¿Qué software elegir para gestionar las subvenciones que concedes?
Recibir, evaluar, seguir: tres trabajos, y solo tres proveedores que publican su precio.
Las solicitudes llegan por correo, el jurado puntúa en una hoja de cálculo compartida y nadie sabe qué entidad ha entregado ya su justificación. Un ayuntamiento francés lo dijo sin rodeos en su propio caso publicado: con una hoja de cálculo, el riesgo de error es muy alto.
La respuesta corta. Good Grants es la mejor opción para la mayoría de financiadores: 3200 € al año, usuarios ilimitados, evaluación y seguimiento incluidos. Common Grant Application encaja en un programa pequeño, desde 175 $ al mes y sin permanencia. Submit.com ordena una gran convocatoria única, a 5995 € al año. Optimy, Submittable y los grandes programas para fundaciones no publican precio: los verás más abajo.
¿Eres una asociación que pide subvenciones? Esta página no es para ti: lee nuestra comparativa de software de subvenciones para asociaciones. Aquí hablamos con quien reparte el dinero.
La clasificación es editorial: una plaza patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de subvenciones según tu caso
3 programas de gestión de subvenciones comparados
Esta clasificación es para quien concede subvenciones: fundaciones, ayuntamientos, diputaciones, empresas con programa de ayudas o entidades que redistribuyen fondos. Solo entra un programa que recibe, evalúa y sigue las solicitudes, con un precio en su web oficial. Los precios salen de las tarifas oficiales; Common Grant Application cobra en dólares.
| Mejor para | Lo que lo distingue | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Good Grants | La mejor opción para la mayoría de financiadores | Usuarios ilimitados, presupuestos incluidos | 4.4/5 | Intro 3200 €/año | — | Fundaciones y entidades | Ver → |
| 2 | Common Grant Application | La más flexible para un programa pequeño | Mensual, sin permanencia, todo incluido | 4.1/5 | 175 a 250 $/mes | — | Financiadores pequeños | Ver → |
| 3 | Submit.com | La más estructurada para una gran convocatoria | 1000 candidatos y 20 evaluadores en Starter | 3.9/5 | Starter 5995 €/año | — | Una convocatoria muy concurrida | Ver → |
Las notas son nuestras: ninguno de estos tres programas tiene aún reseña completa en la web, y cada uno conserva la misma nota en todos nuestros idiomas. Optimy, Submittable, SmartSimple, Foundant y Fluxx no publican precio y quedan fuera de la clasificación, más abajo.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y clasificado
Esta página es para quien gestiona una línea de ayudas: técnico de subvenciones de un ayuntamiento, responsable de programas de una fundación, encargado de la acción social de una empresa. Ya conoces tus bases reguladoras. Lo que te falta es una herramienta que aguante desde la solicitud hasta la última memoria justificativa.
Hemos revisado una decena de programas para financiadores en su web oficial y hemos leído opiniones de usuarios, empezando por las negativas: informes difíciles de exportar, precio ligado al número de solicitudes, evaluación que cuesta configurar. Un programa entra en la clasificación solo si hace los tres trabajos y muestra un precio en su web. La evaluación y el seguimiento pesan más porque ahí se separan las herramientas: casi todas saben mostrar un formulario.
- Instrucción y evaluaciónPuntuación, fases de decisión, jurado, conflictos de interés.25 %
- Seguimiento tras la concesiónPresupuestos, pagos, justificaciones, y en qué plan.25 %
- Portal de solicitudesFormularios configurables, número de convocatorias, adjuntos.20 %
- Precio claro y coste por volumenPrecio público, efecto de solicitudes y usuarios.20 %
- Puesta en marchaArranque, formación, soporte.10 %
La clasificación es editorial: una plaza patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
Good Grants
Good Grants cubre todo el trabajo del financiador en una sola herramienta. Un portal donde las entidades presentan su solicitud. Una fase de evaluación con puntuación, fases de decisión ilimitadas y clasificación de candidaturas. Y una gestión de la financiación concedida, con varios presupuestos, un panel de control y exportaciones a Excel o CSV.
Lo que lo pone primero es un precio público, algo raro en este sector. Intro cuesta 3200 € al año y Premium 6400 €, sin límite de usuarios: todo tu comité puede entrar sin que suba la factura. Los dos planes admiten hasta 10 000 solicitudes, y el proveedor no cobra comisión sobre lo que pagas a los beneficiarios.
- Usuarios ilimitados desde Intro, evaluadores y patronato incluidos
- Fases de decisión ilimitadas, puntuación y clasificación
- Varios presupuestos y exportaciones a Excel y CSV para contabilidad
- ✓Precio público en euros, sin comisión sobre los pagos
- ✓Hasta 10 000 solicitudes al año en los dos planes
- ✓Prueba de 14 días para montar una convocatoria real
- ✗Solo pago anual, sin opción mensual
- ✗Intro permite 1 formulario: una segunda convocatoria exige Premium (10 formularios)
- ✗Sigue los importes pero no hace los pagos: tu contabilidad sigue pagando a los beneficiarios
La opción por defecto para un financiador que quiere dejar la hoja de cálculo. Empieza con Intro si tienes una convocatoria al año; pasa a Premium desde la segunda, o si tu comité vota.
Common Grant Application
Common Grant Application está pensado para financiadores pequeños. El precio depende de tres cosas: administradores, solicitudes e importe repartido. Con 1 o 2 administradores, hasta 50 solicitudes y hasta 500 000 $ concedidos, pagas de 175 a 250 $ al mes.
Según el proveedor, todo está incluido: portal, evaluadores ilimitados, seguimiento tras la concesión, puesta en marcha, soporte y formación. Se paga cada mes con tarjeta, sin permanencia. Para una primera convocatoria, es la forma más sencilla de dejar la hoja de cálculo sin firmar un año entero.
- Evaluadores ilimitados en todos los tramos
- Puesta en marcha, soporte y formación incluidos
- Sin permanencia: dejas de pagar cuando acaba el programa
- ✓El único de los tres que se paga al mes
- ✓Todas las funciones incluidas, también el seguimiento
- ✓Precio pensado para poco volumen
- ✗Precio solo en dólares y pago con tarjeta
- ✗El proveedor avisa de que el precio final puede variar: pide tu tarifa por escrito
- ✗Interfaz y soporte en inglés
La herramienta adecuada para una primera convocatoria o una fundación pequeña. Con más de 5 administradores, compárala con Good Grants, cuyo precio no cambia con el número de usuarios.
Los precios del software de subvenciones cambian. Recibe los cambios que afectan a tu presupuesto
Submit.com
Submit.com resuelve bien la recepción y la evaluación. El plan Starter, a 5995 € al año, admite 1000 candidatos, 5 administradores y hasta 20 evaluadores para un programa. Es un marco claro para una convocatoria única y muy concurrida.
Su límite está después de la concesión. El módulo que sigue los importes concedidos y los pagos no está en Starter: necesitas Pro o Enterprise, ambos con presupuesto. Si tienes que justificar cada euro pagado, pide ese presupuesto desde el principio.
- Hasta 20 evaluadores en Starter
- 1000 candidatos incluidos en Starter
- Precio de entrada publicado en euros
- ✓Un marco claro para una convocatoria grande
- ✓Jurado de 20 personas sin coste extra
- ✓Precio en euros, fácil de presupuestar
- ✗El seguimiento de importes y pagos no entra en Starter
- ✗Un solo programa en Starter: una segunda convocatoria va a presupuesto
- ✗El precio de entrada publicado más alto de los tres
Buena opción si tu reto es filtrar muchas solicitudes con un jurado. Si tu reto es seguir pagos y memorias justificativas, Good Grants lo hace desde su primer plan, por menos dinero.
Otras opciones, sin precio público
Estas herramientas hacen el trabajo de un financiador, pero no publican precio. Quedan fuera de la clasificación: sabrás lo que cuestan tras una demostración o una licitación. No hemos encontrado ningún proveedor español de este tipo con precio publicado.
Antes de elegir: la obligación de la BDNS
AdministracionesSi eres una administración, tus convocatorias y concesiones se publican en la Base de Datos Nacional de Subvenciones, la BDNS. Ya en 2021 publicaban en ella 1871 ayuntamientos, que sumaban el 82 % de la población. Ningún software privado sustituye esa obligación: comprueba que el que elijas exporta los datos que tendrás que comunicar.
- Para quién
- Administraciones públicas
- Coste
- Servicio público
Optimy: el más completo para la acción social de una empresa
EmpresasOptimy es el que más lejos llega en la evaluación: elegibilidad, criterios ponderados, evaluación a ciegas y conflictos de interés. El seguimiento separa importes asignados, comprometidos y pagados por programa, con convenios, entregables y firmas. Sus formularios existen en más de 22 idiomas, español incluido.
Su límite: ningún precio legible en la web, todo pasa por una demostración. Algunos usuarios ven la evaluación algo compleja, aunque valoran la ayuda del equipo.
- Precio
- Presupuesto tras una demostración
- Para quién
- Fundaciones de empresa
Submittable: el gran nombre estadounidense
Con reuniónSubmittable gestiona evaluaciones en varias fases y seguimiento financiero; los pagos a beneficiarios quedan para Enterprise. Sus usuarios valoran los formularios condicionales, pero citan una puesta en marcha a veces pesada, informes difíciles de exportar y un precio ligado al volumen de solicitudes.
No publica precio: su página de tarifas solo ofrece una reunión.
- Precio
- Presupuesto tras una reunión
- Ojo
- Precio según volumen de solicitudes
SmartSimple, Foundant, Fluxx: para grandes fundaciones
Bajo peticiónCubren todo el ciclo de la subvención. Ninguno publica precio. SmartSimple suma costes de implantación a la suscripción. Foundant pide rellenar un formulario para dar su tarifa, y sus usuarios destacan el acompañamiento en la migración. Fluxx se considera pesado para un programa pequeño u ocasional.
Por debajo de varios millones al año en ayudas, los tres programas clasificados hacen el trabajo con un precio conocido de antemano.
- Precio
- Bajo petición, implantación aparte en SmartSimple
- Para quién
- Grandes fundaciones
Lo que cuesta de verdad un software de subvenciones según tu volumen
El precio de la tarifa no lo dice todo. Tres cosas suben la factura: el número de solicitudes, el número de convocatorias y si el seguimiento tras la concesión está en un plan superior. Este es el coste anual para tres perfiles de financiador, con precios oficiales.
Un programa pequeño, menos de 50 solicitudes
Common Grant Application: de 175 a 250 $ al mes con 1 o 2 administradores, es decir, de 2100 a 3000 $ al año, sin permanencia. Good Grants Intro: 3200 € al año. Con este volumen se parecen; Common Grant Application gana si el programa puede acabar dentro del año.
Dos o tres convocatorias al año
Good Grants Premium: 6400 € al año, 10 formularios, usuarios ilimitados. Submit.com Starter solo cubre un programa: a partir de ahí, presupuesto. Common Grant Application sube con cada administrador y con el importe concedido.
Una gran convocatoria, cientos de candidatos
Submit.com Starter: 5995 € al año por 1000 candidatos y 20 evaluadores. Good Grants admite hasta 10 000 solicitudes en sus dos planes. Más allá, o con varios millones repartidos, Optimy, SmartSimple o Foundant pasan por una demostración.
- Cuenta las solicitudes del año pasado y añade margen: una convocatoria con éxito encarece los planes por volumen
- Comprueba en qué plan está el seguimiento de pagos: en Submit.com no entra en Starter
- Pide por escrito los costes de implantación: algunos proveedores los cobran aparte
- Confirma una exportación completa de tus datos antes de firmar
- Si eres una administración, comprueba que puedes sacar los datos que comunicas a la BDNS
Lanza tu primera convocatoria en línea
El programa no lo hace todo. Estos ajustes evitan los errores más comunes al arrancar.
Escribe el baremo antes que el formulario
Antes de abrirParte de los criterios de tus bases y construye el formulario para que el jurado tenga justo lo que debe puntuar. Si no, los evaluadores buscan la información en los adjuntos. En Good Grants y en Submit.com, el baremo se configura antes de abrir la convocatoria.
- Tiempo
- Media jornada con tu comité
Gestiona los conflictos de interés dentro de la herramienta
EvaluaciónUn miembro del jurado que está en la junta de una entidad candidata no debe puntuar su solicitud. Optimy lo gestiona de serie; en otras herramientas, crea una fase que aparte a ese evaluador. Es lo primero que mirará una auditoría.
- El más completo
- Optimy
Pon un filtro de elegibilidad al principio
PrecioEn los planes por volumen, una convocatoria muy difundida puede llevarte al tramo siguiente. Pon un paso corto de elegibilidad antes del formulario completo: quien no cumple se para ahí.
- Útil en
- Planes por volumen
Exporta cada convocatoria cerrada
Cada añoExporta cada convocatoria cerrada a Excel o CSV. Las herramientas cierran: un programa de subvenciones para solicitantes dejó de funcionar a principios de 2026. Con tus exportaciones, cambias de proveedor sin perder el historial de beneficiarios.
- Formato
- Excel o CSV
Lo que preguntan los financiadores antes de elegir
¿Qué es un software de gestión de subvenciones?
Es una herramienta que recibe las solicitudes, organiza su evaluación y sigue los importes concedidos hasta la justificación final. Para quien concede ayudas, sustituye al correo, la hoja de cálculo y la carpeta compartida.
¿Basta una hoja de cálculo para gestionar subvenciones?
Para una decena de solicitudes, sí. Con varias decenas, las versiones se multiplican y las justificaciones se escapan. Airtable estira el límite, pero sus tablas enlazadas cuestan de mantener a una sola persona.
¿Hay algún software de gestión de subvenciones gratuito?
Entre los comparados, no. El más barato con precio público es Common Grant Application, desde 175 $ al mes. Good Grants Intro cuesta 3200 € al año pero incluye usuarios ilimitados.
¿Existe un software español para conceder subvenciones?
No hemos encontrado ninguno con precio publicado. Las administraciones suelen trabajar con su plataforma de administración electrónica y la BDNS; las fundaciones, con herramientas internacionales que ya funcionan en español, como Optimy.
¿Sustituye este software a la BDNS?
No. Una administración sigue obligada a publicar sus convocatorias y concesiones en la BDNS. El software te ayuda a gestionar el expediente; comprueba que exporta los datos que tendrás que comunicar.
¿Puede el software pagar a los beneficiarios?
Rara vez. Good Grants sigue presupuestos pero no describe el procesamiento de pagos. Submittable reserva los pagos a Enterprise. Prevé una exportación hacia tu contabilidad.
¿Cuánto se tarda en lanzar una primera convocatoria en línea?
Unas semanas si el baremo está listo. Good Grants ofrece 14 días de prueba, suficiente para montar un formulario y una fase de puntuación. En una administración, suma el plazo de la licitación.
¿Qué diferencia hay entre una herramienta para financiadores y una para solicitantes?
La del financiador recibe y puntúa solicitudes. La del solicitante, como Instrumentl, ayuda a una asociación a encontrar ayudas y preparar sus candidaturas. Para eso, lee nuestra comparativa para asociaciones.