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Intégration When I Work MakeAutomatiser When I Work avec Make.

Ton planning d'équipe suit-il vraiment les arrivées et les départs ? L'intégration When I Work Make propose 6 modules pour créer, retrouver, modifier ou supprimer des utilisateurs. Ce guide s'adresse aux responsables d'équipe et t'emmène jusqu'à un premier scénario actif.

Essayer l'intégration When I Work sur MakeVoir les 6 modules

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration When I Work Make ?

L'intégration When I Work Make branche ton compte When I Work sur Make, un outil sans code où tu montes des scénarios. Un scénario, c'est ton automatisation ; il enchaîne des modules, chacun étant une brique qui agit sur une app. Côté When I Work, les briques portent toutes sur les utilisateurs : 5 actions et 1 recherche.

Des départs traités proprement. Un salarié quitte la boutique : une fois la sortie enregistrée dans ton outil RH, Delete a User retire son compte de When I Work. Plus personne ne le cherche sur le planning.

Des fiches à jour sans ressaisie. Une serveuse change de numéro dans ton fichier du personnel ? Search Users la retrouve, puis Update a User corrige sa fiche. Le chef de salle appelle le bon numéro.

Des arrivées prêtes pour le premier service. Un contrat signé ou une ligne ajoutée dans ton tableau d'embauche suffit : Create a User crée la personne dans When I Work, prête à être placée sur un créneau.

Ce que Make ne fait pas ici : When I Work n'a aucun déclencheur dans Make, l'app ne peut donc pas lancer un scénario elle-même. Le départ vient d'une autre app ou de la planification de Make. Pour tout ce que les modules listés ne couvrent pas, Make an API Call ouvre le reste de l'API avec la même connexion.

Tu hésites entre les deux outils ? Lis n8n vs Make. Pour choisir ton plan, passe par Combien coûte Make, et pour apprendre à monter tes scénarios, regarde la Formation Make.

Connexion

Comment connecter When I Work à Make ?

  1. 01

    Ajoute un module When I Work

    Dans ton scénario, clique sur le +, cherche When I Work et choisis un module. La connexion, c'est ton compte When I Work relié une fois à Make, puis réutilisé par tous ses modules. Clique sur Create a connection.

  2. 02

    Donne-lui un nom

    Le champ Connection name est facultatif. Mets quand même un nom parlant, celui de l'établissement par exemple : tu t'y retrouveras quand plusieurs comptes apparaîtront dans la liste.

  3. 03

    Saisis tes identifiants

    Renseigne ce que la fenêtre demande. La doc When I Work parle de l'e-mail et du mot de passe de ton compte, et cite aussi une clé API dans ses prérequis. Copie-les depuis ton compte, colle, enregistre.

Premier scénario

Ton premier scénario : créer les nouveaux arrivants dans When I Work

ObjectifQuand une embauche est enregistrée dans une autre app, Make crée la personne comme utilisateur dans When I Work.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Le premier module, c'est l'app où arrivent tes embauches : ton formulaire de recrutement ou ton tableau du personnel.

  2. 02

    Ajoute Create a User

    Clique sur le + à droite de ce premier module, cherche When I Work et prends Create a User. Choisis ta connexion, ou clique sur Create a connection si c'est la première fois.

  3. 03

    Relie les données

    Remplis les champs du module avec les données du premier : nom et e-mail arrivent dans chaque bundle. Un bundle, c'est un élément qui passe d'un module au suivant, ici une personne.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once pour lancer le scénario une seule fois. La bulle au-dessus de chaque module montre les bundles reçus. Vérifie ensuite que la personne apparaît bien dans When I Work.

  5. 05

    Planifie et active

    Règle la planification sur le premier module (toutes les 15 minutes par défaut) et active le scénario. Chaque exécution d'un module sur un bundle compte comme une opération sur ton plan.

Modules

Les modules When I Work, un par un

When I Work te donne 6 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

When I Work1

Create a User

Action

Dans Make“Creates a user.”

Ton nouvel équipier existe dans When I Work sans que personne ne retape son nom ni son e-mail, et il peut aussitôt être placé sur un créneau.

Quand l'utiliser
juste après la signature du contrat ou l'ajout d'une ligne dans ton tableau d'embauche.
Attention
si la personne a peut-être déjà un compte, passe d'abord par Search Users, sinon tu risques un doublon pour le même salarié.
When I Work2

Delete a User

Action

Dans Make“Deletes a user by ID.”

Tu fais disparaître de When I Work un salarié qui est parti, et son nom ne traîne plus dans le planning ni dans la liste de l'équipe.

Quand l'utiliser
dans un scénario de sortie, une fois le départ confirmé dans ton outil RH.
Attention
le module vise un utilisateur par son identifiant et une suppression se considère comme définitive. Teste avec Run once sur un compte bidon avant d'activer.
When I Work3

Get a User

Action

Dans Make“Get a user's details by ID.”

Tu récupères la fiche complète d'une personne dont tu connais déjà l'identifiant, pour la réutiliser dans les modules suivants sans rien demander à personne.

Quand l'utiliser
quand une étape précédente te fournit l'identifiant et qu'il te manque le reste du profil pour un message ou un rapport.
Attention
il lui faut l'identifiant, pas un nom ni un e-mail. Sans lui, commence par Search Users.
When I Work4

Make an API Call

Action

Dans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”

Tu atteins le reste de l'API When I Work depuis ton scénario, avec la connexion déjà en place, pour tout ce que les 5 autres modules ne font pas.

Quand l'utiliser
dès que ton besoin sort de la gestion des utilisateurs et qu'aucun module de la liste ne le couvre.
Attention
c'est toi qui écris la requête. Garde la doc de l'API When I Work ouverte et teste chaque appel avec Run once avant de passer en production.
When I Work5

Update a User

Action

Dans Make“Updates a user by ID.”

La fiche d'un salarié suit ton fichier du personnel : les nouvelles valeurs s'écrivent sur le bon utilisateur, sans correction manuelle après coup.

Quand l'utiliser
après un changement de téléphone, d'e-mail ou de poste enregistré côté RH.
Attention
il cible un utilisateur par son identifiant. Si ta source n'a pas cet identifiant, place Search Users juste avant, et ne remplis que les champs à modifier.
When I Work6

Search Users

Recherche

Dans Make“Searches for specific users or lists them all.”

Tu retrouves des personnes précises dans When I Work, ou toute ton équipe, et chaque résultat part vers le module suivant sous forme d'un bundle à part.

Quand l'utiliser
pour obtenir l'identifiant d'une personne avant une mise à jour ou une suppression, ou pour vérifier qu'un nouvel arrivant n'a pas déjà un compte.
Attention
il peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles, et chaque module placé après tourne une fois par résultat, ce qui consomme des opérations.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser When I Work avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

When I Work et Make : les questions fréquentes

01L'intégration When I Work Make est-elle gratuite ?
Oui, côté Make. When I Work est une app standard, disponible dès le plan Free. Ce plan donne droit à 2 scénarios actifs, 15 minutes au minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent l'intervalle à 1 minute et lèvent la limite de scénarios actifs ; la consommation se compte en opérations par mois. Ton abonnement When I Work, lui, reste à part.
02Que faut-il pour connecter When I Work à Make ?
Un compte When I Work et les identifiants que la fenêtre de connexion réclame. La doc When I Work cite une clé API dans ses prérequis et, dans sa configuration, l'e-mail et le mot de passe du compte. Tu ajoutes un module When I Work, tu cliques sur Create a connection, tu donnes un nom si tu veux, puis tu saisis ces identifiants. La connexion sert ensuite à tous les modules When I Work de tous tes scénarios : une seule fois par compte suffit.
03When I Work peut-il lancer un scénario Make tout seul ?
Non. When I Work n'a aucun module déclencheur dans Make, ni planifié ni instantané : rien côté When I Work ne peut démarrer un scénario. Deux solutions pour lancer quand même le flux. Soit le déclencheur d'une autre app ouvre le scénario, par exemple une nouvelle ligne dans ton tableau du personnel, et les modules When I Work suivent. Soit tu utilises la planification du premier module, réglée sur 15 minutes par défaut, jusqu'à 1 minute sur un plan payant.
04Que faire s'il manque un module When I Work dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module appelle n'importe quel point de l'API When I Work depuis ton scénario, avec la même connexion que les autres modules, donc rien de nouveau à configurer. Les 5 autres modules ne gèrent que les utilisateurs : créer, lire, modifier, supprimer et rechercher. Pour tout le reste, c'est Make an API Call, avec la doc de l'API When I Work ouverte à côté. Teste chaque requête avec Run once et lis le bundle renvoyé avant d'activer le scénario.
05Make ou n8n pour When I Work ?
Ça dépend de ton besoin et de ce que chaque outil propose vraiment pour When I Work. Dans Make, tu disposes de 6 modules centrés sur les utilisateurs, dont Make an API Call pour le reste de l'API, sans déclencheur. Côté n8n, vérifie d'abord qu'un nœud When I Work existe et ce qu'il couvre : cette page ne peut pas le confirmer. Compare ensuite sur trois critères : les actions dont tu as besoin, la façon dont ton scénario démarre et les limites du plan face à ton volume.
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