Recursos · Integración Make

Integración Grist MakeAutomatiza Grist con Make.

¿Cuántas veces al día copias datos de otra herramienta a Grist? La integración Grist Make trae 31 módulos: 2 disparadores, 21 acciones y 8 búsquedas. Esta guía es para quien ya usa Grist y empieza con Make, desde la clave API hasta el escenario en marcha.

Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth

Lo que puedes automatizar

¿Qué te permite hacer la integración Grist Make?

La integración Grist Make conecta tu cuenta de Grist con Make, una herramienta visual donde montas un escenario: una automatización hecha de piezas llamadas módulos. Cada módulo hace una sola cosa en Grist, como leer registros, crear un documento o dar acceso a alguien, y Make ejecuta la cadena por ti.

Un documento listo para cada cliente nuevo. Cuando cierras una venta en tu CRM, Create a Document abre un documento en blanco y Move a Document lo coloca en el espacio de trabajo del equipo que lo va a gestionar.

Tus registros de Grist, trabajando en otras herramientas. List Records from a Table saca las filas de una tabla, por ejemplo el inventario de un almacén, y las pasa a tu herramienta de pedidos o a una hoja compartida. Si solo hace falta un archivo, Get a Document as Excel File lo prepara para enviarlo por email a la gestoría.

Control de quién entra y quién sale. Watch Workspaces detecta un espacio de trabajo creado o modificado, y List a Workspace Users te dice quién tiene acceso para revisarlo con calma.

Lo que Make no hace con Grist: ninguno de los dos disparadores es instantáneo y ninguno vigila filas sueltas. Make revisa documentos y espacios de trabajo según la programación del escenario. Para lo que no cubren los módulos, Make an API Call abre el resto de la API de Grist. Grist también tiene nodo en n8n, con su guía en la Integración Grist n8n, y la guía n8n vs Make te ayuda a elegir. Antes de decidir tu plan, echa un vistazo a Precio de Make.

Conexión

¿Cómo conectas Grist con Make?

  1. 01

    Genera tu clave API en Grist

    En Grist, haz clic en tu foto de perfil o tu inicial arriba a la derecha, entra en Profile Settings, baja hasta la sección API y pulsa Create. Copia la clave que aparece. Necesitas una cuenta de Grist activa.

  2. 02

    Añade un módulo de Grist en Make

    Abre tu escenario en Make, añade cualquier módulo de Grist y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Grist enlazada con Make una sola vez, y la reutilizan todos los módulos de Grist.

  3. 03

    Pega la clave y guarda

    Si quieres, ponle un nombre claro en Connection name (es opcional), pega la clave API que copiaste y confirma. A partir de ahí, Make te muestra tus documentos y tablas en los campos del módulo.

Primer escenario

Tu primer escenario: un Excel de cada documento que cambia en Grist

ObjetivoCuando se crea o se modifica un documento en Grist, Make genera una copia en formato Excel.

  1. 01

    Crea un escenario nuevo

    En la página Scenarios de Make, crea un escenario nuevo y haz clic en el + grande del centro. Ahí va tu primer módulo.

  2. 02

    Coloca Watch Documents

    Busca Grist, elige Watch Documents y selecciona tu conexión. ¿Todavía no la tienes? Pulsa Create a connection y sigue los tres pasos de arriba.

  3. 03

    Añade la exportación a Excel

    Haz clic en el + a la derecha del disparador y elige Get a Document as Excel File. En el campo del documento, usa el identificador que entrega Watch Documents.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Pulsa Run once y modifica un documento en Grist. La burbuja sobre cada módulo enseña los bundles recibidos. Un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí un documento.

  5. 05

    Programa y activa

    Haz clic en el reloj del primer módulo. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Ajústalo si quieres y activa el escenario. Cada módulo ejecutado sobre un bundle cuenta como una operación de tu plan.

Disparadores

¿Qué puede poner en marcha un escenario de Grist?

2 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Grist. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Grist en cuanto ocurre.

Grist1Watch Documents

Watch Documents

Disparador programado

En MakeTriggers when a document is created or updated.

Este disparador vigila tus documentos de Grist y arranca el escenario cuando uno se crea o se modifica. Make entrega ese documento a los módulos siguientes como un bundle.

Cómo se dispara
programado. Make consulta Grist según la programación del escenario, así que el cambio aparece en la siguiente revisión, no al instante.
Cuándo usarlo
quieres que cada documento nuevo o editado genere una copia, una exportación o un aviso.
Ojo
trabaja a nivel de documento. Una celda corregida y un documento recién creado lo activan igual, así que añade un filtro si solo te interesa uno de los dos casos.
Grist2Watch Workspaces

Watch Workspaces

Disparador programado

En MakeTriggers when a workspace is created or updated.

Aquí el escenario se pone en marcha cuando aparece o cambia un espacio de trabajo, la carpeta de Grist que agrupa varios documentos. Make pasa sus datos al siguiente módulo.

Cómo se dispara
programado. Make revisa Grist con el reloj del primer módulo, cada 15 minutos por defecto.
Cuándo usarlo
una responsable de área abre un espacio para una obra o un cliente nuevo y quieres avisar al equipo o ajustar los accesos en la siguiente revisión.
Ojo
Grist solo ofrece espacios de trabajo en sus planes de equipo. En un espacio personal, este disparador no tiene nada que vigilar.
Módulos

Todos los módulos de Grist en Make, y cuándo elegir cada uno

Grist te da 29 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Grist1

Add Records to a Table

Acción

En MakeAdd new records to a specified table.

Escribe filas nuevas en la tabla de Grist que elijas, con los datos que traen los módulos anteriores. Es la vía normal para meter en Grist lo que llega de fuera.

Cuándo usarlo
entra una reserva desde tu web y tiene que quedar registrada en la tabla del equipo.
Ojo
siempre crea, nunca comprueba. Si el mismo dato puede llegar dos veces, busca antes con List Records from a Table.
Grist2

Create a Document

Acción

En MakeCreates an empty document.

Genera un documento de Grist en blanco desde el escenario. Nace vacío, así que piensa en él como el contenedor que otros módulos o tu equipo llenarán después.

Cuándo usarlo
cada cliente o cada obra necesita su propio documento desde el momento en que se firma.
Ojo
al principio no tiene tablas. Planifica el paso siguiente antes de contar con escribir filas en él.
Grist3

Create a Workspace

Acción

En MakeCreates an empty workspace. Workspaces are available on team plans.

Prepara un espacio de trabajo vacío, la carpeta de Grist que ordena documentos relacionados. Encaja cuando organizas todo por cliente, sede o departamento.

Cuándo usarlo
se abre una delegación nueva y necesita su espacio listo desde el primer día.
Ojo
los espacios de trabajo solo existen en los planes de equipo de Grist. Con una cuenta personal, el módulo no tiene dónde crearlo.
Grist4

Delete a Document

Acción

En MakeDeletes a document.

Borra un documento de Grist entero, con todas sus tablas. Sirve para limpiar archivos que ya no aportan nada.

Cuándo usarlo
un documento de pruebas o un expediente cerrado debe desaparecer después de exportar sus datos con un módulo previo.
Ojo
desde Make no hay marcha atrás. Pon una exportación justo antes y haz el Run once con un documento que no importe.
Grist5

Delete a Workspace

Acción

En MakeDeletes a workspace.

Elimina un espacio de trabajo en Grist. Resérvalo para cuando termina una colaboración y la carpeta solo estorba a quien navega por el sitio.

Cuándo usarlo
en el cierre de un proyecto con un socio, una vez movidos o exportados sus documentos.
Ojo
un espacio guarda documentos dentro. Revisa su contenido con Get a Workspace, porque Make no te va a pedir confirmación.
Grist6

Delete Table Rows

Acción

En MakeRemoves rows from a table.

Quita filas concretas de una tabla y deja intacto el resto del documento. Mucho más acotado que borrar un documento, y por eso más seguro para el mantenimiento diario.

Cuándo usarlo
una reserva cancelada o un artículo descatalogado no debería seguir en la tabla.
Ojo
necesitas los identificadores correctos. Encuéntralos con List Records from a Table para no borrar la fila equivocada.
Grist7

Get a Document

Acción

En MakeReturns detailed information about a document.

Obtiene la ficha detallada de un documento de Grist y la pasa al módulo siguiente. Solo lee, no cambia nada.

Cuándo usarlo
el disparador te da un identificador y necesitas un nombre legible para el asunto de un email o un aviso en Slack.
Ojo
devuelve la ficha del documento, no las filas de sus tablas. Para el contenido, usa los módulos de exportación o de listado.
Grist8

Get a Document as Excel File

Acción

En MakeReturns the content of the document as an Excel file.

Convierte un documento completo de Grist en un archivo Excel que los siguientes módulos pueden enviar, adjuntar o guardar. Así, quien vive en la hoja de cálculo sigue en su terreno.

Cuándo usarlo
la gestoría pide el libro entero y no un enlace a Grist.
Ojo
en el plan Free de Make los archivos tienen un límite de 5 MB. Un documento pesado pedirá un plan de pago o exportar una sola tabla en CSV.
Grist9

Get a Document as SQLite File

Acción

En MakeReturns the content of a document, as an SQLite file.

Extrae el documento completo como archivo SQLite, un archivo de base de datos donde caben todas las tablas juntas. Perfecto como copia de seguridad.

Cuándo usarlo
quieres guardar en tu almacenamiento en la nube una copia de cada documento importante cuando Watch Documents detecta un cambio.
Ojo
casi nadie en la oficina sabe abrir un SQLite. Usa Excel para las personas y este para el archivo.
Grist10

Get a Document Table as CSV File

Acción

En MakeReturns the content of a document's table as a CSV file.

Exporta una sola tabla, no el documento entero, como archivo CSV. Más ligero que Excel o SQLite y compatible con casi cualquier herramienta que importe datos.

Cuándo usarlo
tu herramienta de email marketing solo necesita la tabla de contactos.
Ojo
elige bien la tabla en el campo del módulo. Cada ejecución exporta solo esa, así que varias tablas piden varios módulos.
Grist11

Get an Organization

Acción

En MakeReturns detailed information about a personal space.

Devuelve los datos de una organización, que es como la API de Grist llama a un sitio de equipo o a un espacio personal. Útil para dar contexto a un informe.

Cuándo usarlo
tu escenario recorre varios sitios de equipo y el aviso tiene que decir cuál ha cambiado.
Ojo
hace falta el identificador de la organización. List Organizations te lo da si no lo tienes a mano.
Grist12

Get a Workspace

Acción

En MakeReturns detailed information about a workspace.

Lee la ficha de un espacio de trabajo y la pasa adelante. En Grist no cambia nada, así que puedes colocarlo en cualquier punto del escenario para comprobar un estado.

Cuándo usarlo
justo antes de mover, renombrar o borrar un espacio, para ver qué contiene.
Ojo
trabaja con un espacio cada vez. Para una vista general, empieza mejor por List Workspaces.
Grist13

Make an API Call

Acción

En MakePerforms an arbitrary authorized API call.

Lanza una petición a cualquier punto de la API de Grist con la conexión que ya configuraste. Es el recurso cuando ningún módulo preparado hace justo lo que buscas.

Cuándo usarlo
sabes que la API de Grist ofrece una función que no cubre ninguno de los 31 módulos.
Ojo
la petición la escribes tú. Ten a mano la documentación de la API de Grist y valida con Run once antes de activar.
Grist14

Move a Document

Acción

En MakeMoves a document to another workspace in the same organization. Available on a Team Plan.

Traslada un documento de un espacio de trabajo a otro dentro de la misma organización. El contenido no cambia, solo su ubicación y, con ella, quién lo encuentra.

Cuándo usarlo
un expediente pasa del equipo comercial al de operaciones cuando el cliente firma.
Ojo
Grist reserva esta función a los planes de equipo, y los dos espacios deben pertenecer a la misma organización.
Grist15

Update a Document Access

Acción

En MakeChanges who has access to a document.

Cambia quién puede abrir un documento concreto. En lugar de tocar los ajustes de compartir a mano, el escenario da o quita el acceso por ti.

Cuándo usarlo
un colaborador externo empieza un encargo y debe ver el documento del proyecto, y dejar de verlo al terminar.
Ojo
un error de permisos no hace ruido. Mientras pruebas, añade List a Document Users detrás para confirmar la lista.
Grist16

Update a Document Metadata

Acción

En MakeUpdates an existing document metadata but not its contents.

Modifica la información de un documento sin tocar sus tablas ni sus filas. Muy útil para mantener nombres coherentes en un sitio con mucho movimiento.

Cuándo usarlo
un cliente cambia de razón social, o un proyecto cerrado recibe el prefijo CERRADO.
Ojo
el contenido queda fuera de su alcance. Para cambiar filas, el módulo es Update Records of a Table.
Grist17

Update an Organization

Acción

En MakeUpdates information about an existing organization.

Cambia los datos de una organización existente, el sitio de equipo que está por encima de los espacios de trabajo. Poco habitual en el día a día, pero te ahorra ir a los ajustes.

Cuándo usarlo
un escenario de administración mantiene los datos del sitio alineados con tu herramienta de RR. HH. o de sistemas.
Ojo
tocas el nivel más alto de tu Grist. Prueba primero con una organización de repuesto.
Grist18

Update a Workspace

Acción

En MakeUpdates information about the existing workspace.

Edita la ficha de un espacio de trabajo que ya existe. Los documentos de dentro siguen en su sitio y conservan sus datos.

Cuándo usarlo
un proyecto cambia de nombre en tu CRM y la carpeta de Grist debe reflejarlo sin que nadie tenga que acordarse.
Ojo
pide el identificador del espacio. Tómalo antes de Watch Workspaces o de List Workspaces.
Grist19

Update a Workspace Access

Acción

En MakeChanges who has access to the workspace.

Define de una vez quién entra en todo un espacio de trabajo, en lugar de ir documento por documento. Un solo cambio abre o cierra todos los archivos de la carpeta.

Cuándo usarlo
alguien se incorpora al departamento de compras y necesita todo lo que ese equipo guarda en Grist.
Ojo
el alcance es amplio. Un mapeo erróneo expone varios documentos a la vez, revisa el bundle en Run once antes de activar.
Grist20

Update Organization Access

Acción

En MakeChanges who has access to the organization.

Gestiona quién pertenece a una organización entera, el nivel de acceso más amplio de Grist. Es la puerta por la que una persona entra al sitio de equipo.

Cuándo usarlo
tu herramienta de RR. HH. marca a alguien como alta y el sitio de Grist debe abrirse para esa persona.
Ojo
las bajas importan tanto como las altas. Monta también esa rama y compruébala con List Organization Users.
Grist21

Update Records of a Table

Acción

En MakeModifies records of a table.

Corrige valores de filas que ya existen en una tabla de Grist. Donde Add Records crea, este actualiza, y la tabla mantiene una fila por elemento.

Cuándo usarlo
un pedido se marca como enviado en tu tienda online y la fila de Grist tiene que cambiar de estado.
Ojo
necesita los identificadores de las filas. Búscalos antes con List Records from a Table, o no se actualizará nada.
Grist22

List a Document Users

Búsqueda

En MakeReturns a list of users with access to a document.

Devuelve todas las personas con acceso a un documento. Como cualquier búsqueda, puede soltar varios bundles, uno por persona, que el módulo siguiente procesa uno a uno.

Cuándo usarlo
un cliente pregunta quién ve sus datos, o quieres comprobar un cambio de permisos.
Ojo
cada persona es un bundle, así que el módulo siguiente se ejecuta una vez por usuario y gasta operaciones en proporción.
Grist23

List a Workspace Users

Búsqueda

En MakeReturns a list of users that have access to the workspace.

Te da la lista de quienes pueden entrar en un espacio de trabajo. Ideal para saber quién está detrás de una carpeta con información delicada sin abrir los ajustes.

Cuándo usarlo
antes de archivar un espacio, avisa a cada miembro para que nadie se lleve una sorpresa.
Ojo
puede devolver cero, una o muchas personas. Añade un agregador si prefieres un único mensaje resumen.
Grist24

List Organizations

Búsqueda

En MakeReturns a list of personal spaces. Team sites and personal spaces are called 'orgs' in the API.

Devuelve las organizaciones que ve tu conexión. En la API de Grist, sitios de equipo y espacios personales se llaman orgs, así que pueden salir ambos.

Cuándo usarlo
como primer paso de un escenario de administración que recorre cada sitio para recoger usuarios o espacios.
Ojo
el resultado depende de la cuenta que hay detrás de la clave API. Una cuenta con menos permisos ve menos sitios.
Grist25

List Organization Users

Búsqueda

En MakeReturns a list of users with access to org.

Enumera a todos los miembros de una organización. Frente a las listas de documento o de espacio, esta enseña quién pertenece al sitio completo.

Cuándo usarlo
cruzas los miembros de Grist con tu herramienta de RR. HH. para detectar a quien se fue de la empresa y conserva acceso.
Ojo
cada miembro es un bundle. Un equipo grande significa muchas ejecuciones detrás, mantén la cadena corta.
Grist26

List Records from a Table

Búsqueda

En MakeReturns a list of records.

Lee las filas de una tabla de Grist y las envía al escenario, un bundle por registro. Es el camino para sacar datos de Grist y usarlos en otra parte.

Cuándo usarlo
pasar el stock de un almacén a tu herramienta de pedidos, o localizar la fila antes de Update Records of a Table.
Ojo
una tabla grande genera muchos bundles, y cada módulo posterior cuenta una operación por bundle.
Grist27

List Table Columns

Búsqueda

En MakeReturns a list of the table's columns.

Devuelve las columnas de una tabla, es decir, cómo está construida, antes de que leas o escribas en ella. Una comprobación discreta que evita errores.

Cuándo usarlo
un mismo escenario sirve a varias tablas parecidas y debe confirmar que una columna existe antes de escribir.
Ojo
describe la estructura, no los datos. Combínalo con List Records from a Table si también necesitas los valores.
Grist28

List Workspaces

Búsqueda

En MakeReturns a list of workspaces available in the current domain.

Devuelve los espacios de trabajo disponibles en el dominio actual. Es la vista general de la que parten casi todos los escenarios que tocan espacios.

Cuándo usarlo
quieres un inventario de las carpetas de equipo en una hoja, o el identificador de un espacio encontrado por su nombre.
Ojo
solo salen los espacios. Para ver también sus documentos de una pasada, usa List Workspaces within Organization.
Grist29

List Workspaces within Organization

Búsqueda

En MakeReturns a list of workspaces and documents within an organization.

Devuelve los espacios de trabajo de una organización junto con los documentos que contienen. Con una sola llamada tienes el mapa completo de un sitio de equipo.

Cuándo usarlo
para un inventario de qué hay y dónde, o para encontrar un documento por su nombre sin saber en qué espacio está.
Ojo
primero eliges la organización. Si dudas de su identificador, ejecuta List Organizations antes.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Grist con Make?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Las dudas que aparecen después de conectar Grist

01¿La integración Grist Make es gratis?
Sí, Grist es una app estándar de Make y funciona desde el plan Free. Ese plan te limita a 2 escenarios activos, un intervalo mínimo de 15 minutos entre ejecuciones programadas, 5 minutos por ejecución, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams, Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y permiten 40 minutos por ejecución. La suscripción a Grist va aparte, con Grist.
02¿Qué necesito para conectar Grist con Make?
Una cuenta de Grist activa y una clave API. Para crear la clave, abre el menú de tu cuenta desde tu foto de perfil, entra en Profile Settings, baja a la sección API y pulsa Create. Luego, en Make, añade un módulo de Grist, pulsa Create a connection, pega la clave y guarda. Esa misma conexión vale para los 31 módulos de Grist en todos tus escenarios, así que solo la configuras una vez.
03¿Los disparadores de Grist son instantáneos en Make?
No. Watch Documents y Watch Workspaces son programados: Make consulta Grist según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto, y recoge lo que cambió desde la revisión anterior. Con un plan de pago puedes bajar a 1 minuto. Make no ofrece ningún disparador instantáneo para Grist. Ten en cuenta además que estos disparadores vigilan documentos y espacios de trabajo, no cada fila de una tabla por separado, así que conviene filtrar después.
04¿Qué hago si falta el módulo de Grist que necesito?
Usa Make an API Call. Envía una petición a cualquier punto de la API de Grist con tu conexión de siempre, así que todo lo que la API permite queda a tu alcance aunque no exista un módulo propio. Antes de rehacer el escenario, revisa también tu plan de Grist: los espacios de trabajo y mover documentos solo están disponibles en los planes de equipo de Grist, y un módulo que falla a veces se explica por eso.
05¿Make o n8n para trabajar con Grist?
Depende de dónde viven ya el resto de tus automatizaciones. Grist tiene nodo en n8n, con su propia guía, y en Make cuenta con 31 módulos, entre ellos 2 disparadores programados y Make an API Call, montados en un editor visual que pruebas con Run once. Lo sensato es mirar qué módulos cubren tu caso concreto en cada herramienta y mantener los flujos de Grist junto a los demás, para que un solo equipo se encargue de todos.