Integración Pixifi ZapierAutomatiza Pixifi con Zapier.
La integración Pixifi Zapier trae 25 disparadores, 12 acciones y 4 búsquedas. De esos disparadores, 24 avisan a Zapier por su cuenta: una consulta nueva o un pago cobrado arranca el trabajo en otra herramienta sin esperar, incluso con el plan gratuito.
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Qué hace la integración Pixifi Zapier por ti
Conecta tu cuenta de Pixifi con Zapier. Así, lo que pasa en la gestión de tu estudio (una consulta que entra, una propuesta aceptada, una factura cobrada) puede poner en marcha un Zap: una automatización formada por un disparador, el evento que la arranca, y una o varias acciones, los pasos que hacen el trabajo por ti.
Hay tres montajes que casi todo el mundo arma primero. Una consulta nueva deja una tarea de seguimiento: New Lead arranca el Zap y Create Task apunta la llamada pendiente. Un pago parcial cobrado fuera de Pixifi queda registrado con Create Payment, y tus cuentas cuadran. Y una propuesta aceptada abre la ficha del trabajo, con Proposal Accepted seguido de Create Project.
Con los planes, Pixifi lo pone fácil. De los 25 disparadores, 24 son instantáneos: Pixifi comunica el evento por sí mismo y el Zap no espera, plan gratuito incluido. Solo Event Start funciona por consulta, es decir, Zapier revisa según un temporizador que fija tu plan, cada 15 minutos en el gratuito.
Lo que Zapier no hace con Pixifi: no hay ninguna acción para borrar, y nada edita un cliente, un evento o una factura ya creados. Los únicos cambios posibles sobre registros existentes son los dos cambios de estado, para eventos y para leads. Un Zap tampoco recupera lo anterior a su activación. ¿Aún comparas herramientas? Lee antes Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho términos salen en toda la página. Una línea para cada uno; después, la página los usa tal cual.
- Zap
- Tu automatización en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de Pixifi que pone en marcha el Zap, como una consulta nueva. Con el Zap activado, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe algo por ti, como crear un cliente o una tarea en Pixifi.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se mide en eso y en nada más.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta: Zapier pregunta a Pixifi cada cierto tiempo si hay novedades. Instantáneo: Pixifi llama a Zapier sin esperas.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pusiste, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en Pixifi, un cliente o alguien del equipo, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Pixifi enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por cada paso que toca Pixifi, en todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad
Zapier no reserva Pixifi a los planes de pago: funciona desde el plan gratuito. Lo que gastas son tareas.
- Plan de pago necesario para PixifiNo
- Tareas del plan gratuito100 al mes
- Tamaño de un Zap gratuitoDos pasos: un disparador, una acción
- Disparadores instantáneos24 de 25
El disparador nunca cuesta una tarea, y las revisiones de Zapier tampoco. Cada acción que sale bien cuenta una vez, así que un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos. Si sumas un filtro, una búsqueda o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y exige plan de pago. La tabla de intervalos solo afecta a Event Start.
Conecta Pixifi con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
Necesitas una cuenta de Pixifi y permiso de lectura o escritura sobre lo que no es tuyo pero el Zap debe tocar. En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection.
- 02
Elige Pixifi
En la ventana que aparece, busca Pixifi por su nombre y selecciónalo. Después pulsa Add connection para empezar a enlazar las dos cuentas. El inicio de sesión llega en el paso siguiente.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Pixifi en la pestaña que se abre y concede a Zapier acceso a la cuenta. A partir de ahí, cada paso que use Pixifi reutiliza esta conexión, en todos tus Zaps.
Tu primer Zap: una propuesta aceptada abre el proyecto
ObjetivoCuando un cliente acepta una propuesta en Pixifi y cumple tu regla, se crea el proyecto en Pixifi para que el equipo empiece a trabajar.
- 01
Arma el Zap
Crea un Zap, elige Pixifi como app de arranque y Proposal Accepted como evento. Selecciona la conexión de Pixifi que hiciste antes.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta conectada. Así mapeas los pasos siguientes sobre una propuesta real y no sobre datos vacíos.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono de suma, elige Filter y rellena las tres casillas: el campo que miras, la regla y el valor. Una regla de número solo sirve con números. Este paso convierte el Zap en uno de varios pasos.
- 04
Añade Create Project
Vuelve a elegir Pixifi como app de acción y toma Create Project. El campo Project Name es obligatorio: rellénalo con datos de la propuesta que trajo la prueba.
- 05
Prueba la acción
Ejecuta el paso una vez y comprueba el resultado en Pixifi antes de seguir. Cada ejecución correcta de esta acción es una tarea de tu plan de Zapier.
- 06
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Solo las propuestas aceptadas a partir de ese momento lo pondrán en marcha. ¿Prefieres aprender con alguien? Mira el Curso de Zapier.
Los disparadores de Pixifi: qué arranca un Zap
25 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Pixifi, y 24 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Contract Signed and Accepted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Contract is signed and Accepted.”
El cliente firma, el contrato queda aceptado en Pixifi y Zapier se entera. Entre todas las señales de reserva, esta es la más firme: el papeleo está cerrado.
Event Workflow Custom Trigger
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an Event Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”
Tus flujos de trabajo de eventos ya ejecutan acciones de fase y acciones automáticas. Este disparador deja que una de ellas pase el relevo a Zapier y llegue a herramientas que Pixifi no conoce.
Lead Workflow Custom Trigger
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Lead Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”
El seguimiento comercial vive en tus flujos de leads. Aquí, una acción de fase o una acción automática de uno de esos flujos se convierte en el punto de partida de un Zap.
Product Workflow Custom Trigger
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Product Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”
Álbumes, copias impresas, cajas de recuerdo: los productos tienen sus propios flujos en Pixifi, aparte de eventos y leads. Una acción lanzada por uno de ellos, de fase o automática, viaja aquí hacia Zapier.
Project Workflow Custom Trigger
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Project Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”
No todo trabajo es un evento con fecha. Para lo que gestionas como proyecto, este disparador escucha los flujos de proyecto y reacciona cuando se ejecuta una de sus acciones de fase o automáticas.
Event Start
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers a specified time before an Event starts.”
Es el único disparador tipo recordatorio de la lista: arranca el Zap un tiempo fijado antes de que empiece un evento, un margen que cuentas en horas o en días.
Event Switches Status
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of an Event is changed.”
Cada vez que un evento cambia de estado en Pixifi, este disparador recoge el cambio y pasa el evento a Zapier.
Invoice Fully Paid
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an Invoice is marked as "PAID" in Pixifi (either manually or automatically by checkout).”
Una factura pasa a “PAID” en Pixifi, a mano o por el cobro en línea, y Zapier lo sabe al instante para seguir con lo siguiente.
Lead Converted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Lead is Converted into a new Client + (Event or Project)”
Un lead que se convierte en cliente genera dos registros de golpe en Pixifi: un cliente nuevo y además un evento o un proyecto. Este disparador salta en esa conversión.
Lead Switches Status
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of a Lead is changed.”
Tu embudo avanza cuando un lead cambia de estado, y este disparador sigue esos movimientos uno a uno, de la primera consulta a la última etapa.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Client is created in Pixifi.”
Cada ficha de cliente que se añade en Pixifi viaja a Zapier con este disparador, la fuente lógica para cualquier lista de clientes que lleves fuera.
New Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a New Event is Scheduled in Pixifi.”
Una boda, una sesión de embarazo, un evento de empresa: lo que escucha este disparador es cualquier evento nuevo programado en Pixifi, que pasa directo al Zap.
Expense Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an Expense is created in Pixifi.”
Los gastos que apuntas en Pixifi no tienen por qué quedarse ahí: cada gasto creado en la app puede alimentar un Zap y llegar a la herramienta que usa tu gestoría.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a New Invoice is sent in Pixifi. (invoices that are marked as in Draft won't be sent).”
Aquí la señal es una factura que sale: cuando Pixifi envía una factura nueva a un cliente, el Zap arranca con ella en la mano.
New Lead
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Lead is created in Pixifi.”
Las consultas son la parte alta de tu embudo, y cada lead creado en Pixifi llega a Zapier por este disparador, listo para lo que venga.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a New Project is created in Pixifi.”
Los proyectos son la parte de Pixifi que no depende de una fecha de evento, y cada uno que se crea ahí abre una ejecución del Zap.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a New Task is added/assigned in Pixifi.”
Las tareas añadidas o asignadas en Pixifi arrancan el Zap con este disparador, muy útil si tu equipo trabaja en otra app de pendientes.
Payment Is Paid
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Payment is marked as "PAID" in Pixifi (either manually or automatically by checkout).”
Lo que vigila este disparador es cada pago, no la factura entera: cuando uno se marca como “PAID”, a mano o por el cobro en línea, salta.
Product Switches Status
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of a Product is changed.”
Los productos tienen estados propios en Pixifi, y un cambio de estado en ese nivel es lo que despierta a este disparador.
Project Switches Status
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the status of a Project is changed.”
Sigue tus proyectos etapa por etapa: cuando uno cambia de estado en Pixifi, Zapier recibe el proyecto con su estado nuevo.
Proposal Accepted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Proposal is accepted.”
El sí que esperabas: cuando un cliente acepta una propuesta, este disparador arranca el Zap con la propuesta aceptada.
Proposal Sent
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Proposal is sent.”
Antes en el ciclo de venta, este reacciona cuando una propuesta sale de Pixifi hacia un cliente, sin esperar respuesta.
Questionnaire Answered
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Questionnaire is filled out completely and submitted.”
Un cuestionario solo cuenta cuando el cliente lo ha rellenado entero y lo ha enviado; en ese punto, este disparador pasa el envío a Zapier.
System Notification
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a System Notification is generated in Pixifi.”
Pixifi genera sus propias notificaciones de sistema, y este disparador convierte cada una en una ejecución del Zap que puedes mandar a donde quieras.
Task Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Task is marked as completed in Pixifi.”
Marcar una tarea como hecha en Pixifi puede encadenar lo siguiente: este disparador salta cuando una tarea se marca como completada.
Las acciones de Pixifi: lo que un Zap puede hacer
Pixifi te da 12 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“This will create a new Client in Pixifi.”
Da de alta una ficha de cliente en Pixifi con lo que trajo el disparador.
Create Event
AcciónEn Zapier“This will create a new Event in Pixifi.”
Pone un evento nuevo en el calendario de Pixifi a partir de datos que tienes en otro sitio.
Switch Event Status
AcciónEn Zapier“This will Switch the status of an Event in Pixifi with the new Status passed in.”
Pasa un evento existente al estado que le indicas, una de las dos formas que tiene un Zap de tocar algo ya creado.
Create Expense
AcciónEn Zapier“This will create a new Expense in Pixifi.”
Apunta un gasto en Pixifi desde un ticket o una compra registrada en otra app.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“This will create a new Invoice in Pixifi.”
Monta una factura en Pixifi, con una línea, a partir de datos de otra herramienta.
Attach Document to Lead
AcciónEn Zapier“This will create a new Document and attach it to a Lead in Pixifi.”
Crea un documento y lo cuelga de un lead existente a partir de un enlace al archivo.
Create Lead
AcciónEn Zapier“This will create a new Lead in Pixifi.”
Convierte una consulta captada fuera de Pixifi en lead, que entra en tu flujo de siempre.
Create "Project" Type Lead
AcciónEn Zapier“This will create a new Lead in Pixifi, but instead of having Event data, it will contain Project data.”
Funciona como Create Lead, salvo que el lead lleva datos de proyecto en lugar de datos de evento.
Switch Lead Status
AcciónEn Zapier“This will Switch the status of a Lead in Pixifi with the new Status passed in.”
Cambia el estado de un lead existente para que tu embudo refleje lo que pasó fuera de Pixifi.
Create Payment
AcciónEn Zapier“This will create a new Payment in Pixifi.”
Registra un pago que recibiste por otra vía, para que las cuentas de Pixifi cuadren con tu banco.
Create Project
AcciónEn Zapier“This will create a new Project in Pixifi.”
Abre un proyecto en Pixifi, el contenedor del trabajo que no depende de un solo evento.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new Task.”
Deja una tarea nueva en Pixifi, con un título y una fecha límite.
Las búsquedas de Pixifi: reutiliza lo que ya existe
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Pixifi, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un registro de Pixifi que ya existe. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH, y algunos campos de acción ofrecen + Add search step para insertar una por ti. Si hace falta el valor exacto o basta uno parecido lo decide Pixifi, no Zapier.
Find Client by ID
BúsquedaEn Zapier“Find existing Clients from clientID.”
Recupera un cliente cuando ya tienes su identificador de Pixifi.
Find Client by Info
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find existing Client from client info (name, email), it will return back the first result found.”
Busca un cliente por nombre o email y devuelve la primera coincidencia.
Find Event Type by Name
BúsquedaEn Zapier“Find existing Event Type from Event Type Name.”
Traduce el nombre de un tipo de evento al tipo que Pixifi acepta.
Find Staff Member by Info
BúsquedaEn Zapier“Find existing Staff Members from their personal info (name, email).”
Encuentra a alguien de tu equipo por su nombre o su email.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y los pasos que dependen de ella se saltan. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y el paso pide lo necesario para crear el registro que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios registros: quedarte con el primero (por defecto), parar el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de Pixifi falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Pixifi, así que las trampas de abajo son las generales, aplicadas a esta app.
Cuatro situaciones que conviene conocer antes de publicar. Si aun así un Zap se tuerce, pasa por Depuración Zapier.
No recupera lo anterior
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los clientes, leads o facturas que ya estaban en Pixifi no llegan nunca; moverlos es otro trabajo.El Zap que se alimenta solo
Un Zap en New Task que ejecuta Create Task, o New Lead con Create Lead, se vuelve a disparar sin parar y se come tu cupo de tareas a toda velocidad.Importaciones masivas frenadas
Si importas un lote grande de clientes o leads, un disparador puede devolver una montaña de golpe. La protección contra avalanchas de Zapier puede frenarla.Event Start no repite
En Event Start, el único disparador por consulta aquí, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que el mismo evento no arranca el Zap dos veces.
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