Ressources · Intégration Zapier

Intégration Pixifi ZapierAutomatiser Pixifi avec Zapier.

L'intégration Pixifi Zapier compte 25 déclencheurs, 12 actions et 4 recherches. Sur ces déclencheurs, 24 préviennent Zapier d'eux-mêmes : un devis accepté ou un acompte encaissé peut lancer la suite dans un autre outil sans attendre, même en plan gratuit.

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Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth

Aperçu

Ce que fait l'intégration Pixifi Zapier

Elle branche ton compte Pixifi sur Zapier. Ce qui se passe dans la gestion de ton studio (une demande qui arrive, un contrat signé, une facture réglée) peut alors lancer un Zap, c'est-à-dire une automatisation faite d'un déclencheur, l'événement de départ, puis d'une ou plusieurs actions, les étapes qui travaillent à ta place.

Trois montages reviennent souvent en premier. Un questionnaire rempli par les mariés devient une tâche de préparation : Questionnaire Answered lance le Zap, Create Task inscrit la suite dans Pixifi. Une demande reçue par le formulaire de ton site devient un prospect Pixifi grâce à Create Lead. Et un contrat signé ouvre le dossier du chantier, avec Contract Signed and Accepted suivi de Create Project.

Côté plan, Pixifi est un cas simple. Sur les 25 déclencheurs, 24 sont instantanés : Pixifi signale lui-même l'événement, le Zap n'attend rien, plan gratuit compris. Seul Event Start fonctionne par interrogation : Zapier va vérifier selon une minuterie fixée par ton plan, toutes les 15 minutes en gratuit.

Ce que Zapier ne fait pas avec Pixifi : aucune action ne supprime, et rien ne modifie un client, un événement ou une facture déjà créés. Les seuls changements possibles sur l'existant sont les deux bascules de statut, pour les événements et pour les prospects. Un Zap ne remonte pas non plus le passé. Tu hésites encore sur l'outil ? Lis d'abord Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, sans jargon

Huit mots reviennent partout sur cette page. Une ligne chacun, ensuite on s'en sert sans les répéter.

Zap
Ton automatisation sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement Pixifi qui fait partir le Zap, par exemple un nouveau prospect. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit quelque chose pour toi, comme créer un client ou une tâche dans Pixifi.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte dans cette unité, et rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Interrogation : Zapier demande à Pixifi les nouveautés selon une minuterie. Instantané : Pixifi appelle Zapier lui-même, sans attente.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et qui l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans Pixifi, un client ou un membre de l'équipe, pour que la suite s'en serve.
Connexion
Ton compte Pixifi relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent Pixifi, dans tous tes Zaps.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

Pixifi n'est pas réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. Ce que tu consommes, ce sont des tâches.

  • Plan payant exigé pour PixifiNon
  • Tâches du plan gratuit100 par mois
  • Taille d'un Zap gratuitDeux étapes : un déclencheur, une action
  • Déclencheurs instantanés24 sur 25

Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les vérifications de Zapier. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois, mais seulement des Zaps à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. La grille d'intervalle ne concerne qu'Event Start.

Connexion

Connecter Pixifi à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Il te faut un compte Pixifi, plus un droit de lecture ou d'écriture sur ce que tu ne possèdes pas toi-même mais que le Zap doit toucher. Dans Zapier, ouvre la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection.

  2. 02

    Choisis Pixifi

    Dans la fenêtre qui s'affiche, cherche Pixifi par son nom et sélectionne-le. Clique ensuite sur Add connection pour lancer la liaison entre les deux comptes.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur Pixifi dans l'onglet qui s'ouvre, puis donne à Zapier l'accès au compte. Désormais, chaque étape qui utilise Pixifi reprend cette connexion, dans tous tes Zaps.

Premier Zap

Ton premier Zap : un questionnaire rempli devient une tâche

ObjectifQuand des clients envoient leur questionnaire complet et qu'il passe ta règle, une tâche Pixifi (la tâche à faire, pas l'unité facturée par Zapier) est créée pour préparer la séance.

  1. 01

    Construis le Zap

    Crée un Zap, choisis Pixifi comme app de départ et Questionnaire Answered comme événement. Sélectionne la connexion Pixifi faite plus haut.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte connecté. Tu fais ainsi le mapping sur un vrai questionnaire, pas sur une coquille vide.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Clique sur l'icône plus, choisis Filter, puis remplis les trois cases : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte ne marche que sur du texte. Cette étape rend le Zap multi-étapes.

  4. 04

    Ajoute Create Task

    Reprends Pixifi comme app d'action et choisis Create Task. Deux champs sont obligatoires, Task Title et Task Due Date : remplis-les avec ce que le test a remonté.

  5. 05

    Teste l'action

    Lance l'étape une fois et regarde le résultat dans Pixifi avant d'aller plus loin. Chaque passage réussi de cette action vaut une tâche sur ton plan Zapier.

  6. 06

    Publie

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Seuls les questionnaires envoyés après ce moment le lanceront. Tu préfères apprendre accompagné ? Regarde la Formation Zapier.

Déclencheurs

Les déclencheurs Pixifi : ce qui lance un Zap

25 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Pixifi, et 24 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Contract Signed and Accepted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Contract is signed and Accepted.”

Le client signe, le contrat passe en accepté dans Pixifi, et Zapier en est averti. De tous les signaux de réservation, c'est le plus solide : la paperasse est bouclée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
lancer l'accueil du client, par exemple ouvrir le projet ou envoyer le livret de bienvenue depuis un autre outil.
Attention
les deux conditions comptent, signé et accepté ; une signature seule ne lance rien.
2

Event Workflow Custom Trigger

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an Event Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”

Tes workflows d'événement exécutent déjà des actions de phase et des actions automatiques. Ce déclencheur permet à l'une d'elles de passer la main à Zapier, pour toucher des outils que Pixifi ne connaît pas.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tu veux qu'une phase précise du workflow d'un mariage lance le Zap, pas n'importe quel changement.
Attention
le champ Specific Custom Trigger est obligatoire et désigne le déclencheur personnalisé écouté.
3

Lead Workflow Custom Trigger

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Lead Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”

Ta relance commerciale tient dans tes workflows de prospect. Ici, une action de phase ou une action automatique d'un de ces workflows devient le point de départ d'un Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pousser le contact dans ton outil d'emailing à la phase choisie, par exemple après l'envoi de la plaquette tarifaire.
Attention
sans Specific Custom Trigger, le réglage ne peut pas se terminer, le champ est obligatoire.
4

Product Workflow Custom Trigger

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Product Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”

Albums, tirages, coffrets : les produits suivent leurs propres workflows dans Pixifi, à part des événements et des prospects. Une action lancée par l'un d'eux, de phase ou automatique, part ici vers Zapier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir le labo ou la personne en charge de la fabrication quand un album atteint la phase voulue.
Attention
pointe Specific Custom Trigger sur la bonne étape produit ; le champ est obligatoire.
5

Project Workflow Custom Trigger

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Project Workflow Phase Action or Automatic Action has been triggered in Pixifi.”

Tous les chantiers ne sont pas des événements datés. Pour le travail suivi en projet, ce déclencheur écoute les workflows de projet et réagit quand une de leurs actions de phase ou automatiques s'exécute.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les commandes d'entreprise ou les missions longues, où les jalons comptent plus qu'une date de séance.
Attention
le Specific Custom Trigger choisi est obligatoire et décide quelle étape lance le Zap.
6

Event Start

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers a specified time before an Event starts.”

C'est le seul déclencheur façon rappel de la liste : il lance le Zap un certain temps avant le début d'un événement, un délai que tu comptes en heures ou en jours.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
envoyer un rappel au second photographe, ou créer la liste de préparation, la veille d'un reportage.
Attention
Time Before et son unité sont obligatoires, et le Zap part à la première vérification suivante, pas à la minute près.
7

Event Switches Status

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of an Event is changed.”

À chaque fois qu'un événement change de statut dans Pixifi, ce déclencheur relève le changement et transmet l'événement à Zapier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
garder un agenda partagé ou un tableau de suivi aligné sur le statut que ton équipe pose dans Pixifi.
Attention
tous les changements de statut le lancent ; ajoute un filtre si un seul compte, ce qui rend le Zap multi-étapes.
8

Invoice Fully Paid

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an Invoice is marked as "PAID" in Pixifi (either manually or automatically by checkout).”

Une facture passe en « PAID » dans Pixifi, à la main ou par le paiement en ligne, et Zapier l'apprend aussitôt pour enchaîner.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
remercier le client, mettre à jour ta compta ou débloquer la livraison des photos.
Attention
il attend que toute la facture soit réglée ; pour réagir à chaque versement, prends Payment Is Paid.
9

Lead Converted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Lead is Converted into a new Client + (Event or Project)”

Un prospect qui devient client crée deux fiches d'un coup dans Pixifi : un nouveau client, plus un événement ou un projet. Ce déclencheur part au moment de cette conversion.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
faire passer la personne de ta liste de prospects à ta liste de clients dans ton CRM.
Attention
la conversion produit un événement ou un projet, prévois des étapes qui gèrent les deux cas.
10

Lead Switches Status

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of a Lead is changed.”

Ton tunnel avance quand un prospect change de statut, et ce déclencheur suit ces mouvements un par un, de la première demande à la dernière étape.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir la personne qui vend, ou noter l'étape dans un tableau de reporting.
Attention
comme pour les événements, il attrape chaque changement de statut, pas seulement celui qui t'intéresse.
11

New Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new Client is created in Pixifi.”

Chaque fiche client ajoutée dans Pixifi part vers Zapier avec ce déclencheur, la source logique de toute liste de clients tenue ailleurs.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
recopier les nouveaux clients dans ton outil de facturation ou ta liste de diffusion, sans ressaisie.
Attention
un prospect converti crée aussi un client, donc un Zap ici et un autre sur Lead Converted peuvent réagir à la même personne.
12

New Event

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a New Event is Scheduled in Pixifi.”

Un nouvel événement planifié dans Pixifi, mariage, séance famille, reportage d'entreprise : voilà ce qu'écoute ce déclencheur, et l'événement file droit dans le Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
bloquer la date dans l'agenda de l'équipe ou ouvrir un dossier pour la séance.
Attention
n'y réponds pas par Create Event dans le même Zap, sinon il se relance en boucle.
13

Expense Is Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an Expense is created in Pixifi.”

Les frais saisis dans Pixifi n'ont pas à y rester : chaque dépense créée dans l'app peut alimenter un Zap et rejoindre l'outil que lit ton expert-comptable.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
envoyer chaque nouvelle dépense vers ton logiciel comptable ou un tableau de frais partagé.
Attention
seules les nouvelles dépenses comptent ; une dépense saisie avant la publication du Zap ne partira jamais.
14

New Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a New Invoice is sent in Pixifi. (invoices that are marked as in Draft won't be sent).”

Le signal, ici, c'est une facture qui part : quand Pixifi envoie une nouvelle facture à un client, le Zap démarre avec elle en main.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
noter le montant attendu dans ton prévisionnel de trésorerie, ou prévenir la personne qui relance.
Attention
une facture laissée en brouillon n'est pas envoyée, elle ne lance donc pas le Zap tant que personne ne l'envoie.
15

New Lead

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new Lead is created in Pixifi.”

Les demandes sont le haut de ton tunnel, et chaque prospect créé dans Pixifi arrive à Zapier par ce déclencheur, prêt pour la suite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
inscrire le contact dans ton outil de newsletter, ou lancer une séquence de relance avant un confrère.
Attention
un Zap sur New Lead qui lance lui-même Create Lead se relancerait sans fin.
16

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a New Project is created in Pixifi.”

Les projets, c'est la partie de Pixifi qui n'est pas liée à une date d'événement ; chacun d'eux, à sa création, ouvre un passage du Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
créer un dossier partagé ou un canal de discussion pour l'équipe du projet.
Attention
Lead Converted peut aussi produire un projet, vérifie que deux Zaps ne traitent pas deux fois le même chantier.
17

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a New Task is added/assigned in Pixifi.”

Les tâches ajoutées ou attribuées dans Pixifi lancent le Zap avec ce déclencheur, pratique quand ton équipe vit dans une autre appli de to-do.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
recopier les tâches Pixifi dans l'outil où chacun travaille vraiment.
Attention
ne lui fais jamais lancer Create Task : chaque tâche en créerait une autre, et ton quota fondrait vite.
18

Payment Is Paid

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Payment is marked as "PAID" in Pixifi (either manually or automatically by checkout).”

Ce déclencheur surveille chaque versement, pas la facture entière : quand un paiement est marqué « PAID », à la main ou par le paiement en ligne, il part.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
acomptes et paiements en plusieurs fois, enregistrés un par un dans ta compta.
Attention
si seul le solde complet t'importe, Invoice Fully Paid colle mieux.
19

Product Switches Status

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of a Product is changed.”

Les produits ont leurs propres statuts dans Pixifi, et c'est un changement de statut à ce niveau qui réveille ce déclencheur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
annoncer au client que son album part à l'impression, ou tenir à jour un tableau de fabrication.
Attention
aucune action Zapier ne change le statut d'un produit, le flux ne va donc que de Pixifi vers l'extérieur.
20

Project Switches Status

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the status of a Project is changed.”

Suis tes projets étape par étape : quand l'un d'eux change de statut dans Pixifi, Zapier reçoit le projet avec son nouveau statut.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
mettre à jour un espace client ou un planning au fil de l'avancement.
Attention
contrairement aux événements et aux prospects, aucune action ne bascule le statut d'un projet depuis Zapier.
21

Proposal Accepted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Proposal is accepted.”

Le oui que tu attendais : quand un client accepte une proposition, ce déclencheur lance le Zap avec la proposition acceptée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
ouvrir le projet dans Pixifi avec Create Project, ou annoncer à l'équipe que la date est ferme.
Attention
acceptation et signature sont deux signaux distincts ; si le contrat prime, prends Contract Signed and Accepted.
22

Proposal Sent

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Proposal is sent.”

Plus tôt dans le cycle de vente, celui-ci réagit quand une proposition quitte Pixifi pour un client, avant toute réponse.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
programmer une relance dans ton CRM, ou noter la proposition dans un tableau commercial.
Attention
il te dit que la proposition est partie, pas que le client l'a ouverte ou lue.
23

Questionnaire Answered

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Questionnaire is filled out completely and submitted.”

Un questionnaire ne compte qu'une fois rempli en entier et envoyé par le client ; à ce moment-là, ce déclencheur transmet l'envoi à Zapier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
transmettre le déroulé de la journée au vidéaste qui ne se connecte jamais à Pixifi.
Attention
un questionnaire à moitié rempli reste invisible pour Zapier tant qu'il n'est pas complet et envoyé.
24

System Notification

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a System Notification is generated in Pixifi.”

Pixifi produit ses propres notifications système, et ce déclencheur transforme chacune d'elles en passage du Zap, à envoyer où tu veux.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
faire suivre ces alertes vers un canal que ton équipe lit plus souvent que Pixifi.
Attention
il capte toutes les notifications système ; un filtre aide à garder les utiles, sur un plan payant.
25

Task Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Task is marked as completed in Pixifi.”

Cocher une tâche dans Pixifi peut lancer la suite : ce déclencheur part quand une tâche est marquée terminée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir le client qu'une galerie est prête, ou faire avancer le dossier dans un autre outil.
Attention
seules les tâches terminées après la publication du Zap comptent ; les anciennes ne remontent jamais.
Actions

Les actions Pixifi : ce qu'un Zap peut faire

Pixifi te donne 12 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Client

Action

Dans Zapier“This will create a new Client in Pixifi.”

Ajoute une fiche client dans Pixifi à partir de ce que le déclencheur a apporté.

Quand l'utiliser
un formulaire de réservation sur ton site doit devenir un client sans ressaisie.
Attention
si la personne existe peut-être déjà, l'option de création de Find Client by Info évite le doublon.
2

Create Event

Action

Dans Zapier“This will create a new Event in Pixifi.”

Inscrit un nouvel événement dans le calendrier Pixifi à partir de données tenues ailleurs.

Quand l'utiliser
des réservations prises dans un outil de prise de rendez-vous qui doivent aussi apparaître dans Pixifi.
Attention
Event Date et Event Type sont obligatoires ; Find Event Type by Name aide quand la source ne donne que le nom du type.
3

Switch Event Status

Action

Dans Zapier“This will Switch the status of an Event in Pixifi with the new Status passed in.”

Fait passer un événement existant au statut transmis, l'un des deux moyens pour un Zap de modifier l'existant.

Quand l'utiliser
un paiement ou une signature enregistrés ailleurs doivent faire avancer l'événement.
Attention
The Event ID est obligatoire, une étape précédente doit donc le fournir.
4

Create Expense

Action

Dans Zapier“This will create a new Expense in Pixifi.”

Inscrit une dépense dans Pixifi à partir d'un justificatif ou d'un achat saisi dans une autre appli.

Quand l'utiliser
ta carte pro ou ton outil de notes de frais capte la dépense en premier.
Attention
un Zap qui part d'Expense Is Created ne doit pas finir ici, sinon il s'auto-alimente.
5

Create Invoice

Action

Dans Zapier“This will create a new Invoice in Pixifi.”

Monte une facture dans Pixifi, avec une ligne, depuis les données d'un autre outil.

Quand l'utiliser
des commandes de tirages prises sur une boutique en ligne, à facturer depuis Pixifi.
Attention
c'est l'action la plus exigeante : type de facture, échéance, objet visible par le client, type et quantité de la ligne sont obligatoires.
6

Attach Document to Lead

Action

Dans Zapier“This will create a new Document and attach it to a Lead in Pixifi.”

Crée un document et l'accroche à un prospect existant, à partir d'un lien vers le fichier.

Quand l'utiliser
un moodboard, un brief ou une pièce signée rangés dans un stockage en ligne, qui vont avec la demande.
Attention
File Link/Url est obligatoire, le fichier doit donc être joignable par un lien.
7

Create Lead

Action

Dans Zapier“This will create a new Lead in Pixifi.”

Transforme une demande captée hors de Pixifi en prospect, qui entre alors dans ton workflow habituel.

Quand l'utiliser
formulaires de contact, formulaires publicitaires ou annuaires de prestataires qui recueillent les demandes ailleurs.
Attention
ne l'associe jamais au déclencheur New Lead dans le même Zap, sinon ça boucle.
8

Create "Project" Type Lead

Action

Dans Zapier“This will create a new Lead in Pixifi, but instead of having Event data, it will contain Project data.”

Même principe que Create Lead, sauf que le prospect porte des données de projet au lieu de données d'événement.

Quand l'utiliser
une demande d'entreprise ou une mission suivie, sans date de séance unique.
Attention
choisis celle-ci ou Create Lead en connaissance de cause, le type de prospect oriente toute la suite après conversion.
9

Switch Lead Status

Action

Dans Zapier“This will Switch the status of a Lead in Pixifi with the new Status passed in.”

Change le statut d'un prospect existant, pour que ton tunnel reflète ce qui s'est passé hors de Pixifi.

Quand l'utiliser
un rendez-vous pris dans ton agenda en ligne doit faire avancer le prospect sans que personne n'y touche.
Attention
The Lead ID est obligatoire ; sans lui dans une étape antérieure, l'action ne sait pas quoi viser.
10

Create Payment

Action

Dans Zapier“This will create a new Payment in Pixifi.”

Enregistre un paiement reçu ailleurs, pour que les comptes de Pixifi collent à ta banque.

Quand l'utiliser
l'argent arrive par un outil d'encaissement que Pixifi ne voit pas.
Attention
Brand, Payment Type, montant, date de réception et Transaction ID sont obligatoires ; pour des espèces, écris « cash », pour un chèque, son numéro.
11

Create Project

Action

Dans Zapier“This will create a new Project in Pixifi.”

Ouvre un projet dans Pixifi, le contenant du travail qui ne dépend pas d'un seul événement.

Quand l'utiliser
juste après la signature d'un contrat, pour que le dossier existe avant qu'on le cherche.
Attention
Project Name est obligatoire, mets-y quelque chose de lisible plutôt qu'un simple numéro.
12

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a new Task.”

Dépose une nouvelle tâche dans Pixifi, avec un intitulé et une échéance.

Quand l'utiliser
une facture réglée, un contrat signé ou un questionnaire reçu doit laisser une prochaine étape à quelqu'un.
Attention
Task Title et Task Due Date sont obligatoires, et le déclencheur New Task ne doit pas lancer ce même Zap.
Recherches

Les recherches Pixifi : réutiliser l'existant

4 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Pixifi, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve une fiche Pixifi qui existe déjà. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et certains champs d'action proposent + Add search step pour en insérer une à ta place. Valeur exacte ou approchante : c'est Pixifi qui décide, pas Zapier.

1

Find Client by ID

Recherche

Dans Zapier“Find existing Clients from clientID.”

Récupère un client quand tu as déjà son identifiant Pixifi.

Quand l'utiliser
une étape précédente, comme Lead Converted, a transmis l'ID du client et une action suivante a besoin de la fiche complète.
Attention
Client's ID est obligatoire, cette recherche ne part donc ni d'un nom ni d'un email.
2

Find Client by Info

RechercheFind or create

Dans Zapier“Find existing Client from client info (name, email), it will return back the first result found.”

Retrouve un client par son nom ou son email et renvoie la première correspondance.

Quand l'utiliser
avant Create Client, pour vérifier que la personne n'est pas déjà en fichier. Coche la case et elle devient Find or Create a new Client : même recherche, qui crée le client si rien ne correspond.
Attention
seule la première correspondance revient ; deux homonymes peuvent se confondre.
3

Find Event Type by Name

Recherche

Dans Zapier“Find existing Event Type from Event Type Name.”

Convertit le nom d'un type d'événement en type que Pixifi accepte.

Quand l'utiliser
juste avant Create Event, quand ton outil de réservation dit seulement « Mariage » ou « Portrait ».
Attention
Event Type Name est obligatoire, et le nom doit s'écrire comme dans Pixifi.
4

Find Staff Member by Info

Recherche

Dans Zapier“Find existing Staff Members from their personal info (name, email).”

Trouve un membre de ton équipe à partir de son nom ou de son email.

Quand l'utiliser
il te faut la fiche d'un collaborateur pour confier le travail au bon photographe ou assistant.
Attention
elle ne cherche que dans l'équipe, pas parmi les clients ; pour eux, prends Find Client by Info.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendent sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande de quoi créer la fiche manquante.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs fiches correspondent : garder la première (par défaut), arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Pixifi casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Pixifi : les pièges ci-dessous sont les pièges généraux, appliqués à cette app.

Quatre situations à connaître avant de publier. Si un Zap déraille encore après ça, passe par le Dépannage Zapier.

  • Pas de rattrapage du passé

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les clients, prospects ou factures déjà dans Pixifi ne remontent jamais ; les reprendre est un autre chantier.

  • Le Zap qui se nourrit lui-même

    Un Zap sur New Task qui lance Create Task, ou New Lead avec Create Lead, se relance sans arrêt et vide ton quota de tâches à grande vitesse.

  • Import en masse retenu

    Importe un gros lot de clients ou de prospects et un déclencheur peut renvoyer une énorme pile d'un coup. La protection anti-afflux de Zapier peut la retenir.

  • Event Start ne double pas

    Sur Event Start, seul déclencheur par interrogation ici, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : le même événement ne lance pas le Zap deux fois.
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FAQ

Pixifi et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Pixifi Zapier est-elle gratuite ?
Oui. Pixifi ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants, elle marche donc dès le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur et une action. Ajoute un filtre, une recherche ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes, donc réservé aux plans payants. Les prix changent trop souvent pour être cités ici : regarde la grille à jour sur Zapier avant de choisir.
02Combien de tâches consomme un Zap Pixifi ?
Une tâche par action réussie, rien de plus. Le déclencheur est gratuit, tout comme les vérifications de Zapier, quelle que soit leur fréquence. Un Zap à une action coûte une tâche par passage ; à trois actions, trois tâches par passage. Une action qui échoue n'est pas décomptée de ton plan. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche quand elles aboutissent, alors garde un œil sur ton compteur lors des premiers passages.
03Pixifi sur Zapier, c'est en temps réel ?
Pour 24 des 25 déclencheurs, oui. Ils sont instantanés : Pixifi signale lui-même l'événement à Zapier, le Zap part sans attendre quel que soit le plan, et l'éditeur affiche un éclair sur un tel Zap. L'exception, c'est Event Start, un déclencheur par interrogation. Zapier le vérifie selon une minuterie liée à ton plan : toutes les 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. Les plans payants permettent aussi de changer ce rythme ou de lancer une vérification à la main.
04Que faut-il pour connecter Pixifi à Zapier ?
Un compte Pixifi, plus un droit de lecture ou d'écriture sur ce que tu ne possèdes pas mais que le Zap doit toucher. Dans Zapier, ouvre la page Apps, clique sur + Add connection, cherche Pixifi, sélectionne-le et clique sur Add connection. Identifie-toi sur Pixifi dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorise Zapier. Toutes les étapes Pixifi réutilisent ensuite cette connexion, tu ne la fais qu'une fois. Si une action demande un Event Type ou une Brand, vérifie que le compte connecté les voit.
05Pourquoi New Invoice ne part pas sur certaines factures ?
Parce qu'il réagit à l'envoi d'une facture, et qu'une facture laissée en brouillon n'est jamais envoyée. Enregistre un brouillon et rien n'arrive chez Zapier ; envoie-le et le Zap démarre. Deux autres causes sont à écarter : les factures qui existaient avant la publication du Zap ne remontent jamais, et si ce que tu veux vraiment, c'est le moment où l'argent arrive, le bon déclencheur est Invoice Fully Paid ou Payment Is Paid, pas New Invoice.
06Et si l'opération Pixifi dont tu as besoin n'existe pas ?
Pars de ce qui existe : 25 déclencheurs, 12 actions et 4 recherches, sans action de suppression ni moyen de modifier un client, un événement ou une facture au-delà des deux bascules de statut. Une recherche suivie d'une action comble souvent le manque, par exemple Find Event Type by Name avant Create Event. Si l'opération manque vraiment, la modification se fait dans Pixifi même, ou par une autre app dans le même Zap, ce qui en fait un Zap multi-étapes sur plan payant.
07Zapier, Make ou n8n pour Pixifi ?
Tout dépend de tes critères, il n'y a pas de vainqueur. Sur Zapier, Pixifi offre 24 déclencheurs instantanés qui lancent le Zap sans attendre même en gratuit, 12 actions et 4 recherches, et le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Ce qui tranche, c'est la forme de tes Zaps : le plan gratuit s'arrête à un déclencheur et une action, donc filtres, recherches ou enchaînements d'actions imposent un plan payant, et chaque action réussie compte. Compare ces points avec ce que les autres outils proposent pour Pixifi avant de décider.
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