Integración Wild Apricot MakeAutomatiza Wild Apricot con Make.
¿Y si tu base de socios se encargara sola del papeleo? La integración Wild Apricot Make reúne 37 módulos, 8 de ellos disparadores, para mover contactos, eventos, inscripciones, facturas y pagos. Aquí conectas tu cuenta y montas tu primer escenario.
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¿Qué te permite la integración Wild Apricot Make?
La integración Wild Apricot Make une tu cuenta de Wild Apricot con Make, una herramienta sin código donde construyes escenarios. Un escenario es una automatización hecha de módulos, piezas que vigilan, leen o cambian algo. Para Wild Apricot tienes 8 disparadores, 22 acciones y 7 búsquedas sobre contactos, eventos, inscripciones, facturas y pagos.
Eventos que se publican desde tu hoja de planificación. Si la junta aprueba los talleres en una hoja compartida, Create event los publica en Wild Apricot y Clone event repite un formato que ya funciona. Así el calendario se decide en un solo sitio.
Asistentes controlados sin exportar listas. Event registration created or modified salta con cada inscripción, cancelación o respuesta RSVP. Con Get event registrations tienes a mano la lista completa para acreditaciones o para el catering.
Cuentas claras con tesorería. Invoice created or modified avisa de cada factura emitida o anulada, y Get payment allocations muestra qué factura saldó cada pago, justo lo que pide tu gestoría.
Dos disparadores antiguos, Contact modified (obsolete) e Invoice created (obsolete), siguen en la lista: la doc recomienda sus sustitutos instantáneos. Lo que no cubren los 37 módulos se resuelve con Make an API Call. ¿Aún comparas herramientas? La Reseña de Make y la comparativa n8n vs Make te ayudan a decidir, ya que n8n es la otra opción habitual para este tipo de trabajo. Si prefieres que el equipo lo monte contigo, echa un vistazo a la Agencia Make.
¿Cómo se conecta Wild Apricot con Make?
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Copia tu clave API
Make se comunica con Wild Apricot mediante una clave API, así que necesitas una cuenta activa de Wild Apricot. En el panel de administración, abre la sección Authorized applications y copia la clave API que aparece para la aplicación que usas.
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Añade un módulo de Wild Apricot
En tu escenario, coloca cualquier módulo de Wild Apricot y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta vinculada a Make una sola vez, que luego reutilizan todos los módulos de la app. El campo Connection name es opcional, pero ayuda si manejas varias cuentas.
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Pega la clave y guarda
Pega la clave que copiaste, o sigue las indicaciones que Make muestra en pantalla, y guarda. A partir de ahí Make te ofrece tus eventos, contactos y facturas en los campos, sin que tengas que teclear identificadores.
Tu primer escenario: inscribir socios desde otra herramienta
ObjetivoCuando llega una solicitud de inscripción a la herramienta que ya usa tu equipo, Make busca a la persona en Wild Apricot y la inscribe en el evento correcto.
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Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el + grande. Ese primer módulo es el que arranca todo: aquí, el formulario o la hoja donde entran las solicitudes.
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Pon la app de origen
Busca esa app por su nombre, elige su disparador y vincula su cuenta. Cada solicitud que envía se convierte en un bundle, es decir, un elemento que pasa de un módulo al siguiente.
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Busca el contacto
Haz clic en el + de la derecha, busca Wild Apricot y elige Search contacts. Crea la conexión con tu clave API y usa los datos de la solicitud que llegan del módulo anterior para dar con la persona correcta.
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Inscribe al contacto
Añade Create event registration. Con la conexión creada, Make te muestra tus eventos: elige el adecuado y usa el contacto que devolvió la búsqueda. Este módulo solo inscribe a contactos que ya existen.
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Prueba con Run once
Haz clic en Run once y envía una solicitud de prueba. Abre cada módulo para ver los bundles que recibió. Una búsqueda puede devolver cero, uno o varios contactos, así que revisa el resultado antes de fiarte.
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Programa y activa
En el primer módulo, revisa la opción Scheduling: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Después activa el escenario. En el plan Free tienes 2 escenarios activos.
¿Qué puede poner en marcha un escenario de Wild Apricot?
8 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Wild Apricot. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Wild Apricot en cuanto ocurre.
Contact created or modified
Disparador instantáneoEn Make“Fires almost immediately after contact was created or modified. This is a recommended replacement for 'Contact modified (obsolete)' module.”
Cada ficha nueva o editada llega a tu escenario casi al momento, y así tu CRM y tus listas de correo van al día con la base de socios. Sustituye al disparador antiguo de contactos.
Contact modified (obsolete)
Disparador programadoEn Make“WARNING: This trigger is obsolete, we recommend to use "Contact modified - instant" module. This trigger fires when a contact data was modified. You could select a date, from which to monitor contact modifications. If you choose some date in the past, you will get all contacts modified since that date.”
Este disparador antiguo recoge los contactos modificados desde la fecha que eliges: con una fecha pasada recibes de golpe todos los cambios desde ese día. La doc lo da por obsoleto y recomienda la versión instantánea.
Event created or modified
Disparador instantáneoEn Make“Fires when an event was either created, updated or deleted.”
Te enteras de cada evento creado, editado o borrado, lo justo para que la agenda pública o el calendario de voluntarios coincidan con Wild Apricot.
Event registration created or modified
Disparador instantáneoEn Make“Fires when event registration is created, updated, canceled or deleted. Also fires on RSVP response.”
Altas, cambios, cancelaciones, borrados y respuestas RSVP: todo llega a tu escenario. Es el disparador que mantiene fiables tus listas de asistentes fuera de Wild Apricot.
Invoice created (obsolete)
Disparador programadoEn Make“Warning: this module is obsolete. Use "Invoice created or modified" instead. This trigger fires when a new invoice is created in your Wild Apricot account”
Este disparador heredado devuelve las facturas recién creadas en tu cuenta. La doc lo marca como obsoleto y te remite a Invoice created or modified, que también cubre cambios, anulaciones y borrados.
Invoice created or modified
Disparador instantáneoEn Make“Fires when invoice is created, modified, voided or deleted.”
Tu escenario recibe cada factura en cuanto se emite, se modifica, se anula o se borra, que es lo que necesita tu control contable para cuadrar.
New audit log item created
Disparador programadoEn Make“This trigger fires when a new audit log item created. Records does not contain detailed information about related documents. If you need more details, please use 'Get audit log item details' module.”
Cada nueva entrada del registro de auditoría de Wild Apricot pasa a Make: tienes un rastro de quién cambió qué, para archivarlo o lanzar un aviso.
Payment created or modified
Disparador instantáneoEn Make“Fires when payment is created, updated, canceled or deleted.”
Los pagos registrados, modificados, cancelados o borrados llegan a Make sin esperas: el recibo o el agradecimiento sigue al dinero, no a una exportación manual.
¿Qué sabe hacer Wild Apricot dentro de un escenario?
Wild Apricot te da 29 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Check-in event attendee
AcciónEn Make“Mark event attendee as checked-in, or remove check-in flag.”
Marca a un inscrito como presente en el evento, o le quita la marca, para que el control de asistencia se rellene mientras recibes a la gente.
Clone event
AcciónEn Make“Clone existing event.”
Copia un evento existente en uno nuevo y te ahorra rehacer descripción, ajustes y opciones de inscripción cada vez que un formato se repite.
Create contact
AcciónEn Make“This module creates new contact record in your Wild Apricot account.”
Crea una ficha de contacto nueva en Wild Apricot con datos recogidos en otro sitio: un formulario, una hoja de cálculo o una pasarela de pago.
Create event
AcciónEn Make“Create new event in your organization account.”
Publica un evento nuevo en la cuenta de tu organización con datos preparados fuera de Wild Apricot, de modo que tu herramienta de planificación manda sobre el programa.
Create event registration
AcciónEn Make“Create new event registration (register existing contact)”
Inscribe a un contacto en un evento en su nombre, así otra herramienta gestiona las altas sin que la persona rellene un segundo formulario.
Create event registration type
AcciónEn Make“Create event registration type.”
Añade una nueva forma de inscribirse a un evento, por ejemplo una tarifa de socio junto a otra de invitado, sin abrir los ajustes a mano.
Create invoice
AcciónEn Make“Create new invoice”
Emite una factura nueva en Wild Apricot a partir de algo que ocurre en otra herramienta, y la facturación arranca donde se cerró el acuerdo.
Delete contact
AcciónEn Make“Delete existing contact in your Wild Apricot account.”
Elimina un contacto de tu cuenta de Wild Apricot, útil para atender una petición de borrado que llega por otro canal.
Delete event
AcciónEn Make“Delete event and all related objects: reg types, registrations.”
Borra un evento junto con todo lo que cuelga de él, sus tipos de inscripción y sus inscripciones, en un solo paso.
Delete event registration
AcciónEn Make“Delete event registration.”
Quita una inscripción de un evento: la plaza queda libre y la persona sale de la lista, aunque su ficha de contacto sigue ahí.
Delete event registration type
AcciónEn Make“Delete event registration type.”
Retira una opción de inscripción de un evento, de modo que nadie pueda elegirla una vez cerrada la oferta.
Get account details
AcciónEn Make“Returns your account information and some of account settings. This module does not modify data.”
Devuelve la información de tu cuenta de Wild Apricot y parte de sus ajustes sin tocar nada, así que es un primer módulo seguro para comprobar que la conexión funciona.
Get audit log item details
AcciónEn Make“Get audit log item details. Provides more information when 'new audit log items' trigger.”
Completa lo que el disparador del registro de auditoría deja fuera: obtienes más información sobre una entrada y tu informe de actividad deja de ser una línea suelta.
Get contact details
AcciónEn Make“Retrieve information about specific member or contact.”
Trae la ficha completa de un socio o contacto cuando el módulo anterior solo te dio un identificador, para que los pasos siguientes trabajen con nombres reales.
Get event details
AcciónEn Make“Retrieve event details.”
Recupera todo lo que Wild Apricot sabe de un evento, para que un mensaje o una página en otro sitio muestre el título y los datos correctos.
Get event registration details
AcciónEn Make“Retrieve information about specific event registration.”
Lee completa una inscripción concreta, quién se apuntó y a qué, para que los pasos siguientes no adivinen a partir de datos a medias.
Get invoice details
AcciónEn Make“Retrieve invoice details, including order lines.”
Abre una factura con sus líneas de pedido, de modo que tu hoja contable recibe el detalle facturado y no solo un total.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Llama a cualquier punto de la API de Wild Apricot con la conexión que ya tienes, y cubre lo que no hacen los módulos de la lista.
Update contact
AcciónEn Make“Update existing contact record in your Wild Apricot account.”
Cambia una ficha de contacto existente, y así una dirección o un estado corregidos en otra herramienta también aparecen en tu base de socios.
Update event
AcciónEn Make“Update existing event.”
Edita un evento existente desde fuera: una sala, una fecha o una descripción decididas en otra parte llegan a la página pública sin teclearlas dos veces.
Update event registration
AcciónEn Make“Update existing event registration.”
Modifica una inscripción que ya existe y conserva su historial, mucho más limpio que borrarla y volver a inscribir a la persona.
Update event registration type
AcciónEn Make“Update event registration type.”
Ajusta una opción de inscripción de un evento, su nombre o su configuración, para que la página de inscripción siga lo decidido en tu planificación.
Get event registrations
BúsquedaEn Make“Get list of all attendees for specific event.”
Devuelve a todos los inscritos de un evento, cada uno en su propio bundle: la lista en bruto que necesitas para acreditaciones, recuentos o un último recordatorio.
Get event registration types
BúsquedaEn Make“Retrieve registration types for specific event.”
Enumera las opciones de inscripción de un evento, muy práctico antes de crear, cambiar o borrar una, para actuar sobre la correcta.
Get events list
BúsquedaEn Make“Get events list”
Trae tus eventos en forma de lista, un bundle por evento, para llevar tu programa a una web, un boletín o un calendario compartido.
Get invoices list
BúsquedaEn Make“Get list of invoices by criteria.”
Encuentra las facturas que cumplen tus criterios y te las pasa una a una, útil para una conciliación o una ronda de recordatorios.
Get payment allocations
BúsquedaEn Make“Retrieve information about payment allocations - special objects that connect payments and invoices”
Muestra cómo se asignaron los pagos a las facturas, mediante los objetos especiales que unen ambos, y así tu contabilidad sabe qué factura saldó cada pago.
Get payments list
BúsquedaEn Make“Get list of payments by criteria.”
Recupera los pagos que cumplen tus criterios, un bundle cada uno, listos para un libro de cuentas, un panel o una ronda de agradecimientos.
Search contacts
BúsquedaEn Make“Retrieve contacts list.”
Localiza contactos en tu base de Wild Apricot: así es como un escenario comprueba si alguien ya existe antes de actuar.
¿Necesitas ayuda para automatizar Wild Apricot con Make?
Una persona lee cada mensaje.
