Integración Payaca ZapierAutomatiza Payaca con Zapier.
La integración Payaca Zapier ofrece 5 disparadores y 2 acciones, y los 5 disparadores son instantáneos. Un presupuesto enviado o aceptado, una factura enviada o una cita creada o cambiada pone en marcha un Zap, que puede dar de alta un cliente o una oportunidad en Payaca.
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Para qué te sirve la integración Payaca Zapier
Conecta tu cuenta de Payaca con Zapier para que lo que pasa en Payaca (un presupuesto que sale, uno que el cliente acepta, una factura enviada, una cita en la agenda) ponga a trabajar tus otras herramientas. El Zap es la automatización que montas: un disparador y luego las acciones que se ejecutan cada vez. Payaca no está reservada a los planes de pago, así que un Zap de dos pasos funciona en el plan gratuito.
Hay tres usos que se repiten. Un seguimiento comercial que arranca solo: Sent Quote reacciona al envío de un presupuesto, y el recordatorio o la actualización del embudo llega sin copiar datos. Un registro de los trabajos cerrados: Accepted Quote reacciona al sí del cliente, justo cuando el responsable de compras necesita saberlo. Una agenda en la que todos confían: Created Event y Updated Event reaccionan a una cita nueva o movida, y quien va a la obra se entera.
En sentido contrario, Create Customer y Create Deal meten en Payaca un contacto captado en otro sitio, con nombre y email ya rellenos.
Lo que Zapier no hace aquí también cuenta. Payaca no tiene paso de búsqueda, así que un Zap no puede comprobar si un cliente ya existe antes de crearlo. No hay acción para enviar un presupuesto, emitir una factura ni cambiar una cita: eso sigue dentro de Payaca. Y nada de lo ocurrido antes de activar el Zap se recupera.
Si quieres situar la herramienta, tienes nuestra Reseña de Zapier y la comparativa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras, una línea cada una. A partir de aquí se usan sin repetir la explicación.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador seguido de una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, aquí un cliente o una oportunidad.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo. Uno instantáneo lo avisa la propia app. Los de Payaca son todos instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene si no.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta una segunda acción o un filtro, y entonces pide un plan de pago.
- Conexión
- Tu cuenta de Payaca enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso que toque Payaca.
Lo que cuesta de verdad un Zap con Payaca
Zapier cobra tareas y solo cuentan las acciones que salen bien. El disparador es gratis, y la espera también.
- DisparadorNo gasta tareas
- Acción completada1 tarea cada una
- Acción fallidaNo se descuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Payaca en gratuitoSí, no está reservada a planes de pago
Cada acción completada es una tarea: un Zap con dos acciones gasta el doble que uno con una. Una acción que falla no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y solo admite Zaps de dos pasos; con un filtro o una segunda acción necesitas un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo afecta a los disparadores por consulta, y Payaca no tiene ninguno. Buscar datos nuevos tampoco cuesta nada, por mucho que Zapier revise.
Conecta tu cuenta de Payaca en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con buscador. Necesitas una cuenta de Payaca ya creada: Zapier no la crea por ti.
- 02
Elige Payaca e inicia sesión
Escribe Payaca, selecciónala y pulsa Add connection. Inicia sesión en Payaca en la pestaña que aparece, con la cuenta cuyos presupuestos, facturas y agenda debe ver el Zap.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a entrar en la cuenta. Si los registros que quieres automatizar son de un compañero, comprueba antes que tu usuario puede leerlos y escribir en ellos; si no, el Zap solo verá lo tuyo.
Tu primer Zap con Payaca: de presupuesto enviado a cliente y oportunidad
ObjetivoCada vez que sale un presupuesto de Payaca, dar de alta al cliente y abrir la oportunidad de ese trabajo sin teclear nada dos veces.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo. Con dos acciones es un Zap de varios pasos y necesita un plan de pago; si pruebas en el plan gratuito, quédate con una sola acción.
- 02
Elige el disparador
Selecciona Payaca como app y Sent Quote como evento, luego tu conexión. El editor muestra un rayo, la señal de un disparador instantáneo.
- 03
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres presupuestos enviados más recientes de tu cuenta, así que relacionas los campos con uno real y no con datos de ejemplo vacíos.
- 04
Añade las dos acciones
Añade Create Customer y después Create Deal. En cada una, lleva el nombre del cliente y el email del presupuesto: son casillas obligatorias en ambas.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción una vez y revisa en Payaca lo que se ha creado. Si todo cuadra, pulsa Publish para activar el Zap y dejarlo funcionando.
Disparadores de Payaca en Zapier
5 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Payaca, y 5 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Accepted Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a quote accepted.”
El cliente acepta un presupuesto y este disparador pasa ese presupuesto aceptado al paso siguiente. Es el momento en que una propuesta se convierte en trabajo cobrable, y el que tu oficina necesita conocer.
Created Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is created.”
Aparece una cita nueva en la agenda de Payaca, una visita de medición o una instalación, por ejemplo, y el Zap la recibe. Zapier destaca este disparador en la página de la app.
Sent Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is sent.”
Reacciona cuando una factura sale de Payaca. El Zap recibe esa factura y puede llevarla a la herramienta con la que controlas los cobros pendientes, sin exportar nada aparte.
Sent Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a quote is sent.”
Con cada presupuesto que sale hacia un cliente desde Payaca, este disparador arranca el Zap. Es la señal más temprana del ciclo de venta que Zapier puede captar de Payaca.
Updated Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is updated.”
Cuando cambia una cita que ya estaba en la agenda, el Zap recibe la versión nueva. Junto con Created Event, mantiene tus otras herramientas al día de lo que de verdad está programado.
Acciones de Payaca en Zapier
Payaca te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Creates a customer.”
Da de alta un cliente en Payaca con lo que trajo un paso anterior, de modo que un contacto de un formulario o de una campaña no hay que teclearlo otra vez.
Create Deal
AcciónEn Zapier“Creates a deal.”
Abre una oportunidad en Payaca, así una consulta tiene su sitio en tu seguimiento de Payaca, con el nombre del cliente y su email.
Cuando un Zap con Payaca falla
Zapier no asocia a Payaca ningún artículo de ayuda ni límite de uso propio. Lo que falla viene de cómo funciona cualquier Zap.
Cuatro casos que conviene conocer antes de publicar. Si alguno te pasa igualmente, el siguiente paso es nuestra página de Depuración Zapier.
Nada del historial se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los presupuestos, facturas y citas que ya existían no pasan nunca; mover ese histórico es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Un Zap que escribe justo donde mira su disparador vuelve a arrancar una y otra vez y agota las tareas. Aquí los disparadores miran presupuestos, facturas y citas; las acciones escriben clientes y oportunidades.Cargas masivas frenadas
Tras una importación masiva o una migración, un disparador que devuelve de golpe un lote enorme puede quedar retenido por la protección contra avalanchas de Zapier. Apaga el Zap durante esas cargas.Casillas obligatorias vacías
Create Customer y Create Deal esperan un nombre de cliente y un email. Si el paso anterior no trae esos dos valores, la acción no se puede rellenar.
¿Necesitas ayuda para automatizar Payaca con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
