¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos en 2026?
No hay un ganador único. Hay la herramienta adecuada para el tamaño de tu equipo, y una factura que cambia cuando creces.
Las comparativas que salen primero en Google ponen notas a las funciones y se quedan ahí. Ninguna te dice cuánto pagarás con 10 personas, qué pasa con 25, ni en qué plan está de verdad el diagrama de Gantt que viste en la demo. Tampoco hablan de dónde se guardan tus datos. Hemos comparado siete herramientas justo en eso, con la página de precios oficial de cada proveedor.
La respuesta corta: ClickUp si quieres tareas, documentos y paneles en un solo sitio, por unos 840 $ al año con 10 personas. Monday para un equipo que tiene que arrancar sin formación, vigilando los paquetes de asientos. Asana para proyectos con plazos y clientes invitados. Notion si tus proyectos viven en tus documentos. Trello para un equipo pequeño y un tablero sencillo. Basecamp a precio fijo cuando pasas de unas treinta personas. OpenProject si quieres alojarlo en tus propios servidores.
¿Buscas algo para un perfil concreto? Mira nuestras selecciones para agencias, pequeñas empresas o autónomos.
El ranking es editorial: una plaza patrocinada siempre se señala en su ficha y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de gestión de proyectos para tu equipo
Unlimited a 7 $ por usuario en anual
Arrancar sin formaciónEstándar a 12 € por asiento, desde 3
Plazos y clientes invitadosCronograma e invitados gratis desde Starter
Equipo pequeño, un tableroGratis hasta 10 colaboradores
Precio fijo, sin contar usuariosUsuarios ilimitados por 199 $ al mes en anual
Datos en tus propios servidoresEdición Community gratuita y de código abierto
Las 7 herramientas calculadas para 10 personas
La columna de precio da el coste de un año para 10 personas, en el plan que un equipo necesita para trabajar en común, con pago anual. El puesto sigue el perfil de un equipo generalista de 5 a 50 personas, no solo la nota.
| Mejor para | Lo que mejor hace | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ClickUp | Mejor todo en uno | Tareas, documentos y paneles | 4.2/5 | Unlimited: 840 $ al año con 10 | ✓ | 5 a 100 personas | Ver → |
| 4 | Notion | Mejor para documentos y proyectos | Wiki y proyectos juntos | 4.2/5 | Plus: 1.380 € al año con 10 | ✓ | Equipos que escriben mucho | Ver → |
| 3 | Asana | Mejor para proyectos con plazos | Cronograma claro, invitados gratis | 4.1/5 | Starter: 1.318,80 $ al año con 10 | ✓ | 10 a 200 personas | Ver → |
| 2 | Monday | Mejor para arrancar rápido | Tableros que todos entienden | 4.0/5 | Estándar: 1.440 € al año con 10 | ✓ | 3 a 40 personas | Ver → |
| 5 | Trello | Mejor para equipos pequeños | El Kanban más sencillo | 3.9/5 | Standard: 600 $ al año con 10 | ✓ | 2 a 10 personas | Ver → |
| 6 | Basecamp | Mejor precio fijo | Tarifa plana, usuarios ilimitados | 3.8/5 | Pro: 948 $ al año hasta 10 | ✓ | Más de 30 personas | Ver → |
| 7 | OpenProject | Mejor de código abierto | Gratis si lo alojas tú | 3.7/5 | Basic en la nube: 1.785 € al año (mínimo 25) | ✓ | Equipos con departamento de TI | Ver → |
Precio por usuario y mes sin impuestos, por 10 usuarios y 12 meses, con pago anual. ClickUp, Asana, Trello y Basecamp muestran sus precios en dólares; no los convertimos. Basecamp cobra una tarifa plana y OpenProject exige 25 usuarios como mínimo en la nube.
Cómo hemos comparado y puntuado
Un software de gestión de proyectos no se juzga en una semana de prueba. Los problemas llegan después: cuando el equipo pasa de 8 a 12 personas y el plan gratis deja de servir, cuando el Gantt resulta estar en el plan de arriba, o cuando alguien pregunta dónde se guardan los archivos de los clientes.
Hemos leído la página de precios oficial de cada proveedor y sus condiciones (mínimo de asientos, límites del plan gratis, módulos de pago, preaviso para bajar de plan), sus páginas sobre alojamiento de datos y las opiniones de usuarios publicadas en Trustpilot y en los foros oficiales, sobre todo las negativas. Para cada herramienta hemos recalculado el coste de un año con 10 y con 25 personas. Las notas de ClickUp, Monday y Notion son las de sus reseñas completas; las demás salen de la misma tabla de cinco criterios. El puesto sigue el perfil de un equipo generalista, por eso no siempre coincide con la nota.
Lo que no está, y por qué. Jira es la referencia de los equipos de desarrollo y es gratis hasta 10 usuarios, pero no hemos podido leer una tarifa clara en su página oficial, así que no lo puntuamos; nuestra selección para desarrolladores lo trata. Holded, el programa de gestión español, tiene un módulo de proyectos, pero no hemos podido leer sus precios en euros. Airtable, Wrike y Hive están en nuestra primera comparativa de gestión de proyectos.
- Funciones y profundidadVistas (lista, Kanban, Gantt, calendario), dependencias, automatizaciones, paneles, carteras.30 %
- Relación calidad-precioCoste con 10 y 25 personas, límites del plan gratis, módulos de pago, mínimo de asientos.25 %
- Facilidad de usoTiempo que necesita alguien que nunca ha gestionado un proyecto.20 %
- Soporte al clienteCanales e idioma del soporte, facilidad para darse de baja.15 %
- IntegracionesCorreo, calendario, almacenamiento, herramientas de desarrollo, API.10 %
El ranking es editorial: una plaza patrocinada siempre se señala en su ficha y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
ClickUp
ClickUp intenta sustituir varias herramientas a la vez: un gestor de tareas, una wiki, una hoja de cálculo, un seguimiento de objetivos y un panel de informes. Cada tarea puede verse en lista, en Kanban, en Gantt o en calendario, y cada equipo elige su vista sin molestar a los demás.
Para un equipo, el punto de partida es Unlimited: 7 $ por usuario y mes en anual, 10 $ al mes. Con 10 personas, el año sale por 840 $, el precio más bajo de esta comparativa para algo tan completo. Business, a 19 $, es para equipos que necesitan más control sobre permisos y estructura.
Su límite es la otra cara de tanta potencia: hay que configurarlo bien, y un equipo sin un responsable de la herramienta se pierde en espacios, carpetas y listas en pocos meses. Sobre los datos: el alojamiento en la Unión Europea (Irlanda) solo está en el plan Enterprise, y aun así algunos datos se quedan en la región global. Usuarios europeos lo piden en el foro oficial desde hace tiempo.
Truco: según opiniones de usuarios, reducir asientos exige un preaviso de al menos 30 días antes de la renovación. Apunta la fecha el día que pases a anual.
- Lista, Kanban, Gantt y calendario sobre las mismas tareas
- Documentos y paneles integrados
- Plan gratis sin límite de usuarios
- ✓El más barato a igualdad de funciones
- ✓Una vista para cada forma de trabajar
- ✓Suele sustituir dos o tres suscripciones
- ✗Lento de configurar bien
- ✗Alojamiento en la UE solo en Enterprise
- ✗Preaviso de 30 días para quitar asientos
La mejor relación funciones-precio si alguien del equipo se encarga de configurarlo. Si nadie lo hará, elige algo más sencillo.
Monday
Monday lo presenta todo en tableros de colores: una fila por tarea, una columna por dato (estado, responsable, fecha, presupuesto). Un equipo sin costumbre de gestionar proyectos lo entiende en minutos, y esa es su gran baza.
Para trabajar en común, apunta a Estándar, a 12 € por asiento y mes en anual: es el primer plan con 250 acciones de automatización al mes (25.000 en Pro). Con 10 asientos, el año cuesta 1.440 €. El pago anual ahorra un 18 %.
Su límite: los asientos se venden por paquetes, desde 3. Si tu plantilla cae entre dos paquetes, pagas asientos vacíos, y en el foro oficial hay usuarios que piden pagar por asiento suelto. Las automatizaciones de Estándar se agotan rápido si automatizas recordatorios. El soporte es el punto débil en las opiniones: respuestas de bot y esperas largas. Por encima de 40 usuarios, el precio va bajo presupuesto.
Truco: calcula tu paquete con la plantilla que tendrás dentro de seis meses y pide el precio del paquete siguiente antes de firmar.
- Tableros que no necesitan formación
- Automatizaciones desde Estándar
- 18 % menos con pago anual
- ✓La puesta en marcha más rápida de la lista
- ✓Muy visual para la dirección
- ✓Plantillas para casi cualquier área
- ✗Asientos por paquetes, desde 3
- ✗250 automatizaciones al mes en Estándar
- ✗Soporte criticado en las opiniones
La herramienta más fácil de hacer adoptar. Calcula tu paquete de asientos antes de firmar: ahí se decide la factura.
Asana
Asana es la herramienta más clara para saber quién hace qué y para cuándo. Los proyectos se ven en lista, en tablero o en cronograma, y cada tarea tiene un responsable y una fecha. Los equipos la eligen cuando quieren cumplir plazos sin reuniones de seguimiento.
El plan gratis (Personal) se queda en 2 usuarios: para un equipo, sirve sobre todo para probar la interfaz. Starter, a 10,99 $ por usuario y mes en anual, trae el cronograma (el Gantt de Asana), paneles, formularios y automatizaciones sin límite. Con 10 personas, cuenta 1.318,80 $ al año. Advanced, a 24,99 $, añade carteras, objetivos, carga de trabajo y control de tiempo.
Su ventaja escondida: los invitados son gratis desde Starter. Una agencia puede meter a sus clientes en su proyecto sin pagar asiento por ellos.
Su límite: el salto de Starter a Advanced duplica de sobra el precio, y es en Advanced donde está lo que quiere quien lleva varios proyectos, como la vista de carga. Algunas opiniones cuentan además que darse de baja es complicado: guarda por escrito tus solicitudes.
- Cronograma y dependencias desde Starter
- Invitados externos gratis
- Automatizaciones sin límite en Starter
- ✓Muy legible para quien llega nuevo
- ✓Clientes invitados sin coste
- ✓Camino claro de equipo a cartera
- ✗Gratis solo hasta 2 usuarios
- ✗Carga y carteras en Advanced
- ✗Quejas sobre la baja en las opiniones
La opción más segura para trabajo con plazos y clientes dentro. Prevé Advanced si llevas varios proyectos a la vez.
Notion
Notion no es un software de gestión de proyectos en sentido estricto. Es un espacio de documentos donde montas bases de datos enlazadas: una base de Proyectos, otra de Tareas, vistas como tabla, tablero o cronograma. Bien montado, se ajusta exactamente a tu forma de trabajar.
Para un equipo, Plus cuesta 11,50 € por miembro y mes: 1.380 € al año con 10. Business, a 23,50 €, se dirige a equipos más grandes que necesitan más control.
Su límite: todo está por construir. No hay vista de carga ni cartera lista para usar, y las dependencias son básicas comparadas con Asana o ClickUp. Sin alguien que cuide la estructura, el equipo acaba con diez bases de tareas que se contradicen. Las opiniones también critican una gestión de planes y facturación poco clara.
Truco: parte de una plantilla oficial de proyectos y tareas en vez de una página en blanco, y exige el visto bueno del responsable del espacio para crear bases nuevas.
- Documentos y proyectos en el mismo espacio
- Bases de datos enlazadas
- Vistas de tabla, tablero y cronograma
- ✓La mejor wiki de la lista
- ✓Se adapta a cualquier método
- ✓Plan gratis generoso para empezar
- ✗Todo hay que montarlo
- ✗Sin vista de carga ni de cartera
- ✗Gestión de la suscripción criticada
Ideal si tus proyectos son sobre todo documentos. Para controlar plazos y recursos, combínalo con una herramienta de proyectos de verdad.
Trello
Trello es el tablero de columnas en su forma más simple: Pendiente, En curso, Hecho, y tarjetas que arrastras. No hace falta formación, y por eso sigue siendo la primera herramienta de tantos equipos pequeños.
El plan gratis es generoso en funciones y estricto en personas: 10 colaboradores por espacio de trabajo, contando miembros, invitados e invitaciones pendientes. Si te pasas, los tableros quedan en solo lectura. Standard, a 5 $ por usuario y mes en anual, quita el límite y cuesta 600 $ al año con 10, la opción de pago más barata. Premium, a 10 $, es para quien quiere más vistas y más control.
Su límite: en cuanto necesitas dependencias, carga de trabajo o una visión de varios proyectos, Trello se queda corto. Algunos usuarios cuentan también que les metieron en una prueba de Premium al registrarse, sin ver la opción gratis.
Truco: una invitación que nadie ha aceptado cuenta como colaborador. Limpia las invitaciones pendientes antes de creer que has llegado a 10.
- Kanban que se entiende en un minuto
- Gratis hasta 10 colaboradores
- Standard a 5 $ por usuario en anual
- ✓La más sencilla de la lista
- ✓El plan de pago más barato
- ✓Muchísimos complementos (Power-Ups)
- ✗Invitados e invitaciones cuentan en los 10
- ✗Vistas avanzadas en Premium
- ✗Floja para proyectos con dependencias
Imbatible para un equipo pequeño y tareas sencillas. Cuando los proyectos dependen unos de otros, pasa a Asana o ClickUp.
Basecamp
Basecamp no cobra por asiento. Cada proyecto reúne sus tareas, mensajes, calendario, archivos y chat, y pagas una tarifa según el número de proyectos y usuarios, o un precio único con todo ilimitado.
Pro, a 79 $ al mes, cubre 8 proyectos y 10 usuarios: 948 $ al año. Pro Plus, a 99 $, sube a 12 proyectos y 15 usuarios. Pro Unlimited cuesta 199 $ al mes en anual (329 $ al mes) con usuarios ilimitados y 1 TB de almacenamiento: 2.388 $ al año. Hacia las 29 personas baja de ClickUp Unlimited; con 40 es la opción más barata de la lista, y la diferencia crece con cada contratación.
Su límite: Basecamp es sencillo a propósito. No tiene un Gantt de verdad con dependencias, apenas campos personalizados y pocos informes. Encaja con equipos que quieren comunicarse en torno a sus proyectos, no medirlos.
Truco: Pro y Pro Plus limitan los proyectos. Una agencia con 15 clientes activos va directa a Pro Unlimited, aunque sean 10 personas.
- Tarifa plana sin precio por usuario
- Mensajes, archivos y calendario por proyecto
- Prueba de 30 días sin tarjeta
- ✓El más barato de la lista desde 40 personas
- ✓Clientes invitados en los proyectos
- ✓Casi nada que configurar
- ✗Sin Gantt con dependencias
- ✗Proyectos limitados por debajo de Pro Unlimited
- ✗Informes escasos
Las cuentas salen para un equipo grande que trabaja con clientes. Si necesitas medir el avance al detalle, te faltarán datos.
OpenProject
OpenProject es un software de código abierto desarrollado en Alemania. Cubre la gestión de proyectos clásica: Gantt con dependencias, hitos, tareas, control de tiempo y costes, y también tableros ágiles. Es lo más parecido a un MS Project moderno de esta lista.
La edición Community es gratis, sin mínimo de usuarios, si la instalas en tus propios servidores: tus datos no salen nunca de tu infraestructura. En la nube, el plan Basic arranca en 5,95 € por usuario y mes, pero exige 25 usuarios como mínimo, es decir, 1.785 € al año aunque seáis 10.
Su límite: la interfaz es menos agradable que la de las herramientas estadounidenses, y la versión autoalojada necesita a alguien que la instale, la actualice y haga copias de seguridad. El mínimo de 25 usuarios hace la nube poco interesante para un equipo pequeño.
Truco: empieza con Community en un servidor pequeño para validarla con tu equipo. Si la adoptan, pasarás a la nube o al soporte de pago sin migrar.
- Código abierto, instalable en casa
- Gantt con dependencias e hitos
- Control de tiempo y costes
- ✓Gratis y soberano si lo alojas tú
- ✓Gestión de proyectos clásica completa
- ✓Proveedor europeo
- ✗Mínimo de 25 usuarios en la nube
- ✗Interfaz menos moderna
- ✗Autoalojamiento que mantener
La mejor opción si quieres controlar tus datos y tienes a alguien para alojarla. Para un equipo pequeño sin técnico, mira más arriba.
Las tres preguntas que las comparativas no hacen
El precio «desde» no le dice nada a un equipo. Lo que cuenta es la factura con tu plantilla, el momento en que el plan gratis deja de servir y dónde se guardan tus archivos.
Lo que pagas de verdad con 10, y luego con 25
Con 10 personas, plan de equipo, pago anual: Trello 600 $, ClickUp 840 $, Basecamp Pro 948 $, Asana 1.318,80 $, Notion 1.380 €, Monday 1.440 € (si tu paquete de asientos cuadra), OpenProject en la nube 1.785 € (25 asientos facturados). Con 25 personas el orden cambia: Trello 1.500 $, OpenProject 1.785 €, ClickUp 2.100 $, Basecamp Pro Unlimited 2.388 $ (y los mismos 2.388 $ con 60), Asana 3.297 $, Notion 3.450 €, Monday 3.600 €. Con 25, Trello, OpenProject y ClickUp siguen siendo más baratos; la tarifa plana de Basecamp pasa delante hacia las 40 personas, cuando Trello Standard llega a 2.400 $.
Cuándo se rompe el plan gratis
Asana Personal se queda en 2 usuarios, Monday gratis en 2 asientos y 3 tableros, Trello en 10 colaboradores por espacio (invitados e invitaciones pendientes incluidos), Basecamp gratis en 1 proyecto. ClickUp y Notion mantienen un plan gratis sin límite de personas, pero con topes de almacenamiento y funciones. En Trello, pasarte del límite deja los tableros en solo lectura hasta que alguien pague.
Dónde están tus datos
En tus servidores con OpenProject Community. Las herramientas estadounidenses alojan por defecto en Estados Unidos o en una región global; ClickUp solo ofrece Irlanda en Enterprise. En todos los casos, el proveedor es tu encargado del tratamiento según el RGPD: pide su contrato de encargo (DPA), la lista de subencargados y una cláusula que prohíba entrenar una IA con tus contenidos.
- Calcula el coste con la plantilla que tendrás dentro de 12 meses.
- Comprueba que el Gantt o el cronograma está en el plan que compras: en Asana hace falta Starter.
- Cuenta los invitados: gratis en Asana, dentro del límite en Trello.
- En Monday, pide el precio del paquete de asientos siguiente antes de firmar.
- Apunta la fecha de renovación y el preaviso para quitar asientos.
- Pide por escrito la región de alojamiento de tu cuenta y el DPA.
Dejar Excel por una herramienta de verdad en seis pasos
Un software de gestión de proyectos casi nunca fracasa por sus funciones. Fracasa porque el equipo sigue con la hoja de cálculo abierta al lado. Estos pasos salen de los errores que más cuentan los usuarios.
Nombra a un responsable de la herramienta
PrioridadUna persona decide la estructura (espacios, proyectos, estados), crea las plantillas y elimina duplicados. Sin ella, ClickUp y Notion se convierten en un laberinto en un trimestre.
Cuenta dos o tres horas a la semana para ese papel los primeros tres meses.
- Papel
- Estructura, plantillas, permisos
Empieza con un solo proyecto piloto
MétodoElige un proyecto real de cuatro a seis semanas con tres a cinco personas. Verás si las vistas y las notificaciones encajan con tu forma de trabajar antes de meter a toda la empresa.
- Duración
- 4 a 6 semanas
Quédate con cuatro o cinco estados
MétodoPendiente, en curso, en revisión, hecho: con eso basta para casi todos los equipos. Diez estados son diez decisiones por tarjeta, y tareas que dejan de moverse.
- Estados
- 4 a 5
Importa lo abierto, no el histórico
MigraciónTodas las herramientas de la lista importan CSV o Excel. Trae solo las tareas abiertas; el histórico se queda en el archivo antiguo, en solo lectura. Haz antes una prueba con diez filas para comprobar fechas y responsables.
- Qué importar
- Las tareas abiertas
Ajusta las notificaciones el primer día
AdopciónEl primer motivo de abandono es un correo inundado de avisos. Desactiva los correos salvo menciones y tareas asignadas, y lleva al equipo a la aplicación o al resumen diario.
- Qué dejar
- Menciones y asignaciones
Haz la reunión semanal desde la herramienta
AdopciónPantalla compartida, tablero a la vista. Una tarea que no está en la herramienta no existe. Esta costumbre hace más por la adopción que cualquier formación.
- Ritmo
- Cada semana
La selección para tu perfil
Estas páginas profundizan en un perfil concreto.
Tiempo, clientes invitados, facturación.
Tu equipo desarrolla softwareGestión de proyectos para desarrolladoresSprints, incidencias, integración con el código.
Trabajas por tu cuentaGestión de proyectos para autónomosHerramientas que tienen sentido para una persona.
Estás lanzando una startupGestión de proyectos para startupsIr rápido sin rehacerlo todo con 30 personas.
Diriges una pequeña empresaGestión de proyectos para pymesSencillo, barato, adoptado rápido.
Llevas un equipo de marketingGestión de proyectos para marketingCalendario editorial y validaciones.
Software de gestión de proyectos · FAQ
¿Hay algún software de gestión de proyectos gratis para un equipo pequeño?
Sí: Trello o ClickUp. Trello es gratis hasta 10 colaboradores, contando invitados e invitaciones pendientes. El plan gratis de ClickUp no limita usuarios, aunque sí almacenamiento y algunas funciones. OpenProject Community es gratis del todo si lo instalas tú. Asana gratis se queda en 2 usuarios, así que para un equipo solo sirve de prueba.¿Cuánto cuesta un software de gestión de proyectos para 10 usuarios?
Entre 600 $ y unos 1.800 € al año con las herramientas de esta lista, en pago anual. Trello Standard 600 $, ClickUp Unlimited 840 $, Basecamp Pro 948 $, Asana Starter 1.318,80 $, Notion Plus 1.380 €, Monday Estándar 1.440 €, OpenProject en la nube 1.785 € por su mínimo de 25 usuarios. Suma el plan superior si necesitas vista de carga o carteras.¿Trello, Asana o Monday?
Trello para un equipo pequeño y un tablero Kanban sencillo. Asana para proyectos con plazos, dependencias y clientes invitados gratis. Monday para que todos lo entiendan desde el primer día, sabiendo que vende los asientos por paquetes. Cuanto más crecen el equipo y los proyectos, más ventaja saca Asana.¿Dónde se alojan mis datos y cumple el RGPD?
Depende de la herramienta y del plan. ClickUp solo aloja en la Unión Europea en Enterprise; OpenProject Community se queda en tus servidores. En cualquier caso, pide el contrato de encargo del tratamiento (DPA), la región de alojamiento de tu cuenta por escrito y una cláusula que impida entrenar una IA con tus datos.¿Existe un software español de gestión de proyectos?
Holded, un programa de gestión español, incluye un módulo de proyectos con Kanban, Gantt, control de tiempo y márgenes, útil si ya llevas tu facturación con él. No lo hemos clasificado porque no hemos podido leer sus precios en euros. Si buscas un proveedor europeo, OpenProject es alemán y de código abierto.¿Notion sirve para gestionar proyectos?
Para un equipo pequeño que escribe mucho, sí. Sus bases de datos enlazadas muestran tus proyectos en Kanban o cronograma junto a tus documentos. Le faltan la vista de carga, las carteras y dependencias sólidas: a partir de varios proyectos a la vez, muchos equipos añaden Asana o ClickUp.¿Qué herramienta elegir para más de 30 personas?
Basecamp Pro Unlimited si quieres una factura fija: 2.388 $ al año en anual, sean 30 o 100 personas. Asana Advanced o ClickUp Business si necesitas controlar la carga y varios proyectos a la vez. Por encima de 40 usuarios, Monday pasa a presupuesto: pide el precio antes de comprometerte.