Integración Expensify MakeAutomatiza Expensify con Make.
¿Cuánto tiempo se va en pasar gastos a Expensify a mano? La integración Expensify Make reúne 12 módulos: 10 acciones y 2 búsquedas. Esta guía es para responsables de operaciones y administración que ya usan Expensify y quieren montar su primer escenario sin programar.
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¿Qué puedes automatizar con la integración Expensify Make?
La integración Expensify Make conecta tu cuenta de Expensify con Make para que otras herramientas creen gastos, muevan informes o ajusten políticas por ti. Todo pasa dentro de un escenario, que es la automatización que montas en Make: una cadena de módulos, piezas que hacen una sola tarea cada una. Sin escribir código.
Informes que avanzan solos. Cuando un responsable aprueba una solicitud en otra herramienta, Update a Report Status cambia el estado del informe en Expensify. Después, Export a Report saca los datos en un archivo para tu gestoría.
Tarjetas y políticas bajo control. List Domain Credit Cards te da todas las tarjetas del dominio para revisarlas en una hoja de cálculo, y List Policies junto con Update a Policy mantiene las políticas al día sin entrar en la configuración.
Gastos de obra o de viaje sin teclear dos veces. Un gasto anotado en un formulario se convierte en partida con Create a Single Expense, y Create an Expense Report los agrupa por proyecto.
Ojo con dos límites. Expensify no tiene ningún disparador en Make, así que nada de lo que ocurre en Expensify arranca un escenario por sí solo. Tampoco hay módulo Make an API Call para ir más allá de estos 12. Si empiezas con el editor, el Curso de Make cubre lo básico; si una ejecución falla, consulta Depuración Make, y si dudas entre herramientas, lee n8n vs Make.
¿Cómo se conecta Expensify con Make?
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Copia tus credenciales de partner
En Expensify, entra en Tools > Integrations. Ahí verás el Partner User ID y el Partner User Secret. Cópialos los dos: sin una cuenta de Expensify activa no aparecen.
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Añade un módulo de Expensify
En tu escenario de Make, coloca cualquier módulo de Expensify y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Expensify enlazada una vez con Make, y la reutilizan todos sus módulos. El campo Connection name es opcional.
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Pega los datos y guarda
Pega los dos valores en la ventana de conexión, o sigue las instrucciones que aparecen en pantalla, y guarda. A partir de ahí ya puedes rellenar los campos del módulo.
Tu primer escenario con Expensify
ObjetivoCuando alguien aprueba un informe en otra herramienta, Make actualiza su estado en Expensify.
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Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el +. Como Expensify no tiene disparador, el primer módulo sale de la app donde se aprueban las solicitudes, por ejemplo un formulario interno.
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Configura el origen
Busca esa app por su nombre, elige el módulo que lee las nuevas aprobaciones y conecta la cuenta. Cada aprobación se convierte en un bundle: un elemento que pasa de un módulo al siguiente.
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Añade Update a Report Status
Pulsa el + a la derecha del primer módulo, busca Expensify y elige Update a Report Status. Selecciona tu conexión y lleva la referencia del informe desde el módulo anterior.
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Prueba con Run once
Pulsa Run once para ejecutar el escenario una sola vez. Abre cada módulo, revisa los bundles que recibió y comprueba en Expensify que el informe cambió de estado.
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Programa y activa
Abre el reloj del primer módulo (Scheduling). Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto, el mínimo del plan Free. Ajusta el intervalo y activa el escenario.
Qué hace cada módulo de Expensify en Make
Expensify te da 12 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create an Expense Report
AcciónEn Make“Creates an expense report.”
Consigues un informe de gastos listo para aprobar sin montarlo a mano. El módulo lo crea en Expensify con los datos que ya trae tu escenario.
Create a Policy
AcciónEn Make“Creates a policy.”
Cada sede o departamento nuevo tiene su política de gastos desde el primer momento, sin pasar por los menús de administración. El módulo la crea directamente desde el escenario.
Create a Single Expense
AcciónEn Make“Creates a single expense item.”
Un gasto registrado fuera se convierte en una partida dentro de Expensify. Es la pieza más sencilla de la app: añade un único gasto, sin informe alrededor.
Create Expense Rules
AcciónEn Make“Creates expense rules for a given employee on a given policy.”
La persona que se incorpora arranca con las reglas de gasto correctas, sin esperar a que alguien de administración las configure. El módulo crea reglas para un empleado concreto dentro de una política concreta.
Export a Report
AcciónEn Make“Exports expense or report data and downloads it.”
Obtienes los datos de gastos o de un informe como archivo descargado, que el resto del escenario puede guardar o enviar. Así la contabilidad recibe lo que necesita sin exportaciones manuales.
Get a Policy
AcciónEn Make“Returns information about the selected policy.”
Lees los datos de una política para usarlos más adelante en el escenario. No cambia nada en Expensify: el módulo solo devuelve la información de la política que elijas.
Update an Employee
AcciónEn Make“Updates the selected employee.”
La ficha de cada empleado en Expensify queda alineada con tu sistema de recursos humanos, que es el que manda. El módulo actualiza a la persona seleccionada sin que nadie lo repita a mano.
Update a Policy
AcciónEn Make“Updates the selected policy.”
Modificas una política existente desde un escenario, sin navegar por los ajustes. Solo cambia la política seleccionada, el resto queda igual.
Update a Report Status
AcciónEn Make“Updates the selected report status.”
El informe avanza en Expensify en cuanto se toma la decisión en otro sitio. El módulo cambia el estado del informe seleccionado, y los responsables aprueban donde ya trabajan.
Update Expense Rules
AcciónEn Make“Updates a preexisting expense rule for a given employee on a given policy.”
Ajustas las reglas que un empleado ya tiene en una política, sin borrarlas ni crearlas de nuevo. Solo cambia lo que le pases al módulo.
List Domain Credit Cards
BúsquedaEn Make“Lists all domain credit cards.”
Tienes a la vista todas las tarjetas de crédito asociadas a tu dominio de Expensify. La búsqueda devuelve cada tarjeta como un bundle aparte, listo para volcarlo en una hoja de control.
List Policies
BúsquedaEn Make“Lists all policies.”
Recibes la lista completa de políticas de Expensify para que el escenario las recorra. Cada una sale como un bundle que puedes filtrar o pasar al siguiente módulo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Expensify con Make?
Una persona lee cada mensaje.
