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Intégration Projectworks MakeAutomatiser Projectworks avec Make.

Et si les congés et les nouveaux clients arrivaient seuls dans Projectworks ? L'intégration Projectworks Make compte 21 modules : 16 actions et 5 recherches. Cette page s'adresse aux responsables ops qui connaissent Projectworks mais débutent sur Make, du branchement du compte au scénario actif.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Projectworks Make ?

L'intégration Projectworks Make branche ton compte Projectworks sur Make, un outil visuel où tu assembles des modules pour former un scénario (une automatisation qui tourne toute seule). Chaque module est une brique : il crée, lit, modifie ou supprime un client, un utilisateur, un congé, une prévision ou une feuille de temps, sans écrire de code.

Des arrivées sans ressaisie. Une nouvelle recrue apparaît dans ton outil RH : Create a User lui ouvre son compte Projectworks. Si son poste change plus tard, Update a User reporte la modification.

Des heures qui partent d'elles-mêmes vers la compta. List Timesheets sort les feuilles de temps sous forme de bundles (un élément par saisie), que tu envoies ensuite vers un tableur ou ton outil de facturation.

Des congés posés au bon endroit. Un salarié remplit un formulaire. Search Users le retrouve dans Projectworks, puis Create a Leave enregistre son absence. Plus personne ne recopie les dates.

Une limite à connaître avant de te lancer : Projectworks n'a aucun module déclencheur dans Make. Make ne voit donc pas tout seul ce qui bouge dans Projectworks ; ton scénario démarre depuis une autre app ou sur une planification. Pour situer Make face à n8n, le n8n vs Make pose les critères, et Combien coûte Make détaille le décompte des opérations.

Connexion

Comment brancher ton compte Projectworks sur Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Projectworks

    Connecte-toi à Make, ouvre ton scénario et ajoute n'importe quel module Projectworks. Dans le panneau du module, clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Projectworks relié une fois pour toutes à Make, puis réutilisé par chaque module de l'app.

  2. 02

    Donne-lui un nom

    Le champ Connection name est facultatif. Remplis-le quand même : un nom clair, par exemple celui de ta société, t'évite de chercher quel compte utilise un module le jour où tu rouvres le scénario.

  3. 03

    Colle tes identifiants

    Saisis les identifiants copiés depuis Projectworks, ou suis les instructions affichées. D'après la doc de Make, le Username et le Password se trouvent dans la partie paramètres ou compte de Projectworks.

Premier scénario

Ton premier scénario : une demande de congé enregistrée dans Projectworks

ObjectifQuand une demande de congé arrive d'une autre app, Make retrouve le salarié dans Projectworks et crée son congé.

  1. 01

    Crée le scénario

    Sur la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Comme Projectworks n'a pas de déclencheur, commence par l'app qui reçoit les demandes, ton formulaire par exemple.

  2. 02

    Retrouve le salarié

    Clique sur le + à droite du premier module, cherche Projectworks et choisis Search Users. Clique sur Create a connection, puis relie ce que la demande dit de la personne.

  3. 03

    Enregistre le congé

    Ajoute Create a Leave après la recherche. Relie l'utilisateur trouvé et les dates de la demande. Pas besoin de tout connaître par cœur, Make te propose les données Projectworks dès que la connexion existe.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Envoie une demande de test, puis clique sur Run once. Ouvre chaque module pour lire les bundles reçus : la recherche doit tomber sur la bonne personne et le congé doit apparaître dans Projectworks.

  5. 05

    Planifie et active

    Règle l'horloge du premier module (toutes les 15 minutes par défaut sur un nouveau scénario), puis active le scénario. Sur le plan Free, 15 minutes est aussi l'intervalle le plus court.

Modules

Ce que font les 21 modules Projectworks

Projectworks te donne 21 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Projectworks1

Create a Client

ActionDans la doc seulement

Crée la fiche d'un nouveau client dans Projectworks à partir d'informations déjà saisies ailleurs, pour que personne ne tape deux fois le nom de la société.

Quand l'utiliser
dès qu'une affaire passe en « gagnée » dans ton CRM, afin que le client existe avant le lancement du projet.
Attention
si la même société peut arriver deux fois, passe d'abord par List Clients pour éviter les doublons.
Projectworks2

Create a Forecast

ActionDans la doc seulement

Ajoute une prévision dans Projectworks depuis un autre outil, ce qui alimente ton plan de charge sans saisie à la main pour chaque nouvelle mission.

Quand l'utiliser
quand un devis signé ou un tableau de planification contient déjà la charge attendue.
Attention
la doc de Make ne détaille pas les champs d'une prévision ; ouvre le module et regarde ce qu'il demande avant de relier les données.
Projectworks3

Create a Leave

ActionDans la doc seulement

Pose une absence dans Projectworks pour un utilisateur donné, pour que les managers voient les congés là où ils répartissent la charge.

Quand l'utiliser
une fois la demande validée dans ton outil RH, un formulaire ou une messagerie d'équipe.
Attention
le module doit savoir qui part en congé ; place Search Users ou Get a User juste avant dans la plupart des cas.
Projectworks4

Create a User

ActionDans la doc seulement

Ajoute une nouvelle personne dans Projectworks et t'épargne la création de compte manuelle à chaque embauche.

Quand l'utiliser
quand une fiche salarié apparaît dans ton SIRH ou ton tableau d'intégration et que cette personne va saisir des heures.
Attention
si la même embauche peut être envoyée deux fois, lance Search Users avant : une seconde exécution crée un second utilisateur.
Projectworks5

Delete a Client

ActionDans la doc seulement

Supprime définitivement un client de Projectworks, ce qui garde la liste propre quand un compte est clôturé côté CRM.

Quand l'utiliser
après qu'une fiche a été marquée comme close, ou créée par erreur, dans l'outil source.
Attention
une suppression lancée par un scénario ne se rattrape pas depuis Make ; teste avec Run once sur un client fictif avant d'activer.
Projectworks6

Delete a Leave

ActionDans la doc seulement

Annule un congé qui n'a plus lieu d'être, pour que le plan de charge de Projectworks ne compte plus la personne comme absente.

Quand l'utiliser
quand un salarié retire sa demande, ou qu'un manager la refuse alors qu'elle était déjà enregistrée.
Attention
il faut viser le bon congé ; récupère-le avec List Leaves ou Get a Leave, et garde en tête que la suppression est définitive.
Projectworks7

Delete a Timesheet

ActionDans la doc seulement

Efface une feuille de temps de Projectworks, utile pour retirer une saisie imputée sur la mauvaise mission avant la facturation.

Quand l'utiliser
quand une étape de validation, dans un autre outil, déclare une saisie invalide.
Attention
les heures supprimées disparaissent des rapports ; si la saisie n'a besoin que d'une correction, préfère Update a Timesheet.
Projectworks8

Get a Client

ActionDans la doc seulement

Lit un client précis pour que la suite du scénario réutilise ses informations sans aller les demander à quelqu'un.

Quand l'utiliser
quand un module précédent te donne l'identifiant du client et que tu veux la fiche complète, par exemple pour préparer un brouillon de facture ailleurs.
Attention
il ne renvoie qu'un seul client ; pour en parcourir plusieurs, prends List Clients.
Projectworks9

Get a Leave

ActionDans la doc seulement

Récupère un congé et son détail, pour le vérifier avant d'agir dessus ou l'envoyer vers un agenda ou un message.

Quand l'utiliser
quand tu as la référence d'une absence et que tu veux confirmer ce que Projectworks a enregistré.
Attention
sans cette référence, le module ne sert à rien ; c'est List Leaves qui retrouve les congés que tu ne sais pas encore identifier.
Projectworks10

Get a Timesheet

ActionDans la doc seulement

Va chercher une saisie de temps précise et donne au scénario les heures dont il a besoin pour un contrôle ou une alerte.

Quand l'utiliser
quand une autre étape pointe déjà vers une saisie, disons une ligne signalée par un manager dans un tableau de revue.
Attention
il lit une seule saisie ; pour un lot à exporter ou à totaliser, c'est List Timesheets qu'il te faut.
Projectworks11

Get a User

ActionDans la doc seulement

Charge le profil d'un utilisateur Projectworks, pratique quand un module suivant a besoin de plus qu'un simple nom.

Quand l'utiliser
après un congé ou une feuille de temps qui te fournit une référence d'utilisateur, pour mettre les infos de la personne dans un message ou un rapport.
Attention
sans la référence Projectworks de la personne, passe d'abord par Search Users.
Projectworks12

List Clients

RechercheDans la doc seulement

Renvoie tes clients Projectworks sous forme de bundles séparés, pour que chacun passe seul au module suivant.

Quand l'utiliser
pour copier ta liste de clients dans un tableur, ou vérifier qu'une société existe avant Create a Client.
Attention
une recherche peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles, et chaque module placé après s'exécute une fois par bundle, ce qui consomme des opérations.
Projectworks13

List Forecasts

RechercheDans la doc seulement

Fait entrer tes prévisions Projectworks dans le scénario, pour partager la charge prévue en dehors de l'outil.

Quand l'utiliser
quand ta réunion de staffing s'appuie sur un tableur ou un tableau de bord et que tu veux y voir les prévisions sans copier-coller.
Attention
chaque prévision devient un bundle ; ajoute un agrégateur de Make si l'app suivante attend un seul tableau.
Projectworks14

List Leaves

RechercheDans la doc seulement

Rassemble les absences enregistrées dans Projectworks, point de départ de tout agenda d'équipe ou récapitulatif des présences construit ailleurs.

Quand l'utiliser
quand un agenda partagé ou un canal de discussion doit afficher qui est absent, à partir de Projectworks plutôt que d'une liste à part.
Attention
sans déclencheur côté Projectworks, un nouveau congé n'apparaît qu'à l'exécution planifiée suivante.
Projectworks15

List Timesheets

RechercheDans la doc seulement

Sort les saisies de temps de Projectworks sous forme de bundles, prêtes à rejoindre un tableur, un outil de pilotage ou ta facturation.

Quand l'utiliser
quand la finance clôture une période et veut les heures saisies sans export manuel.
Attention
beaucoup de saisies, c'est autant de bundles et d'opérations en aval ; filtre ce que tu gardes avant le module suivant.
Projectworks16

Make an API Call

ActionDans la doc seulement

Appelle n'importe quel point d'accès de l'API Projectworks avec la connexion déjà créée, et couvre ce que les autres modules ne proposent pas.

Quand l'utiliser
quand tu as besoin d'une donnée ou d'une action Projectworks absente de la liste, hors clients, utilisateurs, congés, prévisions et feuilles de temps.
Attention
c'est toi qui écris la requête ; garde la documentation de l'API Projectworks sous la main.
Projectworks17

Replace a Leave

ActionDans la doc seulement

Remplace un congé existant par une nouvelle version dans Projectworks, adapté quand une absence change sans être annulée.

Quand l'utiliser
quand un salarié décale les dates de vacances déjà validées et que l'outil source renvoie la demande corrigée.
Attention
la doc ne le précise pas, mais le nom laisse penser que tout le congé est réécrit ; relie donc chaque valeur à conserver, pas seulement celle qui bouge.
Projectworks18

Search Users

RechercheDans la doc seulement

Retrouve des utilisateurs Projectworks à partir de ce que tu sais d'eux : ce qu'une autre app sait de quelqu'un devient une vraie personne dans Projectworks.

Quand l'utiliser
avant Create a Leave ou Update a User, quand les données entrantes n'ont pas d'identifiant Projectworks.
Attention
la recherche peut ne trouver personne, ou plusieurs personnes ; pose un filtre juste après.
Projectworks19

Update a Client

ActionDans la doc seulement

Met à jour un client déjà présent dans Projectworks. Une fiche société corrigée dans ton CRM arrive ainsi côté projets, sans ressaisie.

Quand l'utiliser
quand l'équipe commerciale met à jour une fiche société et que la production ne doit pas travailler sur des données périmées.
Attention
vise le bon client ; associe le module à List Clients ou Get a Client si la source n'a qu'un nom de société.
Projectworks20

Update a Timesheet

ActionDans la doc seulement

Corrige une feuille de temps déjà présente dans Projectworks et t'évite un échange de mails quand des heures ont été mal saisies.

Quand l'utiliser
quand une revue dans un autre outil valide une correction du temps passé.
Attention
une mise à jour écrase ce que la personne avait tapé ; vérifie d'abord la correspondance des champs avec Run once sur une seule saisie.
Projectworks21

Update a User

ActionDans la doc seulement

Modifie le profil d'un utilisateur Projectworks et garde ses informations alignées sur l'outil où les RH les tiennent à jour.

Quand l'utiliser
après un changement de poste ou d'équipe enregistré dans ton outil RH.
Attention
lance Search Users ou Get a User avant ; deux collègues homonymes, et la mise à jour tombe sur la mauvaise personne.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Projectworks avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Projectworks et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Projectworks Make est-elle gratuite ?
Oui. Projectworks est une app standard de Make, ses modules fonctionnent donc dès le plan Free. Ce plan a ses limites : 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Chaque module exécuté consomme des opérations, décomptées sur ton plan. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) lèvent la limite de scénarios actifs et raccourcissent l'intervalle. L'abonnement Projectworks, lui, reste à ta charge.
02Que faut-il pour connecter Projectworks à Make ?
Un compte Projectworks actif et ses identifiants d'API. La doc de Make cite une clé API en prérequis, et indique qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe se trouvent dans la partie paramètres ou compte de Projectworks. Côté Make, ajoute un module Projectworks, clique sur Create a connection, nomme la connexion si tu veux, puis colle les identifiants. Tu la crées une seule fois, et les 21 modules Projectworks de tes scénarios la réutilisent.
03L'intégration Projectworks Make réagit-elle en temps réel ?
Non, pas depuis Projectworks. L'app n'a aucun module déclencheur dans Make, ni planifié ni instantané : Make n'est jamais prévenu d'un changement dans Projectworks. Deux façons de démarrer quand même. Soit tu places en tête le déclencheur d'une autre app, un formulaire ou un CRM, et les modules Projectworks agissent sur ce qu'il envoie. Soit tu ouvres le scénario sur un module de liste comme List Timesheets, et Make l'exécute selon sa planification, toutes les 15 minutes par défaut.
04Que faire si un module Projectworks manque dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module appelle n'importe quel point d'accès de l'API Projectworks avec ta connexion existante, et atteint ce que les 21 modules listés ne couvrent pas. Tu rédiges la requête toi-même, donc garde la documentation de l'API Projectworks ouverte. À savoir aussi : la doc de Make pour Projectworks est signalée comme générée par IA à partir de la documentation de l'éditeur, avec des erreurs possibles. Vérifie tout point important directement auprès de Projectworks.
05Make ou n8n pour automatiser Projectworks ?
Ça dépend de tes critères, pas d'un gagnant désigné d'avance. Dans Make, Projectworks dispose de 21 modules, d'un éditeur visuel et d'un plan Free pour tester un premier scénario. Beaucoup d'apps ont aussi un nœud n8n : vérifie s'il en existe un pour Projectworks et ce qu'il couvre. Compare ensuite les modules proposés pour ton cas, la façon dont chaque outil décompte l'usage et l'éditeur dans lequel ton équipe se sent à l'aise. Le comparatif du site reprend ces points.
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