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Intégration Grist MakeAutomatiser Grist avec Make.

Et si tes tables Grist se mettaient à jour sans que personne ne recopie quoi que ce soit ? L'intégration Grist Make compte 31 modules : 2 déclencheurs, 21 actions et 8 recherches. Ce guide s'adresse à ceux qui connaissent Grist mais débutent sur Make, de la clé API au scénario activé.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Grist Make ?

L'intégration Grist Make relie ton compte Grist à Make, un outil visuel où tu assembles un scénario, c'est-à-dire une automatisation faite de briques qu'on appelle des modules. Chaque module fait une seule chose dans Grist (écrire des lignes, exporter un document, ouvrir un accès) et Make enchaîne le tout à ta place.

Des accès qui suivent les arrivées et les départs. Un nouveau collaborateur rejoint le service achats ? Update a Workspace Access lui ouvre d'un coup tous les documents de l'espace de travail. Quand il part, le même module referme la porte, et List a Workspace Users te confirme qui reste.

Une copie de sécurité à chaque modification. Watch Documents repère un document créé ou modifié, puis Get a Document as SQLite File en sort une copie complète que tu ranges dans ton stockage en ligne. Pratique pour un cabinet qui tient ses dossiers clients dans Grist.

Des tables tenues à jour depuis tes autres outils. Une commande passe au statut expédié dans ta boutique, et Update Records of a Table change la ligne correspondante. Pour une nouvelle commande, Add Records to a Table crée la ligne.

Ce que Make ne fait pas avec Grist : aucun des deux déclencheurs n'est instantané, et aucun ne surveille les lignes une par une. Make regarde les documents et les espaces de travail au rythme du scénario. Pour tout ce que les modules ne couvrent pas, Make an API Call ouvre le reste de l'API Grist. Grist existe aussi côté n8n, voir l'Intégration Grist n8n, et le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher. Tu découvres l'éditeur ? La Formation Make reprend les bases pas à pas.

Connexion

Comment brancher Grist sur Make ?

  1. 01

    Récupère ta clé API dans Grist

    Dans Grist, clique sur ta photo de profil ou ton initiale en haut à droite, ouvre Profile Settings, descends jusqu'à la section API et clique sur Create. Copie la clé affichée. Il te faut un compte Grist actif.

  2. 02

    Ajoute un module Grist dans Make

    Dans ton scénario Make, ajoute n'importe quel module Grist puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Grist relié à Make une fois pour toutes, réutilisé ensuite par chaque module Grist.

  3. 03

    Colle la clé et valide

    Donne un nom parlant à la connexion dans Connection name si tu veux (c'est facultatif), colle la clé API copiée et valide. Make peut maintenant te proposer tes documents et tes tables dans les champs.

Premier scénario

Ton premier scénario : sauvegarder un document Grist quand il change

ObjectifQuand un document est créé ou modifié dans Grist, Make en récupère une copie complète au format SQLite.

  1. 01

    Crée un nouveau scénario

    Depuis la page Scenarios de Make, crée un nouveau scénario et clique sur le grand +. C'est là que se pose ton premier module.

  2. 02

    Pose le déclencheur Watch Documents

    Cherche Grist, choisis Watch Documents et sélectionne ta connexion. Pas encore de connexion ? Clique sur Create a connection et suis les trois étapes du dessus.

  3. 03

    Ajoute l'export SQLite

    Clique sur le + à droite du déclencheur et choisis Get a Document as SQLite File. Dans le champ du document, reprends l'identifiant fourni par Watch Documents.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once, puis modifie un document dans Grist. La bulle au-dessus de chaque module montre les bundles reçus. Un bundle, c'est un élément qui passe d'un module à l'autre, ici un document.

  5. 05

    Règle le rythme et active

    Clique sur l'horloge du premier module. Par défaut, un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes. Ajuste si besoin, puis active le scénario. Chaque module exécuté sur un bundle compte pour une opération sur ton plan.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Grist ?

2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Grist. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Grist dès que ça se passe.

Grist1Watch Documents

Watch Documents

Déclencheur planifié

Dans MakeTriggers when a document is created or updated.

Ce déclencheur surveille tes documents Grist et lance le scénario quand l'un d'eux est créé ou modifié. Make transmet ce document aux modules suivants sous forme de bundle.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge Grist au rythme du scénario, donc un changement est vu au passage suivant, pas à la seconde.
Quand l'utiliser
tu veux qu'une sauvegarde, un export ou un message suive chaque document nouveau ou retouché.
Attention
il travaille au niveau du document. Une cellule corrigée et un document tout neuf le réveillent de la même façon, ajoute un filtre si seul l'un des deux t'intéresse.
Grist2Watch Workspaces

Watch Workspaces

Déclencheur planifié

Dans MakeTriggers when a workspace is created or updated.

Le scénario démarre ici quand un espace de travail, le dossier qui regroupe plusieurs documents Grist, apparaît ou change. Make fait suivre ses informations au module suivant.

Comment il se déclenche
planifié. Make consulte Grist selon l'horloge réglée sur le premier module, 15 minutes par défaut.
Quand l'utiliser
un chef de projet ouvre un espace pour un nouveau client et tu veux prévenir l'équipe ou régler les accès au passage suivant.
Attention
Grist réserve les espaces de travail à ses offres équipe. Sur un espace personnel, ce déclencheur n'a rien à surveiller.
Modules

Tous les modules Grist de Make, et quand les choisir

Grist te donne 29 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Grist1

Add Records to a Table

Action

Dans MakeAdd new records to a specified table.

Crée de nouvelles lignes dans la table Grist de ton choix, remplies avec les données des modules précédents. C'est la porte d'entrée des données extérieures dans Grist.

Quand l'utiliser
une demande de devis arrive par formulaire et doit prendre place dans ton suivi commercial.
Attention
le module crée sans rien vérifier. Si la même demande peut arriver deux fois, passe d'abord par List Records from a Table.
Grist2

Create a Document

Action

Dans MakeCreates an empty document.

Ouvre un document Grist vierge depuis ton scénario. Il naît vide : vois-le comme un contenant que d'autres modules, ou ton équipe, rempliront ensuite.

Quand l'utiliser
chaque nouveau chantier ou dossier d'adhérent mérite son propre document, créé à la signature.
Attention
aucune table n'existe dans le document au départ. Prévois la suite avant de compter y écrire des lignes.
Grist3

Create a Workspace

Action

Dans MakeCreates an empty workspace. Workspaces are available on team plans.

Prépare un espace de travail vide, le dossier Grist qui range les documents liés entre eux. Utile quand ton organisation suit une logique par client, par agence ou par service.

Quand l'utiliser
une nouvelle antenne régionale ouvre et doit disposer de son espace dès le premier jour.
Attention
les espaces de travail n'existent que sur les offres équipe de Grist. Sur un compte personnel, le module ne peut rien créer.
Grist4

Delete a Document

Action

Dans MakeDeletes a document.

Supprime un document Grist entier, tables comprises. C'est l'outil de ménage pour les fichiers qui n'ont plus d'usage.

Quand l'utiliser
un document de test ou un dossier clos doit disparaître une fois ses données exportées par un module placé avant.
Attention
impossible de revenir en arrière depuis Make. Place un export juste avant, et fais ton Run once sur un document sans importance.
Grist5

Delete a Workspace

Action

Dans MakeDeletes a workspace.

Efface un espace de travail dans Grist. À garder pour la fin d'une collaboration, quand le dossier n'a plus de raison d'être et encombre la navigation de tout le monde.

Quand l'utiliser
dans un scénario de clôture de mission, une fois les documents déplacés ou exportés.
Attention
un espace contient des documents. Regarde ce qu'il y a dedans avec Get a Workspace, Make ne te demandera aucune confirmation.
Grist6

Delete Table Rows

Action

Dans MakeRemoves rows from a table.

Retire des lignes précises d'une table, sans toucher au reste du document. Bien plus ciblé que la suppression d'un document entier, donc plus sûr pour l'entretien courant.

Quand l'utiliser
une inscription annulée ou un produit retiré du catalogue ne doit plus apparaître dans la table.
Attention
il te faut les identifiants des bonnes lignes. Trouve-les avec List Records from a Table pour ne pas effacer la mauvaise.
Grist7

Get a Document

Action

Dans MakeReturns detailed information about a document.

Récupère la fiche détaillée d'un document Grist et la passe au module suivant. Il lit, il ne modifie rien.

Quand l'utiliser
le déclencheur te donne un identifiant et tu veux un nom lisible pour l'objet d'un email ou d'une notification.
Attention
tu obtiens la fiche du document, pas les lignes de ses tables. Pour le contenu, passe par les modules d'export ou de liste.
Grist8

Get a Document as Excel File

Action

Dans MakeReturns the content of the document as an Excel file.

Transforme tout un document Grist en fichier Excel, que les modules suivants peuvent envoyer, joindre ou stocker. Résultat : tes collègues fidèles au tableur retrouvent leurs repères sans effort.

Quand l'utiliser
ton expert-comptable réclame le classeur complet plutôt qu'un lien vers Grist.
Attention
sur le plan Free de Make, les fichiers sont limités à 5 Mo. Un gros document demandera un plan payant ou un export CSV d'une seule table.
Grist9

Get a Document as SQLite File

Action

Dans MakeReturns the content of a document, as an SQLite file.

Sort le document complet au format SQLite, un fichier de base de données où toutes les tables tiennent ensemble. Idéal pour une copie de sécurité.

Quand l'utiliser
tu veux archiver tes documents importants dans ton stockage en ligne à chaque modification repérée.
Attention
peu de collègues sauront ouvrir un fichier SQLite. Garde Excel pour les humains et celui-ci pour les archives.
Grist10

Get a Document Table as CSV File

Action

Dans MakeReturns the content of a document's table as a CSV file.

Exporte une seule table, et non le document entier, en fichier CSV. Plus léger que les exports Excel ou SQLite, et lisible par presque tous les outils d'import.

Quand l'utiliser
ton outil d'emailing n'a besoin que de la table des contacts, pas du reste.
Attention
choisis bien la table dans le champ du module. Chaque exécution n'en exporte qu'une, plusieurs tables demandent plusieurs modules.
Grist11

Get an Organization

Action

Dans MakeReturns detailed information about a personal space.

Renvoie les informations d'une organisation, le nom que l'API Grist donne à un site d'équipe ou à un espace personnel. Utile pour donner du contexte à un rapport.

Quand l'utiliser
ton scénario passe sur plusieurs sites d'équipe et la notification doit dire lequel est concerné.
Attention
il faut l'identifiant de l'organisation. List Organizations te le fournit si tu ne l'as pas sous la main.
Grist12

Get a Workspace

Action

Dans MakeReturns detailed information about a workspace.

Lit la fiche d'un espace de travail et la transmet. Rien ne bouge dans Grist, tu peux donc le glisser n'importe où dans un scénario pour vérifier un état.

Quand l'utiliser
juste avant de déplacer, renommer ou supprimer un espace, pour contrôler ce qu'il contient.
Attention
un seul espace à la fois. Pour une vue d'ensemble, pars plutôt de List Workspaces.
Grist13

Make an API Call

Action

Dans MakePerforms an arbitrary authorized API call.

Envoie une requête à n'importe quel point d'accès de l'API Grist, avec la connexion déjà en place. C'est la solution de repli quand aucun module prêt à l'emploi ne fait exactement ce que tu veux.

Quand l'utiliser
l'API Grist propose une fonction qu'aucun des 31 modules ne couvre.
Attention
tu écris la requête toi-même. Garde la doc de l'API Grist sous les yeux, et passe par Run once avant d'activer quoi que ce soit.
Grist14

Move a Document

Action

Dans MakeMoves a document to another workspace in the same organization. Available on a Team Plan.

Déplace un document d'un espace de travail vers un autre, au sein de la même organisation. Le contenu reste intact, seul son rangement change, et donc les personnes qui le trouvent.

Quand l'utiliser
un dossier passe de l'équipe commerciale à l'équipe production une fois le contrat signé.
Attention
Grist réserve le déplacement aux offres équipe, et les deux espaces doivent appartenir à la même organisation.
Grist15

Update a Document Access

Action

Dans MakeChanges who has access to a document.

Change qui peut ouvrir un document précis. Plus besoin de passer par les réglages de partage à la main, le scénario ajoute ou retire l'accès pour toi.

Quand l'utiliser
un prestataire signe sa lettre de mission et doit voir le document du projet, puis le perdre à la fin.
Attention
une erreur d'accès passe inaperçue. Pendant tes tests, enchaîne avec List a Document Users pour vérifier la liste.
Grist16

Update a Document Metadata

Action

Dans MakeUpdates an existing document metadata but not its contents.

Modifie les informations d'un document sans toucher à ses tables ni à ses lignes. Bien pratique pour garder des noms cohérents sur un site chargé.

Quand l'utiliser
un client change de raison sociale, ou un dossier terminé prend un préfixe ARCHIVÉ.
Attention
le contenu reste hors de portée de ce module. Pour changer des lignes, c'est Update Records of a Table.
Grist17

Update an Organization

Action

Dans MakeUpdates information about an existing organization.

Change les informations d'une organisation existante, le site d'équipe qui chapeaute les espaces de travail. Peu utilisé au quotidien, mais il évite un détour par les réglages.

Quand l'utiliser
un scénario d'administration aligne les infos du site sur ton outil RH ou informatique.
Attention
tu touches au sommet de ton installation Grist. Teste d'abord sur une organisation de secours.
Grist18

Update a Workspace

Action

Dans MakeUpdates information about the existing workspace.

Modifie la fiche d'un espace de travail existant. Les documents rangés dedans ne bougent pas et gardent toutes leurs données.

Quand l'utiliser
un projet est renommé dans ton CRM et le dossier Grist doit suivre sans que quelqu'un y pense.
Attention
il réclame l'identifiant de l'espace. Récupère-le plus haut avec Watch Workspaces ou List Workspaces.
Grist19

Update a Workspace Access

Action

Dans MakeChanges who has access to the workspace.

Règle d'un coup qui peut accéder à tout un espace de travail, au lieu de document par document. Un seul changement ouvre ou ferme tous les fichiers du dossier.

Quand l'utiliser
une recrue arrive au service achats et doit voir tout ce que l'équipe tient dans Grist.
Attention
la portée est large. Un mauvais mappage expose plusieurs documents à la fois, relis le bundle dans Run once avant d'activer.
Grist20

Update Organization Access

Action

Dans MakeChanges who has access to the organization.

Gère l'appartenance à une organisation entière, le niveau d'accès le plus large de Grist. C'est par là qu'une personne entre sur le site d'équipe.

Quand l'utiliser
ton outil RH passe un salarié en actif et le site Grist doit s'ouvrir à lui.
Attention
le retrait compte autant que l'ajout. Construis aussi la branche de départ, et contrôle-la avec List Organization Users.
Grist21

Update Records of a Table

Action

Dans MakeModifies records of a table.

Corrige les valeurs de lignes qui existent déjà dans une table Grist. Là où Add Records crée, celui-ci met à jour, et ta table garde une ligne par élément.

Quand l'utiliser
une facture est réglée dans ton logiciel de compta et la ligne Grist doit passer à payée.
Attention
il lui faut les identifiants des lignes. Cherche-les avant avec List Records from a Table, sinon rien ne change.
Grist22

List a Document Users

Recherche

Dans MakeReturns a list of users with access to a document.

Renvoie toutes les personnes qui ont accès à un document. Comme tout module de recherche, il peut sortir plusieurs bundles, un par personne, traités un à un par la suite.

Quand l'utiliser
un client demande qui voit ses données, ou tu veux vérifier un changement de droits.
Attention
chaque personne devient un bundle, donc le module suivant tourne une fois par utilisateur et consomme autant d'opérations.
Grist23

List a Workspace Users

Recherche

Dans MakeReturns a list of users that have access to the workspace.

Te donne la liste des personnes qui accèdent à un espace de travail. Parfait pour savoir qui se trouve derrière un dossier sensible, sans ouvrir les réglages.

Quand l'utiliser
avant d'archiver un espace, préviens chaque membre pour éviter les surprises.
Attention
la réponse peut compter zéro, une ou plusieurs personnes. Ajoute un agrégateur si tu veux un seul message récapitulatif.
Grist24

List Organizations

Recherche

Dans MakeReturns a list of personal spaces. Team sites and personal spaces are called 'orgs' in the API.

Renvoie les organisations visibles avec ta connexion. Dans l'API Grist, sites d'équipe et espaces personnels s'appellent tous des orgs, les deux peuvent donc apparaître.

Quand l'utiliser
première étape d'un scénario d'administration qui passe sur chaque site pour relever utilisateurs ou espaces.
Attention
le résultat dépend du compte derrière la clé API. Une clé issue d'un compte limité voit moins de sites.
Grist25

List Organization Users

Recherche

Dans MakeReturns a list of users with access to org.

Liste tous les membres d'une organisation. Là où les listes de document ou d'espace restent étroites, celle-ci montre qui appartient au site entier.

Quand l'utiliser
tu croises les membres Grist avec ton outil RH pour repérer les anciens salariés qui ont gardé un accès.
Attention
chaque membre est un bundle. Une grosse équipe veut dire beaucoup d'exécutions derrière, garde la suite courte.
Grist26

List Records from a Table

Recherche

Dans MakeReturns a list of records.

Lit les lignes d'une table Grist et les envoie dans le scénario, un bundle par ligne. C'est le chemin pour sortir des données de Grist et agir ailleurs.

Quand l'utiliser
pousser les tâches ouvertes vers ton outil de gestion de projet, ou retrouver la ligne à corriger avant Update Records of a Table.
Attention
une grande table produit beaucoup de bundles, et chaque module placé après compte une opération par bundle.
Grist27

List Table Columns

Recherche

Dans MakeReturns a list of the table's columns.

Renvoie les colonnes d'une table, autrement dit sa structure, avant que tu n'y lises ou n'y écrives quoi que ce soit. Une vérification discrète mais précieuse.

Quand l'utiliser
un même scénario sert plusieurs tables proches et doit s'assurer qu'une colonne existe avant d'y écrire.
Attention
il décrit la structure, pas les données. Associe-le à List Records from a Table si tu veux aussi les valeurs.
Grist28

List Workspaces

Recherche

Dans MakeReturns a list of workspaces available in the current domain.

Renvoie les espaces de travail disponibles sur le domaine en cours. C'est la vue d'ensemble d'où partent la plupart des scénarios qui touchent aux espaces.

Quand l'utiliser
tu veux un inventaire des dossiers d'équipe dans un tableur, ou l'identifiant d'un espace retrouvé par son nom.
Attention
seuls les espaces sortent. Pour voir aussi leurs documents en une passe, choisis List Workspaces within Organization.
Grist29

List Workspaces within Organization

Recherche

Dans MakeReturns a list of workspaces and documents within an organization.

Renvoie les espaces de travail d'une organisation avec les documents qu'ils contiennent. Un seul appel te donne la carte complète d'un site d'équipe.

Quand l'utiliser
un état des lieux de ce qui existe et où, ou un scénario qui doit retrouver un document par son nom sans connaître son espace.
Attention
tu choisis d'abord l'organisation. Si tu hésites sur son identifiant, lance List Organizations avant.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Grist avec Make ?

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FAQ

Les questions qu'on se pose une fois Grist branché

01L'intégration Grist Make est-elle gratuite ?
Oui, Grist fait partie des apps standard de Make, disponibles dès le plan Free. Ce plan te limite à 2 scénarios actifs, un intervalle minimal de 15 minutes entre deux exécutions planifiées, 5 minutes par exécution, des fichiers de 5 Mo au plus et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams, Enterprise) descendent l'intervalle à 1 minute, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. L'abonnement Grist, lui, se règle côté Grist.
02Que faut-il pour connecter Grist à Make ?
D'un compte Grist actif et d'une clé API. Pour la clé, ouvre le menu de ton compte depuis ta photo de profil, va dans Profile Settings, descends jusqu'à la section API et clique sur Create. Dans Make, ajoute ensuite un module Grist, clique sur Create a connection, colle la clé et valide. Cette connexion sert ensuite aux 31 modules Grist, dans tous tes scénarios, sans avoir à la refaire, ni à recopier la clé ailleurs.
03Les déclencheurs Grist sont-ils instantanés dans Make ?
Non. Watch Documents et Watch Workspaces sont tous deux planifiés : Make interroge Grist au rythme du scénario, toutes les 15 minutes par défaut, et récupère ce qui a changé depuis le passage précédent. Un plan payant permet de descendre à 1 minute. Make ne propose aucun déclencheur instantané pour Grist. Autre point à garder en tête : ces déclencheurs regardent les documents et les espaces de travail, pas chaque ligne d'une table.
04Que faire s'il manque un module Grist dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module envoie une requête à n'importe quel point d'accès de l'API Grist avec ta connexion existante, donc tout ce que l'API permet reste accessible sans module dédié. Vérifie aussi ton offre Grist avant de tout reconstruire : les espaces de travail et le déplacement de documents sont réservés aux offres équipe de Grist, et un module qui échoue vient parfois simplement de là. Pense aussi à tester la requête avec Run once.
05Make ou n8n pour automatiser Grist ?
Ça dépend surtout de l'endroit où tournent déjà tes autres automatisations. Côté Make, tu disposes de 31 modules Grist, dont 2 déclencheurs planifiés et Make an API Call, dans un éditeur visuel que tu testes avec Run once. Grist possède aussi un nœud n8n, présenté sur une page à part. Regarde quels modules couvrent ton cas précis dans chaque outil, puis garde tes flux Grist au même endroit que le reste pour qu'une seule équipe les entretienne.