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Integración When I Work MakeAutomatiza When I Work con Make.

¿Tus turnos en When I Work van por detrás de los cambios en la plantilla? La integración When I Work Make trae 6 módulos para dar de alta, buscar, editar o borrar usuarios. Esta guía es para quien coordina equipos y te lleva hasta tu primer escenario funcionando.

Probar la integración When I Work en MakeVer los 6 módulos

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Lo que puedes automatizar

¿Qué permite la integración When I Work Make?

La integración When I Work Make conecta tu cuenta de When I Work con Make, una herramienta sin código donde montas escenarios. Un escenario es tu automatización: una cadena de módulos, y cada módulo es una pieza que trabaja sobre una app. En When I Work todas las piezas giran en torno a los usuarios: 5 acciones y 1 búsqueda.

Fichas que se corrigen solas. En un almacén con mucha rotación, alguien cambia de móvil y lo apunta en la hoja de personal. Search Users localiza a esa persona y Update a User guarda el dato nuevo, así el encargado de turno llama al número correcto.

Altas sin copiar y pegar. Entra una auxiliar nueva en la clínica y su contrato queda registrado: Create a User la da de alta en When I Work, lista para asignarle turnos.

Bajas limpias. Cuando alguien se va, Delete a User quita su cuenta dentro del mismo flujo que cierra el resto de sus accesos.

Lo que Make no hace aquí: When I Work no tiene ningún disparador en Make, así que la app no puede arrancar un escenario por su cuenta. El arranque llega desde otra app o desde la programación de Make. Para lo que no cubren los módulos de la lista, Make an API Call abre el resto de la API con la misma conexión.

Si dudas entre herramientas, consulta n8n vs Make. Para ver qué plan te encaja, mira Precio de Make, y si algo falla en tus pruebas, tienes Depuración Make.

Conexión

¿Cómo se conecta When I Work con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de When I Work

    En tu escenario, pulsa el +, busca When I Work y elige cualquiera de sus módulos. La conexión es tu cuenta de When I Work enlazada una sola vez con Make, que luego usan todos sus módulos. Pulsa Create a connection.

  2. 02

    Ponle nombre

    El campo Connection name es opcional. Aun así, un nombre claro, como el del centro de trabajo, te ahorra dudas cuando en la lista aparezcan varias cuentas.

  3. 03

    Introduce tus credenciales

    Rellena lo que pide la ventana. La documentación de When I Work habla del correo y la contraseña de tu cuenta, y en los requisitos menciona también una clave API. Cópialos desde tu cuenta, pégalos y guarda.

Primer escenario

Tu primer escenario: mantener al día las fichas de la plantilla

ObjetivoCuando cambia un dato de un empleado en otra app, Make busca a esa persona en When I Work y actualiza su ficha.

  1. 01

    Crea el escenario

    Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el +. El primer módulo es la app donde se registran los cambios de tu plantilla, por ejemplo tu hoja de personal.

  2. 02

    Busca a la persona

    Pulsa el + a la derecha de ese módulo, busca When I Work y elige Search Users. Selecciona tu conexión, o pulsa Create a connection si es la primera vez, y mapea los datos del primer módulo que identifican a la persona.

  3. 03

    Añade Update a User

    Pulsa otra vez el + y elige Update a User. Asigna el ID que devuelve la búsqueda y el dato nuevo. Cada bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí un empleado.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Pulsa Run once para ejecutar el escenario una vez. En la burbuja de cada módulo ves los bundles que recibió; luego comprueba en When I Work que la ficha cambió.

  5. 05

    Programa y activa

    Fija la programación en el primer módulo (cada 15 minutos por defecto) y activa el escenario. Cada ejecución de un módulo sobre un bundle es una operación, lo que Make descuenta de tu plan.

Módulos

Los módulos de When I Work, uno a uno

When I Work te da 6 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

When I Work1

Create a User

Acción

En Make“Creates a user.”

Consigues que cada nueva incorporación exista en When I Work sin que nadie teclee su nombre o su correo, lista para recibir turnos desde el primer día.

Cuándo usarlo
justo después de firmar el contrato o de añadir la fila en tu hoja de altas.
Ojo
si la persona quizá ya tiene cuenta, pasa antes por Search Users; si no, podrías acabar con dos cuentas para el mismo empleado.
When I Work2

Delete a User

Acción

En Make“Deletes a user by ID.”

Quitas de When I Work a quien ya no forma parte del equipo, y su nombre deja de aparecer en el cuadrante y en la lista de personal.

Cuándo usarlo
dentro de un escenario de bajas, una vez confirmada la salida en tu herramienta de recursos humanos.
Ojo
funciona con el ID del usuario y el borrado debe tratarse como definitivo. Pruébalo con Run once sobre una cuenta de prueba antes de activar nada.
When I Work3

Get a User

Acción

En Make“Get a user's details by ID.”

Obtienes la ficha completa de una persona cuyo ID ya conoces, para reutilizar esos datos en los módulos siguientes sin pedírselos a nadie.

Cuándo usarlo
cuando un paso anterior ya te da el ID y te falta el resto del perfil para un aviso o un informe.
Ojo
necesita el ID, no sirve un nombre ni un correo. Si aún no lo tienes, empieza por Search Users.
When I Work4

Make an API Call

Acción

En Make“Performs an arbitrary authorized API call.”

Llegas al resto de la API de When I Work desde tu escenario, con la conexión que ya tienes, para todo lo que no hacen los otros 5 módulos.

Cuándo usarlo
cuando lo que necesitas va más allá de los usuarios y ningún módulo de la lista lo resuelve.
Ojo
la petición la escribes tú. Ten abierta la documentación de la API de When I Work y prueba cada llamada con Run once antes de ponerla en marcha.
When I Work5

Update a User

Acción

En Make“Updates a user by ID.”

La ficha de cada empleado queda alineada con tu hoja de personal: los datos nuevos se escriben sobre el usuario correcto y nadie tiene que corregirlos a mano.

Cuándo usarlo
tras un cambio de teléfono, de correo o de puesto registrado por recursos humanos.
Ojo
apunta a un usuario por su ID. Si tu origen no tiene ese ID, coloca Search Users justo antes y rellena solo los campos que quieres cambiar.
When I Work6

Search Users

Búsqueda

En Make“Searches for specific users or lists them all.”

Encuentras a personas concretas en When I Work, o sacas a todo el equipo, y cada resultado sigue al módulo siguiente como un bundle independiente.

Cuándo usarlo
para conseguir el ID de una persona antes de editar o borrar, o para comprobar si una incorporación ya tiene cuenta.
Ojo
puede devolver cero, uno o varios bundles, y cada módulo posterior se ejecuta una vez por resultado, lo que suma operaciones.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar When I Work con Make?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

When I Work y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración When I Work Make es gratis?
Sí, en lo que respecta a Make. When I Work es una app estándar y está disponible desde el plan Free. Ese plan incluye 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto y quitan el tope de escenarios activos; el consumo se cuenta en operaciones al mes. La suscripción a When I Work va aparte.
02¿Qué hace falta para conectar When I Work con Make?
Una cuenta de When I Work y las credenciales que pida la ventana de conexión. La documentación de When I Work cita una clave API entre los requisitos y, en su configuración, el correo y la contraseña de la cuenta. Añades cualquier módulo de When I Work, pulsas Create a connection, le pones nombre si quieres e introduces esas credenciales. Después, esa conexión sirve para todos los módulos de When I Work en todos tus escenarios, así que basta con hacerlo una vez por cuenta.
03¿Puede When I Work arrancar un escenario de Make por sí solo?
No. When I Work no tiene ningún módulo disparador en Make, ni programado ni instantáneo, así que nada dentro de When I Work puede iniciar un escenario. Tienes dos caminos. Uno: el disparador de otra app abre el flujo, por ejemplo una fila nueva en tu hoja de personal, y detrás van los módulos de When I Work. Dos: la programación del primer módulo, que por defecto se ejecuta cada 15 minutos y en planes de pago puede bajar a 1 minuto.
04¿Qué hacer si falta un módulo de When I Work en Make?
Recurre a Make an API Call. Este módulo llama a cualquier punto de la API de When I Work desde tu escenario, con la misma conexión que el resto, así que no configuras nada nuevo. Los otros 5 módulos solo trabajan con usuarios: crear, consultar, editar, borrar y buscar. Todo lo demás pasa por Make an API Call, con la documentación de la API de When I Work abierta al lado. Prueba cada petición con Run once y revisa el bundle devuelto antes de activar.
05¿Make o n8n para When I Work?
Depende de lo que necesites y de lo que cada herramienta ofrezca de verdad para When I Work. En Make tienes 6 módulos centrados en usuarios, con Make an API Call para el resto de la API, y ningún disparador. En n8n, comprueba primero si existe un nodo de When I Work y qué cubre, porque esta página no puede confirmarlo. Después compara según las acciones que te hacen falta, cómo va a arrancar tu escenario y los límites del plan frente a tu volumen.
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