Recursos · Integración Make

Integración Projectworks MakeAutomatiza Projectworks con Make.

¿Cuántas veces al mes copias a mano clientes y ausencias en Projectworks? La integración Projectworks Make trae 21 módulos: 16 acciones y 5 búsquedas. Esta guía es para responsables de operaciones que conocen Projectworks y empiezan con Make, desde la conexión hasta el escenario activo.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué te aporta la integración Projectworks Make?

La integración Projectworks Make une tu cuenta de Projectworks con Make, una herramienta visual donde encadenas módulos hasta formar un escenario (una automatización que funciona sola). Cada módulo es una pieza: crea, consulta, modifica o borra un cliente, un usuario, una ausencia, una previsión o un parte de horas, sin escribir código.

Horas imputadas que llegan solas a finanzas. List Timesheets saca los partes de horas como bundles (un elemento por registro) y los envía a una hoja de cálculo o a tu herramienta de facturación.

Clientes al día en los dos lados. Cuando el equipo comercial cierra una venta en el CRM, Create a Client da de alta la ficha en Projectworks. Si luego cambian los datos de la empresa, Update a Client los actualiza.

Vacaciones registradas sin copiar fechas. Alguien envía su solicitud desde un formulario, Search Users localiza a esa persona y Create a Leave guarda la ausencia.

Hay un límite que conviene saber desde el principio: Projectworks no tiene ningún módulo disparador en Make. Make no detecta por sí mismo lo que cambia dentro de Projectworks, así que cada escenario arranca desde otra app o con una programación. Si dudas entre herramientas, n8n vs Make repasa los criterios, y en Precio de Make ves cómo se cuentan las operaciones.

Conexión

¿Cómo conectas tu cuenta de Projectworks con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de Projectworks

    Entra en Make, abre tu escenario y añade cualquier módulo de Projectworks. En su panel, haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Projectworks enlazada con Make una sola vez, que luego usan todos los módulos de la app.

  2. 02

    Ponle un nombre

    El campo Connection name es opcional, pero merece la pena rellenarlo. Un nombre claro, como el de tu empresa, te dice qué cuenta usa cada módulo cuando vuelvas al escenario.

  3. 03

    Pega tus credenciales

    Introduce las credenciales que copiaste de Projectworks o sigue las instrucciones en pantalla. Según la documentación de Make, el Username y el Password están en la sección de ajustes o de cuenta de Projectworks.

Primer escenario

Tu primer escenario: de solicitud de vacaciones a ausencia en Projectworks

ObjetivoCuando llega una solicitud de ausencia desde otra app, Make busca a la persona en Projectworks y crea su ausencia.

  1. 01

    Crea el escenario

    En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el +. Como Projectworks no tiene disparador, empieza por la app donde entran las solicitudes, por ejemplo tu formulario.

  2. 02

    Localiza a la persona

    Pulsa el + a la derecha del primer módulo, busca Projectworks y elige Search Users. Haz clic en Create a connection y asigna lo que la solicitud dice de esa persona.

  3. 03

    Guarda la ausencia

    Añade Create a Leave detrás de la búsqueda. Enlaza el usuario encontrado y las fechas de la solicitud; en cuanto existe la conexión, Make te muestra los datos de Projectworks que puede leer.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Envía una solicitud de prueba y pulsa Run once. Abre cada módulo y revisa los bundles que recibió: la búsqueda debe dar con la persona correcta y la ausencia debe verse en Projectworks.

  5. 05

    Programa y activa

    Ajusta el reloj del primer módulo (cada 15 minutos por defecto en un escenario nuevo) y activa el escenario. En el plan Free, 15 minutos es además el intervalo mínimo.

Módulos

Qué hacen los 21 módulos de Projectworks

Projectworks te da 21 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Projectworks1

Create a Client

AcciónSolo en la doc

Da de alta un cliente en Projectworks con datos que ya tienes en otra herramienta, así nadie vuelve a escribir el nombre de la empresa.

Cuándo usarlo
justo cuando una oportunidad pasa a ganada en tu CRM, para que el cliente exista antes de arrancar el proyecto.
Ojo
si la misma empresa puede llegar dos veces, consulta antes List Clients y evitarás duplicados.
Projectworks2

Create a Forecast

AcciónSolo en la doc

Añade una previsión en Projectworks desde otra herramienta y alimenta la planificación sin cargarla a mano en cada proyecto nuevo.

Cuándo usarlo
cuando un presupuesto aceptado o una hoja de planificación ya recoge la carga de trabajo esperada.
Ojo
la documentación de Make no describe los campos de una previsión; abre el módulo y mira qué pide antes de asignar datos.
Projectworks3

Create a Leave

AcciónSolo en la doc

Registra una ausencia en Projectworks para un usuario concreto, de modo que los responsables la vean donde reparten la carga.

Cuándo usarlo
cuando la solicitud ya está aprobada en tu herramienta de RR. HH., en un formulario o en el chat del equipo.
Ojo
el módulo necesita saber quién se ausenta, así que casi siempre va detrás de Search Users o Get a User.
Projectworks4

Create a User

AcciónSolo en la doc

Incorpora a una persona nueva en Projectworks y te ahorra crear la cuenta a mano con cada contratación.

Cuándo usarlo
cuando aparece una ficha de empleado en tu sistema de RR. HH. o en la hoja de incorporaciones y esa persona va a imputar horas.
Ojo
si la misma alta puede enviarse dos veces, pasa antes por Search Users: otra ejecución crearía otro usuario.
Projectworks5

Delete a Client

AcciónSolo en la doc

Borra un cliente de Projectworks para siempre y mantiene la lista limpia cuando una cuenta se cierra en el CRM.

Cuándo usarlo
cuando la ficha se marca como cerrada, o se creó por error, en la herramienta de origen.
Ojo
un borrado hecho por un escenario no se deshace desde Make; prueba con Run once sobre un cliente ficticio antes de activarlo.
Projectworks6

Delete a Leave

AcciónSolo en la doc

Anula una ausencia que ya no procede, para que la planificación de Projectworks deje de contar a esa persona como fuera.

Cuándo usarlo
cuando alguien retira su solicitud o su responsable la rechaza después de haberse registrado.
Ojo
tienes que apuntar a la ausencia exacta; búscala con List Leaves o Get a Leave y recuerda que el borrado es definitivo.
Projectworks7

Delete a Timesheet

AcciónSolo en la doc

Elimina un parte de horas de Projectworks, útil para quitar registros imputados al proyecto equivocado antes de facturar.

Cuándo usarlo
cuando un paso de aprobación en otra herramienta marca un registro como no válido.
Ojo
las horas borradas desaparecen de los informes; si el registro solo necesita un ajuste, usa mejor Update a Timesheet.
Projectworks8

Get a Client

AcciónSolo en la doc

Consulta un cliente concreto para que el resto del escenario use sus datos sin que nadie tenga que buscarlos.

Cuándo usarlo
cuando un módulo anterior te da el identificador del cliente y necesitas la ficha completa, por ejemplo para preparar un borrador de factura en otra app.
Ojo
devuelve un solo cliente; para recorrer varios, elige List Clients.
Projectworks9

Get a Leave

AcciónSolo en la doc

Trae una ausencia con su detalle para revisarla antes de actuar o mandarla a un calendario o a un mensaje.

Cuándo usarlo
cuando tienes la referencia de una ausencia y quieres confirmar qué guardó Projectworks.
Ojo
sin esa referencia no llegarás lejos; para encontrar ausencias que aún no sabes identificar está List Leaves.
Projectworks10

Get a Timesheet

AcciónSolo en la doc

Recupera un registro de horas concreto y le da al escenario lo que necesita para una comprobación o un aviso.

Cuándo usarlo
cuando otro paso ya apunta a un registro, por ejemplo una línea que un responsable marcó en su hoja de revisión.
Ojo
lee un único registro; para un lote que exportar o sumar, el módulo adecuado es List Timesheets.
Projectworks11

Get a User

AcciónSolo en la doc

Carga el perfil de un usuario de Projectworks, práctico cuando un módulo posterior necesita algo más que un nombre.

Cuándo usarlo
después de una ausencia o un parte de horas que te da la referencia del usuario, para incluir sus datos en un mensaje o un informe.
Ojo
si no tienes la referencia de Projectworks de esa persona, primero pasa por Search Users.
Projectworks12

List Clients

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve tus clientes de Projectworks como bundles separados, de modo que cada uno pasa por su cuenta al siguiente módulo.

Cuándo usarlo
para volcar la cartera en una hoja de cálculo o comprobar si una empresa existe antes de Create a Client.
Ojo
una búsqueda puede devolver cero, uno o muchos bundles, y cada módulo posterior se ejecuta una vez por bundle, lo que suma operaciones.
Projectworks13

List Forecasts

BúsquedaSolo en la doc

Lleva tus previsiones de Projectworks al escenario para compartir la carga prevista fuera de la herramienta.

Cuándo usarlo
cuando la reunión de asignación de equipos se apoya en una hoja o un panel y quieres ver ahí las previsiones sin copiarlas.
Ojo
cada previsión se convierte en un bundle; añade un agregador de Make si la app siguiente espera una única tabla.
Projectworks14

List Leaves

BúsquedaSolo en la doc

Reúne las ausencias registradas en Projectworks, la base de cualquier calendario de equipo o resumen de disponibilidad montado en otra parte.

Cuándo usarlo
cuando un calendario compartido o un canal de chat debe mostrar quién está fuera, tomando los datos de Projectworks y no de otra lista.
Ojo
Projectworks no tiene disparador, así que una ausencia nueva solo aparece en la siguiente ejecución programada.
Projectworks15

List Timesheets

BúsquedaSolo en la doc

Extrae los registros de horas de Projectworks como bundles, listos para ir a una hoja de cálculo, a una herramienta de análisis o a facturación.

Cuándo usarlo
cuando finanzas cierra un periodo y quiere las horas sin exportarlas a mano.
Ojo
muchos registros son muchos bundles y otras tantas operaciones después; filtra lo que quieres conservar antes del siguiente módulo.
Projectworks16

Make an API Call

AcciónSolo en la doc

Llama a cualquier endpoint de la API de Projectworks con la conexión que ya creaste y cubre lo que no ofrecen los demás módulos.

Cuándo usarlo
cuando necesitas un dato o una acción de Projectworks que no está en la lista, fuera de clientes, usuarios, ausencias, previsiones y partes de horas.
Ojo
la petición la escribes tú, así que ten a mano la documentación de la API de Projectworks.
Projectworks17

Replace a Leave

AcciónSolo en la doc

Sustituye una ausencia existente por una versión nueva en Projectworks, pensado para cuando una ausencia cambia en lugar de anularse.

Cuándo usarlo
cuando alguien mueve las fechas de unas vacaciones ya aprobadas y la herramienta de origen manda la solicitud corregida.
Ojo
la documentación no lo aclara, pero el nombre sugiere que se reescribe la ausencia entera; asigna todos los valores que quieras mantener, no solo el que cambia.
Projectworks18

Search Users

BúsquedaSolo en la doc

Encuentra usuarios de Projectworks a partir de lo que sabes de ellos y convierte lo que otra app sabe de alguien en una persona real de Projectworks.

Cuándo usarlo
antes de Create a Leave o Update a User, cuando los datos de entrada no traen identificador de Projectworks.
Ojo
la búsqueda puede no encontrar a nadie o devolver a varias personas; pon un filtro justo detrás.
Projectworks19

Update a Client

AcciónSolo en la doc

Modifica un cliente existente en Projectworks para que los datos de empresa corregidos en el CRM lleguen también al equipo de proyectos.

Cuándo usarlo
cuando comercial actualiza la ficha de una empresa y producción no debe trabajar con datos viejos.
Ojo
tienes que dar con el cliente correcto; combínalo con List Clients o Get a Client si el origen solo trae el nombre de la empresa.
Projectworks20

Update a Timesheet

AcciónSolo en la doc

Corrige un parte de horas que ya está en Projectworks y te evita una cadena de correos cuando alguien imputó mal.

Cuándo usarlo
cuando una revisión en otra herramienta aprueba un ajuste del tiempo registrado.
Ojo
una actualización pisa lo que escribió la persona; comprueba la asignación de datos con Run once sobre un solo registro.
Projectworks21

Update a User

AcciónSolo en la doc

Edita el perfil de un usuario de Projectworks y lo mantiene alineado con la herramienta donde RR. HH. guarda esos datos.

Cuándo usarlo
tras un cambio de puesto o de equipo registrado en tu herramienta de RR. HH.
Ojo
pon antes Search Users o Get a User; con dos compañeros del mismo nombre es fácil actualizar a quien no toca.
¿Necesitas ayuda?

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Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Projectworks y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Projectworks Make es gratuita?
Sí. Projectworks es una app estándar de Make, así que sus módulos están disponibles desde el plan Free. Ese plan tiene límites: 2 escenarios activos, al menos 15 minutos entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Cada módulo que se ejecuta gasta operaciones, que Make descuenta de tu plan. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) quitan el tope de escenarios activos y permiten un intervalo más corto. La suscripción a Projectworks va aparte.
02¿Qué hace falta para conectar Projectworks con Make?
Una cuenta activa de Projectworks y sus credenciales de API. La documentación de Make pide una clave API como requisito e indica que el usuario y la contraseña están en la sección de ajustes o de cuenta de Projectworks. En Make, añade un módulo de Projectworks, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres y pega las credenciales. La conexión se crea una vez y la reutilizan los 21 módulos de Projectworks en todos tus escenarios.
03¿La integración Projectworks Make funciona en tiempo real?
No desde Projectworks. La app no tiene ningún módulo disparador en Make, ni programado ni instantáneo, así que Make nunca recibe aviso de lo que cambia dentro de Projectworks. Aun así puedes arrancar de dos maneras. Coloca primero el disparador de otra app, como un formulario o un CRM, y deja que los módulos de Projectworks actúen sobre lo que envía. O empieza con un módulo de lista como List Timesheets y deja que Make lo ejecute según su programación, cada 15 minutos por defecto.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Projectworks en Make?
Usa Make an API Call. Este módulo llama a cualquier endpoint de la API de Projectworks con la conexión que ya tienes y llega a lo que los 21 módulos de la lista no cubren. La petición la redactas tú, así que conviene tener abierta la documentación de la API de Projectworks. Ten en cuenta además que la documentación de Make sobre Projectworks aparece como generada por IA a partir de la del fabricante y puede contener errores. Comprueba lo importante directamente con Projectworks.
05¿Make o n8n para automatizar Projectworks?
Depende de tus criterios, no hay un ganador fijo. En Make, Projectworks cuenta con 21 módulos, un editor visual y un plan Free para probar un primer escenario. Muchas apps tienen también un nodo en n8n, así que comprueba si existe uno para Projectworks y qué cubre. Después compara los módulos que ofrece cada herramienta para tu caso, cómo cuenta cada una el uso y con qué editor se siente cómodo tu equipo. La comparativa de este sitio repasa esos puntos.