Alternativas a Coupa: adónde ir y cómo salir sin sustos

Por qué pasarte a Precoro. Da la vuelta a lo que más molesta de Coupa. El precio es público: el plan Core empieza en 499 $ al mes y Automation en 999 $ al mes, con facturación anual (acepta pago en euros). Y no hay contrato formal: cancelas cuando quieras con 30 días de preaviso y pides la exportación completa de tus datos al irte. Core ya cubre solicitudes, pedidos, recepciones y facturas, con conciliación a dos y tres vías (pedido, albarán, factura).

Para quién. Pymes y empresas medianas que quieren un procure-to-pay de verdad sin un proyecto de integración de seis meses.

Para quién no. Un gran grupo que usaba el abastecimiento, el riesgo de proveedores y la tesorería de Coupa: Precoro no cubre ese perímetro.

Su límite. Las integraciones con el ERP y la elección de servidor en EE. UU. o la UE están en Enterprise, con precio a medida. Los complementos (multiempresa, integraciones, puesta en marcha asistida) no tienen precio publicado.

Cómo migrar. Parte de la exportación CSV de Coupa: proveedores, pedidos abiertos, catálogos. Carga primero proveedores y centros de coste y luego rehaz los umbrales de aprobación. Los pedidos cerrados se quedan en tu archivo de Coupa.

Por qué pasarte a Procurify. Su forma de cobrar encaja con una empresa mediana: los usuarios Basic, los que hacen solicitudes o confirman recepciones, son ilimitados. Solo los usuarios Pro, que compran y configuran, cuentan en el presupuesto. En Coupa la adopción suele atascarse con los solicitantes ocasionales; aquí puedes abrir la herramienta a toda la empresa sin que suba la factura.

Para quién. Empresas de unos cientos de empleados, con muchos departamentos que piden y un equipo de compras pequeño.

Para quién no. Equipos con licitaciones complejas o programas detallados de riesgo de proveedores.

Su límite. Sin precio público. El presupuesto depende de los productos (Purchasing obligatorio, luego cuentas a pagar y tarjetas), de los complementos (solicitudes guiadas, contratos), de los usuarios Pro y de las integraciones. No indica costes de implantación.

Cómo migrar. Procurify asigna especialistas de onboarding. Dales tres archivos de la exportación de Coupa: proveedores, catálogos y pedidos abiertos. Pide por escrito qué incluye la migración de datos antes de firmar.

Por qué pasarte a Zip. Zip nació para orquestar cada solicitud, desde que alguien la pide hasta el pago. El empleado describe lo que necesita, Zip le guía, envía la solicitud a legal, seguridad o finanzas según el caso y crea el pedido. Se integra con SAP S/4HANA, Oracle, Workday e incluso SAP Ariba. Si tus equipos se saltan Coupa porque pedir una compra es un suplicio, Zip ataca la causa.

Para quién. Empresas medianas y grandes, a menudo tecnológicas, con muchas compras de software y servicios sujetas a varias aprobaciones.

Para quién no. Una pyme que quiere una tarifa y una herramienta de pedidos sencilla.

Su límite. Sin precio publicado, con demo obligatoria. Zip suele colocarse delante de un ERP: según tu caso, mantendrás otra herramienta para facturas y pagos.

Cómo migrar. Dibuja primero tus circuitos de aprobación actuales en Coupa (importe, categoría, centro de coste): eso es lo que reconstruyes en Zip. Los proveedores vienen de la exportación CSV.

Por qué pasarte a Payhawk. Muchas empresas compraron Coupa para controlar un gasto que en realidad pasa por tarjeta: suscripciones, viajes, pequeñas compras. Payhawk parte de ahí y añade un módulo de compras con solicitudes, aprobaciones, pedidos y conciliación a dos o tres vías.

Para quién. Pymes y empresas medianas con un gasto repartido en muchas compras pequeñas y varias entidades.

Para quién no. Industria con compras de producción, catálogos de proveedores y licitaciones.

Su límite. El plan Growth cuesta 149 € al mes en una oferta a 24 meses, pero no incluye el módulo de compras y está limitado a empresas de menos de 20 empleados con una sola entidad. Los planes con compras no tienen precio publicado.

Cómo migrar. Importa proveedores y centros de coste desde la exportación de Coupa. Emite una tarjeta por suscripción recurrente para que cada cargo quede ligado a su proveedor desde el primer mes.

Por qué pasarte a Fullstep. Es la opción local: Fullstep Networks tiene su sede en Madrid y ofrece una plataforma source-to-pay con gestión de proveedores (homologación, desempeño, riesgo), abastecimiento estratégico, contratos, aprovisionamiento y factura electrónica. Si quieres un interlocutor en tu país y en tu idioma para un proyecto de compras, es el nombre a poner en la lista.

Para quién. Empresas medianas y grandes en España que necesitan homologar proveedores y gestionar contratos, no solo pedidos.

Para quién no. Una pyme que solo quiere pasar de pedidos por correo a una herramienta sencilla con precio cerrado.

Su límite. Sin precio público, solo demo. Hay pocas opiniones de usuarios publicadas, así que pide referencias de clientes de tu sector.

Cómo migrar. Igual que con una suite: exporta tú mismo contratos y datos de proveedores desde Coupa antes del cierre, porque no vienen en la extracción estándar, y planifica la homologación de proveedores en Fullstep.

Por qué pasarte a Ivalua. Si dejas Coupa por la relación con el fabricante y no por el perímetro, Ivalua cubre el mismo terreno: gestión de proveedores (riesgo, desempeño), abastecimiento, contratos, compras, facturas y pagos. Fundada en Francia en 2000, presume de grandes despliegues como el de VINCI Energies Francia, con más de 10.000 usuarios.

Para quién. Grandes grupos que usaban de verdad el abastecimiento y los contratos de Coupa.

Para quién no. Una empresa mediana que deja Coupa porque pesaba demasiado: cambiarías de fabricante sin cambiar de problema.

Su límite. Sin precio público y con un proyecto comparable al de cualquier gran suite. Cuenta con un integrador y un jefe de proyecto interno.

Cómo migrar. Es el único destino que puede retomar contratos, abastecimiento y el maestro de proveedores. Exporta tú esos datos desde Coupa antes del cierre.

Por qué pasarte a SAP Ariba. Es la suite de compras de SAP, con su propia red de proveedores. Si tu ERP es SAP y tu departamento de sistemas quiere un solo fabricante, ese es el argumento.

Para quién. Grandes grupos ya en SAP, con conocimiento SAP en casa o en un socio.

Para quién no. Quien deja Coupa porque era demasiado pesado o caro: Ariba está en la misma categoría de proyecto y presupuesto. Usuarios que han pasado de uno a otro describen pantallas de facturas igual de confusas.

Su límite. Sin precio público. Las cifras que circulan vienen de webs de terceros que no podemos verificar, así que no las repetimos.

Cómo migrar. Exporta contratos y datos de proveedores desde Coupa y pasa a tus proveedores del portal de Coupa a la red Ariba. Ese doble registro es lo que más molesta a los proveedores.