Recursos · Integración n8n

Integración Form.io n8nAutomatiza Form.io con n8n.

Un formulario enviado tiene que poner algo en marcha. La integración Form.io n8n llega por un nodo trigger que escucha mediante webhook, con 2 eventos repartidos en 2 familias: un envío creado y un envío actualizado. Encaja con equipos que ya recogen datos estructurados en Form.io y quieren que n8n siga la cadena.

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Por qué automatizar

¿Qué aporta la integración Form.io n8n a tus formularios?

La integración Form.io n8n une un formulario de Form.io con un workflow de n8n a través del nodo Form.io Trigger, en su versión 1. El nodo escucha por webhook, es decir, por una URL a la que Form.io llama en cuanto ocurre algo en ese formulario. Hay dos eventos disponibles: uno para un envío recién hecho y otro para un envío que alguien ha modificado después.

Lo primero que cambia es el reloj. Sin webhook, alguien abre la bandeja de envíos cuando se acuerda; con el trigger activo, el envío entra en n8n en segundos y el aviso sale solo hacia Telegram, con los valores que tú mismo colocas en el mensaje.

El segundo montaje habitual es la hoja compartida. Una fila por respuesta en Google Sheets, alimentada por el evento de creación, y el equipo deja de pedir exportaciones. Los valores se leen con una expresión del tipo {{ $json.field }}, y una ejecución de prueba enseña la forma real de los datos antes de montar el resto.

¿Y si necesitas llamar a otra cosa de la API de Form.io? Ahí entra el nodo HTTP Request: llama a cualquier endpoint y reutiliza el mismo credential mediante la autenticación predefinida, así que no hay una segunda conexión que mantener. Conviene tenerlo claro antes de diseñar nada, porque marca dónde termina el trigger y dónde empieza el resto de la cadena.

También sirve para dejar rastro. Un resumen del envío guardado en Google Drive da una copia fuera de la herramienta, y el evento de actualización permite volver a generar ese resumen cuando el envío cambia. Para un proceso que alguien tendrá que revisar meses después, esa copia vale más que cualquier captura de pantalla guardada a mano.

Un detalle marca todo el diseño: el Form.io Trigger apunta a un proyecto y a un formulario, los dos elegidos en listas desplegables que alimenta el credential. Si n8n todavía es nuevo en el equipo, el Curso n8n es el punto de partida, y la Reseña n8n se ocupa de la plataforma en sí.

Conexión

¿Cómo se conecta Form.io con n8n?

  1. 01

    Crea el credential de Form.io

    Abre el menú Credentials de n8n y crea un credential de Form.io, o sea, los datos de conexión que los nodos reutilizan. Se crea una sola vez para toda la instancia: diez workflows que escuchen formularios comparten el mismo. Después, el Form.io Trigger lo ofrece en su lista desplegable y ahí es donde lo eliges.

  2. 02

    Elige el proyecto y el formulario

    Project Name or ID y Form Name or ID son obligatorios los dos. Cada uno se elige en una lista que alimenta el credential seleccionado, o se rellena con una expresión cuando el identificador viene de un nodo anterior, con la forma {{ $json.field }}. El formulario que marques aquí es el que manda sus envíos al workflow.

  3. 03

    Marca los eventos y activa

    Trigger Events reúne los 2 eventos, Submission Created y Submission Updated. Marca aquellos a los que el workflow debe reaccionar. Al activar el workflow, n8n registra la URL del webhook en Form.io: mientras siga inactivo esa URL todavía no existe, así que activar forma parte de la configuración y no es un trámite final.

Disparadores

¿Qué dispara un workflow de Form.io ?

Form.io Trigger es el nodo que arranca un workflow cuando algo ocurre en Form.io. Escucha 2 eventos, listados abajo por familia. Eliges uno o varios, activas el workflow y n8n registra el webhook (la URL que Form.io llama) en tu cuenta.

Lo que ves en n8n

Todos los eventos, por familia

Una fila por objeto, un chip por acción. El evento que marcas en el nodo se escribe objeto.acción; pasa el cursor por un chip para leer cuándo se dispara.

create.*1
  • create.
    • create
update.*1
  • update.
    • update

Notas de configuración

01Configure the Form.io TriggerEste nodo abre el workflow. Guarda la conexión, el formulario vigilado y la lista de eventos que hay que escuchar. La versión 1 del nodo trabaja por webhook, así que es Form.io quien empuja los datos hacia n8n y no al revés.

Este nodo abre el workflow. Guarda la conexión, el formulario vigilado y la lista de eventos que hay que escuchar. La versión 1 del nodo trabaja por webhook, así que es Form.io quien empuja los datos hacia n8n y no al revés.

Parámetros clave

  • Project Name or ID: obligatorio. El proyecto de Form.io se elige en la lista, o se pasa con una expresión como {{ $json.field }} cuando el identificador llega de un nodo anterior.
  • Form Name or ID: obligatorio. La misma lógica un nivel más abajo, el formulario cuyos envíos alimentan el workflow.
  • Trigger Events: los eventos escuchados, 2 en total, marcados uno a uno.
  • Simplify: activado, el nodo devuelve una versión simplificada de la respuesta; desactivado, los datos en bruto pasan tal cual al nodo siguiente.
Cuándo usarlo
en todos los casos, porque es la entrada del workflow. Rellena los parámetros, activa y manda un envío de prueba para ver la forma real de los datos antes de construir lo demás.
02Submission CreatedSe dispara cuando llega un envío nuevo en el formulario elegido. Un envío, una ejecución, y los valores enviados forman el item que leen los nodos siguientes.

Se dispara cuando llega un envío nuevo en el formulario elegido. Un envío, una ejecución, y los valores enviados forman el item que leen los nodos siguientes.

Parámetros clave

  • Trigger Events: marca solo Submission Created cuando únicamente importan las entradas nuevas y una edición posterior no debe relanzar nada.
  • Simplify: déjalo activado para mapear rápido y desactívalo si el nodo siguiente necesita los datos en bruto.
Casos de uso
una solicitud de contacto que tiene que llegar a la persona adecuada mientras el visitante sigue en la web, una candidatura que abre un expediente nada más entrar, una inscripción que añade su fila a una hoja compartida. Cada valor se lee con una expresión, y una ejecución de prueba te da los nombres exactos que hay que usar.
03Submission UpdatedAquí el disparo llega cuando alguien modifica un envío que ya existía. El workflow vuelve a pasar sobre la misma entrada, que es lo que mantiene alineada una copia guardada en otro sitio.

Aquí el disparo llega cuando alguien modifica un envío que ya existía. El workflow vuelve a pasar sobre la misma entrada, que es lo que mantiene alineada una copia guardada en otro sitio.

Parámetros clave

  • Form Name or ID: las modificaciones solo llegan desde este formulario, así que vigilar un segundo formulario pide su propio trigger.
  • Trigger Events: márcalo junto a Submission Created cuando un mismo workflow deba encargarse de la llegada y de la corrección.
Casos de uso
una solicitud corregida por quien la envió, un expediente que un operador completa más tarde, un formulario reabierto tras una revisión. Con los dos eventos marcados, añade una rama que compare los valores que importan, leídos con {{ $json.field }}, para reaccionar a un cambio real y no a cada guardado.
Necesitas ayuda

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FAQ

Form.io y n8n: preguntas frecuentes

01¿La integración Form.io n8n es gratuita?
Sí, por el lado de n8n. El Form.io Trigger viene incluido con n8n, así que no hay nada que instalar ni ningún coste adicional por el nodo. Funciona igual en n8n Cloud, la oferta alojada por n8n, y en una instancia autoalojada en Community Edition con licencia Sustainable Use. El workflow que montas es idéntico en los dos casos, algo que importa si prototipas en Cloud y luego te mudas a tu propio servidor. Lo que cueste un plan de Form.io es otra cuestión y aquí no se trata.
02¿Qué credentials necesita el Form.io Trigger?
Un credential de Form.io, creado una sola vez en el menú Credentials de n8n y reutilizado después por todos los workflows de la instancia. Nunca lo escribes dentro del nodo: el Form.io Trigger muestra los credentials guardados en una lista desplegable y tú eliges uno. Con la conexión ya seleccionada, los dos parámetros obligatorios se vuelven utilizables, porque Project Name or ID y Form Name or ID son listas que ese credential alimenta. Mientras uno de los dos siga vacío, el nodo no se ejecuta.
03¿Y si el workflow necesita más que estos 2 eventos?
Entonces pasa por el nodo HTTP Request. Es la respuesta estándar en n8n cuando algo queda fuera del catálogo de un nodo dedicado: HTTP Request llama a cualquier endpoint de la API de Form.io y reutiliza el mismo credential con la autenticación predefinida, así que no hay una segunda conexión que gestionar. En la práctica muchos workflows combinan las dos piezas, con el Form.io Trigger en la entrada y una llamada HTTP Request más adelante. El trigger vigila un proyecto y un formulario cada vez.
04¿El Form.io Trigger reacciona en tiempo real?
Sí. El nodo trabaja por webhook, o sea, por una URL a la que Form.io llama por su cuenta en cuanto ocurre un evento en el formulario vigilado. No hay polling ni intervalo que ajustar, y cada evento entra en n8n en cuestión de segundos. La URL queda registrada en Form.io cuando activas el workflow, que es el momento en que la escucha empieza de verdad. Consecuencia práctica: un envío hecho con el workflow apagado no se queda en cola esperando a que lo vuelvas a encender.
05¿n8n o Make para Form.io?
Depende de cuatro criterios, y las dos herramientas hacen el trabajo. Primero el alojamiento: n8n se instala en tu servidor con Docker o npm, o se usa en n8n Cloud, mientras que Make existe solo en modo alojado. De ahí sale el control de los datos, porque una instancia autoalojada mantiene el contenido de los envíos dentro de tu perímetro. El modelo de coste también cambia, ya que Make se factura por operación y eso se nota en un formulario con mucho movimiento. La lógica visual es el cuarto criterio y va en gustos.
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