cada acción con éxito es una tarea, y una acción fallida no se cuenta. Un Zap de tres acciones gasta, por tanto, el triple que uno de una sola acción. El matiz está en el plan gratuito: dos pasos como máximo, un disparador y una acción. Con un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a necesitar un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo afecta a los disparadores por consulta; el de Oneflow es instantáneo en todos los planes.

Conexión

Conecta Oneflow con Zapier en 3 pasos

  1. 01

    Abre tus conexiones

    En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Oneflow enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por cada paso que la necesite.

  2. 02

    Elige Oneflow

    Escribe Oneflow en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva de Oneflow: inicia sesión con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps.

  3. 03

    Concede el acceso

    Autoriza a Zapier a usar esa cuenta. Necesitas una cuenta propia de Oneflow y permisos de lectura o escritura sobre cualquier contrato que no sea tuyo y que el Zap deba tocar.

Primer Zap

Tu primer Zap: archivar cada contrato firmado

ObjetivoCuando un contrato llega al estado que eliges, descargar su PDF y dejarlo en una carpeta compartida de Google Drive para el equipo de administración.

  1. 01

    Elige el disparador

    Selecciona Oneflow como app de inicio, Contract Status Changed como evento y tu conexión de Oneflow como cuenta de trabajo.

  2. 02

    Ajusta el estado

    Rellena el campo obligatorio Trigger when contract status changed to con el estado que te interesa. Prueba el disparador: Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta.

  3. 03

    Añade Download Contract

    Suma un paso de Oneflow con Download Contract y asígnale el Contract ID que trajo el disparador. No escribes nada: lo eliges del resultado de la prueba.

  4. 04

    Manda el archivo a Drive

    Añade Google Drive con Upload File y asigna el PDF del paso anterior. Este tercer paso convierte el Zap en uno de varios pasos, que funciona con un plan de pago.

  5. 05

    Prueba y publica

    Ejecuta cada paso una vez y revisa lo que devuelve antes de seguir. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activar el Zap.

Disparadores

El disparador de Oneflow

1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en Oneflow, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.

1

Contract Status Changed

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when the contract status is changed.”

Pone en marcha tu Zap cuando un contrato de Oneflow pasa al estado que indicaste en el disparador. Es la única puerta de Oneflow hacia Zapier: cualquier automatización que reaccione a un contrato entra por aquí, ya sea guardar una firma, actualizar una oportunidad o avisar a un compañero.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan
Cuándo usarlo
el equipo de RR. HH. quiere el contrato laboral firmado en la ficha del nuevo empleado sin ir a buscarlo a Oneflow.
Ojo
el campo del estado es obligatorio, así que un Zap sigue un único estado objetivo; dos estados, dos Zaps.
Acciones

Las 9 acciones de Oneflow

Oneflow te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.

1

Add Participant

Acción

En Zapier“Add a new participant to a Oneflow contract”

Suma una persona a un contrato existente, con el tipo de participante y el nombre que asignas desde pasos anteriores.

Cuándo usarlo
el firmante solo se conoce más tarde, por ejemplo cuando el cliente completa su formulario de alta.
Ojo
hace falta el Contract ID y Oneflow no tiene búsquedas en Zapier, así que el identificador debe salir del disparador o de Create Contract.
2

Add an Attachment or Expanded PDF

Acción

En Zapier“Add an attachment or expanded PDF to a Oneflow contract”

Adjunta un archivo a un contrato, como anexo simple o como PDF ampliado, según la opción Upload as.

Cuándo usarlo
las condiciones generales o un anexo de protección de datos deben ir con cada contrato de un mismo tipo.
Ojo
el archivo, o su URL pública, no puede superar los 20 MB, y el contrato necesita una sección de anexo o de PDF ampliado para recibirlo.
3

Add Product

Acción

En Zapier“Add product into an existing Oneflow contract”

Escribe una línea de producto, con su nombre y su cantidad, en una tabla de productos de un contrato existente.

Cuándo usarlo
el presupuesto vive en otra herramienta y el contrato debe reflejar las mismas líneas sin volver a teclearlas.
Ojo
la plantilla del contrato necesita al menos una tabla de productos. La eliges por su ID, y las tablas se numeran de arriba abajo dentro del contrato.
4

Get Contract Details

Acción

En Zapier“Get details of an existing Oneflow contract”

Lee un contrato existente a partir de su Contract ID y pasa sus datos a los pasos siguientes.

Cuándo usarlo
el disparador te dice que un estado cambió y el resto del Zap necesita más información para actualizar una hoja de cálculo.
Ojo
en Zapier es una acción, no un paso de búsqueda, así que cuenta una tarea cada vez que sale bien.
5

Send Contract

Acción

En Zapier“Send a contract to Oneflow contract participants”

Manda un contrato listo a sus participantes, con el asunto y el mensaje que redactas en el paso.

Cuándo usarlo
con participantes y productos ya cargados, el último paso del mismo Zap envía el contrato sin que nadie pulse nada.
Ojo
el asunto admite hasta 150 caracteres y el mensaje hasta 5000; un campo asignado más largo hace fallar el paso.
6

Create Contract

Acción

En Zapier“Create a new Oneflow contract”

Abre un contrato nuevo en tu cuenta de Oneflow, creado en nombre del usuario de Oneflow que elijas en el paso.

Cuándo usarlo
una oportunidad llega a la fase de cierre en tu CRM y el contrato tiene que existir antes de que alguien lo pida.
Ojo
el paso también pregunta si quieres añadir un enlace externo al contrato; la respuesta es obligatoria, así que decídela una vez al configurarlo.
7

Delete Contract

Acción

En Zapier“Delete an existing Oneflow contract”

Borra un contrato existente de Oneflow, actuando como el usuario de Oneflow que selecciones.

Cuándo usarlo
una oportunidad se marca como perdida en el CRM y el borrador de contrato asociado ya no pinta nada en la lista.
Ojo
el paso borra de verdad en cuanto se ejecuta. Pruébalo con un contrato de prueba y plantéate un filtro para que solo lleguen aquí los contratos correctos.
8

Download Contract

Acción

En Zapier“Download the Oneflow contract as a PDF”

Obtiene el contrato en PDF para que un paso posterior lo guarde, lo adjunte a un correo o lo archive.

Cuándo usarlo
tu gestoría quiere todos los contratos firmados en una carpeta, con el mismo formato de nombre y sin exportarlos a mano.
Ojo
este paso solo obtiene el archivo; para conservarlo, añade detrás un paso que guarde o envíe el PDF.
9

API Request (Beta)

Acción

En Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Paso avanzado que envía una petición HTTP en bruto a Oneflow reutilizando el inicio de sesión de tu conexión, para lo que no cubren las otras ocho acciones.

Cuándo usarlo
alguien del equipo técnico sabe qué petición de Oneflow quiere lanzar y solo necesita que Zapier ponga la autenticación.
Ojo
las peticiones solo llegan a dominios ligados a Oneflow, y con Stop on error en Yes, el paso se detiene si Oneflow devuelve un error.
Cuando falla

Cuando un Zap de Oneflow falla

Zapier no asocia ningún artículo de ayuda propio a Oneflow. Lo que falla sale de las reglas generales de Zapier y de los límites escritos en las acciones.

Seis casos que conviene conocer antes de publicar. Para todo lo demás, ten a mano Depuración Zapier.

  • Los contratos antiguos no aparecen

    Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los contratos que cambiaron de estado antes se quedan como están; mover el histórico es otro trabajo.

  • El Zap que se dispara a sí mismo

    Un Zap que escribe justo donde mira su propio disparador se relanza una y otra vez y se come tus tareas. Revisa qué cambia cada acción.

  • Un cambio masivo queda retenido

    Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección de Zapier contra avalanchas puede frenar las ejecuciones.

  • El anexo pesa demasiado

    Add an Attachment or Expanded PDF rechaza archivos de más de 20 MB y necesita una sección adecuada en el contrato para alojarlos.

  • La plantilla sin tabla de productos

    Add Product solo funciona si la plantilla del contrato tiene al menos una tabla de productos. Sin ella, el paso no tiene dónde escribir.

  • Un asunto demasiado largo

    Send Contract limita el asunto a 150 caracteres y el mensaje a 5000. Un campo asignado desde una nota larga del CRM puede pasarse.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Oneflow con Zapier?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Oneflow y Zapier: preguntas frecuentes

01¿La integración Oneflow Zapier es gratis?
Sí, funciona en el plan gratuito, porque Oneflow no es una app premium en Zapier. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Contract Status Changed seguido de Download Contract cabe ahí. Ese mismo Zap con un filtro o una segunda acción, por ejemplo para guardar el PDF en Google Drive, pasa a ser de varios pasos y requiere un plan de pago. Del lado de Oneflow, necesitas tu propia cuenta.
02¿Cuántas tareas consume un Zap de Oneflow?
Una tarea por cada acción con éxito, y nada por el disparador. Un Zap que descarga el contrato tras un cambio de estado cuesta, por tanto, una tarea por ejecución. Con una segunda acción, cada ejecución cuesta dos. Una acción fallida no se cuenta. Get Contract Details es una acción en Zapier, no un paso de búsqueda, así que cuenta igual que las demás. El plan gratuito trae 100 tareas al mes: ese es el número que hay que comparar con los contratos que cambian de estado en tu cuenta.
03¿Oneflow en Zapier funciona en tiempo real?
Sí en el disparador. Contract Status Changed es un disparador instantáneo: Oneflow avisa a Zapier cuando cambia el estado y el Zap arranca enseguida, en cualquier plan. La tabla de consultas, 15 minutos en Free y 2 minutos en Professional, no se le aplica. En el editor, un Zap construido sobre un disparador instantáneo muestra un rayo. Después, las acciones se ejecutan en el orden de tus pasos, y cada una cuenta como tarea cuando sale bien.
04¿Qué hace falta para conectar Oneflow con Zapier?
Una cuenta de Oneflow y permisos de lectura o escritura sobre los contratos ajenos que el Zap deba tocar. La conexión empieza en la página Apps de Zapier con + Add connection: buscas Oneflow, inicias sesión del lado de Oneflow y concedes el acceso. Después, casi todas las acciones preguntan qué usuario de Oneflow las ejecuta, el creador del contrato u otro usuario de la cuenta. Elige a alguien que pueda trabajar sobre esos contratos, o el paso fallará.
05¿Por qué Add Product falla en algunos contratos?
Porque la plantilla del contrato no tiene tabla de productos. Add Product escribe una línea en una tabla de productos, y necesita al menos una en la plantilla de la que parte el contrato. Luego eliges la tabla por su ID, numerada de arriba abajo dentro del contrato. Si tus plantillas son distintas, el mismo Zap funcionará con unos contratos y fallará con otros. La solución está en Oneflow: añade una tabla de productos a las plantillas que alimenta el Zap.
06¿Y si la operación de Oneflow que necesitas no existe en Zapier?
Mira primero API Request (Beta). Es la acción avanzada al final de la lista: envía una petición HTTP en bruto a Oneflow con el inicio de sesión de tu conexión, así que no te limita a las nueve acciones ya hechas. Solo llega a dominios ligados a Oneflow y pide un método y una dirección. Encaja con alguien que sabe exactamente qué petición mandar. Sin ese perfil, las acciones ya preparadas y el único disparador de estado son el alcance real de la integración.
07¿Zapier, Make o n8n para Oneflow?
Compáralos por los criterios que importan con contratos, no por su fama. En Zapier, Oneflow trae un disparador instantáneo sobre cambios de estado, nueve acciones y ningún paso de búsqueda, y funciona en el plan gratuito mientras el Zap tenga dos pasos. Comprueba entonces tres cosas en cada herramienta: si el cambio de estado llega al instante, si están las acciones de contrato que usas y cuánto cuesta un escenario de tres o cuatro pasos. La que mejor responda para tu volumen es la buena.
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