Integración Grist MakeAutomatiza Grist con Make.
¿Cuántas veces al día copias datos de otra herramienta a Grist? La integración Grist Make trae 31 módulos: 2 disparadores, 21 acciones y 8 búsquedas. Esta guía es para quien ya usa Grist y empieza con Make, desde la clave API hasta el escenario en marcha.
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¿Qué te permite hacer la integración Grist Make?
La integración Grist Make conecta tu cuenta de Grist con Make, una herramienta visual donde montas un escenario: una automatización hecha de piezas llamadas módulos. Cada módulo hace una sola cosa en Grist, como leer registros, crear un documento o dar acceso a alguien, y Make ejecuta la cadena por ti.
Un documento listo para cada cliente nuevo. Cuando cierras una venta en tu CRM, Create a Document abre un documento en blanco y Move a Document lo coloca en el espacio de trabajo del equipo que lo va a gestionar.
Tus registros de Grist, trabajando en otras herramientas. List Records from a Table saca las filas de una tabla, por ejemplo el inventario de un almacén, y las pasa a tu herramienta de pedidos o a una hoja compartida. Si solo hace falta un archivo, Get a Document as Excel File lo prepara para enviarlo por email a la gestoría.
Control de quién entra y quién sale. Watch Workspaces detecta un espacio de trabajo creado o modificado, y List a Workspace Users te dice quién tiene acceso para revisarlo con calma.
Lo que Make no hace con Grist: ninguno de los dos disparadores es instantáneo y ninguno vigila filas sueltas. Make revisa documentos y espacios de trabajo según la programación del escenario. Para lo que no cubren los módulos, Make an API Call abre el resto de la API de Grist. Grist también tiene nodo en n8n, con su guía en la Integración Grist n8n, y la guía n8n vs Make te ayuda a elegir. Antes de decidir tu plan, echa un vistazo a Precio de Make.
¿Cómo conectas Grist con Make?
- 01
Genera tu clave API en Grist
En Grist, haz clic en tu foto de perfil o tu inicial arriba a la derecha, entra en Profile Settings, baja hasta la sección API y pulsa Create. Copia la clave que aparece. Necesitas una cuenta de Grist activa.
- 02
Añade un módulo de Grist en Make
Abre tu escenario en Make, añade cualquier módulo de Grist y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Grist enlazada con Make una sola vez, y la reutilizan todos los módulos de Grist.
- 03
Pega la clave y guarda
Si quieres, ponle un nombre claro en Connection name (es opcional), pega la clave API que copiaste y confirma. A partir de ahí, Make te muestra tus documentos y tablas en los campos del módulo.
Tu primer escenario: un Excel de cada documento que cambia en Grist
ObjetivoCuando se crea o se modifica un documento en Grist, Make genera una copia en formato Excel.
- 01
Crea un escenario nuevo
En la página Scenarios de Make, crea un escenario nuevo y haz clic en el + grande del centro. Ahí va tu primer módulo.
- 02
Coloca Watch Documents
Busca Grist, elige Watch Documents y selecciona tu conexión. ¿Todavía no la tienes? Pulsa Create a connection y sigue los tres pasos de arriba.
- 03
Añade la exportación a Excel
Haz clic en el + a la derecha del disparador y elige Get a Document as Excel File. En el campo del documento, usa el identificador que entrega Watch Documents.
- 04
Prueba con Run once
Pulsa Run once y modifica un documento en Grist. La burbuja sobre cada módulo enseña los bundles recibidos. Un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí un documento.
- 05
Programa y activa
Haz clic en el reloj del primer módulo. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Ajústalo si quieres y activa el escenario. Cada módulo ejecutado sobre un bundle cuenta como una operación de tu plan.
¿Qué puede poner en marcha un escenario de Grist?
2 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Grist. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Grist en cuanto ocurre.
Watch Documents
Disparador programadoEn Make“Triggers when a document is created or updated.”
Este disparador vigila tus documentos de Grist y arranca el escenario cuando uno se crea o se modifica. Make entrega ese documento a los módulos siguientes como un bundle.
Watch Workspaces
Disparador programadoEn Make“Triggers when a workspace is created or updated.”
Aquí el escenario se pone en marcha cuando aparece o cambia un espacio de trabajo, la carpeta de Grist que agrupa varios documentos. Make pasa sus datos al siguiente módulo.
Todos los módulos de Grist en Make, y cuándo elegir cada uno
Grist te da 29 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Índice de módulos
- Add Records to a Table
- Create a Document
- Create a Workspace
- Delete a Document
- Delete a Workspace
- Delete Table Rows
- Get a Document
- Get a Document as Excel File
- Get a Document as SQLite File
- Get a Document Table as CSV File
- Get an Organization
- Get a Workspace
- Make an API Call
- Move a Document
- Update a Document Access
- Update a Document Metadata
- Update an Organization
- Update a Workspace
- Update a Workspace Access
- Update Organization Access
- Update Records of a Table
- List a Document Users
- List a Workspace Users
- List Organizations
- List Organization Users
- List Records from a Table
- List Table Columns
- List Workspaces
- List Workspaces within Organization
Add Records to a Table
AcciónEn Make“Add new records to a specified table.”
Escribe filas nuevas en la tabla de Grist que elijas, con los datos que traen los módulos anteriores. Es la vía normal para meter en Grist lo que llega de fuera.
Create a Document
AcciónEn Make“Creates an empty document.”
Genera un documento de Grist en blanco desde el escenario. Nace vacío, así que piensa en él como el contenedor que otros módulos o tu equipo llenarán después.
Create a Workspace
AcciónEn Make“Creates an empty workspace. Workspaces are available on team plans.”
Prepara un espacio de trabajo vacío, la carpeta de Grist que ordena documentos relacionados. Encaja cuando organizas todo por cliente, sede o departamento.
Delete a Document
AcciónEn Make“Deletes a document.”
Borra un documento de Grist entero, con todas sus tablas. Sirve para limpiar archivos que ya no aportan nada.
Delete a Workspace
AcciónEn Make“Deletes a workspace.”
Elimina un espacio de trabajo en Grist. Resérvalo para cuando termina una colaboración y la carpeta solo estorba a quien navega por el sitio.
Delete Table Rows
AcciónEn Make“Removes rows from a table.”
Quita filas concretas de una tabla y deja intacto el resto del documento. Mucho más acotado que borrar un documento, y por eso más seguro para el mantenimiento diario.
Get a Document
AcciónEn Make“Returns detailed information about a document.”
Obtiene la ficha detallada de un documento de Grist y la pasa al módulo siguiente. Solo lee, no cambia nada.
Get a Document as Excel File
AcciónEn Make“Returns the content of the document as an Excel file.”
Convierte un documento completo de Grist en un archivo Excel que los siguientes módulos pueden enviar, adjuntar o guardar. Así, quien vive en la hoja de cálculo sigue en su terreno.
Get a Document as SQLite File
AcciónEn Make“Returns the content of a document, as an SQLite file.”
Extrae el documento completo como archivo SQLite, un archivo de base de datos donde caben todas las tablas juntas. Perfecto como copia de seguridad.
Get a Document Table as CSV File
AcciónEn Make“Returns the content of a document's table as a CSV file.”
Exporta una sola tabla, no el documento entero, como archivo CSV. Más ligero que Excel o SQLite y compatible con casi cualquier herramienta que importe datos.
Get an Organization
AcciónEn Make“Returns detailed information about a personal space.”
Devuelve los datos de una organización, que es como la API de Grist llama a un sitio de equipo o a un espacio personal. Útil para dar contexto a un informe.
Get a Workspace
AcciónEn Make“Returns detailed information about a workspace.”
Lee la ficha de un espacio de trabajo y la pasa adelante. En Grist no cambia nada, así que puedes colocarlo en cualquier punto del escenario para comprobar un estado.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Lanza una petición a cualquier punto de la API de Grist con la conexión que ya configuraste. Es el recurso cuando ningún módulo preparado hace justo lo que buscas.
Move a Document
AcciónEn Make“Moves a document to another workspace in the same organization. Available on a Team Plan.”
Traslada un documento de un espacio de trabajo a otro dentro de la misma organización. El contenido no cambia, solo su ubicación y, con ella, quién lo encuentra.
Update a Document Access
AcciónEn Make“Changes who has access to a document.”
Cambia quién puede abrir un documento concreto. En lugar de tocar los ajustes de compartir a mano, el escenario da o quita el acceso por ti.
Update a Document Metadata
AcciónEn Make“Updates an existing document metadata but not its contents.”
Modifica la información de un documento sin tocar sus tablas ni sus filas. Muy útil para mantener nombres coherentes en un sitio con mucho movimiento.
Update an Organization
AcciónEn Make“Updates information about an existing organization.”
Cambia los datos de una organización existente, el sitio de equipo que está por encima de los espacios de trabajo. Poco habitual en el día a día, pero te ahorra ir a los ajustes.
Update a Workspace
AcciónEn Make“Updates information about the existing workspace.”
Edita la ficha de un espacio de trabajo que ya existe. Los documentos de dentro siguen en su sitio y conservan sus datos.
Update a Workspace Access
AcciónEn Make“Changes who has access to the workspace.”
Define de una vez quién entra en todo un espacio de trabajo, en lugar de ir documento por documento. Un solo cambio abre o cierra todos los archivos de la carpeta.
Update Organization Access
AcciónEn Make“Changes who has access to the organization.”
Gestiona quién pertenece a una organización entera, el nivel de acceso más amplio de Grist. Es la puerta por la que una persona entra al sitio de equipo.
Update Records of a Table
AcciónEn Make“Modifies records of a table.”
Corrige valores de filas que ya existen en una tabla de Grist. Donde Add Records crea, este actualiza, y la tabla mantiene una fila por elemento.
List a Document Users
BúsquedaEn Make“Returns a list of users with access to a document.”
Devuelve todas las personas con acceso a un documento. Como cualquier búsqueda, puede soltar varios bundles, uno por persona, que el módulo siguiente procesa uno a uno.
List a Workspace Users
BúsquedaEn Make“Returns a list of users that have access to the workspace.”
Te da la lista de quienes pueden entrar en un espacio de trabajo. Ideal para saber quién está detrás de una carpeta con información delicada sin abrir los ajustes.
List Organizations
BúsquedaEn Make“Returns a list of personal spaces. Team sites and personal spaces are called 'orgs' in the API.”
Devuelve las organizaciones que ve tu conexión. En la API de Grist, sitios de equipo y espacios personales se llaman orgs, así que pueden salir ambos.
List Organization Users
BúsquedaEn Make“Returns a list of users with access to org.”
Enumera a todos los miembros de una organización. Frente a las listas de documento o de espacio, esta enseña quién pertenece al sitio completo.
List Records from a Table
BúsquedaEn Make“Returns a list of records.”
Lee las filas de una tabla de Grist y las envía al escenario, un bundle por registro. Es el camino para sacar datos de Grist y usarlos en otra parte.
List Table Columns
BúsquedaEn Make“Returns a list of the table's columns.”
Devuelve las columnas de una tabla, es decir, cómo está construida, antes de que leas o escribas en ella. Una comprobación discreta que evita errores.
List Workspaces
BúsquedaEn Make“Returns a list of workspaces available in the current domain.”
Devuelve los espacios de trabajo disponibles en el dominio actual. Es la vista general de la que parten casi todos los escenarios que tocan espacios.
List Workspaces within Organization
BúsquedaEn Make“Returns a list of workspaces and documents within an organization.”
Devuelve los espacios de trabajo de una organización junto con los documentos que contienen. Con una sola llamada tienes el mapa completo de un sitio de equipo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Grist con Make?
Una persona lee cada mensaje.