¿Qué software de gestión de gastos elegir para una pyme en 2026?
El buen programa se juzga por la factura con 20 empleados y por las horas que recupera tu gestoría, no por el precio por usuario.
En una pyme, la nota de gastos cuesta más que el gasto. Un comercial con los tickets en la guantera, un responsable que aprueba todo a final de mes, alguien en administración que lo vuelve a teclear en un Excel. Es media jornada perdida cada mes y reembolsos que se eternizan. Hemos comparado cinco programas en lo que las comparativas de los propios proveedores dejan fuera: el coste anual con 20 empleados, el mínimo de usuarios, las comisiones y la digitalización de los tickets en papel.
La respuesta corta: Pleo si quieres dar tarjetas a tu equipo y olvidarte de los adelantos, desde 14 € por usuario en Build. Rydoo para una pyme de 5 a 50 personas que viaja, con dietas y reglas por país. N2F para un equipo pequeño que busca el precio más bajo. Zoho Expense si el presupuesto manda y Expensify si tu equipo vive entre tickets.
¿También buscas programa de contabilidad? Nuestro ranking de programas de contabilidad para pymes completa este.
El ranking es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de gastos según tu pyme
5 programas de gastos comparados con 20 empleados
La columna de precio muestra un año para 20 personas que presentan gastos, en el plan que una pyme elige de verdad, según las tarifas oficiales. N2F publica su precio por usuario sin fijar un tope: lo damos tal cual. El puesto sigue el perfil de una pyme española de 10 a 100 empleados, no solo la nota.
| Mejor para | Lo que mejor hace | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pleo | El mejor para tarjetas de empresa | Una tarjeta por empleado, sin adelantos | 4.3/5 | Build: 3.360 € al año con 20, más 0,90 % por reembolso | — | Pymes con muchos pagos | Ver → |
| 2 | Rydoo | El mejor para equipos que viajan | Dietas y reglas por país | 4.3/5 | Pro: 2.400 € al año con 20 | — | 5 a 50 empleados | Ver → |
| 3 | N2F | El mejor precio para un equipo pequeño | Kilometraje calculado y archivo con valor probatorio | 4.2/5 | Enterprise: 6,90 € por usuario al mes en anual | — | Equipos pequeños | Ver → |
| 5 | Expensify | El mejor para equipos con muchos tickets | Escaneo de tickets y pago mes a mes | 4.1/5 | Collect: 1.200 $ al año con 20 | — | 5 a 100 empleados | Ver → |
| 4 | Zoho Expense | El mejor presupuesto | Gratis hasta 3 usuarios | 4.0/5 | Standard: 720 $ al año con 20 | ✓ | Pymes con presupuesto ajustado | Ver → |
Precio por usuario y mes multiplicado por 20 usuarios y 12 meses, con facturación anual cuando existe, sin IVA. Zoho Expense y Expensify publican sus precios en dólares.
Cómo hemos comparado y puntuado
Un programa de notas de gastos tiene dos usuarios que no buscan lo mismo. El empleado quiere fotografiar el ticket en diez segundos y cobrar rápido. Administración quiere gastos limpios, con IVA, categoría y justificante, que lleguen a la contabilidad sin volver a teclearlos. Si solo convence a uno de los dos, acaba abandonado.
Hemos leído las páginas de precios oficiales de cada proveedor, sus condiciones (mínimo de usuarios, permanencia, comisiones por operación, opciones de pago) y cientos de opiniones de usuarios, sobre todo las negativas. Para cada programa hemos calculado el coste de un año con 20 usuarios. Ninguno tiene todavía un análisis completo en nuestra web: las notas salen de este ranking.
Lo que no está clasificado, y por qué. Payhawk, Exaccta y Spendesk no publican precios: todo pasa por una demo. Son opciones serias, pero no clasificamos un programa cuya factura no podemos calcular. Si ya usas Factorial o Holded, mira primero su módulo de gastos antes de añadir otra herramienta.
- Facilidad de usoEscaneo del ticket en el móvil, tiempo de registro, aprobación en un gesto.25 %
- Relación calidad-precioCoste con 20 usuarios, mínimos, comisiones de tarjeta y de reembolso, opciones de pago.25 %
- Funciones y profundidadKilometraje, dietas, políticas de gasto, niveles de aprobación, tarjetas, archivo.25 %
- IntegracionesExportación a la contabilidad y a la nómina, conciliación bancaria, API.15 %
- Soporte al clienteIdioma, tiempo de respuesta, ayuda en la configuración.10 %
El ranking es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
Pleo
Pleo parte de una idea sencilla: la mejor nota de gastos es la que no hay que hacer. Cada empleado recibe una tarjeta, física o virtual, con su límite. Paga, fotografía el ticket en la app y el gasto ya queda clasificado. Se acabó adelantar dinero de su bolsillo.
Cuidado con el plan. Start, a 8 € por usuario y mes, no gestiona reembolsos ni kilometraje: solo tarjetas. Si en tu pyme alguien sigue adelantando gastos (gasolina, una comida con un cliente pagada con su tarjeta personal), necesitas Build, a 14 € con facturación anual y 3 usuarios mínimo. Con 20 personas son 3.360 € al año, más un 0,90 % por cada reembolso directo.
Las comisiones de tarjeta también cuentan. En Start, cada retirada de efectivo cuesta 5 € y un pago en otra divisa un 2 %. En Build las retiradas son gratis y el cambio baja al 1,75 %. Optimise (18 €) añade presupuestos, conexión con el software de RR. HH. y revisión de gastos con IA.
Su límite: el precio. Es el más caro del ranking con 20 personas, y algunos usuarios hablan de escaneos lentos, conciliación de facturas imperfecta y fallos en la precontabilidad. Hay pymes que cuentan que se les quedó pequeño al crecer.
Consejo: no des tarjeta a todo el mundo. Quien gasta dos veces al año puede presentar su gasto sin tarjeta; reserva las tarjetas para quien paga cada semana.
- Una tarjeta por empleado con límite
- Ticket fotografiado en el momento del pago
- Retiradas gratis y cambio al 1,75 % en Build
- ✓Se acabaron los adelantos de los empleados
- ✓Interfaz mejor valorada del ranking (4,7)
- ✓Reembolsos y kilometraje desde Build
- ✗Start no gestiona reembolsos
- ✗0,90 % por reembolso directo
- ✗El más caro con 20 usuarios
Excelente cuando la tarjeta puede sustituir a la nota de gastos. Elige Build, no Start, si tu equipo aún adelanta gastos.
Rydoo
Rydoo es un programa pensado solo para gastos, y se nota. El empleado fotografía el ticket, la app lee importe y fecha, y el gasto pasa a aprobación. No hay informe mensual que montar: cada gasto va solo, del ticket al reembolso.
Para una pyme, el nivel adecuado es Pro, a 10 € por usuario y mes en anual (12 € mensual). Incluye dietas, políticas de gasto personalizadas, dos niveles de aprobación, integraciones contables y conciliación automática de los extractos de tarjeta. Con 20 usuarios son 2.400 € al año. Essentials, a 8 €, basta si tienes un solo nivel de aprobación y nadie cobra dietas: 1.920 € al año.
Ojo con el mínimo de 5 usuarios en los dos planes públicos. Las tarjetas Rydoo y el acceso a la API llegan con Business, bajo presupuesto, a partir de 30 usuarios activos.
Su límite: el soporte. Hay opiniones que hablan de respuestas lentas y genéricas, y es su nota más baja (3,7). Rydoo tampoco ofrece cuenta bancaria: el reembolso sale por tu transferencia de siempre.
Consejo: si tu equipo viaja fuera de España, Pro compensa los 2 € de diferencia. Las dietas y las divisas te ahorran decenas de líneas que revisar a mano.
- Un gasto, una foto, ningún informe que montar
- Dietas y dos niveles de aprobación en Pro
- Conciliación automática de extractos de tarjeta
- ✓Precio claro: 8 € o 10 € por usuario
- ✓Pago mensual o anual
- ✓App sencilla para los empleados
- ✗5 usuarios mínimo
- ✗Tarjetas y API solo en Business
- ✗Soporte lento según opiniones
La opción más equilibrada para una pyme que viaja y quiere un precio conocido de antemano.
N2F
N2F es un proveedor francés especializado en notas de gastos que vende en España con precios en euros y soporte en español. Su app escanea el ticket, calcula el kilometraje sobre un trayecto de Google Maps y funciona sin conexión, algo que agradecen los equipos de campo.
Su tarifa es la más baja del ranking entre los programas que se pagan por usuario. Enterprise, el plan para equipos, cuesta 9,20 € por usuario y mes en mensual y 6,90 € en anual. Añade el circuito de aprobación, campos personalizados, gestión de flota y el fichero de transferencia SEPA. Con 20 usuarios en anual serían 1.656 € al año, si N2F te mantiene en este plan.
El matiz: la exportación al programa de contabilidad, a la nómina, la gestión de varias sociedades, los anticipos y la API quedan en Advanced, bajo presupuesto. Para una pyme que quiere enlazar con su contabilidad, pide ese presupuesto antes de comparar.
Su límite: las integraciones, su nota más baja (3,8). Y el archivo con valor probatorio, el que permite guardar solo la versión digital, cuesta 1,50 € más por usuario. Algunos usuarios han visto mensajes de error del escaneo, que suelen resolverse actualizando la app.
Consejo: activa el archivo con valor probatorio solo para quien presenta muchos tickets.
- Kilometraje calculado con Google Maps
- App que funciona sin conexión
- Fichero SEPA generado en Enterprise
- ✓Precio por usuario más bajo del ranking
- ✓-25 % en anual
- ✓Soporte en español
- ✗Exportación contable solo en Advanced
- ✗Archivo con valor probatorio de pago
- ✗Integraciones limitadas
Imbatible para un equipo pequeño. Si necesitas exportar a tu contabilidad, compara su presupuesto Advanced con Rydoo Pro.
Zoho Expense
Zoho Expense es el módulo de gastos de la suite Zoho. Hace lo esencial: lectura de tickets, kilometraje, circuito de aprobación e informes. Y lo hace por muy poco.
El plan gratuito admite hasta 3 usuarios, con 20 escaneos con IA por usuario y mes y 5 GB de almacenamiento. Después, Standard cuesta 3 $ por usuario y mes en anual y Premium 5 $. Con 20 usuarios, la factura anual es de 720 $ en Standard y 1.200 $ en Premium, sin impuestos.
Zoho publica los precios en dólares: lo que pagues en euros dependerá del tipo de cambio.
Su límite: el soporte y la configuración, como en el resto de la suite. La interfaz es menos fluida que la de Pleo, configurar lleva tiempo y es su nota más baja (3,5).
Consejo: abre la cuenta desde zoho.eu para que tus datos se queden en la Unión Europea, y empieza con el plan gratuito con tres personas.
- Gratis hasta 3 usuarios
- 3 $ por usuario en Standard
- Se conecta con Zoho Books y Zoho CRM
- ✓Mejor relación calidad-precio (4,7)
- ✓Sin mínimo de usuarios
- ✓Kilometraje y aprobaciones incluidos
- ✗Precios en dólares
- ✗Soporte poco disponible en español
- ✗Configuración más larga
El más barato con diferencia. Para una pyme con alguien que lo configure.
Expensify
Expensify se hizo famoso con SmartScan: fotografías el ticket y el comercio, la fecha y el importe se rellenan solos. Para un equipo que acumula decenas de tickets al mes, eso ya ahorra tiempo de verdad.
Collect cuesta 5 $ por miembro y mes, sin contrato anual. Con 20 usuarios son 1.200 $ al año. Control arranca en 9 $ por miembro activo, pero solo con suscripción anual y uso de la tarjeta Expensify; sin esas condiciones, el precio sube.
Su límite: la letra pequeña del precio y los informes, que muchos usuarios consideran flojos. Además, la tarjeta y buena parte del producto están pensados para Estados Unidos, y el precio se paga en dólares.
Consejo: quédate en Collect hasta que necesites un segundo nivel de aprobación.
- SmartScan para los tickets
- Collect mes a mes
- Muchas integraciones contables
- ✓Precio de entrada claro: 5 $
- ✓Sin permanencia en Collect
- ✓Buena nota en integraciones (4,4)
- ✗Control a 9 $ exige tarjeta y plan anual
- ✗Informes flojos según opiniones
- ✗Producto pensado para Estados Unidos
La forma más fácil de dejar de perseguir tickets. Lee las condiciones de Control antes de cambiar.
Las tres preguntas que las comparativas no hacen
Las comparativas que salen primero en Google suelen estar escritas por proveedores que se clasifican a sí mismos, y casi ninguna da precios. Esto es lo que dan los programas clasificados en los tres puntos que deciden la factura.
Cuánto pagas de verdad con 20 empleados
Al año, en anual: Zoho Expense Standard 720 $, Expensify Collect 1.200 $ (mes a mes), N2F Enterprise 1.656 € si te mantiene en ese plan, Rydoo Essentials 1.920 € y Pro 2.400 €, Pleo Build 3.360 € más un 0,90 % por reembolso directo. Las diferencias vienen menos del precio unitario que de los mínimos: 5 usuarios en Rydoo, 3 en Pleo Build.
Las comisiones que no salen en el precio
En Pleo, cada reembolso directo cuesta un 0,90 % en Build y Optimise, una retirada 5 € en Start y el cambio de divisa entre un 1,49 % y un 2 %. En N2F, el archivo con valor probatorio suma 1,50 € por usuario. Expensify Control a 9 $ exige tarjeta y plan anual. Rydoo reserva tarjetas y API a Business, desde 30 usuarios activos.
¿Puedes tirar los tickets en papel?
Solo con digitalización certificada: un programa homologado por la Agencia Tributaria según la Orden EHA/962/2007. Una foto con el móvil o un PDF normal no equivalen por sí solos a una digitalización certificada. Pregunta al proveedor si su programa está homologado y si el archivo está incluido o se paga aparte. Mientras tanto, guarda el papel.
- Cuenta a quienes presentan gastos, no a toda la plantilla.
- Revisa el mínimo de usuarios: 5 en Rydoo, 3 en Pleo Build.
- Pide el coste por reembolso y por tarjeta, no solo por usuario.
- Comprueba que la exportación llega a tu contabilidad sin volver a teclear.
- Pregunta si el programa está homologado para la digitalización certificada.
- Haz un mes de prueba con el equipo comercial antes de desplegar.
Pasar a las notas de gastos digitales en seis pasos
Un programa de gastos rara vez falla por la técnica. Falla cuando el equipo sigue mandando tickets por correo o cuando administración tiene que revisarlo todo otra vez. Estos pasos vienen de los errores que más cuentan los usuarios.
Escribe tu política de gastos antes de configurar
PrioridadTope por comida, categoría de hotel, tren o avión, quién aprueba qué: escríbelo en una página. Esa página se convierte en las reglas del programa. Sin ella, cada responsable aprueba a su manera.
Empieza con cinco o seis reglas. Las políticas de veinte reglas producen sobre todo excepciones.
- Formato
- Una página, cinco o seis reglas
Configura el kilometraje con datos de cada vehículo
ConfiguraciónEl kilometraje es la fuente de errores más habitual. Fija el importe por kilómetro de tu política y deja que el programa calcule la distancia: N2F lo hace sobre un trayecto de Google Maps, sin kilómetros redondeados.
Revisa con tu gestoría el importe exento antes de fijarlo.
- Cálculo
- Trayecto real, no estimado
Un solo nivel de aprobación por debajo de un umbral
ConfiguraciónUn ticket de 12 € no necesita dos firmas. Fija un importe por debajo del cual aprueba un solo responsable. Rydoo Pro y Pleo Build permiten regular la aprobación por importe.
La velocidad del reembolso depende de este paso más que del programa.
- Regla
- Un nivel por debajo del tope
Prueba la exportación contable antes del primer mes
IntegraciónExporta diez gastos a tu contabilidad o a tu gestoría y comprueba que el IVA, la cuenta de gasto y el justificante llegan bien. Corregir la plantilla lleva una hora; corregir tres meses de gastos mal clasificados lleva días.
En N2F, la exportación contable está en Advanced: compruébalo antes de firmar.
- Prueba
- Diez gastos
Empieza por el equipo que más gasta
AdopciónArranca con comerciales o técnicos de campo. Si adoptan la app, el resto les seguirá. Si la rechazan, lo sabrás antes de pagar 50 licencias.
Un mes basta para ver el tiempo de registro, los errores de lectura y los atascos de aprobación.
- Duración
- Un mes
Decide cuándo dejas el papel
CumplimientoHasta que tu programa no esté homologado para la digitalización certificada, guarda los tickets en papel. Cuando lo esté, fija una fecha a partir de la cual ya no se piden los originales.
- Requisito
- Programa homologado por la AEAT
Para ir más lejos
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Gastos en la pyme · FAQ
¿Cuánto cuesta un programa de notas de gastos para 20 empleados?
Entre 720 $ y 3.360 € al año con los programas de este ranking, si los 20 presentan gastos. Zoho Expense Standard sale por 720 $, Expensify Collect por 1.200 $, Rydoo Pro por 2.400 € y Pleo Build por 3.360 € más un 0,90 % por reembolso. Cuenta solo a quienes presentan gastos.¿Hay algún programa de gastos gratis para pymes?
Sí, pero para equipos muy pequeños. Zoho Expense es gratis hasta 3 usuarios, con 20 escaneos por usuario al mes. Por encima de tres personas, ningún programa serio es gratis: el más barato sigue siendo Zoho Expense a 3 $ por usuario.¿Puedo tirar los tickets en papel después de escanearlos?
Solo si usas digitalización certificada con un programa homologado por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007). Una foto con el móvil o un PDF normal no bastan por sí solos. Pregunta al proveedor si está homologado; si no lo está, guarda los originales.¿Tarjeta de empresa o nota de gastos?
Las dos, según el empleado. La tarjeta (Pleo) elimina los adelantos para quien paga cada semana: comerciales, compras, equipos en viaje. Para quien tiene tres gastos al año, basta con presentar la nota. En Pleo, el plan Start a 8 € solo gestiona tarjetas: necesitas Build para reembolsar.¿Qué diferencia hay entre Pleo Start y Build?
Start (8 €, mensual) solo gestiona tarjetas, gastos e integraciones contables. Build (14 €, anual, 3 usuarios mínimo) añade reembolsos, kilometraje, flujos de aprobación y hasta 15 tarjetas de proveedor, con retiradas gratis y cambio al 1,75 % en lugar del 2 %.¿Un programa de gastos sustituye a la contabilidad?
No. Recoge y aprueba los gastos y luego los exporta a la contabilidad. Comprueba esa exportación antes de firmar: en N2F está en Advanced, en Rydoo llega con Pro. Si ya usas Holded o Factorial, mira primero su módulo de gastos.¿Por qué Payhawk o Spendesk no están en el ranking?
Porque no publican precios en su web: todo pasa por una demo. Son buenas herramientas para pymes que quieren tarjetas, pero no clasificamos un programa cuya factura no podemos calcular. Pídeles un presupuesto para 20 usuarios y compáralo con Pleo Build.