Integración Personio MakeAutomatiza Personio con Make.
¿Cuánto trabajo de RR. HH. en Personio podría hacerse solo? La integración Personio Make reúne 18 módulos: 2 disparadores programados, 9 acciones y 7 búsquedas. Esta guía es para equipos de RR. HH. y operaciones que quieren conectar su cuenta, entender cada módulo y montar su primer escenario.
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¿Qué aporta la integración Personio Make a un equipo de RR. HH.?
La integración Personio Make conecta tu cuenta de Personio con Make, una herramienta sin código donde montas un escenario: una automatización hecha de módulos. Cada módulo es una pieza que vigila, crea, consulta o busca algo. Así Personio se entiende con tus otras aplicaciones y nadie copia datos a mano.
Las ausencias llegan solas al informe. Search Attendances, List Employee Absences Balances y List Time-Offs vuelcan los datos en una hoja de cálculo, y cada responsable sabe quién falta y cuántos días le quedan a su equipo sin entrar en Personio.
Las candidaturas entran sin teclear nada. Un formulario de otra app recoge los datos, Create an Application registra la candidatura y Upload Application Document le adjunta el currículum.
Cada alta pone en marcha el papeleo. Watch Employees detecta a cada empleado creado en Personio y Upload a Document guarda el archivo en su expediente, en la categoría que eliges con List Document Categories.
Conviene conocer los límites. Los dos disparadores son programados: Make consulta Personio según la programación del escenario, Personio no le avisa. Tampoco hay en la lista un módulo para borrar registros; lo que quede fuera de los 18 módulos se resuelve con Make an API Call. Si dudas entre herramientas, la comparativa n8n vs Make te orienta, y en Precio de Make ves qué permite cada plan.
¿Cómo se conecta Personio con Make?
- 01
Genera las credenciales API en Personio
En Personio, entra en Settings, luego en API credentials y pulsa Generate new credentials. Copia el Client ID y el Client secret que aparecen. Si te pide una URI de retorno, pega
https://www.integromat.com/oauth/cb/personio2. - 02
Añade un módulo de Personio en Make
En tu escenario, añade cualquier módulo de Personio y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Personio enlazada con Make una sola vez y reutilizada por todos sus módulos. El campo Connection name es opcional.
- 03
Pega las credenciales y guarda
Introduce el Client ID y el Client secret. ¿No los tienes a mano? Sigue las indicaciones que Make muestra en pantalla y guarda. Con la conexión creada, Make lee tus datos de Personio y te ofrece las listas dentro de cada módulo.
Tu primer escenario con Personio en Make
ObjetivoCuando un candidato rellena un formulario en otra app, Make crea su candidatura en Personio y le adjunta el documento que envió.
- 01
Crea el escenario
Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el +. Como primer módulo, elige la app de formularios donde se postulan los candidatos y conecta esa cuenta.
- 02
Añade Create an Application
Pulsa el + a la derecha del formulario, busca Personio y elige Create an Application. Después pulsa Create a connection con las credenciales que generaste antes.
- 03
Asigna las respuestas del candidato
Rellena los campos del módulo con las respuestas que llegaron del formulario. Cada bundle, el elemento que pasa de un módulo al siguiente, equivale aquí a un formulario enviado.
- 04
Adjunta el documento
Añade a continuación Upload Application Document y asígnale el archivo del formulario. El currículum queda unido a la candidatura y no perdido en el correo.
- 05
Prueba con Run once
Envía un formulario de prueba y pulsa Run once. Make ejecuta el escenario una vez y enseña los bundles que recibió cada módulo; luego revisa la candidatura en Personio.
- 06
Programa y activa
Ajusta la programación en el primer módulo (cada 15 minutos por defecto) y activa el escenario. Cada ejecución de un módulo sobre un bundle cuenta como una operación de tu plan.
¿Qué pone en marcha un escenario de Personio?
2 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Personio. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Personio en cuanto ocurre.
Watch Employees
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new employee is created.”
Cada empleado recién dado de alta en Personio entra en tu escenario como un bundle, así que la incorporación arranca sin que nadie tenga que reenviar su nombre.
Watch Positions
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new position is created.”
Una vacante abierta en Personio ya puede difundirse sola: Watch Positions entrega cada puesto nuevo al siguiente módulo, un bundle por puesto.
¿Qué puede hacer Make en Personio?
Personio te da 16 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create an Application
AcciónEn Make“Creates a new application.”
La candidatura aparece en Personio sin teclearla, a partir de los datos que otro módulo recogió, como un formulario o un correo procesado.
Create an Employee
AcciónEn Make“Creates a new employee.”
Este módulo da de alta a la persona en Personio por ti, de modo que una contratación cerrada en otro sistema no se escribe dos veces.
Create a Project
AcciónEn Make“Creates a new project.”
¿Necesitas un proyecto en Personio cada vez que arranca un trabajo en otra herramienta? Este módulo lo crea con los datos que ya lleva el escenario y mantiene ambas al día.
Get an Employee
AcciónEn Make“Returns information about the employee by ID.”
Le pasas el ID de un empleado y Get an Employee te devuelve su ficha de Personio, lista para usarla en los módulos siguientes.
Get a Time Off
AcciónEn Make“Returns information about the time-off by ID.”
Con el ID de una ausencia, este módulo trae el detalle de ese permiso concreto, y el escenario reacciona a él sin repasar todo el calendario.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Cuando ninguno de los 18 módulos listos cubre lo que necesitas, este te deja llamar a cualquier endpoint de la API de Personio con la misma conexión.
Update an Employee
AcciónEn Make“Updates the selected employee.”
Las fichas se mantienen al día sin entrar en Personio: Update an Employee cambia los datos del empleado elegido con valores que vienen de otra app.
Upload a Document
AcciónEn Make“Uploads a document for the company employee.”
Los archivos del expediente de un empleado van directos a Personio con esta acción, en lugar de esperar en una bandeja de entrada a que alguien los suba.
Upload Application Document
AcciónEn Make“Uploads a new document to be attached to applications.”
Currículums y cartas de presentación quedan adjuntos a las candidaturas en Personio, y quien selecciona lo revisa todo en la misma pantalla.
List Document Categories
BúsquedaEn Make“Lists all document categories.”
Obtienes todas las categorías de documentos definidas en tu cuenta de Personio, para que cada archivo subido caiga en la categoría que le toca.
List Employee Absences Balances
BúsquedaEn Make“Lists employee absences balances.”
El saldo de ausencias de cada empleado sale de Personio con esta búsqueda, listo para un informe o un recordatorio sin exportar nada a mano.
List Employees
BúsquedaEn Make“Lists all employees.”
Esta búsqueda devuelve toda tu plantilla de Personio, un bundle por empleado, y te da la lista de partida para una sincronización o una tarea masiva.
List Open Positions
BúsquedaEn Make“Lists open positions for your company.”
Todas las vacantes abiertas de tu empresa salen con esta búsqueda, útil para publicarlas o repasar qué perfiles estás contratando.
List Time-Offs
BúsquedaEn Make“Searches for specific time-offs or lists them all.”
Buscar ausencias concretas o traerlas todas de golpe: esta búsqueda le da al escenario los permisos que necesitas para organizar al equipo.
List Time-Off Types
BúsquedaEn Make“Lists all time-off types.”
Cada tipo de ausencia configurado en tu cuenta de Personio vuelve con esta búsqueda, para que el escenario use el correcto por su nombre.
Search Attendances
BúsquedaEn Make“Searches for attendances.”
Los registros de asistencia guardados en Personio son lo que trae esta búsqueda, y con ellos controlas la presencia o preparas informes de horas de forma automática.
¿Necesitas ayuda para automatizar Personio con Make?
Una persona lee cada mensaje.
