Integración Hubstaff MakeAutomatiza Hubstaff con Make.
¿Y si un turno perdido, un cliente nuevo o una tarea cerrada en Hubstaff avisaran solos al resto de tus herramientas? La integración Hubstaff Make trae 32 módulos: 9 disparadores, 15 acciones y 8 búsquedas. Esta guía conecta tu cuenta, arma contigo un primer escenario y explica cada módulo sin rodeos.
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¿Qué aporta la integración Hubstaff Make a tu equipo?
La integración Hubstaff Make une tu organización de Hubstaff con Make, una herramienta sin código en la que montas un escenario: una automatización hecha de módulos encadenados. Un módulo es una pieza de esa cadena (un disparador, una acción o una búsqueda). Hubstaff ofrece 32 para mover clientes, proyectos, tareas, turnos y facturas sin copiar y pegar.
Turnos con retraso que llegan al responsable. Watch Late Shifts detecta el turno y el módulo siguiente manda el aviso al chat o al correo que ya usa tu equipo. Watch Missed Shifts cubre los turnos que nadie hizo.
Horas trabajadas en una hoja de control. List Timesheets devuelve las hojas de horas una a una, listas para una hoja de cálculo o una base como la de la Integración Airtable Make. Para cobrar, List Client Invoices hace lo mismo con las facturas a clientes.
Un proyecto abierto para cada cliente nuevo. Watch Clients Created ve llegar al cliente y Create a Project le abre su proyecto, así nadie registra horas donde no toca.
Un límite que conviene saber: Make marca su documentación de Hubstaff como limitada, porque hay poca información pública sobre la app. Prueba cada módulo con Run once antes de confiar en él. Si también trabajas con n8n, la comparativa n8n vs Make resume las diferencias, y el Curso de Make repasa el editor a fondo.
¿Cómo se conecta Hubstaff con Make?
- 01
Añade un módulo de Hubstaff
Dentro del escenario, pulsa el +, escribe Hubstaff y elige cualquier módulo. Luego pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Hubstaff enlazada una sola vez con Make; todos los módulos de Hubstaff la reutilizan.
- 02
Ponle nombre
Es opcional, pero ayuda: un nombre claro, como el de la organización, te ahorra dudas cuando un compañero abre el escenario o cuando llevas más de una cuenta de Hubstaff.
- 03
Autoriza y guarda
Make te lleva a Hubstaff para autorizar el acceso, o te pide la clave que te da Hubstaff. Acepta, vuelve a Make y pulsa Save. A partir de ahí el módulo muestra tus datos de Hubstaff en sus listas.
Tu primer escenario: un proyecto para cada cliente nuevo
ObjetivoCuando se crea un cliente en Hubstaff, Make le abre un proyecto.
- 01
Crea el escenario
Entra en la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande del centro para colocar el primer módulo.
- 02
Coloca Watch Clients Created
Busca Hubstaff, elige Watch Clients Created y selecciona tu conexión, o pulsa Create a connection si es tu primer módulo de Hubstaff. Completa los campos que te muestra Make.
- 03
Añade Create a Project
Pulsa el + a la derecha del disparador y elige Create a Project. Lleva los datos del cliente, que vienen del primer módulo, a los campos del proyecto para que cada proyecto quede ligado a su cliente.
- 04
Prueba con Run once
Crea un cliente de prueba en Hubstaff y pulsa Run once. Cada módulo enseña los bundles que recibió; un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí un cliente y luego un proyecto.
- 05
Programa y activa
Pulsa el reloj del primer módulo. Un escenario nuevo revisa cada 15 minutos por defecto, que es también el mínimo del plan Free. Guarda y activa el escenario.
¿Qué eventos de Hubstaff pueden arrancar un escenario?
9 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Hubstaff. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Hubstaff en cuanto ocurre.
Watch Clients Created
Disparador programadoEn Make“Triggers if new clients have been created.”
Cada cliente que se da de alta en Hubstaff te llega como bundle, y el resto de tus herramientas se entera a la vez que tu equipo.
Watch Early Shifts
Disparador programadoEn Make“Triggers when shifts have become early.”
Recibes un bundle por cada turno que empezó antes de lo previsto, y así ves las entradas adelantadas sin revisar el calendario entero.
Watch Late Shifts
Disparador programadoEn Make“Triggers if shifts have been late.”
Los retrasos llegan a quien puede resolverlos, en lugar de quedarse escondidos en un informe que alguien lee tarde.
Watch Missed Shifts
Disparador programadoEn Make“Triggers if shifts have been missed.”
Este disparador te avisa de un turno planificado que nadie cubrió, justo el caso en que alguien tiene que actuar antes de que el hueco crezca.
Watch Projects Created
Disparador programadoEn Make“Triggers if projects have been created.”
Cada proyecto nuevo de Hubstaff entra en tu escenario, y las herramientas de alrededor se preparan en la siguiente revisión, sin depender de que alguien se acuerde.
Watch Schedules Created
Disparador programadoEn Make“Triggers if new schedules have been created.”
Los horarios nuevos que se cargan en Hubstaff entran en tu escenario en la siguiente revisión, para que cada persona vea su trabajo próximo donde de verdad mira.
Watch Schedules Updated
Disparador programadoEn Make“Triggers if schedules have been updated.”
Un horario modificado sube a tu escenario, y un turno movido deja de pillar por sorpresa a quien tiene que hacerlo.
Watch Tasks Completed
Disparador programadoEn Make“Triggers if some tasks have been completed.”
Una tarea terminada entra en tu escenario, y la siguiente persona de la cadena se entera sin esperar a la reunión de seguimiento.
Watch Tasks Created
Disparador programadoEn Make“Triggers if new tasks have been created.”
Cada tarea nueva de Hubstaff se convierte en un bundle que envías donde quieras, y tu segunda herramienta sigue alineada con el trabajo real.
¿Qué hace cada módulo de Hubstaff?
Hubstaff te da 23 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create a Client
AcciónEn Make“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en Hubstaff con datos que ya tienes en otra herramienta, de modo que la cuenta existe antes de registrar la primera hora.
Create a Project
AcciónEn Make“Creates a new project.”
Abre un proyecto en Hubstaff por ti y te quita el paso de preparación que el equipo suele hacer a mano antes de registrar horas.
Create a Task
AcciónEn Make“Creates a new task.”
Mete una tarea nueva en un proyecto de Hubstaff, para que un pedido hecho en otra herramienta aparezca donde la gente registra su tiempo.
Delete an Invite
AcciónEn Make“Deletes a specific invite.”
Elimina una invitación que ya no quieres que se acepte, antes de que esa persona entre en la organización.
Delete a Task
AcciónEn Make“Deletes a specific task.”
Quita una tarea de Hubstaff para que el equipo deje de ver trabajo que ya no existe del lado del cliente.
Get a Client
AcciónEn Make“Retrieves a new client.”
Trae un cliente de Hubstaff con su ficha completa, para que los módulos siguientes cuenten con datos que el disparador no traía.
Get an Invite
AcciónEn Make“Retrieves a specific invite.”
Lee una única invitación y te dice en qué estado está, antes de tocarla en el módulo siguiente.
Get a Project
AcciónEn Make“Retrieves a specific project.”
Recupera la ficha completa de un proyecto de Hubstaff, útil cuando una tarea o una hoja de horas apunta a un proyecto del que quieres más datos.
Get a Task
AcciónEn Make“Retrieves a specific task.”
Devuelve una tarea con su detalle, así el resto del escenario trabaja con lo que dice de verdad y no con una copia a medias.
Invite a User
AcciónEn Make“Invites a specific user to organization.”
Manda una invitación para unirse a tu organización de Hubstaff y le quita un paso a la incorporación de cada persona nueva.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Llama a cualquier endpoint de la API de Hubstaff con la conexión que ya configuraste, y cubre lo que los demás módulos dejan fuera.
Update a Client
AcciónEn Make“Updates a certain client.”
Cambia un cliente existente para que coincida con la ficha que tu herramienta comercial o de facturación da por buena.
Update a Pending Invite
AcciónEn Make“Updates a pending invite.”
Corrige una invitación que todavía no se ha aceptado, sin borrarla ni volver a enviarla desde cero.
Update a Project
AcciónEn Make“Updates a specific project.”
Modifica un proyecto de Hubstaff desde fuera y lo mantiene en línea con el contrato o el encargo al que pertenece.
Update a Task
AcciónEn Make“Updates a specific task.”
Reescribe una tarea que ya está en Hubstaff, para que un cambio hecho en tu tablero o en un ticket llegue a quienes registran horas en ella.
List Client Invoices
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of client invoices.”
Saca de Hubstaff las facturas emitidas a clientes, un bundle por factura, listas para tu programa contable o tus informes.
List Clients
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of clients.”
Devuelve tus clientes de Hubstaff, cero, uno o muchos, para comprobar qué existe antes de crear o cambiar nada.
List Invites
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of invites.”
Muestra las invitaciones de tu organización una a una, la forma más rápida de ver quién fue invitado y aún no se ha unido.
List Organizations
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of organizations.”
Enumera las organizaciones de Hubstaff a las que llega tu conexión, útil cuando una misma cuenta gestiona varias.
List Projects
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of projects.”
Trae los proyectos de tu organización, cada uno en su propio bundle, para hacer un repaso general o encontrar el que hay que cambiar.
List Tasks
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of tasks.”
Devuelve las tareas de Hubstaff como una lista de bundles, para revisar el trabajo abierto o cruzarlo con otra herramienta.
List Team Invoices
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of team invoices.”
Obtiene las facturas ligadas a los miembros de tu equipo, una por bundle, para preparar nóminas o pagos a freelances con datos reales.
List Timesheets
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of timesheets.”
Extrae las hojas de horas de Hubstaff en forma de bundles, la materia prima de cualquier control de horas fuera de la app.
¿Necesitas ayuda para automatizar Hubstaff con Make?
Una persona lee cada mensaje.
