Integración Planisware Orchestra ZapierAutomatiza Planisware Orchestra con Zapier.
La integración Planisware Orchestra Zapier reúne 3 disparadores y 4 acciones para reaccionar a proyectos, tareas y work items nuevos, y para crear, cerrar o publicar desde tus otras herramientas. Los tres disparadores son instantáneos y la app funciona en el plan gratuito.
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Para qué sirve la integración Planisware Orchestra Zapier
La integración Planisware Orchestra Zapier conecta tu cartera de Orchestra con Zapier, una herramienta que encadena automatizaciones entre aplicaciones sin programar. Cuando aparece un proyecto, una tarea o un work item en Orchestra, Zapier lo lleva a otra herramienta; cuando algo pasa fuera, Zapier crea, cierra o publica en Orchestra.
Tareas que llegan a quien las hace. New Task avisa en el canal del equipo de cada tarea nueva, así nadie tiene que estar mirando el plan para enterarse.
Proyectos que nacen de una venta. Una oportunidad ganada en tu CRM lanza Create Project y, cuando está listo, Publish a Project lo deja visible para todos.
Cierres sincronizados. Una incidencia resuelta en tu herramienta de soporte ejecuta Close a Task sobre la tarea de Orchestra que le corresponde.
Conviene conocer los límites. No hay búsquedas: un Zap no encuentra un proyecto o una tarea por su nombre, el identificador tiene que venir de un paso anterior. No hay acciones de actualizar ni de borrar, y ningún disparador salta cuando algo cambia o se cierra: solo se vigila la creación. Y lo creado antes de activar el Zap no se recoge.
Si estás eligiendo herramienta, la comparativa Make vs Zapier y la Reseña de Zapier te ayudan a situarte.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete términos que verás abajo, explicados una vez y usados tal cual.
- Zap
- Una automatización montada en Zapier: un disparador seguido de una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier espera ese evento y ningún otro.
- Acción
- El paso que ejecuta el Zap tras arrancar: el que crea, cierra, envía o publica algo por ti.
- Tarea
- La unidad de cobro de Zapier: una acción completada con éxito. La cifra de tu plan cuenta esas tareas.
- Consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto intervalo. Uno instantáneo lo avisa la propia app, sin esperas.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Conexión
- Tu cuenta de Orchestra vinculada una vez a Zapier y reutilizada por cada paso de Orchestra en todos tus Zaps.
Lo que cuesta un Zap de Orchestra
El disparador no cuesta nada. Solo cuenta una tarea cuando una acción sale bien; la que falla no se cobra.
- Orchestra en el plan gratuitoSí, no es una app solo de pago
- Tareas gratis al mes100
- Longitud de un Zap en Free2 pasos (disparador + acción)
- Disparadores de Orchestra por consulta0 de 3
Create Project seguido de Publish a Project son dos tareas por ejecución. El plan gratuito cubre 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Una segunda acción o un filtro lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. La tabla de consultas de abajo es solo de referencia: los 3 disparadores de Orchestra son instantáneos y nunca la esperan.
Conecta Planisware Orchestra con Zapier en 3 pasos
- 01
Busca la app
En tu cuenta de Zapier, abre la página Apps y pulsa + Add connection. En la ventana que aparece, busca Planisware Orchestra por su nombre y selecciónala.
- 02
Entra en Orchestra
Pulsa Add connection e inicia sesión en Orchestra en la pestaña que se abre. Usa la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps: necesitas una cuenta propia de Orchestra.
- 03
Concede el acceso
Da permiso a Zapier sobre la cuenta. Cualquier proyecto o tarea que no sea tuyo y que un Zap deba tocar necesita permisos de lectura o escritura para esa cuenta dentro de Orchestra.
Monta tu primer Zap de Orchestra
ObjetivoCada proyecto nuevo de Orchestra recibe su tarea de arranque con responsable y fecha.
- 01
Elige el disparador
En un Zap nuevo, elige Planisware Orchestra y el evento New Project, y luego tu conexión de Orchestra. Un rayo indica que el disparador es instantáneo.
- 02
Prueba con un proyecto real
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así preparas el siguiente paso con un proyecto real y no con una plantilla vacía.
- 03
Añade Create Task
Añade un paso de Orchestra con Create Task. Lleva el proyecto del disparador al Project ID, pon nombre a la tarea, elige Manager y Status, y fija la fecha y la duración objetivo.
- 04
Avisa al responsable
Añade un paso de Gmail que escriba al jefe de proyecto con la tarea creada. Esta segunda acción convierte el Zap en uno de varios pasos, de pago.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta cada paso una vez y revisa Orchestra y el correo. Si todo cuadra, pulsa Publish. Los proyectos anteriores no se recogen.
Los disparadores de Planisware Orchestra en Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Planisware Orchestra, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created on Orchestra.”
Salta con cada proyecto creado en Orchestra y pasa lo que trae a los pasos siguientes. Es la puerta de entrada para todo lo que debe ocurrir cuando nace un proyecto: asignar equipo, preparar el arranque, avisar a control de gestión.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created on Orchestra.”
Reacciona cuando se añade una tarea a un proyecto de Orchestra. Sirve para llevarla a la herramienta de trabajo de un equipo o para avisar al responsable, sin que nadie tenga que vigilar la planificación.
New WorkItem
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new work item is created on Orchestra.”
Arranca un Zap cuando se crea un work item en Orchestra. Encaja con equipos que planifican al nivel del work item y quieren que cada uno nuevo se vea fuera de Orchestra.
Las acciones de Planisware Orchestra en Zapier
Planisware Orchestra te da 4 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Close a Task
AcciónEn Zapier“Close an existing task”
Cierra una tarea de Orchestra a partir de su Task ID. Práctica cuando el trabajo real se sigue en otra herramienta y Orchestra solo debe reflejarlo.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project”
Abre un proyecto en Orchestra con lo que envía otra app. Pide un Project Code, un Project Name, un Project Manager, una fecha de inicio y una duración.
Publish a Project
AcciónEn Zapier“Publish an existing project.”
Publica un proyecto que ya existe en Orchestra, señalado por su Project ID. Suele ir detrás de Create Project en el mismo Zap.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task in your project”
Añade una tarea dentro de un proyecto existente, indicado por su Project ID, con responsable, estado, fecha de inicio objetivo y duración objetivo.
Cuando un Zap de Orchestra falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda propio a Planisware Orchestra, así que los casos de abajo son los límites generales de Zapier aplicados a esta app.
Cuatro situaciones que revisar antes de publicar. Si aun así una ejecución falla, la guía de Depuración Zapier es el siguiente paso.
Sin recuperación del pasado
Un Zap solo reacciona a lo que se crea después de activarlo. Los proyectos, tareas y work items que ya estaban en Orchestra se quedan fuera; moverlos es otro trabajo.Create Task que alimenta New Task
Un Zap que arranca con New Task y ejecuta Create Task en la misma cuenta se relanza con cada tarea que crea, y tu saldo de tareas se agota rápido.Creación masiva frenada
Crear o importar de golpe un lote grande de proyectos o tareas hace saltar el disparador para todos, y la protección de Zapier contra avalanchas puede retener esa ola.Falta el identificador
Close a Task, Create Task y Publish a Project piden un ID. Sin búsquedas en esta app, un Zap cuyo disparador no trae ese ID no tiene nada que enviar.
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