Intégration Personio MakeAutomatiser Personio avec Make.
Et si l'administratif RH de Personio se faisait tout seul ? L'intégration Personio Make compte 18 modules : 2 déclencheurs planifiés, 9 actions et 7 recherches. Cette page s'adresse aux équipes RH et ops qui veulent brancher leur compte, comprendre chaque module et lancer un premier scénario.
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À quoi sert l'intégration Personio Make pour une équipe RH ?
L'intégration Personio Make relie ton compte Personio à Make, un outil sans code où tu montes un scénario, c'est-à-dire une automatisation faite de modules. Chaque module est une brique qui surveille, crée, lit ou cherche quelque chose. Résultat : Personio échange avec tes autres outils sans copier-coller.
L'arrivée d'un salarié déclenche la paperasse. Watch Employees repère chaque salarié créé dans Personio. Upload a Document range ensuite le bon fichier dans son dossier, sous la catégorie choisie grâce à List Document Categories.
Les absences remontent dans ton tableau de bord. Avec List Time-Offs, Search Attendances et List Employee Absences Balances, les managers voient qui est absent et ce qu'il reste de congés, sans ouvrir Personio.
Les candidatures arrivent déjà classées. Un formulaire d'une autre app recueille le dossier, Create an Application crée la candidature et Upload Application Document y joint le CV. Plus de ressaisie côté recrutement.
Côté limites, mieux vaut savoir deux choses. Les deux déclencheurs sont planifiés : Make interroge Personio au rythme du scénario, Personio ne le prévient pas. Et rien dans la liste ne supprime un enregistrement ; ce qui sort des 18 modules passe par Make an API Call. Personio existe peut-être aussi sous forme de nœud n8n : le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher, et Combien coûte Make détaille ce que permet chaque plan.
Comment connecter Personio à Make ?
- 01
Génère tes identifiants API dans Personio
Dans Personio, va dans Settings, puis API credentials, et clique sur Generate new credentials. Note le Client ID et le Client secret affichés. Si on te demande une URI de retour, colle
https://www.integromat.com/oauth/cb/personio2. - 02
Ajoute un module Personio dans Make
Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module Personio et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Personio relié une fois pour toutes à Make, puis réutilisé par tous les modules Personio. Le champ Connection name est facultatif.
- 03
Colle les identifiants et valide
Saisis le Client ID et le Client secret notés à l'étape précédente, ou suis les instructions que Make affiche, puis valide. Une fois connecté, Make lit tes données Personio et te propose directement les listes dans les modules.
Ton premier scénario Personio dans Make
ObjectifQuand un candidat remplit un formulaire dans une autre app, Make crée sa candidature dans Personio et y joint le document envoyé.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Choisis comme premier module l'app de formulaire où postulent les candidats, puis connecte ce compte.
- 02
Ajoute Create an Application
Clique sur le + à droite du module de formulaire, cherche Personio et sélectionne Create an Application. Clique sur Create a connection avec les identifiants récupérés plus haut.
- 03
Relie les réponses du candidat
Remplis les champs du module en y glissant les réponses reçues du formulaire. Chaque bundle, l'élément qui passe d'un module au suivant, correspond ici à un formulaire envoyé.
- 04
Joins le document
Ajoute ensuite Upload Application Document et relie-le au fichier du formulaire. Le CV se retrouve accroché à la candidature, pas oublié dans une boîte mail.
- 05
Teste avec Run once
Envoie un formulaire de test, puis clique sur Run once. Make exécute le scénario une fois et montre les bundles reçus par chaque module. Vérifie ensuite la candidature dans Personio.
- 06
Planifie et active
Règle la planification sur le premier module (toutes les 15 minutes par défaut) et active le scénario. Chaque exécution d'un module sur un bundle compte comme une opération sur ton plan.
Qu'est-ce qui lance un scénario Personio ?
2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Personio. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Personio dès que ça se passe.
Watch Employees
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new employee is created.”
Chaque salarié tout juste créé dans Personio arrive dans ton scénario sous forme de bundle, ce qui lance l'intégration du nouvel arrivant sans que personne ait à faire suivre son nom.
Watch Positions
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new position is created.”
Un poste ouvert dans Personio peut désormais se diffuser ailleurs : Watch Positions transmet chaque nouveau poste au module suivant, un bundle par poste.
Que peut faire Make dans Personio ?
Personio te donne 16 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create an Application
ActionDans Make“Creates a new application.”
La candidature apparaît dans Personio sans ressaisie, construite à partir des données qu'un autre module a collectées, un formulaire ou un e-mail analysé par exemple.
Create an Employee
ActionDans Make“Creates a new employee.”
Ce module ajoute le salarié dans Personio à ta place : une embauche validée dans un autre outil n'a plus besoin d'être saisie deux fois.
Create a Project
ActionDans Make“Creates a new project.”
Besoin d'un projet dans Personio dès qu'un chantier démarre ailleurs ? Ce module le crée avec les données que ton scénario transporte déjà, et les deux outils restent alignés.
Get an Employee
ActionDans Make“Returns information about the employee by ID.”
Donne-lui l'ID d'un salarié et Get an Employee te renvoie sa fiche Personio, prête à être reprise par les modules suivants.
Get a Time Off
ActionDans Make“Returns information about the time-off by ID.”
À partir de l'ID d'une absence, ce module va chercher le détail de ce seul congé. Ton scénario réagit alors précisément, sans relire tout le planning.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Quand aucun des 18 modules prêts à l'emploi ne couvre ton besoin, celui-ci appelle n'importe quel point d'accès de l'API Personio, avec la même connexion.
Update an Employee
ActionDans Make“Updates the selected employee.”
Les fiches restent à jour sans te connecter : Update an Employee modifie la fiche du salarié choisi avec des valeurs venues d'une autre app.
Upload a Document
ActionDans Make“Uploads a document for the company employee.”
Les fichiers destinés au dossier d'un salarié partent directement dans Personio, au lieu d'attendre dans une boîte mail que quelqu'un s'en occupe.
Upload Application Document
ActionDans Make“Uploads a new document to be attached to applications.”
CV et lettres de motivation se retrouvent joints aux candidatures dans Personio : le recruteur a tout sous les yeux au même endroit.
List Document Categories
RechercheDans Make“Lists all document categories.”
Tu obtiens toutes les catégories de documents définies dans ton compte Personio, pour que chaque dépôt atterrisse dans la bonne catégorie.
List Employee Absences Balances
RechercheDans Make“Lists employee absences balances.”
Le solde de congés de chaque salarié sort de Personio grâce à cette recherche, prêt à alimenter un rapport ou un rappel sans export manuel.
List Employees
RechercheDans Make“Lists all employees.”
Cette recherche renvoie toute ton équipe Personio, un bundle par salarié. Pratique comme point de départ pour une synchronisation ou un traitement en masse.
List Open Positions
RechercheDans Make“Lists open positions for your company.”
Tous les postes ouverts de ton entreprise ressortent de cette recherche, utile pour publier ou passer en revue ce que tu recrutes.
List Time-Offs
RechercheDans Make“Searches for specific time-offs or lists them all.”
Cibler certaines absences ou toutes les récupérer d'un coup : cette recherche fournit à ton scénario les congés dont tu as besoin pour organiser l'équipe.
List Time-Off Types
RechercheDans Make“Lists all time-off types.”
Chaque type d'absence configuré dans ton compte Personio revient avec cette recherche, pour que ton scénario utilise le bon, par son nom.
Search Attendances
RechercheDans Make“Searches for attendances.”
Les pointages enregistrés dans Personio, voilà ce que ramène cette recherche. De quoi contrôler les présences ou préparer des relevés d'heures automatiquement.
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