Intégration Hubstaff MakeAutomatiser Hubstaff avec Make.
Et si un nouveau client, une tâche terminée ou un créneau manqué dans Hubstaff prévenait tout seul tes autres outils ? L'intégration Hubstaff Make compte 32 modules : 9 déclencheurs, 15 actions et 8 recherches. Ce guide branche ton compte, monte avec toi un premier scénario et explique chaque module simplement.
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Que permet l'intégration Hubstaff Make pour ton équipe ?
L'intégration Hubstaff Make relie ton organisation Hubstaff à Make, un outil sans code où tu construis un scénario : une automatisation faite d'une suite de modules. Un module, c'est une brique de cette chaîne (un déclencheur, une action ou une recherche). Hubstaff en propose 32 pour faire circuler clients, projets, tâches, créneaux et factures sans ressaisie.
Des factures qui atterrissent dans ton tableau de suivi. List Team Invoices et List Client Invoices renvoient les factures une par une. La compta les retrouve dans une feuille partagée ou dans une base, comme sur la page Intégration Airtable Make, sans export manuel.
Un responsable prévenu quand un créneau saute. Watch Missed Shifts repère le créneau manqué et le module suivant envoie l'alerte sur la messagerie de l'équipe. Même logique avec Watch Late Shifts pour les retards.
Un projet prêt pour chaque nouveau client. Watch Clients Created voit arriver le client, Create a Project ouvre le projet correspondant : personne ne pointe ses heures au mauvais endroit.
Une limite à connaître : Make signale que sa documentation Hubstaff est incomplète, faute d'informations publiques sur l'app. Teste donc chaque module avec Run once avant de t'y fier. Tu hésites avec n8n ? Le comparatif n8n vs Make pose les différences, et la Formation Make reprend l'éditeur en détail.
Comment connecter Hubstaff à Make ?
- 01
Ajoute un module Hubstaff
Dans ton scénario, clique sur le +, tape Hubstaff et choisis n'importe quel module. Clique ensuite sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Hubstaff relié une fois à Make ; tous les modules Hubstaff la réutilisent ensuite.
- 02
Donne-lui un nom
Étape facultative, mais pratique : un nom parlant, celui de l'organisation par exemple, t'évitera de chercher le jour où un collègue ouvre le scénario ou si tu gères plusieurs comptes Hubstaff.
- 03
Autorise puis enregistre
Make t'envoie sur Hubstaff pour autoriser l'accès, ou te demande la clé fournie par Hubstaff. Valide, reviens dans Make et clique sur Save. Le module affiche alors tes données Hubstaff dans ses listes.
Ton premier scénario : un projet ouvert pour chaque nouveau client
ObjectifQuand un client est créé dans Hubstaff, Make lui ouvre un projet.
- 01
Crée le scénario
Va sur la page Scenarios, crée un nouveau scénario puis clique sur le grand + au centre pour poser le premier module.
- 02
Pose Watch Clients Created
Cherche Hubstaff, prends Watch Clients Created et sélectionne ta connexion, ou clique sur Create a connection si c'est ton premier module Hubstaff. Remplis les champs que Make te propose.
- 03
Ajoute Create a Project
Clique sur le + à droite du déclencheur et choisis Create a Project. Glisse les données du client, reçues du premier module, dans les champs du projet pour que chaque projet soit rattaché à son client.
- 04
Teste avec Run once
Crée un client de test dans Hubstaff, puis clique sur Run once. Chaque module montre les bundles reçus. Un bundle, c'est un élément qui passe d'un module à l'autre : ici un client, puis un projet.
- 05
Planifie et active
Clique sur l'horloge du premier module. Par défaut, un nouveau scénario vérifie toutes les 15 minutes, le minimum sur le plan Free. Enregistre, puis active le scénario.
Quels événements Hubstaff peuvent lancer un scénario ?
9 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Hubstaff. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Hubstaff dès que ça se passe.
Watch Clients Created
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if new clients have been created.”
Chaque client ajouté dans Hubstaff te parvient sous forme de bundle, et le reste de tes outils l'apprend en même temps que ton équipe.
Watch Early Shifts
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when shifts have become early.”
Tu reçois un bundle par créneau commencé en avance, de quoi repérer les arrivées anticipées sans éplucher le planning.
Watch Late Shifts
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if shifts have been late.”
Les retards remontent vers la personne qui peut réagir, au lieu de dormir dans un rapport qu'on lit trop tard.
Watch Missed Shifts
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if shifts have been missed.”
Ce déclencheur te signale un créneau prévu qui n'a pas été assuré du tout, le cas où quelqu'un doit agir avant que le trou ne se creuse.
Watch Projects Created
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if projects have been created.”
Chaque nouveau projet Hubstaff arrive dans ton scénario, et les outils autour se préparent au passage suivant de Make, sans attendre qu'on y pense.
Watch Schedules Created
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if new schedules have been created.”
Les nouveaux plannings saisis dans Hubstaff arrivent dans ton scénario au passage suivant, pour que chacun voie son travail à venir là où il regarde vraiment.
Watch Schedules Updated
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if schedules have been updated.”
Un planning modifié remonte dans ton scénario : un créneau déplacé ne surprend plus la personne concernée.
Watch Tasks Completed
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if some tasks have been completed.”
Une tâche terminée arrive dans ton scénario, et la personne suivante l'apprend sans attendre le point d'équipe.
Watch Tasks Created
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers if new tasks have been created.”
Chaque tâche créée dans Hubstaff devient un bundle que tu envoies où tu veux, et ton second outil reste aligné sur le travail réel.
Que fait chaque module Hubstaff ?
Hubstaff te donne 23 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create a Client
ActionDans Make“Creates a new client.”
Ajoute un client dans Hubstaff à partir de données déjà présentes ailleurs : le compte existe avant la première heure pointée.
Create a Project
ActionDans Make“Creates a new project.”
Ouvre un projet dans Hubstaff à ta place et t'évite l'étape de mise en place que l'équipe fait d'habitude à la main.
Create a Task
ActionDans Make“Creates a new task.”
Place une nouvelle tâche dans un projet Hubstaff, pour qu'une demande faite ailleurs apparaisse là où l'équipe pointe ses heures.
Delete an Invite
ActionDans Make“Deletes a specific invite.”
Supprime une invitation que tu ne veux plus voir acceptée, avant que la personne n'entre dans l'organisation.
Delete a Task
ActionDans Make“Deletes a specific task.”
Retire une tâche de Hubstaff pour que l'équipe arrête de voir un travail qui n'existe plus côté client.
Get a Client
ActionDans Make“Retrieves a new client.”
Récupère un client Hubstaff avec sa fiche complète, pour que les modules suivants disposent d'infos que le déclencheur n'apportait pas.
Get an Invite
ActionDans Make“Retrieves a specific invite.”
Lit une seule invitation et te dit où elle en est, avant d'agir dessus dans le module suivant.
Get a Project
ActionDans Make“Retrieves a specific project.”
Ramène la fiche complète d'un projet Hubstaff, utile quand une tâche ou une feuille de temps renvoie vers un projet dont tu veux plus de détails.
Get a Task
ActionDans Make“Retrieves a specific task.”
Renvoie une tâche et son détail, pour que la suite du scénario travaille sur son contenu réel et pas sur une copie partielle.
Invite a User
ActionDans Make“Invites a specific user to organization.”
Envoie une invitation à rejoindre ton organisation Hubstaff, et retire une étape de l'arrivée d'un nouveau collaborateur.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Appelle n'importe quel point d'accès de l'API Hubstaff avec la connexion déjà en place, et couvre ce que les autres modules laissent de côté.
Update a Client
ActionDans Make“Updates a certain client.”
Modifie un client existant pour qu'il colle à la fiche que ton outil commercial ou de facturation considère comme la bonne.
Update a Pending Invite
ActionDans Make“Updates a pending invite.”
Corrige une invitation pas encore acceptée, sans la supprimer ni la renvoyer.
Update a Project
ActionDans Make“Updates a specific project.”
Change un projet Hubstaff depuis l'extérieur et le garde en phase avec le contrat ou la mission auquel il correspond.
Update a Task
ActionDans Make“Updates a specific task.”
Réécrit une tâche déjà présente dans Hubstaff, pour qu'un changement fait sur ton tableau ou dans un ticket arrive jusqu'à ceux qui pointent dessus.
List Client Invoices
RechercheDans Make“Retrieves a list of client invoices.”
Sort de Hubstaff les factures émises aux clients, un bundle par facture, prêtes à rejoindre ton outil comptable ou ton reporting.
List Clients
RechercheDans Make“Retrieves a list of clients.”
Renvoie tes clients Hubstaff, zéro, un ou plusieurs, pour vérifier ce qui existe avant de créer ou de modifier quoi que ce soit.
List Invites
RechercheDans Make“Retrieves a list of invites.”
Affiche les invitations de ton organisation une par une, le moyen le plus direct de voir qui a été invité sans avoir rejoint.
List Organizations
RechercheDans Make“Retrieves a list of organizations.”
Liste les organisations Hubstaff accessibles avec ta connexion, pratique quand un même compte en gère plusieurs.
List Projects
RechercheDans Make“Retrieves a list of projects.”
Ramène les projets de ton organisation, chacun dans son propre bundle, pour en faire un état des lieux ou trouver celui à modifier.
List Tasks
RechercheDans Make“Retrieves a list of tasks.”
Renvoie les tâches Hubstaff sous forme de liste de bundles, pour passer en revue le travail ouvert ou le comparer à un autre outil.
List Team Invoices
RechercheDans Make“Retrieves a list of team invoices.”
Récupère les factures liées aux membres de ton équipe, une par bundle, pour préparer paie ou paiements de freelances à partir de données réelles.
List Timesheets
RechercheDans Make“Retrieves a list of timesheets.”
Extrait les feuilles de temps de Hubstaff en bundles, la matière première de tout suivi d'heures fait hors de l'app.
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