Intégration Wild Apricot MakeAutomatiser Wild Apricot avec Make.
Et si ton fichier d'adhérents gérait l'administratif tout seul ? L'intégration Wild Apricot Make compte 37 modules, dont 8 déclencheurs, pour faire circuler contacts, événements, inscriptions, factures et paiements. Ici, tu branches ton compte et tu montes ton premier scénario.
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Que permet l'intégration Wild Apricot Make ?
L'intégration Wild Apricot Make relie ton compte Wild Apricot à Make, un outil sans code où tu construis des scénarios. Un scénario, c'est une automatisation faite de modules, des briques qui surveillent, lisent ou modifient quelque chose. Côté Wild Apricot, tu disposes de 8 déclencheurs, 22 actions et 7 recherches sur les contacts, les événements, les inscriptions, les factures et les paiements.
Une trésorerie à jour sans ressaisie. Dès qu'un paiement est enregistré ou annulé, Payment created or modified prévient Make. Get payment allocations te dit ensuite quelle facture ce règlement a soldée : c'est exactement la question que pose ton expert-comptable en fin d'exercice.
Un programme d'événements piloté depuis ton tableau. Ton bureau valide les ateliers dans un tableur partagé ? Create event publie chaque atelier retenu, Clone event reprend une formule déjà rodée, et Create event registration type ajoute les tarifs adhérent et invité.
Des inscrits suivis de près. Event registration created or modified se déclenche à chaque inscription, annulation ou réponse RSVP. Derrière, Get contact details récupère la fiche complète de la personne pour ton outil d'emailing.
Deux anciens déclencheurs, Contact modified (obsolete) et Invoice created (obsolete), restent visibles : la doc conseille leurs remplaçants instantanés. Pour tout ce que les 37 modules ne couvrent pas, il reste Make an API Call. Tu hésites encore sur l'outil ? L'Avis Make et le comparatif n8n vs Make t'aident à trancher, n8n étant l'autre option courante pour ce genre d'automatisation. Pour apprendre à monter tout ça toi-même, regarde la Formation Make.
Comment connecter Wild Apricot à Make ?
- 01
Récupère ta clé API
Make se connecte à Wild Apricot avec une clé API : il te faut donc un compte Wild Apricot actif. Dans l'interface d'administration, ouvre la section Authorized applications et copie la clé API affichée pour l'application concernée.
- 02
Ajoute un module Wild Apricot
Dans ton scénario, pose n'importe quel module Wild Apricot puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte relié à Make une fois pour toutes et réutilisé par tous les modules de l'app. Le champ Connection name est facultatif, mais pratique si tu gères plusieurs comptes.
- 03
Colle la clé et valide
Colle la clé copiée, ou suis les instructions que Make affiche à l'écran, puis enregistre. Pas besoin de connaître les identifiants par cœur : Make te propose ensuite la liste de tes événements, contacts et factures.
Ton premier scénario : inscrire des adhérents depuis un autre outil
ObjectifQuand une demande d'inscription arrive dans l'outil que ton équipe utilise déjà, Make retrouve la personne dans Wild Apricot et l'inscrit au bon événement.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand +. Ce premier module lance tout le reste : ici, le formulaire ou le tableur où tombent les demandes.
- 02
Pose l'app de départ
Cherche cette app par son nom, choisis son déclencheur et relie son compte. Chaque demande qu'elle transmet devient un bundle, c'est-à-dire un élément qui passe d'un module au suivant.
- 03
Retrouve le contact
Clique sur le + à droite, cherche Wild Apricot et choisis Search contacts. Crée la connexion avec ta clé API, puis reprends les infos de la demande venues du module précédent pour cibler la bonne personne.
- 04
Inscris le contact
Ajoute Create event registration. La connexion en place, Make liste tes événements : choisis le bon et reprends le contact trouvé par la recherche. Ce module n'inscrit qu'un contact qui existe déjà.
- 05
Teste avec Run once
Clique sur Run once et envoie une demande de test. Ouvre chaque module pour lire les bundles reçus. Une recherche peut renvoyer zéro, un ou plusieurs contacts : vérifie le résultat avant de t'y fier.
- 06
Planifie et active
Sur le premier module, regarde le réglage Scheduling : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut. Active ensuite le scénario. Le plan Free autorise 2 scénarios actifs.
Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Wild Apricot ?
8 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Wild Apricot. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Wild Apricot dès que ça se passe.
Contact created or modified
Déclencheur instantanéDans Make“Fires almost immediately after contact was created or modified. This is a recommended replacement for 'Contact modified (obsolete)' module.”
Chaque fiche créée ou modifiée arrive presque aussitôt dans ton scénario, ce qui garde ton CRM et tes listes d'envoi alignés sur ton fichier d'adhérents. Il remplace l'ancien déclencheur de contacts.
Contact modified (obsolete)
Déclencheur planifiéDans Make“WARNING: This trigger is obsolete, we recommend to use "Contact modified - instant" module. This trigger fires when a contact data was modified. You could select a date, from which to monitor contact modifications. If you choose some date in the past, you will get all contacts modified since that date.”
Ce déclencheur historique remonte les contacts modifiés depuis une date que tu fixes : une date passée te livre d'un coup toutes les modifications depuis ce jour. La doc le déclare obsolète et conseille la version instantanée.
Event created or modified
Déclencheur instantanéDans Make“Fires when an event was either created, updated or deleted.”
Tu es averti de chaque événement créé, modifié ou supprimé, de quoi garder ton agenda public ou le planning des bénévoles fidèle à Wild Apricot.
Event registration created or modified
Déclencheur instantanéDans Make“Fires when event registration is created, updated, canceled or deleted. Also fires on RSVP response.”
Inscriptions, modifications, annulations, suppressions et réponses RSVP : tout arrive dans ton scénario. C'est lui qui garde tes listes de participants justes hors de Wild Apricot.
Invoice created (obsolete)
Déclencheur planifiéDans Make“Warning: this module is obsolete. Use "Invoice created or modified" instead. This trigger fires when a new invoice is created in your Wild Apricot account”
Cet ancien déclencheur remonte les factures nouvellement créées dans ton compte. La doc le marque obsolète et te renvoie vers Invoice created or modified, qui couvre aussi les modifications, annulations et suppressions.
Invoice created or modified
Déclencheur instantanéDans Make“Fires when invoice is created, modified, voided or deleted.”
Ton scénario reçoit chaque facture dès qu'elle est émise, modifiée, annulée ou supprimée, ce dont ton suivi comptable a besoin pour rester exact.
New audit log item created
Déclencheur planifiéDans Make“This trigger fires when a new audit log item created. Records does not contain detailed information about related documents. If you need more details, please use 'Get audit log item details' module.”
Chaque nouvelle ligne du journal d'audit de Wild Apricot passe dans Make : tu gardes une trace de qui a changé quoi, à archiver ou à signaler.
Payment created or modified
Déclencheur instantanéDans Make“Fires when payment is created, updated, canceled or deleted.”
Les paiements enregistrés, modifiés, annulés ou supprimés arrivent dans Make sans attendre : le reçu ou le mot de remerciement suit l'argent, pas un export manuel.
Que sait faire Wild Apricot dans un scénario ?
Wild Apricot te donne 29 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Check-in event attendee
ActionDans Make“Mark event attendee as checked-in, or remove check-in flag.”
Pointe un inscrit comme présent à l'événement, ou retire ce pointage, pour que ta feuille de présence se remplisse pendant l'accueil.
Clone event
ActionDans Make“Clone existing event.”
Duplique un événement existant : tu évites de refaire la description, les réglages et les options d'inscription chaque fois qu'une formule revient.
Create contact
ActionDans Make“This module creates new contact record in your Wild Apricot account.”
Ajoute une nouvelle fiche contact dans Wild Apricot à partir de données récoltées ailleurs : un formulaire, un tableur, un outil de paiement.
Create event
ActionDans Make“Create new event in your organization account.”
Publie un nouvel événement dans le compte de ton organisation à partir de données préparées hors de Wild Apricot. Ton outil de planning devient l'endroit où le programme se décide.
Create event registration
ActionDans Make“Create new event registration (register existing contact)”
Inscrit un contact à un événement à sa place : un autre outil pilote les inscriptions sans que la personne remplisse un second formulaire.
Create event registration type
ActionDans Make“Create event registration type.”
Ajoute une nouvelle façon de s'inscrire à un événement, par exemple un tarif adhérent à côté d'un tarif invité, sans ouvrir les réglages à la main.
Create invoice
ActionDans Make“Create new invoice”
Émet une nouvelle facture dans Wild Apricot à partir d'un événement survenu dans un autre outil : la facturation part de l'endroit où l'accord a été conclu.
Delete contact
ActionDans Make“Delete existing contact in your Wild Apricot account.”
Supprime un contact de ton compte Wild Apricot, utile pour respecter une demande d'effacement reçue par un autre canal.
Delete event
ActionDans Make“Delete event and all related objects: reg types, registrations.”
Supprime un événement avec tout ce qui s'y rattache, ses types d'inscription et ses inscriptions, en une seule étape.
Delete event registration
ActionDans Make“Delete event registration.”
Efface une inscription d'un événement : la place se libère et la personne sort de la liste, alors que sa fiche contact reste en place.
Delete event registration type
ActionDans Make“Delete event registration type.”
Retire une option d'inscription d'un événement : une fois l'offre close, plus personne ne peut la choisir.
Get account details
ActionDans Make“Returns your account information and some of account settings. This module does not modify data.”
Renvoie les informations de ton compte Wild Apricot et une partie de ses réglages, sans rien modifier : un premier module sans risque pour vérifier qu'une connexion marche.
Get audit log item details
ActionDans Make“Get audit log item details. Provides more information when 'new audit log items' trigger.”
Complète ce que le déclencheur du journal d'audit laisse de côté : tu obtiens davantage d'informations sur une ligne, et ton rapport d'activité dit enfin quelque chose.
Get contact details
ActionDans Make“Retrieve information about specific member or contact.”
Récupère la fiche complète d'un adhérent ou d'un contact quand le module précédent ne t'a donné qu'un identifiant, pour que la suite travaille avec de vrais noms.
Get event details
ActionDans Make“Retrieve event details.”
Rapatrie tout ce que Wild Apricot sait d'un événement, pour qu'un message ou une page ailleurs affiche le bon titre et les bonnes infos.
Get event registration details
ActionDans Make“Retrieve information about specific event registration.”
Lit en entier une inscription précise : qui s'est inscrit, et à quoi. Les étapes suivantes n'ont plus à deviner à partir d'une fiche partielle.
Get invoice details
ActionDans Make“Retrieve invoice details, including order lines.”
Ouvre une facture avec ses lignes de commande, pour que ton tableur comptable reçoive le détail facturé et pas seulement un total.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Appelle n'importe quel point de l'API Wild Apricot avec la connexion déjà en place : c'est la sortie de secours quand aucun module listé ne fait ce que tu veux.
Update contact
ActionDans Make“Update existing contact record in your Wild Apricot account.”
Modifie une fiche contact existante : une adresse ou un statut corrigé dans un autre outil se retrouve aussi dans ton fichier d'adhérents.
Update event
ActionDans Make“Update existing event.”
Modifie un événement existant depuis l'extérieur : une nouvelle salle, une date ou une description décidée ailleurs arrive sur la page publique sans double saisie.
Update event registration
ActionDans Make“Update existing event registration.”
Modifie une inscription existante en gardant son historique, bien plus propre que supprimer puis réinscrire la personne.
Update event registration type
ActionDans Make“Update event registration type.”
Ajuste une option d'inscription d'un événement, son libellé ou ses réglages, pour que la page d'inscription suive les décisions prises dans ton planning.
Get event registrations
RechercheDans Make“Get list of all attendees for specific event.”
Renvoie tous les inscrits d'un événement, chacun dans son propre bundle : la liste brute qu'il te faut pour les badges, le décompte ou une dernière relance.
Get event registration types
RechercheDans Make“Retrieve registration types for specific event.”
Liste les options d'inscription d'un événement, bien utile avant d'en créer, d'en modifier ou d'en supprimer une, pour agir sur la bonne.
Get events list
RechercheDans Make“Get events list”
Ramène tes événements sous forme de liste, un bundle chacun, pour recopier ton programme sur un site, dans une lettre d'info ou un agenda partagé.
Get invoices list
RechercheDans Make“Get list of invoices by criteria.”
Trouve les factures qui répondent à tes critères et te les passe une par une, pratique pour un rapprochement ou une campagne de relance.
Get payment allocations
RechercheDans Make“Retrieve information about payment allocations - special objects that connect payments and invoices”
Montre comment les paiements ont été affectés aux factures, grâce aux objets spéciaux qui relient les deux : ta compta sait quelle facture chaque règlement a soldée.
Get payments list
RechercheDans Make“Get list of payments by criteria.”
Récupère les paiements qui répondent à tes critères, un bundle chacun, prêts à alimenter un registre, un tableau de bord ou des remerciements.
Search contacts
RechercheDans Make“Retrieve contacts list.”
Retrouve des contacts dans ta base Wild Apricot : c'est ainsi qu'un scénario vérifie si quelqu'un existe déjà avant d'agir.
Besoin d'aide pour automatiser Wild Apricot avec Make ?
Une personne lit chaque message.
