Intégration Expensify MakeAutomatiser Expensify avec Make.
Et si tes notes de frais arrivaient seules dans Expensify ? L'intégration Expensify Make compte 12 modules, dont 10 actions et 2 recherches. Ce guide s'adresse aux équipes finance et aux office managers qui connaissent déjà Expensify : connexion, premier scénario, puis chaque module.
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Que permet l'intégration Expensify Make ?
L'intégration Expensify Make relie ton compte Expensify à Make pour que tes autres outils y créent des dépenses, des rapports ou des politiques à ta place. Tu montes pour ça un scénario, c'est-à-dire l'automatisation elle-même : une suite de modules, chacun étant une brique qui fait une seule chose. Aucune ligne de code à écrire.
Des politiques qui suivent l'organigramme. Quand une nouvelle filiale ou un nouveau service apparaît dans ton outil RH, Create a Policy lui ouvre sa politique, puis Create Expense Rules fixe ce que chaque salarié peut dépenser dessus. Update a Policy et Update Expense Rules prennent le relais quand les choses bougent.
Des validations qui ne restent plus bloquées. Ton manager approuve depuis un formulaire ou une messagerie ? Update a Report Status fait avancer le rapport dans Expensify, et Export a Report récupère ensuite le fichier pour ton cabinet comptable.
Des dépenses saisies une seule fois. Un achat noté dans un tableur devient une dépense avec Create a Single Expense, et Create an Expense Report regroupe les frais d'une mission dans un seul rapport.
Deux limites à connaître. Expensify n'a aucun déclencheur dans Make : rien de ce qui se passe dans Expensify ne lance un scénario tout seul. Et il n'existe pas de module Make an API Call pour aller au-delà de ces 12 modules. Pour prendre l'éditeur en main, la Formation Make reprend les bases ; si tu hésites avec un autre outil, lis n8n vs Make. Et pour un projet plus large, l'Agence Make peut t'accompagner.
Comment connecter Expensify à Make ?
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Récupère tes identifiants partenaire
Dans Expensify, va dans Tools > Integrations. Deux valeurs s'y affichent : le Partner User ID et le Partner User Secret. Copie-les toutes les deux, il faut un compte Expensify actif pour les obtenir.
- 02
Ajoute un module Expensify
Dans ton scénario Make, pose n'importe quel module Expensify et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Expensify relié une fois à Make, puis réutilisé par tous ses modules. Le champ Connection name est facultatif.
- 03
Colle les identifiants
Colle les deux valeurs dans la fenêtre de connexion, ou suis les instructions affichées à l'écran, puis enregistre. Les champs du module deviennent alors disponibles, et tu peux commencer à les remplir.
Ton premier scénario avec Expensify
ObjectifQuand un achat est ajouté dans ton tableur de frais, Make crée la dépense correspondante dans Expensify.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Expensify n'ayant pas de déclencheur, ce premier module vient de l'outil où l'équipe note ses achats, ici un tableur.
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Branche la source
Cherche l'app du tableur, choisis le module qui lit les nouvelles lignes et connecte ton compte. Chaque ligne devient un bundle : un élément qui passe d'un module au suivant.
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Ajoute Create a Single Expense
Clique sur le + à droite du premier module, cherche Expensify et prends Create a Single Expense. Choisis ta connexion, puis glisse les colonnes du tableur dans les champs du module.
- 04
Teste avec Run once
Clique sur Run once : Make exécute le scénario une fois. Ouvre chaque module pour voir les bundles reçus, puis vérifie dans Expensify que la dépense est bien là.
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Planifie et active
Clique sur l'horloge du premier module (Scheduling). Par défaut, un scénario tourne toutes les 15 minutes, et le plan Free ne descend pas plus bas. Règle l'intervalle, puis active le scénario.
Les modules Expensify dans Make, un par un
Expensify te donne 12 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create an Expense Report
ActionDans Make“Creates an expense report.”
Tu obtiens un rapport de frais prêt à valider, sans le monter à la main dans Expensify. Le module crée le rapport à partir des données que ton scénario transporte déjà.
Create a Policy
ActionDans Make“Creates a policy.”
Chaque nouvelle entité a sa politique de dépenses dès sa création, sans passer par les écrans d'administration. Le module la crée directement depuis ton scénario.
Create a Single Expense
ActionDans Make“Creates a single expense item.”
Un achat noté ailleurs, une dépense qui apparaît dans Expensify. C'est la brique la plus simple de l'app : elle ajoute un seul élément de dépense, idéal pour un tout premier scénario.
Create Expense Rules
ActionDans Make“Creates expense rules for a given employee on a given policy.”
Un nouveau salarié démarre avec les bonnes règles de dépense, sans attendre qu'un admin s'en occupe. Le module crée des règles pour une personne donnée, sur une politique donnée.
Export a Report
ActionDans Make“Exports expense or report data and downloads it.”
Tu récupères les données d'un rapport ou de dépenses sous forme de fichier téléchargé, que la suite du scénario peut ranger ou envoyer. Pratique pour alimenter la comptabilité sans export manuel.
Get a Policy
ActionDans Make“Returns information about the selected policy.”
Tu lis le détail d'une politique pour le réutiliser plus loin dans le scénario. Rien n'est modifié dans Expensify, le module se contente de renvoyer les informations de la politique choisie.
Update an Employee
ActionDans Make“Updates the selected employee.”
La fiche d'un salarié dans Expensify reste alignée sur ton outil RH, qui fait foi. Le module met à jour la personne sélectionnée, sans ressaisie de ton côté.
Update a Policy
ActionDans Make“Updates the selected policy.”
Tu modifies une politique existante depuis un scénario, sans fouiller dans les réglages. Seule la politique sélectionnée change, les autres restent intactes.
Update a Report Status
ActionDans Make“Updates the selected report status.”
Le rapport avance dans Expensify dès que la décision est prise ailleurs. Le module change le statut du rapport choisi, et tes managers valident là où ils ont déjà leurs habitudes.
Update Expense Rules
ActionDans Make“Updates a preexisting expense rule for a given employee on a given policy.”
Tu ajustes les règles d'un salarié sur une politique sans tout supprimer et recréer. Le module modifie des règles qui existent déjà, et seulement ce que tu lui transmets.
List Domain Credit Cards
RechercheDans Make“Lists all domain credit cards.”
Tu vois d'un coup toutes les cartes de crédit rattachées à ton domaine Expensify. La recherche renvoie chaque carte comme un bundle séparé, prêt à être copié dans un tableau de suivi.
List Policies
RechercheDans Make“Lists all policies.”
Tu obtiens la liste complète de tes politiques Expensify, pour que le scénario les passe en revue. Chacune sort comme un bundle que tu peux filtrer ou transmettre.
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