Intégration Payaca ZapierAutomatiser Payaca avec Zapier.
L'intégration Payaca Zapier propose 5 déclencheurs et 2 actions, et les 5 déclencheurs sont instantanés. Un devis envoyé ou accepté, une facture partie, un rendez-vous créé ou modifié lance un Zap, qui peut ajouter un client ou une affaire dans Payaca.
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Ce que l'intégration Payaca Zapier change dans ta journée
Elle branche ton compte Payaca sur Zapier : un devis qui part, un devis signé, une facture envoyée ou un créneau posé au planning peut lancer du travail dans tes autres outils. Le Zap, c'est l'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis les actions qui tournent à chaque fois. Payaca n'est pas réservée aux plans payants, un Zap à deux étapes marche donc sur le plan gratuit.
Trois usages reviennent souvent. Une relance commerciale qui démarre seule : Sent Quote réagit à l'envoi d'un devis, et la relance ou la mise à jour du suivi commercial suit sans ressaisie. Une trace des chantiers gagnés : Accepted Quote réagit à la signature, le bon moment pour prévenir celui qui commande le matériel. Un planning partagé fiable : Created Event et Updated Event réagissent à un rendez-vous ajouté ou déplacé, et l'équipe terrain l'apprend.
Dans l'autre sens, Create Customer et Create Deal font entrer dans Payaca un contact capté ailleurs, avec son nom et son e-mail déjà remplis.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucune étape de recherche n'existe pour Payaca : un Zap ne peut pas vérifier qu'un client existe déjà avant d'en créer un. Rien ne permet d'envoyer un devis, d'émettre une facture ou de modifier un rendez-vous : ça reste dans Payaca. Et rien de ce qui s'est passé avant la mise en route du Zap n'est repris.
Pour situer l'outil, lis notre Avis Zapier, puis n8n vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier, en clair
Huit mots, une ligne chacun. Passé ce bloc, on les emploie sans rappel.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, suivi d'une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait partir le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier attend cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, ici un client ou une affaire.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app elle-même. Ceux de Payaca sont tous instantanés.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
- Connexion
- Ton compte Payaca relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche à Payaca.
Combien coûte vraiment un Zap Payaca
Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies comptent. Le déclencheur ne coûte rien, l'attente non plus.
- DéclencheurAucune tâche
- Action réussie1 tâche chacune
- Action échouéeNon décomptée
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- Payaca en gratuitOui, l'app n'est pas réservée aux plans payants
Chaque action réussie vaut une tâche : un Zap à deux actions consomme le double d'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et se limite aux Zaps à deux étapes ; un filtre ou une deuxième action impose un plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous vaut pour les déclencheurs par interrogation, et Payaca n'en a aucun. Chercher de nouvelles données ne coûte rien non plus, quelle que soit la fréquence des vérifications.
Connecter ton compte Payaca en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Une fenêtre de recherche s'ouvre. Il te faut déjà un compte Payaca : Zapier n'en crée pas pour toi.
- 02
Choisis Payaca et identifie-toi
Tape Payaca, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Connecte-toi à Payaca dans l'onglet qui s'ouvre, avec le compte dont le Zap doit voir les devis, les factures et le planning.
- 03
Autorise l'accès
Donne à Zapier l'accès au compte. Si les dossiers à automatiser appartiennent à un collègue, vérifie avant que ton identifiant peut les lire et y écrire, sinon le Zap ne verra que ta part.
Ton premier Zap Payaca : un devis signé devient une affaire suivie
ObjectifÀ chaque devis accepté dans Payaca, enregistrer le client et ouvrir l'affaire correspondante, sans rien ressaisir.
- 01
Crée le Zap
Lance un nouveau Zap. Avec deux actions, c'est un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants ; sur le plan gratuit, garde une seule action pour tester.
- 02
Pose le déclencheur
Choisis Payaca comme app et Accepted Quote comme événement, puis ta connexion. L'éditeur affiche un éclair : c'est la marque d'un déclencheur instantané.
- 03
Teste le déclencheur
Lance le test. Zapier ramène les trois devis acceptés les plus récents de ton compte, et tu fais la correspondance des champs sur un vrai devis, pas sur un exemple vide.
- 04
Ajoute les deux actions
Ajoute Create Customer, puis Create Deal. Dans chacune, reporte le nom du client et l'e-mail venus du devis : ces deux cases sont obligatoires.
- 05
Teste, puis publie
Teste chaque action une fois et regarde le résultat dans Payaca. Si tout est juste, clique sur Publish pour activer le Zap.
Les déclencheurs Payaca sur Zapier
5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Payaca, et 5 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Accepted Quote
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a quote accepted.”
Ton client signe le devis, et ce déclencheur transmet le devis accepté à l'étape suivante. C'est l'instant où un prospect devient un chantier, celui où l'atelier ou le bureau doit être prévenu.
Created Event
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an event is created.”
Un nouveau rendez-vous apparaît dans le planning Payaca, une visite technique ou une pose par exemple, et le Zap le reçoit. Zapier met ce déclencheur en avant sur la page de l'app.
Sent Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an invoice is sent.”
Réagit au départ d'une facture depuis Payaca. Le Zap récupère cette facture et peut la faire suivre à l'outil qui suit tes encaissements, sans export à part.
Sent Quote
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a quote is sent.”
À chaque devis qui part vers un client depuis Payaca, ce déclencheur lance le Zap avec lui. C'est le signal le plus en amont du cycle de vente que Zapier capte côté Payaca.
Updated Event
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an event is updated.”
Quand un rendez-vous déjà au planning change, le Zap reçoit sa nouvelle version. Couplé à Created Event, il garde tes autres outils alignés sur ce qui est vraiment prévu.
Les actions Payaca sur Zapier
Payaca te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Customer
ActionDans Zapier“Creates a customer.”
Ajoute un client dans Payaca à partir de ce qu'une étape précédente a apporté : un contact venu d'un formulaire n'est plus à retaper.
Create Deal
ActionDans Zapier“Creates a deal.”
Ouvre une affaire dans Payaca, ce qui donne à une demande sa place dans ton suivi Payaca, avec le nom du client et son e-mail.
Quand un Zap Payaca casse
Zapier ne rattache à Payaca ni article d'aide ni limite de débit propre. Ce qui casse vient du fonctionnement de tout Zap.
Quatre cas à connaître avant de publier. Si l'un d'eux te tombe dessus malgré tout, passe par notre page Dépannage Zapier.
Pas de rattrapage de l'historique
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son activation. Les devis, factures et rendez-vous déjà là ne passent jamais ; reprendre l'existant est un chantier à part.Le Zap qui se relance lui-même
Un Zap qui écrit là où son propre déclencheur regarde repart en boucle et vide le quota de tâches. Ici, les déclencheurs suivent devis, factures et rendez-vous, les actions écrivent clients et affaires.Import massif freiné
Après un import en masse ou une migration, un déclencheur qui renvoie d'un coup un gros lot peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier. Coupe le Zap pendant ces opérations.Cases obligatoires vides
Create Customer et Create Deal attendent un nom de client et un e-mail. Si l'étape d'avant ne fournit pas ces deux valeurs, l'action ne peut pas être remplie.
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