Recursos · Integración Make

Integración Apolearn LMS MakeAutomatiza Apolearn LMS con Make.

¿Cuántas altas de alumnos haces a mano cada vez que empieza un curso? La integración Apolearn LMS Make trae 34 módulos, 23 acciones y 11 búsquedas sobre usuarios, cursos y manuales. Aquí conectas tu cuenta y montas tu primer escenario paso a paso.

Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth

Lo que puedes automatizar

¿Qué puedes automatizar con la integración Apolearn LMS Make?

La integración Apolearn LMS Make deja que un escenario (la automatización que construyes en Make, una cadena de módulos) dé de alta usuarios, matricule o dé de baja alumnos, reparta los roles de un curso y consulte el progreso, sin código. Cada módulo es una pieza de esa cadena. La app no tiene disparador: otra app o una programación arranca el flujo.

Saber cómo va cada grupo. List the Students of a Course devuelve un bundle por alumno (un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente) y Get a Student's Course Progress lee su avance, listo para una hoja de cálculo o un aviso al responsable.

Formar a cada nueva incorporación. Cuando tu herramienta de RR. HH. registra un alta, Create a User abre la cuenta y Add a Student to a Course la matricula en el curso de acogida. El equipo de formación ya no copia datos entre pantallas.

Entregar el material de lectura. Con Add a Subscriber to a Textbook, quien entra en un programa recibe también el manual asociado, y Remove a Subscriber from a Textbook retira ese acceso al terminar.

Lo que Make no hace aquí: sin disparador, Apolearn LMS nunca arranca un escenario por sí solo, y la documentación de Make sobre esta app es limitada porque apenas hay información pública. Para lo que falte, Make an API Call llega al resto de la API. Si dudas entre herramientas, mira la comparativa n8n vs Make; si prefieres que alguien lo monte por ti, la Agencia Make se encarga, y cuando algo falle, Depuración Make reúne las soluciones habituales.

Conexión

¿Cómo conectas Apolearn LMS con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de Apolearn LMS

    En el escenario, pulsa el +, busca Apolearn LMS, elige cualquier módulo y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Apolearn LMS enlazada con Make una sola vez; todos los módulos de la app la reutilizan.

  2. 02

    Ponle nombre y da acceso a Make

    Si quieres, dale un nombre a la conexión; ayuda cuando trabajas con varias plataformas. Después, según lo que pida la ventana, autoriza a Make en la página de Apolearn LMS o pega la clave que te facilita la app.

  3. 03

    Guarda y comprueba

    Haz clic en Save. El módulo muestra sus campos y, con la conexión activa, Make te ofrece la lista de cursos o usuarios que puede leer. Si esas listas salen vacías, revisa primero los permisos que concediste.

Primer escenario

Tu primer escenario con Apolearn LMS

ObjetivoCuando entra una persona nueva en tu herramienta de RR. HH., Make crea su cuenta en Apolearn LMS y la matricula en el curso de acogida.

  1. 01

    Crea el escenario

    En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el +. El primer módulo es el disparador de tu herramienta de RR. HH., porque Apolearn LMS no tiene ninguno.

  2. 02

    Añade Create a User

    Pulsa el + a la derecha del disparador, busca Apolearn LMS y elige Create a User. Crea la conexión y rellena los campos que muestra Make con los datos que llegan del alta.

  3. 03

    Matricula la cuenta nueva

    Añade Add a Student to a Course a continuación. Elige el curso de acogida en la lista que muestra Make y asigna el usuario que devuelve Create a User.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Registra un alta de prueba y haz clic en Run once. Abre la burbuja de cada módulo para ver el bundle recibido y comprueba la cuenta y la matrícula en Apolearn LMS.

  5. 05

    Programa y activa

    Ajusta la programación en el primer módulo (cada 15 minutos por defecto) y enciende el escenario. A partir de ahí, cada incorporación tendrá su cuenta y su plaza en el curso.

Módulos

¿Qué hace Apolearn LMS dentro de Make?

Apolearn LMS te da 34 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Apolearn LMS1

Add a Student to a Course

AcciónSolo en la doc

Matricula a un usuario que ya existe como alumno del curso que elijas, de modo que su plaza queda lista en cuanto se inscribe o paga.

Cuándo usarlo
justo después de Create a User en un flujo de acogida, o cuando se cierra la venta de una formación en tu CRM.
Ojo
la cuenta tiene que existir antes; coloca Search Users o Create a User delante.
Apolearn LMS2

Add a Subscriber to a Textbook

AcciónSolo en la doc

Da acceso a un manual añadiendo a la persona como suscriptora. Te ahorras entrar en cada libro para invitar a sus lectores uno a uno.

Cuándo usarlo
cuando un curso incluye material de lectura y cada alumno nuevo debe recibir el libro junto con su matrícula.
Ojo
si el manual cambia según el caso, localízalo antes con Get a Textbook o List Textbooks.
Apolearn LMS3

Add an Admin to a Course

AcciónSolo en la doc

Otorga a alguien el rol de administrador en un solo curso, para que lo gestione sin tener control sobre toda la plataforma.

Cuándo usarlo
cuando llega una nueva coordinadora académica y su solicitud en la herramienta de RR. HH. o de tickets debe darle el mando de sus cursos.
Ojo
quitar ese rol exige otro módulo, Remove Course's Admin Rights; apunta a quién se lo diste.
Apolearn LMS4

Add an Instructor to a Course

AcciónSolo en la doc

Asigna un formador a un curso, así el equipo docente de cada edición sigue a tu planificación y no depende de ajustes manuales.

Cuándo usarlo
cuando se confirma un docente para una edición en tu hoja de cálculo o tu agenda y debe aparecer ya en el curso.
Ojo
el formador necesita una cuenta en Apolearn LMS; Search Users te dice si ya la tiene.
Apolearn LMS5

Add an Observer to a Course

AcciónSolo en la doc

Suma un observador a un curso, un rol pensado para quien sigue la formación sin cursarla, como un jefe de equipo o el contacto de un cliente.

Cuándo usarlo
cuando una empresa contrata una formación para su plantilla y su responsable de personas quiere ver cómo avanza el grupo.
Ojo
ese rol se retira con un módulo aparte, Remove Course's Observer Right.
Apolearn LMS6

Create a Course

AcciónSolo en la doc

Abre un curso nuevo en Apolearn LMS con los datos del escenario, de forma que una edición planificada en otra herramienta aparece en la plataforma sin que nadie vuelva a escribir su título.

Cuándo usarlo
cuando se aprueba una edición en tu gestor de proyectos o en una fila de la hoja de cálculo y el curso debe existir antes de las matrículas.
Ojo
List Course Categories y List Course Levels te dan los valores para mantener la coherencia.
Apolearn LMS7

Create a User

AcciónSolo en la doc

Crea la cuenta de una persona nueva en Apolearn LMS; suele ser la primera pieza de cualquier escenario de acogida con esta app.

Cuándo usarlo
cuando un formulario enviado, un contrato firmado o un alta en RR. HH. debe dar acceso a la plataforma de formación.
Ojo
si la misma persona puede registrarse dos veces, lanza antes Search Users para no acabar con cuentas duplicadas.
Apolearn LMS8

Disable a User

AcciónSolo en la doc

Desactiva una cuenta sin borrarla: el acceso se corta, pero la ficha sigue en la plataforma por si hay que consultarla después.

Cuándo usarlo
cuando alguien deja la empresa, termina un contrato o no se renueva una suscripción, para cerrar el acceso ese mismo día.
Ojo
la app no tiene módulo para borrar usuarios, así que desactivar es la vía para cortar el acceso desde Make.
Apolearn LMS9

Enable a User

AcciónSolo en la doc

Vuelve a activar una cuenta desactivada. Quien regresa recupera su espacio en lugar de empezar de cero con otra cuenta.

Cuándo usarlo
cuando entra un pago de renovación o un responsable aprueba una reincorporación en tu herramienta interna.
Ojo
localiza la cuenta con Search Users; un Create a User nuevo abriría un segundo perfil.
Apolearn LMS10

Get Subscription Information

AcciónSolo en la doc

Lee los datos de suscripción que guarda Apolearn LMS, para que el escenario los tenga en cuenta antes de tocar usuarios o cursos.

Cuándo usarlo
como paso de control al principio del flujo, si el resto solo debe ejecutarse cuando la suscripción lo permite.
Ojo
la documentación no detalla qué devuelve este módulo; pulsa Run once y revisa su bundle antes de asignar nada.
Apolearn LMS11

Get a Course

AcciónSolo en la doc

Recupera el detalle de un curso concreto para que los módulos siguientes lo usen en un mensaje, un informe o una actualización.

Cuándo usarlo
cuando el escenario recibe la referencia de un curso desde otra app y necesita el resto de su información.
Ojo
solo lee un curso; para recorrer varios encajan mejor List Courses o Search Courses.
Apolearn LMS12

Get a Course Template

AcciónSolo en la doc

Lee una plantilla de curso, útil para revisar la estructura modelo antes de montar ediciones nuevas sobre ella.

Cuándo usarlo
cuando tu catálogo se apoya en programas estándar y el escenario debe confirmar con qué plantilla trabaja.
Ojo
necesitas la plantilla de antemano, List Course Templates muestra las disponibles; la documentación no explica cómo se aplica una plantilla.
Apolearn LMS13

Get a Student's Course Progress

AcciónSolo en la doc

Te dice cuánto ha avanzado un alumno en un curso, y convierte ese seguimiento en un dato que puedes enviar a cualquier sitio.

Cuándo usarlo
para escribir a quien va con retraso, o para rellenar la hoja de seguimiento de un responsable.
Ojo
trabaja con un alumno y un curso por ejecución; combínalo con List the Students of a Course para cubrir un grupo entero.
Apolearn LMS14

Get a Textbook

AcciónSolo en la doc

Lee los datos de un manual concreto, práctico cuando el escenario debe identificar el libro antes de abrir el acceso.

Cuándo usarlo
antes de Add a Subscriber to a Textbook, si la referencia del libro llega de un pedido o un formulario y no es fija.
Ojo
devuelve un solo manual; para ver toda la biblioteca está List Textbooks.
Apolearn LMS15

Get a User

AcciónSolo en la doc

Trae la ficha de un usuario cuya referencia ya tienes, para reutilizar sus datos en el resto del escenario.

Cuándo usarlo
cuando otro módulo te ha devuelto un usuario y necesitas la ficha completa, por ejemplo para personalizar un aviso o actualizar un contacto del CRM.
Ojo
si solo tienes un nombre o un correo, empieza por Search Users.
Apolearn LMS16

List Course Categories

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve las categorías de curso de tu plataforma, cada una en su propio bundle, para que el escenario elija la correcta en vez de fiarse de un texto escrito a mano.

Cuándo usarlo
antes de Create a Course, o para volcar las categorías del catálogo en una hoja que consulta el equipo comercial.
Ojo
al ser una búsqueda puede sacar varios bundles, y cada módulo posterior se ejecuta una vez por categoría.
Apolearn LMS17

List Course Levels

BúsquedaSolo en la doc

Trae los niveles que pueden llevar tus cursos, así un curso nuevo encaja con el resto del catálogo.

Cuándo usarlo
cuando Create a Course o Update Course's Information necesitan un nivel y el valor llega de otra app que lo escribe distinto.
Ojo
cada nivel llega en un bundle separado; quédate solo con el que te interesa antes del siguiente módulo.
Apolearn LMS18

List Course Templates

BúsquedaSolo en la doc

Muestra las plantillas de curso disponibles, para saber qué programas modelo existen antes de leer uno en detalle.

Cuándo usarlo
cuando un proceso automático tiene que elegir entre varios programas estándar, o para mantener al día un inventario de plantillas.
Ojo
el resultado puede traer varias; después, Get a Course Template lee la elegida.
Apolearn LMS19

List Courses

BúsquedaSolo en la doc

Saca los cursos de tu plataforma, un bundle por curso: buena base para exportar el catálogo o aplicar un cambio en bloque.

Cuándo usarlo
cuando necesitas todos los cursos, por ejemplo para publicar el catálogo en tu web o alimentar un informe.
Ojo
cada módulo que venga después gasta una operación (una ejecución de un módulo) por curso.
Apolearn LMS20

List Textbooks

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve los manuales guardados en Apolearn LMS, cada uno como un bundle, para trabajar sobre toda tu biblioteca de lectura.

Cuándo usarlo
para montar una lista de libros en una hoja de cálculo, o para dar con el manual adecuado cuando no conoces su referencia de antemano.
Ojo
sin un filtro detrás, cada módulo siguiente se ejecuta una vez por libro.
Apolearn LMS21

List Users

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve los usuarios de la plataforma uno a uno. Es el punto de partida de una auditoría de cuentas o de una sincronización con otra herramienta.

Cuándo usarlo
para cruzar las cuentas de Apolearn LMS con tu registro de plantilla y detectar a quien ya no debería tener acceso.
Ojo
en una plataforma grande son muchos bundles y muchas operaciones; Search Users apunta a un grupo más pequeño.
Apolearn LMS22

List the Admins of a Course

BúsquedaSolo en la doc

Te da a todas las personas con rol de administrador en un curso, lo que facilita automatizar la revisión de permisos.

Cuándo usarlo
en una revisión de accesos, para enviar a cada responsable la lista de admins de su curso, o antes de quitar a uno que cambió de equipo.
Ojo
cubre un curso por ejecución; pon List Courses delante para recorrer el catálogo.
Apolearn LMS23

List the Instructors of a Course

BúsquedaSolo en la doc

Muestra quién imparte un curso, para avisar a los formadores adecuados o comprobar que una edición tiene docentes.

Cuándo usarlo
cuando un curso cambia de fecha en tu planificación y sus formadores tienen que enterarse.
Ojo
un resultado vacío significa que no hay formador asignado; añade un filtro para que el siguiente módulo no actúe en vacío.
Apolearn LMS24

List the Students of a Course

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve los alumnos matriculados en un curso, cada uno en un bundle; es la entrada de cualquier seguimiento de grupo.

Cuándo usarlo
al cerrar una edición, para mandar una encuesta a cada participante, o para leer el progreso de todos uno tras otro.
Ojo
los módulos siguientes se ejecutan una vez por alumno, así que un grupo grande consume muchas operaciones.
Apolearn LMS25

Make an API Call

AcciónSolo en la doc

Manda tu propia petición a la API de Apolearn LMS con la conexión que ya tienes, para cualquier punto que los demás módulos no cubren.

Cuándo usarlo
cuando echas en falta una función en esta lista y la API de Apolearn LMS la ofrece.
Ojo
la petición la escribes tú a partir de la referencia de la API, y la documentación de Make sobre esta app es limitada; pruébala con Run once.
Apolearn LMS26

Remove Course's Admin Rights

AcciónSolo en la doc

Quita a un usuario el rol de administrador de un curso, para que la gestión quede solo en manos de quien la necesita hoy.

Cuándo usarlo
cuando un coordinador cambia de puesto o se marcha, a partir del cambio registrado en RR. HH. o en tu herramienta de tickets.
Ojo
la cuenta sigue activa; con List the Admins of a Course compruebas el resultado.
Apolearn LMS27

Remove Course's Instructor Rights

AcciónSolo en la doc

Saca a un formador del equipo docente de un curso, de modo que quien fue sustituido o se fue deja de figurar en él.

Cuándo usarlo
al acabar el encargo de un formador externo, o cuando una edición cambia de docente en tu planificación.
Ojo
si ya sabes quién le sustituye, encadena Add an Instructor to a Course en el mismo escenario para que el curso no se quede sin formador.
Apolearn LMS28

Remove Course's Observer Right

AcciónSolo en la doc

Retira la vista de un observador sobre un curso, por ejemplo cuando termina el contrato con un cliente o un jefe de equipo cambia de área.

Cuándo usarlo
cuando el hecho que cierra la relación llega a tu CRM o a RR. HH. y el acceso debe acompañarlo.
Ojo
solo afecta al rol de observador en ese curso; para cerrar la cuenta está Disable a User.
Apolearn LMS29

Remove a Student from a Course

AcciónSolo en la doc

Da de baja a un alumno de un curso sin tocar su cuenta ni sus otras formaciones.

Cuándo usarlo
cuando se anula una inscripción, se emite un reembolso o un alumno se cambia a otra edición.
Ojo
la documentación no aclara si el progreso se conserva tras la baja; si te importa, guárdalo antes con Get a Student's Course Progress.
Apolearn LMS30

Remove a Subscriber from a Textbook

AcciónSolo en la doc

Corta el acceso de un usuario a un manual quitándolo de sus suscriptores; es el paso contrario a Add a Subscriber to a Textbook.

Cuándo usarlo
al terminar un curso, cuando se reasigna la licencia de un libro o cuando un alumno cancela el programa que lo incluía.
Ojo
la cuenta y las matrículas no cambian; gestiónalas con sus propios módulos.
Apolearn LMS31

Search Courses

BúsquedaSolo en la doc

Encuentra los cursos que cumplen tus criterios en lugar de traer todo el catálogo, así el escenario solo trabaja con lo que importa.

Cuándo usarlo
cuando un pedido o un formulario menciona un curso y necesitas su referencia antes de matricular a alguien.
Ojo
una búsqueda puede devolver cero, uno o varios cursos; prevé el caso en que no aparece ninguno.
Apolearn LMS32

Search Users

BúsquedaSolo en la doc

Busca usuarios que encajen con lo que sabes de ellos y devuelve las cuentas encontradas. Los criterios disponibles aparecen en el módulo una vez creada la conexión.

Cuándo usarlo
antes de Create a User para evitar duplicados, o para localizar la cuenta que hay que desactivar cuando alguien se va.
Ojo
cero resultados es algo normal; añade un filtro para crear la cuenta solo en ese caso.
Apolearn LMS33

Update Course's Information

AcciónSolo en la doc

Cambia los datos de un curso existente, así lo que editas en tu planificación llega a la plataforma sin copiar y pegar.

Cuándo usarlo
cuando una edición cambia en tu planificación y la ficha del curso debe mostrar la versión nueva.
Ojo
identifica antes el curso con Search Courses o Get a Course para editar el correcto.
Apolearn LMS34

Update User's Information

AcciónSolo en la doc

Actualiza la ficha de un usuario existente y mantiene Apolearn LMS al día con la herramienta donde viven los datos de tu gente.

Cuándo usarlo
cuando cambian los datos de una persona en RR. HH. o en tu CRM y la cuenta de formación debe seguirlo.
Ojo
asigna solo los valores que cambian, y localiza la cuenta con Search Users si no tienes su referencia.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Apolearn LMS con Make?

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FAQ

Apolearn LMS y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Apolearn LMS Make es gratis?
Sí. Apolearn LMS es una app estándar de Make, así que sus módulos funcionan desde el plan Free. Ese plan tiene límites: 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y permiten 40 minutos de ejecución. El consumo se mide en operaciones, una ejecución de un módulo sobre un bundle. La suscripción a Apolearn LMS va aparte.
02¿Qué se necesita para conectar Apolearn LMS con Make?
Una cuenta de Apolearn LMS y otra de Make. La documentación de Make no indica requisitos propios de esta app, así que sigues los pasos genéricos: añade un módulo de Apolearn LMS, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres, autoriza a Make en la página de Apolearn LMS o pega la clave que da la app, y haz clic en Save. Usa una cuenta con permisos suficientes sobre usuarios y cursos, porque los módulos actúan con ellos. Esa conexión sirve después para los 34 módulos.
03¿La integración Apolearn LMS Make funciona en tiempo real?
No. Apolearn LMS no tiene ningún módulo disparador en Make, de modo que no puede arrancar un escenario por su cuenta. Hay dos caminos. Empezar con el disparador de otra app, como tu herramienta de RR. HH., tu CRM o tus formularios, y dejar que los módulos de Apolearn LMS actúen después. O lanzar el escenario con una programación de Make, cada 15 minutos por defecto, con un módulo como List Users o Search Courses al principio. La rapidez depende entonces de esa primera app o de la programación elegida.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Apolearn LMS en Make?
Usa Make an API Call. Este módulo envía una petición a cualquier punto de la API de Apolearn LMS con la misma conexión que los demás, así que no te limitas a las 23 acciones y 11 búsquedas disponibles. La petición se redacta a partir de la referencia de la API de la app. Ten en cuenta que Make solo ofrece por ahora una documentación limitada sobre Apolearn LMS, porque hay poca información pública: prueba cada llamada con Run once y revisa el bundle devuelto antes de seguir construyendo.
05¿Make o n8n para Apolearn LMS?
Depende de lo que pida tu flujo. En Make, Apolearn LMS llega con 34 módulos listos sobre usuarios, cursos, roles y manuales, más Make an API Call para el resto, pero sin disparador. En n8n, comprueba si hay un nodo de Apolearn LMS y qué cubre antes de decidir, porque esta página no lo documenta. Compara las dos opciones según las operaciones exactas que necesitas, la forma de arrancar el flujo y cómo cuenta el uso cada herramienta, no por su fama.